Ha egyetlen alkalmazottad van, vagy öt, esetleg ötven, a jó kommunikáció ugyanolyan fontos. Ez az alapja a munkatársak motiválásának, a pontos feladatkiosztásnak, a konfliktuskezelésnek, de saját szakmai hitelességed megteremtésének is.
Ha vállalkozol, ha céget vezetsz, a munkaidőd jelentős részét a kommunikáció teszi ki. Kommunikálsz az ügyfelekkel, a partnerekkel és a megrendelőkkel. Amikor e-mailt írsz, és amikor a közösségi médiában posztolsz, és akkor is, amikor a nálad dolgozókkal beszélsz akár egy értekezleten, akár egy kávé mellett. Kommunikálsz, amikor az év végén beszédet, pohárköszöntőt mondasz a munkatársaidnak – vagy azzal is, ha elsunnyogod a karácsonyi köszöntőt. És kommunikálsz akkor is, amikor a szakmai anyagot mutatod be egy pályázat elnyeréséért folytatott versenyben.
A vezető kommunikációján múlik, hogy a munkatársak
- megértik-e, mi a cég stratégiája, és mi az ő feladatuk, felelősségük;
- megértik-e, miben hibáztak, és azt legközelebb hogyan orvosolhatják;
- megfelelő visszajelzéseket és kellő motivációs lökést kapnak-e, hogy még jobbá, hatékonyabbá váljanak munkájuk során;
- emberileg és szakmailag elfogadják-e a vezetőt vezetőnek;
- belebonyolódnak-e fölösleges és sehová sem vezető személyes és szakmai konfliktusokba.
Ez a partnerekkel folytatott gyümölcsöző kapcsolat alapja is, hiszen jellemzően a cég első embere az, aki a külvilág felé képviseli a vállalkozást és annak értékeit. A kommunikáción áll vagy bukik szinte minden.
A hatékony vezetői kommunikáció
- pontos és egyértelmű,
- helyzethez igazított,
- lehetőséget ad a kérdések felvetésére, visszajelzések megtételére,
- nem engedi elburjánzani a fölösleges köröket, kérdéseket, vitákat,
- betartja a cég írott és íratlan belső kommunikációs szabályait,
- nem tartalmaz követhetetlen vagy a korábbiakkal ellentétes utasítást (vagy ha igen, megindokolja, hogy erre miért van szükség),
- folyamatosan fejlődik, mert nem zárkózik el az új technikák bevezetésétől, alkalmazásától,
- egyértelműen megkülönbözteti a szakmai és a magánjellegű társalgást.
Négy ok, amiért a vezetőknek kötelező kommunikálniuk
1. Információközlés és -közvetítés
Ez napi feladat, és elengedhetetlen ahhoz, hogy a kollégáid az aktuális céloknak megfelelően végezhessék a munkájukat, és minden olyan adattal, tényezővel tisztában legyenek, amely befolyásolhatja a tevékenységüket.
Ha például a megrendelőd vagy a partnercég vezetője szabadságra megy, ezért a szállítás vagy szolgáltatás időpontja későbbre tolódik, és ez az információ hozzád fut be, de nem közlöd időben a szállításért felelős munkatársaddal – fölösleges munkát és költséget okozol a saját csapatodnak.
2. Információszerzés
Vezetőként elsősorban a te feladatod, hogy beszerezd az aktuális piaci információkat. A céged működését érintő jogszabályi változásokkal, a versenytársaid mozgásával és a közeljövőben várható projekteket befolyásoló tényezőkkel is tisztában kell lenned. Az információszerzés a napi feladataid egyike.
Ebbe a kategóriába tartozik például az állami szervekkel folytatott hivatalos levelezés egy európai uniós pályázat kapcsán vagy egy jogértelmezési véleménykérés.
3. Kríziskezelés
Kríziskommunikációra akkor van szükség, ha váratlan és súlyos probléma merül fel akár a munkatársaid között, akár a partnereiddel, ügyfeleiddel folytatott munka során. Ideális esetben ez nem tartozik a napi feladatok közé.
A cél a kedélyek megnyugtatása és a probléma higgadt, konstruktív megoldása.
Ha egy munkahelyi vita személyeskedésig fajul, vagy egy hibás teljesítés nyomán a feldühödött ügyfél a közösségi média felületein ócsárolja a cégedet, be kell avatkoznod.
4. Motiválás, csapatépítés
Vezetőként te döntöd el, mikor, milyen formában és mennyi kommunikációra van szükség ahhoz, hogy a kollégáid minél nyitottabban és kiegyensúlyozottabban, tanulásra, fejlődésre készen, egymás keze alá dolgozva töltsék a munkaidejüket.
Motiválásra rengeteg lehetőséged van a reggeli értekezleten elmondott rövid lelkesítő beszédtől az egész hétvégés, wellness-szállodában vagy extrém körülmények között tartott csapatépítő tréningig.
Ne feledd! A kommunikáció az egész céged működésére hatással van, és befolyásolja azt is, mennyire leszel a jövőben sikeres. Jó hír, hogy a kommunikáció tanulható, a kommunikációs képesség is fejleszthető.
Következő cikkünkben adunk néhány tippet, hogyan tudsz jobban kommunikálni a csapatoddal!Mondd el véleményedet a cikkről
