Hatékony projektmenedzsment? A sikeres vállalkozók ezeket az appokat használják!

Egy vállalkozó sikeressége nagyban múlik azon is, hogy milyen hatékonysággal kezeli az üzleti folyamatait, mennyire képes napról napra, lépésről lépésre és egyben is látni a céljaihoz vezető utat. Cikkünkben a hatékony projektmenedzsmentet támogató applikációkat és az azokat sikeresen alkalmazó vállalkozókat mutatunk be.

Trello   

A Trello az egyik legnépszerűbb projektmenedzsment applikáció, amiben táblákat rendelhetünk a projektjeinkhez, kártyákat minden feladatunkhoz dokumentumokkal, fotókkal, videókkal, határidőkkel, a prioritások meghatározásával. A projektekhez közös munkára hívhatjuk munkatársaikat vagy más partnereinket is. Az ingyenes és a prémium verzió elérhető Androidra, iOS-re és számítógépre is. 

Evernote 

Az Evernote egy átfogó alkalmazás, amiben gyorsan rögzíthetjük valamennyi ötletünket. Az írásos jegyzetkészítés mellett kiválóan alkalmas hangalapú jegyzetek-, to-do listák készítésére, fotók és videók, hangfájlok, illetve weboldalak mentésére is. A gyors keresést, a hatékony felhasználást címékék és alcímkék, illetve az emlékeztetők biztosítják. Az ingyenes és a prémium verzió elérhető Androidra, iOS-re és számítógépre is.  

Google Drive 

A Google Drive egy olyan felhő alapú, a Google által üzemeltetett integrált alkalmazáscsomaggal működő szolgáltatás, amiben már alapból 15 GB biztonságos tárhely áll rendelkezésünkre. A feltöltött dokumentumainkat, fotóinkat és videóinkat valamennyi digitális eszközünkön bármikor, bárhonnan elérhetjük és megoszthatjuk másokkal is a hatékony együttműködést támogatva. Az ingyenes és a prémium verzió elérhető Androidra, iOS-re és számítógépre is.  

Notion 

A Notion egy olyan együttműködési platform, ahol a személyre szabható egységes munkafelületeken egyénként és csapatszinten is lehetőségünk van a projektek hatékony és összehangolt futtatására kiterjedt dokumentum és fájlkezeléssel, ütemezéssekkel és emlékeztetőkkel. Integráltan kezelhetjük a feladatainkat, to-do listáinkat, az adatbázisainkat, kanban tábláinkat és tudástárainkat is. Az ingyenes és a többszintű prémium verzió elérhető Androidra, iOS-re és számítógépre is.  

HubSpot 

A HubSpot egy felhőalapú CRM rendszer a cég vagy vállalat valamennyi részlegének, működési területeinek összehangolására. Fő feladata az értékesítési folyamatok, a marketingstratégiák és az ügyfélszolgálat minőségének javítása és optimalizálása. Emellett a webhelyeink tárhelyétől a tartalomgyártáson át számos más tevékenységünket is egy platformra integrálhatjuk. Számos testre szabható eszközzel támogatja a csapatmunkát. Az ingyenes és a prémium verzió elérhető Androidra, iOS-re és számítógépre is. 

Alapelv: a cél szentesíti az eszközt

„A produktivitás és a marketing területén is gyakori hiba, hogy a piaci szereplők úgy akarnak egy aktuálisan trendi alkalmazást a rendszerükbe erőltetni, hogy arra valóban semmi szükségük” – hívta fel a figyelmünket Szántó Péter branding szakértő és videós tartalomgyártó, a Válj valóra! című könyv szerzője. Szerinte a cél szentesíti az eszközt; először tisztáznunk kell a céljainkat, s ezt követően keressük meg a megfelelő módszertant és a céljainknak leginkább támogató applikációkat. Saját példáját hozva elmondta: eltérő célokat tűzött ki egy digitális ügynökség és egy startup cég tulajdonosaként, illetve freelancer tartalomgyártóként is, ezért minden esetben más és más alkalmazásokat használt a projektmenedzsmentje támogatására.  

Rendszerbe tenni a tartalomgyártás folyamatait 

Tótfalusi Alexa személyi edző a Trello (és az Evernote) bevezetése előtt a jegyzeteit papíron, számítógépen vagy telefonon készítette el s tárolta. Így viszont nehezen tudta lekövetni a változásokat és az aktuális verziók elérése is nehézkes volt számára. Márpedig kiemelkedően fontosnak tartja, hogy a különböző közösségi média csatornái követőinek minőségi tartalmat szolgáltasson. Ám a könnyen és átláthatóan használható Trello alapvetően változtatta meg a vállalkozói életét, hiszen az ad-hoc működést egy nagyon strukturált folyamattal váltotta ki. „A Trello-val és az így bevezetett projektmenedzsment személettel együtt sikeresen optimalizáltam és tettem hatékonyabbá a vállalkozásomat, hiszen a tartalomgyártási folyamatokat egy letisztult rendszerré alakítottam” – tette hozzá Tótfalusi Alexa. Miután az igényeit maximálisan kielégíti, a Trello free változatát használja.  

A vállalkozók mindenese: az Evernote

Tótfalusi Alexa a Trello mellett aktív Evernote-felhasználó is. Ebben – noha jegyzeteket és piszkozatokat is tárol – leginkább az ötleteit gyűjti és rendszerezi. Ám emellett az Evernote nem csupán a tartalomfejlesztésben, hanem a napi teendőktől kezdve az ügyfelei időpontjainak menedzselésétől sok minden másban segíti is a mindennapjait. Az Evernote előfizetéses verzióját használja a lehető legtöbb funkció kihasználása érdekében. 

Notion: a legapróbb részletek és a big picture

Szántó Péter, ahogy azt írtuk, a különböző vállalkozásaiban más és más alkalmazásokkal – például Asana és Evernote – támogatta a projektmenedzsmentjét és a privát életének különböző területeit is. Most viszont egyéni vállalkozóként, videós tartalomgyártóként a Notion applikációban hozott létre egy olyan komplex rendszert, amiben minden projektjét gyorsan átlátja és nyomom tudja követni a legapróbb részletektől egészen azok teljesüléséig. A videós tartalomgyártás is apró lépésekből és szerteágazó folyamatokból álló projekt, amelyeket a Notion tematikus fő- és alsablonjai, valamint számos funkciója segítségével hatékonyan tud kezelni. „A Notion-ben rögzítem az ötleteimet és követem azok státusztát, vezetem a teendőim listáját, de ebben kezelem a szponzorokkal és a külső partnerekkel kapcsolatos információkat is” – tudtuk meg Szántó Pétertől. Miután a kutatás az alapvető feladatai közé tartozik, a Notion-ben tárolja az aktuálisan legjobban teljesítő videókat linkekkel, azok gyártóira és az adott csatornára vonatkozó információkkal együtt. „A Notion-t arra használom, hogy az ötleteléstől kezdve a tartalomgyártásig a teljes folyamatot átlássam egészen odáig, hogy az adott tartalommal kapcsolatban milyen kommenteket várok” – mondta a branding szakértő. Mindemellett a Notion-ben kezeli az aktuálisan futó PhD-képzésével kapcsolatos információkat is. Sok időbe telt, amíg megtalálta a számára leginkább megfelelő, személyre szabható applikációt és munkamódszert, „de ez bőven megtérült, hiszen nem csak összességében vagyok hatékonyabb és használom ki a rendelkezésre álló időt, de maga a Notion használata is egyfajta flow-val jár”. A Notiont nem csupán egyéni projektekben, hanem csapatokban is remekül lehet használni. 

A Google Drive: nem kérdés egyetlen vállalkozó számára sem 

A Vilhemp alapítóinak már kezdetektől fogva egymástól fizikailag távol eső helyekről kellett megszervezniük a közös munkát. Emiatt viszont gyakran megesett, hogy például az üzleti dokumentumok különböző változatait küldözgették egymásnak, annak minden következményével – többek között ez volt az egyik legfontosabb oka annak, hogy a startup cég háromfős csapata igen gyorsan letette a voksát a Google Drive mellett. Mint Rédey Soma (a cég egyik alapítója) elmonda, a Drive alkalmazása azonnal meghozta az eredményét, hiszen így a cég belső működése és a külső partnerekkel való együttműködés is átláthatóbbá, strukturáltabbá és ezáltal időben és pénzben kifejezve is hatékonyabbá vált. A Drive lehetővé teszi számukra az információk és a változások pontos lekövetését azzal az „extrával”, hogy a dokumentumok egy időben kezelhetők az online egyeztetésekkel. A Drive „mappamegosztás” funkciója pedig a külsős partnerekkel – grafikusok, webfejlesztők, marketing szakemberek – való együttműködést teszi gyorsabbá és hatékonnyá. „Sőt, a kockázati-tőkebefektetőnkkel való egyeztetések során is használjuk” – tette hozzá Rédey Soma. Mivel nem kell a dokumentumok és főleg a nagyobb fotók időigényes módon való csatolásával foglalkozniuk, főleg, ha azok véletlenül lemaradtak, a Drive használata során sok időt takarítanak meg. A szolgáltatások széles köre elérhető ingyenesen is, ám a Vilhemp az előfizetéses Workspace csomagjukhoz kapcsoltan alkalmazza. Rédey Soma szerint e szolgáltatás használata nem lehet kérdés egyetlen vállalkozás számára sem.  

Megoldás az ügyfelkezelés menedzsment kihívásaira

Ugyanakkor a Vilhemp a Drive mellett az ügyfélkezeléssel kapcsolatos feladatok hatékony támogatására a HubSpot CRM-rendszerét is használja. Rédey Soma szerint előbb-utóbb minden vállalkozásnak szembe kell néznie az ügyfélkezelés menedzsment problematikájával. Ennek egy applikációval való támogatása különösen a startup cégek esetében fontos, mert ezekben viszonylag kevés ember foglalkozik viszonylag sok partnerrel és sokrétű feladatokkal. „A vezetés egy idő után elvész a részletekben, lassulhat a kapcsolatrendszer építése és az abból következő üzletkötések száma, így pedig a növekedés is” – tette hozzá Rédey Soma, aki szerint a vállalkozások számára kötelező jelleggel bír egy jó CRM rendszer használata. A Vilhemp növekedése pedig már „kikövetelte” magának az előfizetéses verzió bevezetését is. A HubSpot rendszere segítésével képesek összefogni egy akár nyolcvan-százfős partneri hálózatot is, az alkalmazás pedig lehetővé teszi számukra a kooperációt a legkülönbfélébb feladatok és projektek kapcsán. „A HubSpot rendszerében képesek vagyunk az ügyfeleinket priorizálni és sorrendiséget meghatározni az üzleti volumen tekintetében, a hatékonyága pedig az eladási projektek kapcsán konkrétan mérhető” – tette hozzá a Vilhemp alapítója. De az alkalmazást kifejezetten szeretik a levelezéssel, a webshop- vagy a honlap rendszerüzeneteivel való integrálhatósága miatt is. 

Összefoglalva: 
  • Számos ingyenes projektmenedzsment-alkalmazás áll a rendelkezésünkre 
  • Használatuk egyszerű, nem igényel extra tudást 
  • Átláthatóbbá válnak a folyamataink, növekszik a hatékonyságunk 
  • Alkalmazásukkal jelentős időmennyiséget takaríthatunk meg 

Szerző:
Lippai Roland – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Átlag értékelés / 5. Összes értékelés:

Termékajánló

Oszd meg a cikket!

    Iratkozz fel hírlevelünkre!

    Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


    Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.

    Ha szeretnél ehhez hasonló tartalmakról értesítést kapni, akkor
    regisztrálj a hírlevelünkre!

      Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


      Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.