Online projektmenedzsment- eszközök — ASANA alapozó

Olvasási idő 4 perc

Az otthoni munkavégzés egyáltalán nem könnyű feladat, pláne abban az esetben, ha egy egész csapat élére kell állnod, és megfelelő módon vezetni egy cég futó projektjeit. Szerencsére azonban a végtelen telefonhívások és kilométeres e-mailek kora lejárt.

Az Asana egy olyan online eszköz, mely gyerekjátékká teszi a határidők kezelését, a kollégák eligazítását, és összességében a projektmenedzsmenttel járó feladatokat. Segítségével nem kell többé órákat szánnod a szervezésre, és biztos lehetsz abban, hogy a kollégák egyetlen fontos feladatról sem feledkeznek meg.

És hogy hogyan tudsz szinte pillanatok alatt belevágni a használatába? Néhány egyszerű lépésben most ezt is megmutatjuk!

Mit tud az Asana és miért érdemes használnod?

Az Asana egy ingyenesen használható online alkalmazás, melynek fő feladata a projektmenedzsment egyszerűsítése. Segítségével a csapatok munkájának megszervezése, nyomon követése és ellenőrzése is gördülékenyen, virtuális keretek közt végezhető.

Az Asana kis- és középvállalkozók, startupok, szabadúszók, vagy akár nagyvállalatok számára is kiemelkedően hasznos segítőtárs, melynek segítségével home office idején is eredményesen növelhető a produktivitás.

Az Asana tökéletesen alkalmas az alábbi feladatok megvalósítására:

  • Meetingre tervezett tennivalók összeírása, agenda készítése;
  • Projektekkel kapcsolatos tennivalók kezelése;
  • Gyors kommunikáció és visszajelzés a csapattagok részére;
  • Közös megbeszélés, ötletelés online felületen.

Használatával a személyes meetingek száma lényegesen minimalizálható, egy hatékony, online konferenciára alkalmas applikációval pedig akár a nullára is csökkenthető. Hogy mindez hogyan lehetséges? Vágjunk is rögtön a közepébe!

Így ugorj fejest az Asana használatába

Ahhoz, hogy projektjeidet pillanatok alatt rendezhesd, nincs más dolgod, mint az Asana.com weboldalra kattintani, ahol a „Try for Free” gombra klikkelve megkezdheted az ingyenes regisztrációt. Ehhez a hatékony munka érdekében egy munkahelyi e-mail-címre lesz szükséged, melyet rögtön a megadás után meg is kell majd erősítened.

1

Ehhez nincs más dolgod, mint rákattintani arra a linkre, melyet e-mailben kapsz az Asanától. A rendszer ezután enged majd továbblépni az olyan alapvető adatok megadásához, mint a teljes név, a belépéshez szükséges jelszó, valamint a vállalkozásod jellegét érintő, alapvető adatok.

2

Egy következő pontban kiválaszthatod azokat az eszközöket, melyeket a projektmenedzsment során használni szeretnél. Ha egyelőre nincsenek specifikus igényeid, vagy épp nem lennél biztos abban, mi lehet számodra hasznos, érdemes mind a négy, lentebb látható opcióra rákattintanod (táblázatok, kártyák, idővonalak, jegyzetek), és csak ezután továbblépni.

3

Ez után a pont után adhatod meg az első projektedet érintő, fontos információkat. Először is el kell azt nevezned, majd továbblépve megadni a hozzá tartozó, alapvető részfeladatokat. Jelen esetben a lentebb látható illusztráción a „Teszt Projekt” szerepel, melynek három részfeladata a következő: Asana regisztráció, Asana teszt, Asana ismertető megírása.

A létrehozott feladatokat ezek után a könnyebb átláthatóság érdekében különböző csoportokba is rendezheted. Az egyszerűbb kezelhetőség érdekében külön nevet adhatsz például az épp zajló, elvégzett, vagy még megoldásra váró részfeladatoknak is.

4

Ha ezen is túl vagy, kiválaszthatod azt a formát, mely számodra leginkább ideális a projekt kezeléséhez. Itt különböző nézetek közül lehet válogatni. Kollégáiddal lista, táblázat, idővonal, vagy egyszerű naptár alakjában is láthatjátok az elvégzendő teendőket az Asana felületén. Az egyszerűség kedvéért mi a bemutatóhoz a legelső lehetőséget, azaz a listanézetet választottuk.

5

Ha a megjelenés beállítása is megtörtént, nincs más dolgod, mint megadni a meghívásra szánt kollégák e-mail-címét, azonban ezt egyelőre át is ugorhatod és később, a projekt létrehozása után is megteheted.

Végső lépésként megadhatod a PayPal- vagy bankkártya-adataidat is, abban az esetben, ha az alapcsomagnál nagyobb, szélesebb körű szolgáltatásokat szeretnél igénybe venni. Ez a lépés azonban egy kisvállalkozás esetében kihagyható, hiszen főként az alapvető szolgáltatások (mint a projekt résztvevőinek száma vagy épp a tárhely mennyisége) növelésére szolgál.

6

Ha nem szeretnél fizetni az Asana használatáért, egyszerűen hagyd figyelmen kívül az adatok megadását kérő képernyőt és frissítsd az Asana.com weboldalt, ahol saját, ingyenesen használható projektmenedzsment-felületed fog várni rád.

Mit tartogat számunkra az Asana?

7 1

Az applikáció kezelőfelülete letisztult és egyszerűen átlátható, sokan leginkább ezért is kedvelik. Bal oldalt látható menüsávjában a My Tasks menüpont alatt találhatod meg az általad kreált, összes, aktuális feladatot. Itt az „Add Task” gomb használatával új feladatot hozhatsz létre, melyhez leírást is megadhatsz, vagy szükséges fájlokat is csatolhatsz. A létrehozott feladatot pedig megoszthatod azokkal a kollégákkal, akikkel közösen dolgozol rajtuk.

Az Inbox menüben minden fontos értesítést és üzenetet megtalálsz az aktuális projektet illetően.

A lentebb található „Invite People” gomb segítségével pedig azokat a résztvevőket hívhatod meg, akiket szeretnél, hogy a projekt aktív résztvevői legyenek.

A meghívások valamint az új feladatok létrehozása az Asana kezelőfelületének jobb felső sarkában található „+” ikonjára kattintva is gyorsan és egyszerűen megoldható.

8 1

Ha sikerült eljutnod idáig, gyakorlatilag megismerted az Asana alapjait és vállalkozásod elindult a digitalizáció rögös útján. Nincs más dolgod hátra, mint a számodra megfelelő módon felépíteni a teendők listáját, majd meghívni a kollégákat, akikkel ezentúl az online térben is hatékonyan tudtok majd együtt dolgozni.

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Átlag értékelés / 5. Összes értékelés:

Oszd meg a cikket!

    Iratkozz fel hírlevelünkre!

    Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


    Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.

    Ha szeretnél ehhez hasonló tartalmakról értesítést kapni, akkor
    regisztrálj a hírlevelünkre!

      Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


      Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.