Szervezeti és Működési Szabályzat – Mi ez és miért jó, ha a te cégednek is van?

Olvasási idő 8 perc
3 Ep Szervezeti Muk 1080x610

Létezik egy könnyen, jelentős anyagi ráfordítás nélkül elkészíthető dokumentum, amely nagyban könnyítheti egy cég mindennapjait. Ez a Szervezeti és Működési Szabályzat, amelyről Svéda Dóra vállalkozásfejlesztési szakember, a Coachingcentrum alapítója kérdésünkre kifejtette: a szervezeti kultúra szempontjából az SZMSZ megléte azért előnyös, mert a szervezetben csökken a félreértések száma, ezáltal kevesebb lesz a konfliktus és a stressz. Ugyanakkor egy SZMSZ segítheti az új kollégák beilleszkedését, sőt még a megrendelők felé is jó benyomást keltünk vele, mivel meg tudjuk mutatni, hogy szervezetten, strukturáltan működünk. Az alábbi interjúból kiderül, hogy mi is pontosan ez a dokumentum, milyen részekből áll, s hogyan készítsük el. Az SZMSZ-t sokan talán az államigazgatás területeiről ismerik. Az, hogy vállalkozásoknak is érdemes elgondolkodni a létrehozásáról, egy viszonylag új irány. Miért jó, ha egy cégnek van SZMSZ-e?

Előny, hogy a vállalkozások esetében nincsenek jogi kikötések, hogy hogyan kell kinéznie egy SZMSZ-nek. Ezáltal mindent bele lehet írni, ami az adott cégnek fontos. Jó az is, hogy magas szintű bevonódást és elköteleződést eredményez, ha a dokumentum elkészítésébe – vagy az évenkénti újragondolásába – bevonják a dolgozókat. KKV-k esetében ez könnyen megoldható, hiszen nem nagy létszámú kollektíváról van szó. A közös SZMSZ készítésnek kivételesen jó csapatépítő és szervezetfejlesztő ereje van.

A cégvezetők nem riadnak meg az újabb szabályozó dokumentumtól?

A szabályozástól sokan félnek, esetleg úgy vélik, hogy ezzel egy nehézségi erő fog hatni a cégre. De fontos leszögezni, hogy erről szó sincs. Az SZMSZ-ben már egy néhány fős cég is összefoglalhatja a működés folyamatait, szabályait, az együttműködés szokásrendszerét. Olyan dolgokat, amelyekkel a félreértések számát tudják csökkenteni. Ezáltal kevesebb konfliktus és kevesebb stressz lesz a cégnél.

Hogyan lehet elérni, hogy a munkatársak komolyan vegyék ezt a dokumentumot?

Jó vezető megbeszéli a kollégákkal, hogy azért hozzák létre ezt a szabályrendszert, hogy mindenkinek könnyebb és átláthatóbb legyen a működés. Minden munkahelyen vannak szempontok, amelyek az ott dolgozóknak fontosak. Nézzük meg a kávészünet kérdését! Ha valaki egész nap kávézik, az lehet, hogy másokat zavar. Az SZMSZ-ben rögzíthető, hogy hány kávészünetet tarthatunk egy nap. Fontos, hogy az elkészített SZMSZ-t a bevezetéskor megismertessük a munkatársainkkal. Azt szoktam javasolni, hogy a cégvezető vagy egy erre alkalmas kolléga – például a HR-es –, egy workshopon dolgozza fel a kollégákkal a dokumentumot. Így mindenki megismeri és ezzel nyilvánvalóvá tesszük, hogy ez valóban fontos.

Írásban is el kell fogadtatni az SZMSZ-t?

Érdemes, igen. Ezt általában az SZMSZ megismertetésekor szoktuk megtenni. Vagy új belépők esetében a munkaszerződés aláírásakor. Ha már lefektettük az együttműködés szabályait, akkor vegyük is azokat komolyan. Ez megkönnyíti a mindennapokat, mert minimalizálja a feltételezéseket és félreértéseket, vagy például ha esetleg vannak a cégnél nagyhangú véleményvezérek, akik másképp gondolnak, akkor őket is visszafogja egy picit, segíti az alkalmazkodásukat a rendszerhez.

Mit tegyünk, ha az SZMSZ-t valaki rendszeresen nem tartja be?

Csak akkor szabályozzunk valamit, ha azt következetesen be is tartatjuk. Ha vannak a közösségben lefektetett normáink és azokat rögzítettük, de egy kolléga rendszeresen megszegi azokat, akkor meg kell kérdezni tőle, hogy mi az oka a viselkedésének. Meg kell kérni, hogy tartsa be a közös szabályokat. Egy vezető nem jó vezető, ha bárkivel kivételt tesz és elnézi a normaszegést. Még a leghatékonyabb kollégával sem szabad kivételezni, mert ezzel negatív folyamatokat indítunk el: mások is úgy gondolhatják, hogy „itt mindent szabad”. Az SZMSZ-ben le kell írni, hogy mivel jár a szabályok be nem tartása. Többszöri figyelmeztetés után akár fegyelmit is adhatunk, ez pedig már egy munkajogi   eszköz, amely egy későbbi felmondásnál jogszerűen lehet rá hivatkozni. Fontos, hogy lássák a kollégák, hogy van egy következetesség, hogy ezt a szabályozást komolyan kell venni.

Új kollégák belépését megkönnyítheti egy jó SZMSZ?

Igen. Nagyon sokszor előfordulnak az újak esetében az „én azt hittem, hogy ennél a cégnél az van, hogy…” típusú mondatok. Ezeket minimálizálja egy SZMSZ, hiszen ha a kolléga elolvassa, akkor már nem mendemondák alapján következtet a dolgokra. Egy vállalkozás SZMSZ-e ideális esetben éppen azokat a szempontokat tartalmazza, amelyek a hétköznapi működésnél fontosak. Ezáltal egy ilyen dokumentum a beilleszkedést is segíti. A szervezeti kultúrát idő megismerni, ezt a folyamatot fel tudja gyorsítani az SZMSZ. Mint ahogy az SZMSZ-ben található szervezeti ábra is megkönnyíti az eligazodást az új munkavállaló számára. 

Ha a vezető szemszögéből vizsgáljuk a kérdést, neki személy szerint miért jó, ha van a cégnek SZMSZ-e?

Mert olyan dolgokat lehet benne szabályozni, amely az ő mindennapjait is megkönnyíti. Ha le van írva valami, akkor azt már nem kell újra- és újra elmondania. Például azt, hogy hogyan kell jelezni a szabadságigényt, vagy, hogy hány napon belül kell ajánlatot készíteni, ha ügyféligény keletkezik. Egészen széles spektrumon mozoghatnak a témák. Ha lefektetjük a szabályokat, akkor konfliktus esetén elkerülhető a veszekedés. Megfigyelhető, hogy sokszor prekoncepciók és feltételezések vitatkoznak egymással. Ez egy vezetőnek csak rabolja az idejét. Ez elkerülhető egy SZMSZ-szel.

Krízishelyzetekben is jó, ha ismerjük az SZMSZ-?

Igen, a szervezeti és működési szabályzatban érdemes rögzíteni, hogy kihez lehet fordulni bizonyos helyzetekben. A kollégák előtt ismertek a csatornák, hogy bizonyos helyzetekben kit lehet mobilizálni. Nagyon jól lehet arra használni az SZMSZ-t, hogy a delegálásnak a szokásrendszerét kialakítsuk a cégben. Ez is megkönnyíti a főnök és beosztottak közötti elvárások kommunikációját.

Jellemző, hogy egy munkahelyen szokások alakulnak ki, amelyet nem mindenki érez helyesnek, s ebből konfliktusok keletkeznek. A mindennapi szokásjogon alapuló dolgok is szabályozhatók?

Kisebb vállalkozásoknál abszolút ajánlott a szokásjogon alapuló dolgokat szabályozni. Amit a törvény szabályoz, azt úgyis törvényesen csináljuk. De ami a pszichológiai szerződés része egy munkaviszonynál, az gyakran kétségekkel és kérdésekkel teli. Egy KKV esetében ez olyan, mintha az együttélés szabályait fektetnénk le. Egyértelműsíteni lehet, hogy mondjuk szabad-e a számítógépnél ebédelni, de akár etikai dolgokat, vagy az öltözködés szabályait is rögzíthetjük stb.

A szervezettség dokumentumban való rögzítése javítja egy cég megítélését?

Abszolút. Az, hogy milyen szabályozottsági szint van egy vállalatban, az az ügyfelek, a megrendelők felé is pozitív. Megmutathatjuk nekik, hogy hogyan dolgozunk, miként működünk együtt a szervezeten belül és kívül, ők pedig eldönthetik, hogy mit gondolnak erről, megfelel-e ez nekik.  Nagyon sokat jelent egy jó SZMSZ, elkészíteni pedig nem nagy vállalás.

Esetleg érdemes a honlapunkon is közzétenni az SZMSZ-t?

Az nagyon jó benyomást kelt és menő, ha legalább egy vázlatot közzéteszünk a honlapunkon. Mert minden, amely arra mutat, hogy a mi vállalatunk tudatosan működik, az az ügyfelek számára pozitív lehet. Nyilván üzleti témákat ne osszunk meg nyilvános felületeken, de erre odafigyelve, az SZMSZ nyilvánossá tétele nagyon jó ötlet.

Hogyan kezdjünk hozzá a dokumentum megalkotásához? Mik a legfontosabb lépések az SZMSZ készítés során?

Először végig kell gondoljuk a folyamatokat, azt, hogy a cég életében mik a fontos szempontok. A vezető első és legfontosabb feladata, hogy vázolja saját maga számára, hogy aktuálisan mi a vállalkozásának a célja, hogyan működik a szervezet jelenleg. Majd ezt szét kell szedni tartalmi blokkokra és fel kell állítani egy fontossági sorrendet. Szabályozhatjuk például a belső működést, az ügyfelekkel való működést, a munkához kapcsolódó egyéb dolgokat (pl a szabadságolás vagy egymás helyettesítése), felsorolhatjuk a követendő értékeket, üzeneteket fogalmazhatunk meg. Ezenkívül etikai dolgok is bekerülhetnek az SZMSZ-be, illetve akár az öltözködés is kaphat egy bekezdést. Ha pedig megjelenik egy új szempont, mint például a home office, akkor annak lehet készíteni egy kiegészítő mellékletet. Amit nem a szervezeti és működési szabályzatban foglalunk össze – mint pl. a baleset- és tűzvédelem -, azok külön dokumentumban szerepelnek.  De lehet rájuk hivatkozni az SZMSZ-ben.

Ha ezt olvasva egy cégvezető úgy gondolja, hogy ez nem is olyan nehéz, s elhatározza, hogy ő maga ír egy SZMSZ-t, akkor jó úton halad?

Az mindenképp jó, ha felismeri, hogy szükség van SZMSZ-re. Azonban nem javaslom, hogy teljesen egyedül készítse el. Egy vezetőnek legyenek témái, amelyeket strukturál, de jobban teszi, ha ezekről megkérdezi a kollégáit is. Ha hosszú távra tervez a munkatársaival, akkor érdemes bevonni őket, mert úgy érzik, hogy ők is részt vesznek a cég alakításában, fejlesztésében.

Tanácsadók is segíthetik a munkát?

Hasznos lehet tanácsadó bevonása, jelentősen fel tudja gyorsítani a folyamatot. Tudunk adni mintát, elmondjuk, hogy milyen szempontok vannak. Egységes sablon nem létezik, mert látni kell, hogy az adott vállalkozásnak milyen szintű szabályozottságra van szüksége.

Top 5 téma, amit érdemes érinteni egy cég SZMSZ-ében:
  1. A vállalkozás szervezeti felépítése, feladat- és hatáskörök megoszlása
  2. Az ügyfelekkel való együttműködés szabályai
  3. A munkához kapcsolódó egyéb dolgok, mint például a munkaidő, a napközbeni szünetek, az étkezési szokások, a szabadságigények leadása.
  4. Követendő értékek rögzítése. Ilyen lehet például a környezeti fenntarthatóság elve, a hátrányos helyzetűek segítése, egyéb társadalmi felelősségvállalás.
  5. Etikai célok, irányok összefoglalása.

A cikk elkészülését a Telekom saját gyártású sorozata, a Marsra magyar! inspirálta, ami egy kisvállalkozás mindennapjait, kihívásait, nehézségeit, sikereit mutatja be. Főszerepekben: Csőre Gábor, Badár Sándor és Stefanovics Angéla. A sorozatot az  Index.hu-n követhetitek.

Szerző:
Lakatos Katalin – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Átlag értékelés 4 / 5. Összes értékelés: 1

Legyél te az első, aki értékeli a cikket!

Címkék

Oszd meg a cikket!

    Iratkozz fel hírlevelünkre!

    Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


    Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.

    Ha szeretnél ehhez hasonló tartalmakról értesítést kapni, akkor
    regisztrálj a hírlevelünkre!

      Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


      Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.