’Mi csak egy kkv vagyunk, nem való nekünk olyan úri huncutság, mint a szervezetfejlesztés!’ – ez egy tipikus mondat vállalkozásvezetőktől, de tegyük hozzá gyorsan, tévedésen alapszik. Mindegy, hogy egy autószerelő műhelyről, egy szépségszalonról vagy egy gyártó nagyvállalatról beszélünk, bármelyiknél felmerülhetnek olyan problémák, amelyek akadályozzák a hatékony működést és a szervezet egészére kihatnak. Fluktuáció, nem megfelelő belső kommunikáció, hiányzó vezetői készségek – és folytathatnánk a sort. Kertész Lilla szervezetfejlesztési szakértővel áttekinthetjük, kinek való egy ilyen folyamat, milyen eszközökből állhat és mi mindenre adhat megoldást.
Nincs különösebb limitje annak, hogy mekkora létszámú, vagy milyen iparágban ténykedő cégnek lehet szüksége szervezetfejlesztésre – akármennyire is gondolnánk azt, hogy ez valami bonyolult, a multik világából való fogalom. Kertész Lilla szervezetpszichológus és business coach így határozza meg, hogy mit is jelent pontosan a szervezetfejlesztés: „A szervezet hatékonyságának, eredményességének szisztematikus, tervezett és tudatos javítását jelenti, a szervezet struktúrájába, folyamataiba, kultúrájába és emberi erőforrásaiba történő beavatkozások révén. A cél az, hogy növeljük a szervezet azon képességét, hogy a belső és külső tényezőkre reagálva alkalmazkodni és változni tudjon, elérje kitűzött stratégiai céljait. Egyszerűbben megfogalmazva, a szervezetfejlesztés nem más, mint célzott, tudatos beavatkozás a vállalkozás folyamataiba és működésébe azokon a pontokon és területeken, amelyek akadályozhatják a cég hatékonyságát és növekedését, vagy amelyek például kevésbé teszik vonzóvá a cégeket a már meglévő vagy jövőbeli munkavállalók részére.”
Ha ez még mindig bonyolultan hangzik, villantsunk fel néhány eszközt, amellyel a szervezetfejlesztés dolgozik: tréning, coaching, vezetői készségek fejlesztése, workshop. És ha nehezen is képzeljük el, szervezetfejlesztésre akár egy szépségszalonnak vagy egy autószerelő műhelynek is szüksége lehet. A szakértő szerint ugyanis ez a folyamat bármilyen méretű és bármilyen iparágban tevékenykedő cégnek hasznos lehet, legyen szó egy startupról, kkv-ról vagy multinacionális vállalatról: „Egy szépségszalon esetében ugyanúgy szóba jöhet a szervezetfejlesztés szükségessége, mint egy 100 alkalmazottat foglalkoztató termelő vállalatnál. Általánosságban elmondható, hogy körülbelül 20 fős cégméret esetén fogalmazódik meg először tudatosan az igény, hogy külső vagy belső tanácsadóval dolgozzanak együtt fejlesztési programokon. Különösen akkor igaz ez, ha a vállalkozás további bővülést, növekedést tervez rövid időn belül.”
A szervezetfejlesztés végső célja egy egészséges és produktív munkakörnyezet kialakítása, amely lehetővé teszi a munkatársaknak, hogy a lehető legjobb teljesítményt nyújtsák. Márpedig melyik cégtulajdonos ne szeretné, ha a beosztottjai között még hatékonyabb lenne az együttműködés, és a személyes teljesítmények még inkább hozzájárulnának a cég sikereihez? A kérdés már csak az, hogy mi lehet az a pont, amikor úgy dönt a cégvezető, hogy szervezetfejlesztő szakemberhez fordul.
Hogyan merülhet fel, hogy szervezetfejlesztésre van szükség?
„A szervezetfejlesztés igénye számos belső és külső tényezőből eredhet. Egyes esetekben a vállalaton, vállalkozáson belülről érkezik a felismerés, míg más esetekben külső szakértők vagy tanácsadók hívhatják fel rá a figyelmet. Gyakran előfordul azért, hogy egy cég maga ismeri fel, hogy a meglévő folyamatok már gátolják az eredményességet, és ezért új megoldásokra van szükség a további fejlődéshez. Egy külső tanácsadó pedig objektíven látja azokat a folyamatokat, amelyekben szervezetben dolgozók benne vannak, így képes arra, hogy új megközelítéseket, nézőpontokat adjon” – világít rá Lilla, hogyan indulnak legtöbbször a szervezetfejlesztési projektek.
A szakember meg is nevez néhány olyan konkrét esetet, amikor a cégvezetők maguk felismerik, hogy külső segítségre lesz szükségük egy-egy probléma megoldásához:
1. Teljesítményproblémák: Ha egy vállalkozás azt tapasztalja, hogy például csökken a termelékenysége, romlik a munkamorál, vagy megnő a fluktuáció, az arra utalhat, hogy a szervezet struktúrájával, kultúrájával vagy folyamataival kapcsolatban alapvető problémák állnak fenn, amelyekkel foglalkozni kell. Ez pedig egy pékségben ugyanúgy előfordulhat, mint egy kommunikációs ügynökségnél.
2. Stratégiai változások: Előfordulhatnak a cég életében olyan nagy változások, mint amilyen egy fúzió, vagy rendkívül gyors növekedés, esetleg az üzleti stratégiában bekövetkező változások. Ilyenkor át kell alakítani a belső folyamatokat annak érdekében, hogy az új célok is elérhetők legyenek. Például, ha egy vállalkozásban dolgozók létszáma egy-két év alatt megduplázódik, az merőben átszabhatja a belső folyamatokat.
3. Munkavállalói visszajelzések: Cégen belülről is érkezhetnek olyan jelzések, amelyek rávilágítanak arra, hogy melyik területtel van gond. Lehet ez a nem megfelelő belső kommunikáció, vagy a lassú döntéshozatal, esetleg az innováció hiánya – mindegyik esetben változtatásra van szükség ahhoz, hogy javulhasson a teljesítmény.
4. Iparági változások: Vannak olyan iparágak – mint amilyen például az IT, a digitális technológia – amelyeknél gyakoriak változások. Ilyenkor a versenyképesség megőrzése érdekében fejleszteni szükséges.
Mennyi időt szánjunk egy szervezetfejlesztési folyamatra?
Teljesen különböző lehet, mennyi ideig tarthat egy-egy szervezetfejlesztési folyamat – ez függ a szükséges beavatkozások összetettségétől, a résztvevő személyek számától, a projekt nagyságától, és attól is, hogy a meghatározott célok és változás az egész szervezetet érinti-e vagy annak csak egy egységét. Lilla azt mondja, hogy a szervezetfejlesztési programok nagyon változatosak lehetnek, de van egy nagyjából kiszámítható menetrend: „Egy ötlépéses folyamatra számíthatunk cégvezetőként vagy HR vezetőként:
1. Kapcsolatfelvétel és első konzultáció: egyeztetés a célokról, keretekről, mit szeretnénk elérni a közös munka során, mivel lenne elégedett a vállalkozó a program végén.
2. Konzultációk és felmérés, diagnosztika: szükség esetén a program kidolgozása előtt információk gyűjtése interjúk vagy egyéb diagnosztikai módszerek révén.
3. A program összeállítása, kidolgozása: a szervezetfejlesztő szakértő itt konkrét megoldási lehetőségeket, programokat vázol fel.
4. Szervezet-fejlesztési program, intervenció megvalósítása.
5. Utánkövetés.”
Amíg egy business coaching folyamat 5-9 alkalmat igényelhet, a készségfejlesztésre néhány tréningalkalom vagy workshop során is sor kerülhet. Egy tréning jellemzően egy-három teljes napot vesz igénybe, míg a workshopok pár órás elfoglaltságot jelentenek. Ha összetettebb szervezetfejlesztési projektről van szó, akkor többféle elemet, programot kell összehangolni, ilyenkor akár az egy éven át, vagy még tovább tartó együttműködés sem elképzelhetetlen a tartós eredmények elérése érdekében.
„Minden szervezetnek szembe kell néznie a növekedéssel, a változással és az alkalmazkodással kapcsolatos kihívásokkal, függetlenül a mérettől vagy az iparágától. Általános jó tanácsként elmondható, hogy érdemes előre tervezni és gondolkodni, és meghatározni a cég fejlődésének útját és szakaszait, ebbe pedig érdemes beletervezni előre egy szervezetfejlesztési programot a lehető leggördülékenyebb fejlődés érdekében” – javasolja a szakértő. Lilla azt is kiemeli, hogy a kis- és középvállalkozások különösen nagy hasznát vehetik a szervezetfejlesztésnek, mivel épp azokat a képességeket szerezhetik meg és azokat a folyamatokat építhetik ki, amelyekre szükségük van ahhoz, hogy versenyképesek legyenek a piacon.
Mi kell ahhoz, hogy a befektetett energia megtérüljön?
Na de mi kell még a nyitottságon és elszántságon kívül, hogy a szervezetfejlesztés valóban jól működjön? Először is nem árt, ha egyértelmű és világos célokat tűz ki a vállalkozás azzal kapcsolatban, hogy milyen eredményeket szeretne elérni. Csak így várható el, hogy a cégen belül mindenki összehangoltan a cél megvalósításáért dolgozzon. A nyitott és transzparens kommunikáció is nagyon fontos, mondhatni kritikus tényező. Előfordulhat ugyanis, hogy a szervezetfejlesztés során kétségek, kérdések, problémák merülnek fel, amelyekre csak akkor lehet megoldást találni, ha egyértelmű a kommunikáció arról, hogy miért alaptalanok a félelmek. Ha a cég támogatja a munkavállalóit a szervezetfejlesztési folyamat során – például képzéssel, coachinggal, mentoringgal – akkor elősegíti a változásokhoz való alkalmazkodást, a szükséges új készségek fejlesztését. Minden változás rugalmasságot igényel, azok a vállalkozások, amelyek rugalmasak és jobb az alkalmazkodóképességük, nagyobb valószínűséggel lesznek sikeresek. Azt pedig nem árt mérni, hogy pontosan mit is jelent a sikeresség – ezek a mérések tudják biztosítani azt, hogy a kezdeményezés helyes irányban haladjon.
Megvan tehát az akarat a változtatásra, társul hozzá célmeghatározás, világos kommunikáció, kollégák támogatása, alkalmazkodóképesség és mérés. Lássuk, hogy pontosan milyen változást lehet előidézni! Lilla többféle példát is sorol: „A szervezetfejlesztés segíthet a munkamorál javításában úgy, hogy hatékony kommunikációs csatornákat alakít ki és bevonja a munkavállalókat. Ha a belső kommunikációval adódnak problémák a cégen belül, akkor elősegíthető az egyes részlegek, csapatok közötti párbeszéd javítása, hatékony visszajelzési mechanizmusok kiépítése. Ha hirtelen növekszik egy szervezet, gyakori probléma lehet a megfelelő menedzsment vagy a középvezetői réteg hiánya. A szervezetfejlesztés támogatja a vezetőket vagy éppen leendő vezetőket az egyéni stílusuk megtalálásában, a vezetői készségek fejlesztésében. A konfliktusok kezelésére is megoldást nyújthat, ahogy az alacsony teljesítmény javítására is kínál eszközöket. Ha pedig a vállalkozáson belül felmerül bizonyos készségek hiánya, akkor a szervezetfejlesztési program segítheti a tudás elsajátítását, új stratégiák megismerését, munkatársak készségeinek fejlesztését.”
Nézzünk néhány konkrét példát, milyen helyzetekben tud pozitív változást előmozdítani a szervezetfejlesztés!
“Egy szépségszalon esetén például lehet nagy a fluktuáció. Első lépésként ebben az esetben érdemes feltárni a fluktuáció okait és azt, hogyan viszonyul ehhez a cégvezető. Talán nagy a versengés a munkatársak között? Lehet, hogy elmérgesedett a pletyka-kultúra és az esetleges konfliktusok nem nyíltan, hanem egymás háta mögött zajlanak? Ebben az esetben fontos, hogy a cégvezető felismerje a fejlesztés szükségességét ahelyett, hogy azt mondaná ‘nálunk már csak így mennek a dolgok, ezt el kell fogadni’” – említ egy plasztikus példát Lilla.
Első lépés tehát a vezetőség bevonása, és a fluktuáció gyökérokainak feltárása, majd azután következhet a célzott beavatkozás: “Lehet mérsékelni a pletyka-kultúrát azáltal, hogy a nyílt kommunikációt lehetővé tesszük, ehhez megfelelő fórumokat, platformokat biztosítunk. Kialakítunk egy elismerés-kultúrát, ahol a versengés nem akadály, hanem motiváló, sportszerű és egészséges a fejlődés tekintetében” – emeli ki a szakértő. Ami pedig a konkrétan bevethető módszereket illeti: elsőként fel kell tárni a probléma gyökerét, akár megfigyeléssel, akár a munkatársakkal készített interjúk segítségével. Utána konkrét folyamatok és rendszerek kialakítása következik, mint amilyen egy hatékony, megoldásfókuszú értekezlet, vagy egy jól működő kommunikációs csatorna bevezetése. Elképzelhető még fejlesztő program, workshop, kommunikációs tréning is, hogy a csapat megismerhesse a megoldásfókuszú módszertant és könnyebben beépítse a szalon életébe.
Egy e-kereskedelmi cégnél előfordulhat, hogy a növekedés gyors, mondhatni váratlan. A pandémia miatt kialakult változások miatt láthattunk már több ilyen esetet. Lilla azt javasolja, hogy érdemes felkészülni a hirtelen növekedésre és bővülésre, legyen szó bármilyen gyors változásokhoz alkalmazkodni kényszerülő vállalkozásról. Informatikai, szoftverfejlesztő cégek, startupok abszolút ide sorolhatók. “A leghatásosabb felkészülés, ha a menedzsment már korán észleli a szervezetfejlesztés szükségességét és beletervezi ezt a folyamatot a költségvetésébe és a növekedési görbéjének tervezésekor is. A gyors fejlődés miatt több új munkavállaló érkezhet, de lehet, hogy új munkakörök is létrejönnek ennek következtében. Ha a cég nem szeretné, hogy ez a hirtelen változás káoszt eredményezzen, fontos, hogy előre kiépített rendszerek és folyamatok mentén, stratégikusan történjen ez a növekedés. A menedzsment készítsen tervet arra, hogy melyik évben vagy negyedévben hány főt szeretne alkalmazni és milyen pozíciókban, és ez jár-e strukturális változásokkal. Szükség lesz egy középvezetői réteg kialakítására és az ő oktatásukra, hogy a középvezetők vagy team leadek a cég szemlélete és értékrendszere mentén képviseljék a céget. Hasznos lehet a vezetői coaching, hogy a vezetők megtalálják azt a vezetői stílust, amely hiteles, ugyanakkor illeszkedik a szervezeti misszióhoz is. A vezetői készségeket pedig tréningprogramokkal vagy gyakorlat-orientált self-leadership workshopokkal lehet elősegíteni.”
Még egy javítóműhely esetében is előfordulhat, hogy külső szakértő bevonására kerítenek sort. Például egy szervezetpszichológus vagy egy business coach segíthet a vállalkozásvezetőnek – mert nemcsak az irodai munkáknál jöhet szóba az ő szerepük. Hogy miért is? Lilla megadja a magyarázatot: “Ami a nagy- és közepes vállalatok esetén a ‘vezetői magány’, azt a kisvállalkozásoknál ‘vállalkozói magánynak’ nevezzük. Ez az a jelenség, amikor a vállalkozó egyedül érzi magát, a környezetében, a barátai és a családja körében inkább alkalmazottak vannak, így nincs olyan, aki megértené, hogy a vállalkozó milyen kihívásokon és nehézségeken megy keresztül, ezért egyedül van a vállalkozás-építésben. Ebben az esetben is nagyon sokat segíthet, ha van egy business coach vagy szervezetpszichológus, akivel a vállalkozó meg tudja osztani az aktuális kihívásait és közösen tudják azokat áthidalni és megoldásokat kidolgozni.”
Szerző:
Ganzler Orsolya -Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
