A koronavírus-világjárvány és a megváltozott gazdasági helyzet mindenki életét a feje tetejére állította. Beleértve a kis- és középvállalkozásokat is, amelyek alkalmanként soha nem látott gondokkal kénytelenek szembenézni. A jövedelmezőség sok esetben folyamatosan csökken, a legrosszabb forgatókönyv pedig az, amikor a visszaesés előbb-utóbb a cég megszűnését eredményezi.
Ráadásul sokak életében a mostani jelenti az első igazán nehéz helyzetet és mivel ebből kifolyólag semmilyen gyakorlati tapasztalattal nem rendelkeznek a válságkezelésben, így azt sem tudják, merre érdemes elindulniuk. És akkor a nyereségességről még nem is beszéltünk, ami normál esetben minden vállalkozás elsődleges célja lenne.
Emellett sokan a profit (azaz a nyereség) és a jövedelmezőség fogalmának eltérő mivoltával sincsenek tisztában. Előbbi ugyanis a bevételek és a kiadások (azaz a felmerülő költségek) számokban kifejezhető különbségét takarja, míg utóbbi relatív érték, ami a vállalkozás összességében vett teljesítményét fejezi ki.
És hogy mindezek után hogyan lehet (még inkább) nyereségessé tenni egy céget? Erről beszélgettünk Jászberényi Ivett közgazdásszal, adótanácsadóval, az OPTITAX Számviteli Kft. ügyvezetőjével és Berzi László közgazdásszal az Albatros Analytics Kft. ügyvezetőjével, akik gyakorlati tippeket is adtak, mire érdemes figyelned, ha rendbe szeretnéd rakni magadat és a vállalkozásodat.
1. Döntsd el, mit akarsz!
Ahogyan azt Ivett is kiemeli, mindegy, hogy újonnan alapított vagy működő cégről van szó, fontos, hogy tisztában legyünk vele, miben vagyunk jók, mit tudunk nyújtani az ügyfeleknek és a partnereknek, továbbá, hogy ezt képesek legyünk megfelelően kommunikálni is. „Tanácsadóként fontosnak tartom, hogy először hallgassuk meg az ügyfeleinket és értsük meg az igényeiket. Példának okáért nálunk háromféle könyvelési csomag is elérhető. Az első a kötelező bevallásokat magában foglaló, Bevalló csomag névre keresztelt alapcsomag. A második az úgynevezett Támogató csomag, amely negyedéves tanácsadást is magában foglal. A harmadik pedig a Megoldó csomag, ami többek között havi adótanácsadást, havi egy órás online csoportos konzultációt és negyedéves ingyenes képzést is tartalmaz. De aki az első két csomag valamelyikét választja, az – külön díj ellenében – természetesen ugyanúgy kérhet adótanácsadást is.”
Laci ennek kapcsán elmondja, hogy gyakorlatilag ők is ugyanezt a működési modellt alkalmazzák. Azaz az első csomagjuk az alapvető napi riportokat és havi egy bővebb riportcsomagot tartalmaz. A második csomag személyes tanácsadást és iparági best practice-eket (azaz legjobb gyakorlatokat – a szerk.) is magában foglal. A harmadik csomag pedig egy egyedi ügyféligényeket is tartalmazó, személyre szabott csomag, hiszen speciális elvárások bárkinél felmerülhetnek.
2. Találd meg a megfelelő együttműködési formát!
Kooperációs szempontból Laci jellemzően kétféle ügyféllel szokott találkozni. „Van olyan, aki nem tudja, hogy mit akar, de kis túlzással nyitott bármire. A másik csoportba pedig azok tartoznak, akik pontosan tisztában vannak az igényeikkel. Habár utóbbi esetben könnyebb az árazás, de bevallom, én jobban kedvelem az első esetet. Hiszen nekem is meg kell értenem az ügyfél üzletét, viselkedését, ami alapvetően a közös beszélgetésekből derül ki. Azt gondolom, egy riport önmagában véve nem elég, az a fontos, hogy a kimutatások valóban segítsék az ügyfél munkáját és hatékonyabb döntéseket hozhasson meg a segítségükkel” – avat be.
Ivett pedig annyival egészíti ki a fentieket, hogy véleménye szerint akkor lehet bevételt növelni és költséget csökkenteni, valamint adót optimalizálni, ha a tanácsadó legalább az ügyfél középtávú terveivel tisztában van. „Példának okáért volt egy olyan esetem, amikor valakinek egy ismerőse azt tanácsolta, hogy váltson egy bizonyos adózási formára, mert ’akkor kevesebb adót kell fizetni’. Az egyeztetésnél viszont kiderült, hogy esetében ez nem is lenne igénybe vehető. Ebből is látszik, milyen fontos beavatni a terveinkbe a tanácsadót és megbízni benne – ellenkező esetben nem sokat ér az együttműködés.”
3. Készíts üzleti tervet!
Ivett úgy véli, ennek alapvető „elemnek” kellene lennie, azonban a gyakorlati tapasztalatok alapján az esetek 90%-ában ez sajnos nem áll rendelkezésre. Az árazás pedig a konkurenciához mérten kerül kialakításra, a költségekkel és a megtérüléssel pedig nem kalkulálnak. „Ez már csak azért is problémás, mert nem minden ugyanabban az időszakban merül fel – emiatt sokan egyszerűen tönkremennek” – összegzi.
Laci pedig úgy gondolja, sok esetben a nagy(obb) cégeknél sem veszik ezt komolyan. „Legfeljebb a főkönyv mentén történő tervezést valósítják meg, de ahol már a mérleget és cash-flowt (azaz a vállalaton belüli pénzmozgást – a szerk.) is kellene monitorozni, azt nem teszik. Nem beszélve az üzleti terv aktualizálásáról, amelyet – főleg a jelenlegi helyzetben – legalább negyedévente meg kellene tenni – elég csak az árfolyamváltozásokra gondolni. Pedig a kontrollingban alapvető, hogy az előző időszakhoz és az üzleti tervhez viszonyítva mérünk. Manapság azonban ilyen szempontból nincsenek már hasonló hónapok sem – nemhogy hasonló évek. Márpedig ha nem tervezünk, annak sajnos előbb-utóbb szó szerint bukás lesz a vége.”
4. Legyél tisztában a szakemberek szerepével!
A fentiekkel összefüggésben Ivett úgy véli, Magyarországon további problémát jelent, hogy a vállalkozók azt hiszik, hogy egy könyvelővel „minden meg van oldva”. Holott valójában szükség lenne adótanácsadóra és kontrollerre is, aki összehasonlítja a terv-tény adatokat. „Itt nem kell hatalmas összegekre gondolni, de azt mindenképpen tartsuk szem előtt, hogy ha a könyvelőnkre bízunk mindent és ő hibázik, akkor sokkal nagyobb költségekkel kell kalkulálnunk, mint abban az esetben, ha külön-külön szakembert bíztunk volna meg az egyes munkákkal” – mondja. „Továbbá kiemelten fontos, hogy a főkönyv nem alkalmas vezetői infók szolgáltatására” – hívja fel a figyelmet.
„Ráadásul egy könyvelőnek a jogszabályi-technikai háttér miatt eleve meg van kötve a keze, a managemenet accountig (azaz a vezetői könyvelés – a szerk.) területén sokkal több minden ’megengedett’. Egy tanácsadó kialakíthatja a kontrolling szemléletet, a kapcsolódó módszertant – ehhez viszont már szenior szakértőnek kell lenni. Ha nincs ilyen ember a cégen belül, akkor érdemes külsős tanácsadót alkalmazni” – teszi hozzá Laci.
5. Ismerd meg a rendszereket!
„Nem árt tudni, hogy az ERP (Enterprise Resource Planning, azaz vállalatirányítási – a szerk.) rendszerek valójában különféle modulokkal (Logisztika, Projectmanagement, Szerződéskezelés) kibővített funkciójú könyvelőprogramok. Ezek elsősorban a cégek operatív folyamatait, üzemeltetést segítik. A BI (Business Intelligence, azaz üzleti intelligencia – a szerk.) rendszerek azonban más célt szolgálnak. Érdekesség, hogy a covid alatt ezeket gyakorlatilag nem lehetett a kis- és középvállalkozások számára eladni, pedig kifejezetten ’jól jönnek’ például a beszerzéshez. A tavalyi évtől viszont már nagy az igény az ilyen típusú megoldásokra, mivel rendelkezésre áll referencia, a gazdasági szereplők megismerték a kontrolling és BI rendszerekben rejlő lehetőségeket. Fontos azonban, hogy ez nem váltja ki az emberi munkaerőt, hiszen az ezzel készült ’dolgokat’ is ellenőriznie kell valakinek” – mondja Laci.
Ivett szerint a legnagyobb kihívás megértetni az ügyféllel, hogy a könyvelés nem alkalmas arra, hogy meghatározzuk mondjuk egy termék darabárát vagy a beszerzési árat. Mivel manapság már sokféle rendszerből lehet választani, így az ügyvezetőnek tudnia kell(ene), hogy pontosan mire kíváncsi. „Olyan hatékony szoftverre van szükség, ami képes pontosan átadni az adatokat. Nem beszélve arról, hogy a beállításoknak mindenképpen meg kell felelnie a magyar jogszabályoknak, így nem lehet ’egy az egyben’ átvenni valamit.”
6. Foglalkozz az ügyfeleiddel!
„Én például hetente felhívom az ügyfeleimet és megkérdezem, mit tehetek értük” – avat be Laci. „Azt gondolom, nem az ügyfelek száma a lényeg, hanem az, hogy megfelelően tudjuk kezelni őket – erről akár külön nyilvántartást is lehet vezetni. A lényeg, hogy minden csatornát, aminek a végén ügyfél áll, fel kell keresni” – mondja.
Ivett megerősíti a fentiek fontosságát, hozzátéve, hogy a rendszeres visszajelzés náluk egy 1-től 10-ig terjedő skálán, pontozásos formában történik. „ Mindig megkérdezzük az ügyfeleket, hogy az elmúlt negyedévben mivel voltak elégedettek és mivel kevésbé. Ugyanakkor azzal is érdemes számolni, hogy a szakértők – szerepükből fakadóan – valójában jobban tudják, mire van szüksége az ügyfélnek, így a negyedéves értékelésénél egyben javaslatot is teszünk ezzel kapcsolatban” – árulja el.
„Igen, fontos tudni, hogy mi ugyan nem sales-esek vagyunk, de ugyanúgy szükség van ránk is a KKV szektor cégeinek életében” – emeli ki Laci.
„Nem beszélve arról, hogy a bizalom elsődleges. Ezért mi azt szoktuk tanácsolni az ügyfeleknek, hogy akkor válasszanak minket, ha tényleg szimpatikusak vagyunk nekik és tudnának velünk dolgozni. Azt gondolom, az őszinte kétirányú kommunikáció alapvető dolog és mindenképpen be kell vallani azt is, ha esetleg az ügyfél hibázott” – teszi hozzá Ivett. Márpedig ez minden üzleti kapcsolatra igaz.
7. Gondolkozz rendszer szinten!
Laci úgy véli, egy vállalkozás esetén nemcsak az árbevételt és az árrést kell nézni, hanem le kell menni Net Margin (azaz nettó haszonkulcs – a szerk.) szintre, minden dimenzió (termék, ügyfél, stb.) mentén. „Fontos, hogy tisztában legyünk vele, mikor van szükségünk portfóliótisztításra. Egy nem megfelelő árukészlet például előbb-utóbb ’megeszi’ a profitot, nem beszélve az azonnal jelentkező likviditási problémákról.”
„Igen, ha valaki nem ’érzésből’ szeretne dönteni, hanem a számok alapján, akkor bizony nincs mese, mindennek ’stimmelnie’ kell. Példának okáért a koronavírus alatt sokan kifogytak a termékekből, míg mások gyakorlatilag felhalmozták az árukészleteket – az értékesítést nemigen lehetett kiszámítani, pedig a megfelelő tervezés ilyen helyzetben különösen fontos lett volna” – teszi hozzá Ivett.
8. Legyél tisztában a jogszabályokkal és a számokkal!
„Az e-kereskedelem fellendülésével például sokan figyelmen kívül hagyják, hogy korántsem mindegy, hogy az Európai Unióban vagy harmadik országban cégnek vagy magánszemélynek értékesítünk-e. Rengeteg ÁFA létezik, ha pedig rossz adatokat emelünk be, akkor a könyvelésben és a bevallásban is ezek fognak szerepelni. De olyanokra is érdemes figyelni, hogy ha például sok a kisösszegű kimenő számlánk, akkor magas lesz a könyvelési költségünk – így pedig még ezt sem fogjuk tudni kitermelni” – hívja fel a figyelmet Ivett. „Ha nem vizsgáljuk, hogy mennyi terméket is akarunk értékesíteni, akkor az egyik termék vesztesége elviszi a másik hasznát” – teszi hozzá.
„Árbevétel, árrés, margin, fedezet – sokak számára nem ismeretlenek ezek a fogalmak. Az viszont már igen, hogy nemcsak árbevétel szinten kell nézni a számokat, hanem érdemes ’mini’ eredménykimutatást készíteni mindenről, hiszen ez segíti elő a hatékony döntéshozatalt. Tehát tranzakció szintig át kell látni mindent” – foglalja össze Laci.
„Én azt szoktam mondani, hogy írjuk össze a költségeket havi szinten, készítsünk besorolást, vizsgáljuk meg, hogy az adott ’tényezőre” tényleg szükség van-e a profithoz. Három kategória használata javasolt. Az első a P, ami mindenképpen kell a profithoz (mondjuk egy pék esetében a liszt). A második a H, ami helyettesíthető egy olcsóbb termékkel (a példánál maradva mondjuk az élesztő). A harmadik az F, azaz a felesleges költség (ha például hárman dolgoznak a pékségben, akkor felesleges tíz darab céges mobiltelefont biztosítani)” – vázolja Ivett.
9. Lásd át a működést!
Ivett az úgynevezett Profit First rendszert ajánlja. Ennek lényege, hogy 5 különálló bankszámlánk legyen:
- ahová a vevők utalnak;
- ahová félretesszük a bevétel 15%-át – ebből fizetünk a tulajdonosoknak osztalékot;
- ahová félretesszük a bevétel 10%-át az adóra;
- ha a tulajdonos dolgozik is a cégben, akkor ide tegyük félre a piaci bérét – hiszen ő is érdemel piaci bért, ugyanúgy, mint a többi munkavállaló a cégben;
- működési költségek fedezésére szolgáló számla (tehát az előbbi tételeken felül minden ide kerül).
Ha így nem jövünk ki a működési költség számlán lévő pénzből, akkor sürgősen változtatnunk kell!
10. Igazodj el a különféle mutatók tengerében!
A KPI-ok (Key Permormance Indicators, azaz kulcs hatékonysági mutatók) meghatározásában Laci segít.
Az egyik típusú csoportosításban az alábbi KPI-okat különböztetjük meg:
- Stock jellegű mutatók: ezek egyfajta pillanatfelvételek a cégről, melyek akár napi rendszerességgel is nyomon követhetők és döntően a mérleg soraiból származnak (például a készlet nagysága, lejárt vevői számlák és azok kategorizálása);
- Flow jellegű mutatók: egy időszakra szűrve (például nap/hét/év) mutatják a KPI értékét és döntően az eredménykimutatás soraiból származnak (például napi árbevétel, negyedéves EBITDA = Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortizaction, azaz kamatok, adózás és értékcsökkenési leírás előtti eredmény);
- Kevert mutatók: a mérleg és az eredménykimutatás soraiból is származnak, ezért csak éves szinten értelmezhetők (például ROA = Return on Assets, azaz eszközarányos nyereség).
A másik csoportosítás az alábbi:
- Fedezeti mutatók (például tőkeellátottság);
- Likviditási mutatók (például készpénz fizetési mutató);
- Jövedelmezőségi mutatók (például nettó haszonkulcs);
- Hitel mutatók (például kamatfedezeti mutató);
- Forgási sebesség mutatók (például vevő forgási sebesség).
+1 jótanács: Higgy magadban!
Szerző:
Bodnár Zsófia – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
