Egy vállalkozás sikere számos összetevőtől függ, ezek közül az egyik a cég teljesítménymenedzsment rendszere, azon belül pedig a munkavállalók teljesítménye. Egy jól felépített teljesítménymérési és értékelési rendszeren alapuló objektív értékelési rendszer segít a cégvezetőnek, hogy reális célokat fogalmazzon meg a jövőre nézve. De lehet-e a munkatársak teljesítményét objektíven mérni, ha például valakit nem kedvel a felettese? S mi a teendő akkor, ha egy kulcsfontosságú ember közepesen teljesít? Kálmán Edina, a Formáció csoport vezető üzlet-, szervezet- és hálózatfejlesztője elmondja, mire használható egy cégnél a teljesítményelemzés, s hogy a kapott adatok alapján hogyan érdemes elvégezni az évértékelést a kollégákkal.
Először a cég teljesítményét kell értékelni
A munkatársak egyéni teljesítményének értékelését minden esetben meg kell, hogy előzze a cég teljesítményének a mérése. Ennek pedig olyan pillérei vannak, minthogy hogyan pozícionálta magát a cég a piacon, milyen stratégiai, majd éves célszámokat határozott meg vállalati, csoportos, illetve egyéni szinten. A teljesítménymérés valójában azt mutatja meg, hogy sikerült-e elérni az eltérő szinteken kitűzött célokat.
A kérdések, amelyek egy cég teljesítményének mérését és elemzését szolgálják, a World Management Survey felmérési rendszerét követve alapvetően négy nagy csoportot alkotnak: az első kérdéscsoport a cég operációs rendszerére/működésére vonatkozik; a második a célkijelölés helyességét és következetességét vizsgálja a vállalkozás szintjén; a harmadik kérdéscsoport azt firtatja, hogy a cég következetesen és kontrolláltan hajtja-e végre az előbb említett célokat; a negyedik pedig a tehetségek menedzsmentjével foglalkozik, vagyis hogy a kiemelkedően teljesítő kollégákkal miként törődik a cég.
A 33 országból több mint tízezer cég adatait felvonultató kutatás szerkezete, kérdőíve egyben a vállalati teljesítményről alkotott kutatási eredményeket, megközelítéseket is magába sűríti. A négy, szervezeti szintű kérdéscsoport együttes vizsgálata olyan, mintha egy kirakó darabkáit rakták volna össze, amelyből ha bármelyik hiányzik, sérül a teljes kép, azaz a vállalat nem fogja hozni az egyébként potenciálisan benne lakozó teljesítményt. Ha nem működik jól az operáció, akkor minden más – egyébként jól működő terület is – összeomlik. A célkitűzés azért fontos, mert nem elég a vállalati célokat meghatározni, de az egyes csoportoknak egészen pontosan tisztában kell lenniük saját elérendő céljaikkal és ezt jól kell tudniuk közvetíteni az egyén felé, máskülönben a munkavállaló nem tudja, neki személy szerint mit kellene csinálnia annak érdekében, hogy a cég sikeresen működjön. Ha a következetesség és a kontroll hiányzik, akkor sötétben tapogatózik a cég. Előfordulhat például, hogy elérhetetlen célokat próbál rákényszeríteni az egyénekre. A COVID idején hiába várta el egy vezető, hogy a munkatársak beszállításokat intézzenek Kínából, mert ha még össze is jött az üzlet, több hónap csúszással kellett számolni, mondja a példa kedvéért Kálmán Edina. Bár egy vezetőnek mindig arra kell fókuszálnia, amit nem sikerült elérni, de fontos, hogy megvalósítható célokat tűzzön ki a munkatársak elé. Az is a vezető felelőssége, hogy időben beavatkozzék a folyamatokba, ha a tények és a tervezett számok közt különbséget tapasztal.
A cég egészének működését és értékét továbbá az is meghatározza, hogy be tudja-e vonzani a tehetséges embereket, és meg tudja-e tartani őket. A sok kis egyéni tehetség összeadódik, hajtóerőként és kreatív energiaként szolgálja a vállalati működést, és mint ilyen, értékként lesz jelen a cég életében.
„Az előbbi kontextusba kell elhelyeznem az egyént, mert enélkül az évértékelés értelmezhetetlen”, mondja KálmánEdina. Ennek alapbázisa pedig egy teljesítményértékelő rendszer. Vezetőként tehát az értékelést normálisan nem az éppen aktuális hangulatomra alapozom, hanem egy, a vezető és a munkatárs számára is átlátható, érthető, előre ismert értékelési rendszerre. Ez a rendszer valójában a célokat tartalmazza, az értékelés pedig arra irányul, hogy ezeket a célokat mennyiben sikerült teljesíteni.
A cég teljesítményének ellenőrzése – nem csak évente egyszer!
Év végén már nehezen tudok beavatkozni, ha a célok megvalósítása nem a megfelelő irányba megy. Az előbbiek értelmében tehát a cég teljesítményértékelését nem évente, hanem inkább negyed- vagy félévente érdemes elvégezni annak érdekében, hogy a vezető a számok és a piac tükrében aktuális célokat tűzhessen ki, és főként, hogy konkrét lépéseket tehessenek gyenge teljesítmény esetén. Egyes vállalkozásoknál (pl. kereskedőknél) akár havonta, sőt hetente vagy naponta is szükség lehet erre, hiszen például sok kereskedőnek havi szinten kell látnia az eladások számát.
A kolléga értékelésének eszközei
Ha már tisztán látjuk a cég, a csoportok és az egyének teljesítménycéljait és a hozzá rendelt “elvárt” magatartást és lépéseket, megkezdhetjük a kollégák értékelését. Az értékelést végző személy ilyenkor is egy előre meghatározott struktúra mentén végzi az értékelést: az objektivitást erősítő kulcsmutatók mellett megjelenik a szubjektív megítélés, mely a kolléga hozzáállását, képességeit méri.
Egy vállalati célrendszer akkor jó, ha vannak benne kulcsmutatók, melyek a célokhoz kapcsolódó teljesítményt mérik. Ilyen objektív kulcsmutató lehet például a bejövő hívások, vagy a felhívott ügyfelek száma, mely a kolléga értékelésének fontos részét képezi. A digitalizáció a teljesítmény mérésének egyik hatékony eszköze, hiszen az okos applikációk egy két kattintással mérik a mutatók teljesítményét. Ez egészülhet ki olyan vezetői “irányítópulttal”, amely alatt a vezetők vizualizáltan látják pl. a csoport aktuális teljesítményét.
A kulcsmutatók mellett az úgynevezett 360 fokos értékelés a munkatársak, ügyfelek, kapcsolattartók számára teszi lehetővé, hogy értékeljenek egy munkatársat különböző szempontok alapján egy 1-től 5-ig terjedő skálán. Ez egy stabilabb, szélesebb körű kép, ugyanakkor nem mindegy, hogy az értékelők milyen súllyal számítanak az összképben.
Az évértékelő menete
Az értékelés személyesen történik. Küldjük át a pontozásokat pár nappal az értékelés előtt, hogy a kolléga számára is transzparens legyen, miről beszélgetünk majd személyesen. Sokkal hamarabb kiküldeni nem tanácsos, mert negatív megítélés esetén egészen visszavetheti őt a munkában.
Alapvetően a közvetlen főnök értékel, 360 fokos értékelésnél pedig a munkavállaló környezete. Ez utóbbi eljárás azonban még mindig nem elég elterjedt, hiszen egy jól működő, kiépített folyamat kell hozzá megalapozásként. Az elterjedtebb felettes-beosztott értékelésben a felettes megnézi a kulcsmutatók számadatait, értékeli a kolléga hozzáállását, kiemeli az értékeit. Amennyiben a közvetlen főnökkel rossz viszonyban van a munkavállaló, akkor az értékelés torz képet mutathat, ezért fontos lehet a szervezeti hierarchiában kettővel feljebb álló vezető értékelése is.
A rossz teljesítménynek kettős vetülete lehet: főnökként fontos visszajelezni az elvárt teljesítménytől való eltérést, ugyanakkor ha a gyenge teljesítmény visszajelzésére kerül a sor, a tárgyilagosság mellett kapjon helyet az empátia is. Nem tudhatjuk ugyanis, hogy egy gyenge teljesítményt nyújtó munkavállaló éppen nem egy krízishelyzettel vagy családi problémákkal küzd-e a magánéletében. Ilyen esetben lényeges, hogy a munkavállaló is elmondhassa a meglátásait a cégről, a közvetlen csoportról, melyben dolgozott: a felettesről kért és adott visszajelzés szerencsére itthon is kezd beépülni egyre több cég gyakorlatába – ez az értékelésnek az egyik kulcsmomentuma.
Magyarországon jellemzően fukarkodunk a dicsérettel. Ezzel szemben az amerikai munkakultúrában szeretik kiemelni a pozitív tulajdonságokat. Az évértékelőben jó figyelni egy egészséges arányra.
A hálózatkutatás óriási ütőkártya lehet a vállalkozások kezében
A 21. században a hálózatkutatás az, mely tovább árnyalhatja egy cég teljesítmény-menedzsmentjét, célkitűzéseit azáltal, hogy segít feltérképezni a cégen belüli kapcsolatrendszereket. A teljes cégre vonatkozó képnek csak egy kis részét tudom megragadni azáltal, ha megnézem, hogy kinek milyen a kapcsolata a főnökével, illetve hogy az egyénnek milyen a teljesítménye. Sokkal fontosabb ennél, hogy kiderítsük, hogy a kollégák között kik az igazán befolyásos személyek, mert pl. a többség hozzájuk fordul tanácsért, vagy mert segítőkészek, empatikusak a többiekkel. Könnyen meglehet, hogy valaki közepesen teljesít, de ha ő a többiekhez fűződő kapcsolatai alapján kulcsember, akkor érdemes meghívni őt értekezletekre, kikérni a véleményét, őrá építeni a cég célkitűzéseit. A hálózatkutatás ezeket a rejtett erőket és kapcsolatokat tudja megmutatni látványos és egyedülálló módon, ezért egyre többen használják
Évértékelés a fejlődés érdekében
Az évértékelés egy cég teljesítménymenedzsmentjének egyik kulcseleme. Egy világítótorony, amelyben látképet kapunk saját, közvetlen főnökünk, összesítve pedig az egész cég teljesítményéről. Ezáltal értjük meg, hogy mi történik a piacon, hogyan kellene a változásokra céges, csoport és egyéni szinten reagálnunk. Ez mutatja meg, hogy a sokszor törékeny és kitett vállalati hajó merre megy, és jó ütemben halad-e.
Elszalasztásával tehát mindettől elesünk. Következetes használatával pedig egyre pontosabban fogjuk látni, hogy céges hajónk hol evez éppen a piac végtelen tengerén.
Kálmán Edina tanácsai 5 pontban:
1. Az évértékelés nem egy kipipálandó mozzanat a cég életében, hanem kulcsfontosságú, a jelent a jövő céljaival összekötő kapocs.
2. A cég teljesítménye szorosan összefügg a kollégák teljesítményével, ezért folyamatosan kontrollálni kell, hogy az egyén elérte-e a számára kitűzött célokat.
3. Használd a digitalizációban rejlő lehetőségeket a teljesítmény mérésére!
4. Élj a hálózatelemzésben rejlő lehetőségekkel, építs erős, stabil közösséget!
5. Vedd észre és dicsérd a jól teljesítő kollégákat!
Szerző:
Szoboszlai Annamária – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
