Az otthoni munkavégzés egyáltalán nem könnyű feladat, pláne abban az esetben, ha egy egész csapat élére kell állnod, és megfelelő módon vezetni egy cég futó projektjeit. Szerencsére azonban a végtelen telefonhívások és kilométeres e-mailek kora lejárt.
Az Asana egy olyan online eszköz, mely gyerekjátékká teszi a határidők kezelését, a kollégák eligazítását, és összességében a projektmenedzsmenttel járó feladatokat. Segítségével nem kell többé órákat szánnod a szervezésre, és biztos lehetsz abban, hogy a kollégák egyetlen fontos feladatról sem feledkeznek meg.
És hogy hogyan tudsz szinte pillanatok alatt belevágni a használatába? Néhány egyszerű lépésben most ezt is megmutatjuk!
Mit tud az Asana és miért érdemes használnod?
Az Asana egy ingyenesen használható online alkalmazás, melynek fő feladata a projektmenedzsment egyszerűsítése. Segítségével a csapatok munkájának megszervezése, nyomon követése és ellenőrzése is gördülékenyen, virtuális keretek közt végezhető.
Az Asana kis- és középvállalkozók, startupok, szabadúszók, vagy akár nagyvállalatok számára is kiemelkedően hasznos segítőtárs, melynek segítségével home office idején is eredményesen növelhető a produktivitás.
Az Asana tökéletesen alkalmas az alábbi feladatok megvalósítására:
- Meetingre tervezett tennivalók összeírása, agenda készítése;
- Projektekkel kapcsolatos tennivalók kezelése;
- Gyors kommunikáció és visszajelzés a csapattagok részére;
- Közös megbeszélés, ötletelés online felületen.
Használatával a személyes meetingek száma lényegesen minimalizálható, egy hatékony, online konferenciára alkalmas applikációval pedig akár a nullára is csökkenthető. Hogy mindez hogyan lehetséges? Vágjunk is rögtön a közepébe!
Így ugorj fejest az Asana használatába
Ahhoz, hogy projektjeidet pillanatok alatt rendezhesd, nincs más dolgod, mint az Asana.com weboldalra kattintani, ahol a „Try for Free” gombra klikkelve megkezdheted az ingyenes regisztrációt. Ehhez a hatékony munka érdekében egy munkahelyi e-mail-címre lesz szükséged, melyet rögtön a megadás után meg is kell majd erősítened.
Ehhez nincs más dolgod, mint rákattintani arra a linkre, melyet e-mailben kapsz az Asanától. A rendszer ezután enged majd továbblépni az olyan alapvető adatok megadásához, mint a teljes név, a belépéshez szükséges jelszó, valamint a vállalkozásod jellegét érintő, alapvető adatok.
Egy következő pontban kiválaszthatod azokat az eszközöket, melyeket a projektmenedzsment során használni szeretnél. Ha egyelőre nincsenek specifikus igényeid, vagy épp nem lennél biztos abban, mi lehet számodra hasznos, érdemes mind a négy, lentebb látható opcióra rákattintanod (táblázatok, kártyák, idővonalak, jegyzetek), és csak ezután továbblépni.
Ez után a pont után adhatod meg az első projektedet érintő, fontos információkat. Először is el kell azt nevezned, majd továbblépve megadni a hozzá tartozó, alapvető részfeladatokat. Jelen esetben a lentebb látható illusztráción a „Teszt Projekt” szerepel, melynek három részfeladata a következő: Asana regisztráció, Asana teszt, Asana ismertető megírása.
A létrehozott feladatokat ezek után a könnyebb átláthatóság érdekében különböző csoportokba is rendezheted. Az egyszerűbb kezelhetőség érdekében külön nevet adhatsz például az épp zajló, elvégzett, vagy még megoldásra váró részfeladatoknak is.
Ha ezen is túl vagy, kiválaszthatod azt a formát, mely számodra leginkább ideális a projekt kezeléséhez. Itt különböző nézetek közül lehet válogatni. Kollégáiddal lista, táblázat, idővonal, vagy egyszerű naptár alakjában is láthatjátok az elvégzendő teendőket az Asana felületén. Az egyszerűség kedvéért mi a bemutatóhoz a legelső lehetőséget, azaz a listanézetet választottuk.
Ha a megjelenés beállítása is megtörtént, nincs más dolgod, mint megadni a meghívásra szánt kollégák e-mail-címét, azonban ezt egyelőre át is ugorhatod és később, a projekt létrehozása után is megteheted.
Végső lépésként megadhatod a PayPal- vagy bankkártya-adataidat is, abban az esetben, ha az alapcsomagnál nagyobb, szélesebb körű szolgáltatásokat szeretnél igénybe venni. Ez a lépés azonban egy kisvállalkozás esetében kihagyható, hiszen főként az alapvető szolgáltatások (mint a projekt résztvevőinek száma vagy épp a tárhely mennyisége) növelésére szolgál.
Ha nem szeretnél fizetni az Asana használatáért, egyszerűen hagyd figyelmen kívül az adatok megadását kérő képernyőt és frissítsd az Asana.com weboldalt, ahol saját, ingyenesen használható projektmenedzsment-felületed fog várni rád.
Mit tartogat számunkra az Asana?
Az applikáció kezelőfelülete letisztult és egyszerűen átlátható, sokan leginkább ezért is kedvelik. Bal oldalt látható menüsávjában a My Tasks menüpont alatt találhatod meg az általad kreált, összes, aktuális feladatot. Itt az „Add Task” gomb használatával új feladatot hozhatsz létre, melyhez leírást is megadhatsz, vagy szükséges fájlokat is csatolhatsz. A létrehozott feladatot pedig megoszthatod azokkal a kollégákkal, akikkel közösen dolgozol rajtuk.
Az Inbox menüben minden fontos értesítést és üzenetet megtalálsz az aktuális projektet illetően.
A lentebb található „Invite People” gomb segítségével pedig azokat a résztvevőket hívhatod meg, akiket szeretnél, hogy a projekt aktív résztvevői legyenek.
A meghívások valamint az új feladatok létrehozása az Asana kezelőfelületének jobb felső sarkában található „+” ikonjára kattintva is gyorsan és egyszerűen megoldható.
Ha sikerült eljutnod idáig, gyakorlatilag megismerted az Asana alapjait és vállalkozásod elindult a digitalizáció rögös útján. Nincs más dolgod hátra, mint a számodra megfelelő módon felépíteni a teendők listáját, majd meghívni a kollégákat, akikkel ezentúl az online térben is hatékonyan tudtok majd együtt dolgozni.
Mondd el véleményedet a cikkről
