Mérd fel a folyamatokat, vedd észre, mit lehet automatizálni, nyerj időt és legyél még hatékonyabb!

Melyik vállalkozásvezető ne rajongana az ötletért, hogy egy digitális eszköz bevezetésével időt és pénzt takaríthat meg? Valószínűleg mindenki helyeslően bólogat most, hogy egy ilyen lehetőségre nem mondana nemet. Na de hogyan lehet felismerni, hogy mi is az az időrabló tevékenység, amit másként is kivitelezhetünk? És ha meg is találtuk, melyik folyamat a ludas, hogyan akadunk rá az ezt kiváltó megoldásra? Filáj Gábor és cége, az Umbrella Consulting példája tökéletesen bemutatja, miért érdemes az időgazdálkodásunkat felmérni, és akár szakértő segítségével a folyamatainkat átalakítani. Ő, és szakmai segítője, Svéda Dóra business coach 3+3 tippet is ad a hatékony időgazdálkodáshoz. 

Gábor tíz éve van jelen cégével, az Umbrella Consultinggal a piacon. Kezdetben vezetési tanácsadással foglalkoztak, majd továbbléptek a HR más területei felé: előbb munkaerő-közvetítéssel, majd munkaerő-kölcsönzéssel bővült a szolgáltatási palettájuk. 2016-ban már több mint 150 embert juttattak hozzá egy jobb karrier lehetőségéhez, az idei évben pedig már 300-nál is több sikeres projektet tudhatnak maguk mögött.  

A vállalkozás tehát dinamikusan fejlődik, növekszik, a vezetőben pedig él még a motiváció, hogy még jobb, még hatékonyabb legyen a napi működés. Gábor elsősorban a hatékony időgazdálkodást érzi kulcskérdésnek saját vállalkozása esetében, úgy véli, hogy ez befolyásolhatja az ügyfelek minőségi kiszolgálását, a versenyképességet. „Cégünk munkatársainak nemcsak a vállalati partnereinkkel, hanem akár 50-100 álláspályázóval is fel kell venniük a kapcsolatot. Kétirányú kommunikációt kell fenntartanunk, de rengeteg olyan tevékenység vette el a munkatársak produktív kapacitását, amely az adminisztrációt szolgálta, de az ügymenetet nem. Napi 30-40 státusz és tájékoztató e-mailt kellett kiküldeni „manuálisan”, ami széttörte a hatékonyságot, megszakította a napi munkamenetet” – összegzi Gábor, miben látta a problémát.  

„Vállalkozásvezetőknél az időgazdálkodás hiánya és a nem megfelelő energiamenedzsment a leggyakoribb jelenségek közé tartozik. Azért ’jelenségnek’ nevezem, és nem kompetenciahiánynak, mert gyakran látom, hogy fejben tudja a vezető, hogy mi lenne számára és a cégnek jó, de mégsem változtat, ezért mélyebbre kell mennünk ezekben a témákban” – mondja Svéda Dóra business coach, a Coachingcentrum alapítója, aki vállalkozókkal együttműködve gyakran találkozik a hatékony időgazdálkodás fogalmával. Dóra szerint a vállalkozás vezetője sok esetben tünetként érzékeli az idő hiányát, vagy azt tapasztalja magán, hogy folyamatos harcot vív az idővel – így ébred rá, hogy valamin változtatnia kell. A szakember kiemeli, hogy fel kell tárni, mi áll az időnyomás hátterében: a személyes hatékonyság hiánya, delegálási probléma, vagy éppen nem megfelelő szervezeti folyamatok.  

A megfelelő digitális megoldással töredékére csökkent egy adott feladatra fordítandó idő 

Gáborék esetében a szervezeti folyamatok újragondolása jelentette a megoldást. Pontosabban egy új, digitális eszköz bevetése, ami rengeteg időt megspórol a munkatársaknak: „Fejlesztettünk egy saját jelöltkezelő rendszert, amely egyrészt kivezette a cégünket a táblázatok világából, másrészt lecsökkentette a feladatvégzéshez szükséges időt. A digitális felületnek és az automatizált folyamatoknak köszönhetően úgy tudjuk naprakészen tájékoztatni partnereinket, illetve pályáztatott jelölteinket, hogy ez néhány kattintást kíván csupán tanácsadóink részéről. Így idő szabadul fel, amit a valódi projektmenedzsment feladatokra fordíthatunk, amelyeknél a hozzáadott érték megkerülhetetlen.”  

Ez az újítás azért is kiváló kiegészítője a munkafolyamataiknak, mert automatizált, kizárja a hiba vagy mulasztás lehetőségét, ugyanakkor áttekinthető. A kollégák pedig nem veszítik el a folyamatfókuszt azáltal, hogy hosszú perceket töltsenek el táblázatok kitöltésével, adminisztratív teendők ellátásával, mint korábban. Az előnyök közé sorolható az is, hogy szélesedett a tájékoztatási spektrum, a partnerek, jelöltek még több információhoz juthatnak hozzá az új rendszerben. A CRM-rendszerből ráadásul szuper statisztikákat lehet kinyerni, maga a rendszer pedig felgyorsítja a kiválasztási folyamatot, ami azt eredményezi, hogy az ügyfelek is elégedettebbé válnak. 

Dóra kívülről támogatta az Umbrellát, hogy megfelelően azonosítsák a problémát, kitalálják az ezt orvosoló megoldást. „Mivel Gábor a saját tudatos időmenedzsmentjét nagyon jól kézben tartja, hamar egyértelművé vált, hogy a kollégáknál lehet időt nyerni, ha egy új rendszer bevezetésével segítjük őket. Nagyon sokféle módon és csatornán kell kommunikálniuk mind a megbízókkal, mind a jelöltekkel – ezt pedig csak digitális megoldásokkal lehetett felpörgetni. Nagyon szeretek Gáborral együtt dolgozni, mert rendkívül nyitott, innovatív és gyors gondolkodású, így hamar megszületett a megoldás, amihez már IT-szakembert is be kellett vonniuk” – foglalja össze Dóra, hogyan alakult az együttműködésük.  

Az idő pénz – ha nem bánunk hatékonyan az időnkkel, azt a pénztárcánk is bánhatja 

Az idő a legdrágább erőforrásunk, így kell rá tekintenünk, ezért sem mindegy, mennyire gazdaságosan tudjuk beosztani. Amikor egy cég a hatékonyabb időgazdálkodás érdekében átalakítja folyamatait, a megspórolt időn felül számos további nyeresége lehet: „Ha sikerült optimalizálni az időgazdálkodásunkat, akkor a vállalkozás hatékonyabb lesz, a kollégák kiegyensúlyozottabbak lehetnek, mert tudatosabban kezelik a privát életükre és a munkára fordított idejüket. A jól delegált feladatok révén a vezető megtanulja elengedni a kontrollt, ’felhatalmazó’ vezetővé válik, erősödik a bizalom. Mások idejének a tiszteletben tartása akár hatékonyabb megbeszélések tartásával garancia egy minőségi szervezeti kultúrára is” – sorolja Dóra az előnyöket.  

Ahogy a szakértőnk is említette, nem az Umbrella az egyetlen vállalkozás, ahol a hatékony időgazdálkodás iránti igény felmerül. Amikor ő coach-ként segíti a vállalkozásvezetőket, akkor több lépcsőn keresztül jutnak el a megoldáshoz: „Először kicsit távolabbról indulunk, feltérképezzük, hogy mik a vezető személyes miértjei, merre tart a vállalkozás, hogy lássuk, pontosan mihez van szükség több időre. Ha az időhiány csak tünete egy komplexebb problémának, akkor ott szét kell boncolni az egyéni, a csapat, és a szervezeti szintet. Ha egyszerűbb, valós időgazdálkodási nehézséggel küzd egy vállalkozó, akkor felmérjük az energiatorta segítségével, hogy mik a nem produktív szokások, és megtanulnak priorizálni a sürgős-fontos mátrix segítségével.”  

Gábor úgy gondolja, hogy sok más vállalkozó számára is hasznos lehet felmérni, lehet-e a munkafolyamatokon időt spórolni, mitől működhetne hatékonyabban a cég: „Minden vállalkozásvezetőnek javaslom, hogy helyezze bele magát vállalkozása minél több munkakörébe, ismerje fel, hogy az évek elteltével melyek azok a tevékenységek, amelyek felesleges adminisztrációt jelentenek, és vizsgálja meg, hogy mely tevékenységek automatizálhatóak.”  

Az automatizálható tevékenységek csak abban akadályozzák a vállalkozás munkatársait, hogy a magasabb hozzáadott értékkel bíró tevékenységre elég időt és figyelmet fordítsanak. Hogy a cégvezetők számára húsbavágó területtel érzékeltessük az automatizálás jelentőségét: nem mindegy, hogy adott esetben szakértői fizetésért teljesít valaki robotmunkát. A megoldást általában digitális folyamatok jelenthetik, bevezetésükhöz megéri szakértői segítséget igénybe venni.  

Gábor három tanácsa vállalkozóknak az időgazdálkodással kapcsolatban:  
  1. Folyamatosan ellenőrizni kell a munkaköröket, feladatokat. 

Csak így tárhatóak fel az időrabló tevékenységek. Ezeket pedig akkor is fontos felismernünk, ha egyelőre még nem áll rendelkezésre saját megoldás a felszámolásukra.  

  1. Merjünk szakértőket bevonni a fejlesztésekbe! 

Mindenképpen érdemes szakértőkkel konzultálni arról, hogy hogyan lehetne az adminisztratív, vagy egyéb ismétlődő feladatokat automatizálni.  

  1. Tegyük érdekeltté a munkatársakat! 

Éreztessük a kollégákkal, hogy számukra is hasznos, ha jelzik, egy-egy feladat automatizálható, digitális megoldással kiváltható.  

Dóra három tanácsa vállalkozóknak az időgazdálkodás kapcsán:  
  1. A pihenésre is kell idő. 

Ne felejtsünk el időt tervezni a regenerálódásra, különben nem lesz energiánk folytatni a feladatainkat.  

  1. Váltsunk nézőpontot!  

Ki kell lépni a passzív „nekem soha nincs semmire időm” áldozati attitűdből, helyette felvenni a proaktív „én strukturálom az időmet” hozzáállást.  

  1. Alap a pontos tervezés.  

Mérjük fel pontosan, hogy melyik munkafolyamat mennyi ideig tart, hogy ezáltal tervezni is pontosan tudjunk.  

Szerző:
Ganzler Orsolya – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Írd le, mi meghallgatjuk!

Oszd meg a cikket!

    Iratkozz fel hírlevelünkre!

    Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


    Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.

    Ha szeretnél ehhez hasonló tartalmakról értesítést kapni, akkor
    regisztrálj a hírlevelünkre!

      Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


      Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.