Az Unio Telecom egy szűk szakmai szegmensben tevékenykedik, a hazai távközlési kereskedelem területén, ahol jelentős szereplő. Fő irányelvük, hogy a partnerek visszajelzései alapján folyamatosan igazodnak a piac elvárásaihoz. A tulajdonosi szemléletet jól mutatja, hogy a cég gazdasági eredményeit a szakképzésre fordítják és folyamatosan a fejlesztik vállalkozást digitális területen azért, hogy kis létszámmal a lehető legnagyobb hatékonyságot érjék el. Hitvallásuk, hogy ezáltal képesek a komplexebb feladatok ellátására, melyet a versenyképességük kulcsának gondolnak. A kezdetekről és a digitális eszközök bevezetésének nehézségeiről Zobin Dániellel, a Unio Telecom ügyvezető igazgatójával és tulajdonosával beszélgettünk.
„Cégünk családi vállalkozás. A testvérem indította a cég elődjét, vezetékes telekommunikációs hálózat építéséhez szükséges anyagokat szállítunk, az összes operátornak és alvállalkozójának” – mutatja be a vállalkozását Zobin Dániel, az Unio Telecom vezetője. A cégvezető már a beszélgetés elején kiemeli, hogy együtt fejlődtek a piaccal és technológiával, mely az elmúlt években alaposan megváltoztatta a területüket: „mi teljesen az elejétől kezdtük, tehát az összes technológia megtalálható nálunk, így a hagyományos réz, koax, strukturált és az optika is. Úgyhogy teljes spektrumban lefedjük a piacot onnantól, hogy eljut az internet vagy bármelyik szolgáltatás a központtól a lakásig, irodáig.” A piac elég szűk és a hazai távközlési képzési fellegvárak is megszűntek az utóbbi időben, de Dániel és cége a teljes hazai távközlési ökoszisztémával kereskedik, szolgáltat.
Kezdeti nehézségek
Az Unio Telecom története Dániel testvérénél kezdődött, aki telefonszerelőként kezdte a pályafutását még anno az EMTEL-nél, majd később szépen lassan elkezdett apránként kereskedni a különböző, létesítéshez szükséges eszközökkel, mint például modulok, telefonkábelek és lépésről lépésre kinőtte magát. Dániel 2004-2005 között kezdett el együtt dolgozni testvérével és ő is betanult mellette, minden lépcsőfokot megjárva. Rakodóként, sofőrként, raktárosként, logisztikusként, értékesítőként is dolgozott a cégnél. „Minden területen eltöltöttem egy-két évet, majd utána megalapítottuk a jelenlegi utódcéget, ami már teljesen az én vezetésem alatt áll. Testvérem kiszállt az iparágból, és a másik szerelmével a testépítéssel kezdett foglalkozni és edzőterem hálózata van. Én átvettem tőle a telekommunikációs kereskedelmi iparágat, és üzemeltetem ezt a nagyra nőtt univerzumot.”- mondja Zobin Dániel. A cég folyamatos növekedés mellett szép eredményeket produkál, általában évente 8%-os forgalomnövekedést tudtak elérni 2017-óta. Az idei évet tekintve azonban borúlátó, nagyjából 40%-os visszaeséssel számol, mivel a különadók és a technikai recesszió miatt, sok beruházást leállítottak vagy elhalasztottak, szinte csak karbantartási és lakásbekötéses munkák kiszolgálása redukálódott a piac. A felsőpakonyi vállalkozás létszáma mindössze áltagosan tizenhat fő, amit Dániel azzal magyaráz, hogy „nagy szerepe van nálunk a digitális vállalatirányítási, logisztikai, folyamatirányítási alkalmazásoknak”.
Hatékonyság maximalizálás digitalizációval
„Úgy kezdődött, hogy nyolc évvel ezelőtt jött egy felismerés: a jól felépített analóg modell hosszútávon nem lesz fenntartható. Amikor teljesen átkerült a vezetés hozzám az én szemléletem már egy picit más volt, mint a bátyámé. Ő, amikor kezdte a céget analóg korszak volt és addig kellett eljutnunk, hogy a papír alapú adminisztrációról áttértünk Excelre. Én az első nemzetközi partner látogatásakor szembesültem vele, hogy kell az E-számlázás és az ERP, amiket végül sok próba és teszt után 2019 nyarától vezettünk be véglegesen. Azaz, néztünk szoftvereket, kipróbáltunk sok mindent előtte, kezdve a Revolution-nel, aztán a Kulcsszoft-tal, majd utána próbálkoztunk nagyobb cég termékeivel, mint a Microsoft Navision két féle verziója is”- mondja Zobin Dániel. Az volt a tapasztalatuk, hogy mérettől, egyedi fejlesztésektől, dobozosságtól függetlenül „egyszerűen nem működtek jól”. Dániel, miután négy szoftvert is elfogyasztott megtalált egy hazai kisebb szereplőt a Pannon Set-et, akik bár dobozos ERP rendszert adnak, mégis az Unio Telecom sajátosságaira tudták azt szabni normális időkereten belül és ez megnyitotta az utat nagyon sok belső céges munkafolyamat automatizálására. „Például a pénzügyi folyamatainkra nem kell embert alkalmaznunk, tehát nem kell külön pénzügyes a cégnél és összesen két emberrel kevesebben vagyunk, már csak attól, hogy ezt a területet a leautomatizáltuk. Ehhez az kellett, hogy minden apróságot digitalizáltunk, melyek nagyon sok időt emésztettek fel korábban, így például a számlák kiküldése, az e-számlák aláírása, kivonatok betöltése, párosítása, a megrendelés-feldolgozás is automatán történik webértékesítés mellett.” – avat be a részletekbe Dániel. A cégvezető meséli, hogy az összes olyan adminisztratív folyamatot próbálták automatizálni, amiben nagy hibalehetőségek vannak és akár egy szám elütésével nagy galibát lehet okozni. „De ebben még semmi olyan igazán nagy újdonság nincs, amire azt tudom mondani, hogy hűha, ezt mások nem így csinálják. Amiben elkezdtünk igazán fejlődni, az az, hogy megfigyeltük milyen hibák vannak a folyamatainkban és arra jöttünk rá, hogy az információáramlásba csúszik sokszor baki, azzal, hogy nem megfelelően vagy nem időben adják át egymásnak az információt a munkatársak, vagy, hogy egyszerűen megszakították ad-hoc feladatok a munkavégzést, és már nem tudta az illető, hogy hol tartott” – meséli Dániel. Munkatársaival elsősorban egy, minden zavaró tényezőt kiiktató rendszert próbálnak kialakítani. Ezt nem csak szoftver fejlesztéssel oldották meg, hanem munkatér fejlesztéssel is. „Első körben a Hello Wooddal csináltunk három workstationt (munkaállomást) az udvarra, amik teljesen digitalizáltak, saját wifi AP-t kaptak, 55-colos nagy kijelzőket, motorosan állítható asztalt indukciós töltővel, elektromosan állítható privát fóliával, abban mindenki tud egyéni munkavégzésre regisztrálni, hogy megzavarás nélküli flow-ban el tudja végezni a kritikus munkafolyamatokat, mint például egy bevételezés, vagy egy árazási folyamat, ahol kártékony ha belezavarnak. A gyermekes munkavállalók is tudják használni szeparált munkavégzésre, mikor valamiért el kell hozni a csemetét oviból/iskolából napközben. Ezen kívül 3-5 fős meetingekre is kiváló.” – avat be a részletekbe Dániel. Emellett a logisztikai rendszerüket úgy automatizálták, hogy egy mesterséges intelligenciával dolgozó kamerarendszert építettek ki, ami felismeri a beérkező járművek rendszámát, az autó típusát, az előre rögzített státuszát, majd kinyitja a sorompót és a bejárati kaput. „Amikor nyílik a sorompó és felismeri az ügyfelet, az irodában azonnal jelez a megfelelő raktárosnak a központi információs rendszer, hogy melyik cégtől érkeztek és milyen ügyben. Az ügyfelet először egy jól látható LED kijelző üdvözli és benavigálja a megfelelő irányba, majd miután beér a kapun, egy repterekről ismerős fényjelző rendszer „bevillogtatja” a parkolóhelyére, ahol az adatok alapján felkészült munkatársak várják: már ki van készítve a terméke. Ezzel a folyamat fejlesztéssel egy ilyen kiszolgálási folyamatot 12 percre le tudtunk csökkenteni érkezéstől-távozásig. Ráadásul a raktár és az iroda folyamatait is automatizáljuk, hogy ellenőrzött legyen, ne szakítsa meg semmi és ezzel is kevesebb hiba keletkezzen.” – mutatja be a rendszerét Dániel. Szeretnék ezt szoftvert tovább fejleszteni, hogy a munkavállalóknak egyfajta személyes folyamatvezérlője „digitális asszisztense” legyen, erre idén alapítottak is egy külön céget a Happy Process Kft-t. Dániel szerint nagyon sok 50 munkavállalónál kisebb KKV küzd azzal, hogy az információ nem megfelelően van átadva a csapaton belül, nem tudják a munkatársak, hogy hol tartottak a folyamatban egy-egy hétvége, vagy szabadság után. A rendszerét személyi asszisztensként képzeli el: első körben a cégvezetőnek kell betöltenie a megfelelő folyamatokat. Majd a vezető látja, hogy a munkavállaló éppen mit csinál, mennyi idő van erre a feladatra, ki érte a felelős, és így tovább. A folyamatvezérlő monitorozni is fogja, hogy van-e valami anomália és riportot készít minden nap végén. „Tehát ha valaki dupla annyi idő alatt végzi el a feladatait, mint a megadott idő, vagy valami miatt megakad a munkában, az a riportban láthatóvá válik” – összegez Dániel, aki szerint fontos, hogy a munkavállalók is tudjanak jelezni, hogy miért kellett megszakítaniuk a folyamatot, mert sokszor a gyakorlat más, mint a papíron elképzelt folyamatok. Illetve készülnek bónuszrendszerrel és gamifikációval is, amivel megpróbálják motiválni a munkavállalókat, hogy hiba mentesen és jól végezzék el feladataikat. „Cserébe úgy alakítjuk a rendszert, hogy bár alapvetően nyolc óra lenne a munkaidő, de mi nettó 6 óra munkát várunk el” – egészíti ki a koncepciót Dániel. Adja magát a kérdés, hogy az eddigi példák többnyire az irodai dolgozókat érintették, de mi történik a fizikai munkát végző munkatársakkal? Zobin Dánielék saját mobil applikáción keresztül oldják meg a fizikai dolgozók munkafolyamatainak és teljesítményének asszisztált vezénylését. „Egyszerű dologról van szó, mint régen egy szimpla ipod-on volt látható play (indító) és stop és egy pause (megállító) gomb lesz, amivel fel tudja venni és akár kommentálni a feladatait”- mondja Zobin Dániel. Aki szerint a KKV vezetők nagy kihívása, hogy a napi operatív munka mellett nem marad idő a cég szervezet és üzletfejlesztési feladataira. A saját tesztelés után, később szeretnénk ezt havidíjas rendszerben értékesíteni, hogy ezzel is segítsük a magyar KKV-k versenyképességét.
Digitális eszközök és ERP bevezetésének tapasztalatai
Dániel szerint az ERP bevezetésnél tapasztalataik alapján a legfontosabb dolog amire oda kell figyelni, az az adatmentés és a folyamatok helyes feltérképezése. Ha a bevezetett rendszert kinövi a cég, vagy egyszerűen nem vált be, akkor az hatalmas problémát tud okozni, hogy a rendszerben tárolt adatok, folyamatok el fognak veszni, mert a legtöbb szoftver, amit Dánielék próbáltak a havidíj nem fizetését követően nem, vagy csak nagyon nehezen, egyedi formátumban engedte letölteni, kimenteni a cég adatait és erről az elején kevés tájékoztatást adtak. „Azt tanácsolnám mindenkinek, hogy jól gondolja meg kivel szerződik, tehát részletesen tájékozódjon a kiszemelt szoftverrel kapcsolatban. A bemutatók mellett teszthasználatot kell kérni, vagy a már másnál élesben bevezetett verziót kell kipróbálni élesműködés közben, akkor is, ha ez időt és pénzt emészt fel, mert később sokkal nagyobb anyagi és munkateher keletkezhet. Az adatok megfelelő feltöltése mindig sok nehézségbe ütközik, de mégis érdemes megcsinálni, mert utólag százszor nagyobb fájdalommal jár bármit is tenni, például a használati idő alatt felgyülemlett nagyobb mennyiségű adatot kimenteni, migrálni, küzdeni a kompatibilitás nehézségeivel: nagyon macerás. Ezért is fontos a mentéssel és a folyamatok feltérképezésével kezdeni” – osztja meg tapasztalatait Dániel. „Az elején még azt gondoltam, hogy értek hozzá, mivel új generációs cégvezető vagyok, úgy véltem, hogy ez sima ügy, és a sales-esek tényleg meggyőzően demózzák a szoftvert, szerintük mindig mindent tud. Ellenben a te adataiddal, folyamataiddal pont nem úgy fogja tudni, és végül egyedi fejlesztések költséges és időigényes sora következik. Tehát nem szabad sajnálni a pénzt és időt, azaz lehet, hogy belekerül egy-két millió forintba, hogy először felmérjék a házon belüli folyamatokat, igényeket de ez később megtérül. Dániel szerint fontos, hogy olyan tanácsadókat alkalmazzunk, akik képesek a felhasználok kéréseit átfordítani a fejlesztők nyelvére, akik pontosan specifikálják a folyamatokat. Összegezve, ha ma újra kellene kezdenem az ERP bevezetést, én nagyon részletes felméréssel és tervezéssel indítanék, erre valószínűleg külsős szakértőt fogadnék, utána keresnék valós tapasztalattal rendelkező cégeket a kiszemelt szoftverrel kapcsolatban, olyan szerződést kötnék ERP forgalmazó és fejlesztő céggel, amiben jól specifikáltan írjuk le mire van szükség, külön kitérve az adatbázis kezelésére és hozzáférhetőségére, a többlépcsős (mérföldköves) fizetésre, hogy mindenki motivált legyen a végső sikerben.
Kontroll, ami jó
Zobin Dániel szerint látszik, hogy van egy világtrend, nagyobb változás a cégek és a társadalom működésében, ahol azok a vállalkozások akik digitalizálnak és jól adaptálják az új és környezettudatos technológiákat a többgenerációs munkavállalók között, azok fognak versenyelőnyhöz jutni. Dániel szerint a jó folyamatvezérlő segíti a különböző generációs munkavállalók életet is: „Hiszek a napi 6 órás munkavégzésben. Inkább minden nap legyen több ideje a munkavállalónak magára és a családjára. A pihent, egészségügyileg is jobban funkcionáló dolgozó valószínűleg hatékonyabban fog működni 6 órában, mintha 10 órát kisajtolna belőle az ember a régi kapitalista módszertanok szerint”. Zobin Dániel hosszú távú célja, hogy minél több hazai KKV-nak át tudja adni ezt a szemléletet. „Mi kivételes helyzetben vagyunk, hogy a telekommunikációs szektor és a kedvező tulajdonosi hozzáállás miatt elkülönítünk annyit a haszonból, hogy mindig tudjunk fejleszteni. Visszaforgattuk hasznunkat céges fejlesztésekre, vagyis minden évben tetemes összeget költünk arra, hogy digitálisan, folyamatainkban, eszközállományunkban és árukészletünkben is fejlesszük a céget, hogy vevőink és munkavállalóink is elégedetten térjenek vissza hozzánk minden nap. Nekünk ez a célunk.”
Cikkünk a Formáció csoport együttműködésével valósult meg.
Fotó: Bata Tamás
Szerző:
Varga Zsuzsanna -Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
