Így állítsd be céges Microsoft 365 fiókodat 10 perc alatt

Bejelentkezés, felhasználók felvétele, licenc kiosztás, domain, közös postafiók… Kifejezések, melyekkel – első ránézésre – IT-s kollégákhoz futnánk segítségért a legtöbb esetben. Mégis vannak egyszerű, tanulható informatikai megoldások, amelyekkel megkönnyíthetjük mindennapjainkat és vállalkozásunk digitális jelenlétét.

A Helló Biznisz szakértői sorozatunkban ezúttal Katona Tamás, a Magyar Telekom digitális transzformációs szakértőjének előadását foglaltuk össze nektek arról, mik az első teendőink akkor, amikor saját céges e-mail rendszerünk kialakításához és működtetéséhez, vagy online csoportmunkához felhőszolgáltatásokat szeretnénk igénybe venni. Ha nincs saját rendszergazdánk, akkor sem kell megijednünk attól, hogyan hozzuk létre fiókunkat, hogyan kezeljük a használatára jogosult felhasználókat, vagy attól, hogyan állítsunk be saját cégneves email „domaint”, azaz tartományt, hogy vállalkozásunk nevét még többen láthassák, megismerjék.

Irány a felhő!

„Nagyon sokan nem tehetjük meg, hogy vállalkozásunk indításakor azonnal jelentős IT-beruházást eszközöljünk, vagy, hogy minden problémás esetben ott üljön mellettük egy ügyes rendszergazda.” – kezdi előadását Katona Tamás, aki korábban több szakértői cikkben is felhívta már a figyelmet arra, hogy vállalkozásunk elindítása komoly IT beruházás nélkül bizony a felhőben kezdődik.

A Microsoft felhőszolgáltatásainak köszönhetően nem vagyunk egy irodához, egy számítógéphez kötve! Az interneten keresztül bármilyen típusú (tablet, PC, telefon) és rendszerű (IOS, Android, Windows) eszközről kezelhetjük a leggyakrabban használt alkalmazásokat, a levelezőprogramot, a naptárat, a Word-, az Excel-, vagy a PowerPoint-fájlokat. A világszerte lassan egy éve elterjedt home office-ban még hasznosabb lett a kapcsolattartás a Microsoft Teams-szel, amely a kommunikációs és csoportmunka eszközökkel (videokonferencia funkció, időpontegyeztetés-felületet, naptár, projektkezelés, feladatkezelés) segíti a cégek mindennapi működését. Ráadásul adataink, dokumentumaink tárolásához nem kell hatalmas költségeket igénylő szerverszobát kialakítanunk és fenntartanunk!

Kezdőlépések

A céges felhőszolgáltatások használata céges előfizetéssel kezdődik, ha ilyenünk még nem volt korábban, akkor ezzel egy új Microsoft fiókot kapunk.A Telekomnál havidíjas, közvetített szolgáltatásként vehetünk licenceket.

Image
Legyünk mi a rendszergazdák!

Az előfizetés megrendelése utáni visszaigazolásban egy felhasználónevet és egy jelszót kapunk a fiókhoz, amellyel be lehet jelentkezni a portal.office.com-on. A jelszót meg kell változtatni, innentől kezdve senki más nem tudhatja rajtunk kívül!

Image 1

Sikeres bejelentkezés esetén eljutunk az Office kezdőlapjára, ahol rögtön kapunk pár hasznos tippet. A program például jelzi, hogy a licencek nincsenek hozzárendelve a felhasználókhoz.

Image 2

Mivel az első felhasználó, a „rendszergazda” mi lettünk, így rögtön átmehetünk a felügyeleti központba. Ez az M365 Admin Center. Itt találhatók a hasznos funkciók a felhasználók kezeléséhez. Ha a központba belépve a baloldali menüben kiválasztjuk az Aktív felhasználókat, akkor láthatjuk, hogy milyen felhasználóink vannak. Elsőként a már meglévő felhasználóhoz kell rendelnünk a licencet. Ha rákattintunk a felhasználóra, akkor rögtön bejön jobbról egy ablak, amelyen a Licencek és alkalmazások-ra továbblépve hozzárendelhetjük azt a felhasználóhoz.

Image 3

Itt új felhasználókat is hozzáadhatunk, ha többen dolgozunk egy fiókban. Ehhez meg kell adnunk néhány alapadatot, például a felhasználó tényleges nevét, majd a felhasználónevet. Be lehet állítani azt is, hogy automatikusan készített, vagy ideiglenes jelszót kapjon a felhasználó.

Image 4

A hozzáadás befejezése gomb megnyomásával befejezhetjük a felhasználók felvételét.

Image 5

Az új felhasználó felvételéről értesítést kapunk, amelyben benne lesz a kiválasztott jelszó is, ezt mindenképpen meg kell osztanunk vele! A licencek hozzáadása után frissítsük az ablakot! Az új felhasználók innentől kezdve tudnak bejelentkezni a rendszerbe. Ezzel befejeződött az első fontos rendszergazdai feladatunk: beállítottuk a fiókban a felhasználókat, akik természetes személyek, és hozzájuk rendeltük a megvásárolt licenceket, amelyekkel ténylegesen használatba lehet venni a szolgáltatásokat. A számlázás/licencek menüpont alatt ellenőrizhetjük az elérhető licenc darabszámot. A viszonteladóktól vásárolt előfizetésekről nem jelennek meg információk a többi menüpontban, hiszen ezekről tájékoztatást a viszonteladó adhat.

Levelezőrendszer

A licenc hozzáadásával a kezdőlap is megváltozik az adott felhasználó számára. A baloldali menüben megjelennek új alkalmazások, így az Outlook is, amellyel rögtön tudunk levelezni is az onmicrosoft.com végű tartományunkkal.

Image 6

Ez az Outlook webes felülete. Hasonlít az asztali nézethez, és meg lehet változtatni az elrendezését.

Image 7

Jobbra fent láthatjuk, hogy melyik felhasználóval vagyunk bejelentkezve. A „fogaskerék ikonra” kattintva dizájn és elrendezési tanácsokat, illetve beállításokat választhatunk.

Image 8

Az Outlook összes beállításának megtekintése funkciónál lehet például megváltoztatni azt, hogy legyen egy automatikus e-mail aláírásunk, amit minden új üzenethez, és a válaszüzenetekhez is alkalmazunk.

Image 9
Saját cégneves tartománnyal jóval hitelesebbek lehetünk!

Céges e-mail címünk vége alapesetben onmicrosoft.com lesz, de vállalkozásunknak lehet egy saját cégnév.hu végű tartománya is. Ezt is be lehet állítani a fiókban, így lehet egy szép felhasználónév@cégnév.hu levelezési szerverünk a Microsoft fiók használatával. Egyrészt sokkal jobban is néz ki, hogy saját cégnevünk jelenik meg e-mail címként, másrészt sokkal hitelesebbek lehetünk ügyfeleinknek, partnereinknek azzal, hogy minden kommunikációs platformon látható vállalkozásunk neve.A Telepítő menüpont alatt találjuk a Tartományok almenüpontot, ahol új tartományt lehet hozzáadni.

Image 10

Ekkor végigvezet minket a varázsló a beállításokon. Ha már megtörtént a tartomány felvétele, akkor annyi a teendőnk, hogy kijelöljük és beállítsuk azt alapértelmezett tartományként a Beállítás alapértelmezettként funkcióra kattintva.

Image 11

Innentől kezdve az új felhasználók hozzáadásakor ezt használja majd a rendszer, ezzel jelentkezhetnek be a portal.office.com oldalon. Így a már aktív felhasználóknál is beállíthatjuk az új e-mail címeket. Ehhez rá kell kattintani a felhasználónév és email cím kezelés menüpontra.

Image 12

A felhasználóknak felvehetünk ún. „aliasokat”, is, amelyek több emailcím alternatívát is adnak. Ezek az „aliasok” természetesen ugyanannak a felhasználónak a postafiókjára mutatnak. Az egyszerűbb elnevezésekkel az ügyfeleknek könnyebb lehet megjegyezni felhásználónk/kollégánk e-mail címét. Ha több tartománynevünk van több brandhez, akkor is tudunk választani, hogy milyen kinézetű címről küldjünk leveleket.

info@… a megosztott postaládák
Központi postafiókra szinte minden cégnek szüksége van. A legtöbben az info@címet szeretnék általános ügyfél kapcsolattartásra, de hogy tényleg állandó legyen az ügyfélszolgálat, több kollégának kell ezeket a leveleket kezelni. Erre valók a megosztott postaládák, melyek licencet sem igényelnek. Ennek beállítását a Csoportok menüpont alatt találhatjuk meg, azon belül a Megosztott postaládák almenüpontban lehet létrehozni.

Központi postafiókra szinte minden cégnek szüksége van. A legtöbben az info@címet szeretnék általános ügyfél kapcsolattartásra, de hogy tényleg állandó legyen az ügyfélszolgálat, több kollégának kell ezeket a leveleket kezelni. Erre valók a megosztott postaládák, melyek licencet sem igényelnek. Ennek beállítását a Csoportok menüpont alatt találhatjuk meg, azon belül a Megosztott postaládák almenüpontban lehet létrehozni.

Image 13

A létrehozás után a következő teendőnk azoknak a kollégáknak a kiválasztása, akik kezelhetik a megosztott postafiókot. Innentől kezdve, ha az info@-ra küldenek levelet, akkor ők mind megkapják azt.

Image 14
Biztonság

Visszatérve a rendszergazda felületre, fontos, hogy lehetővé tegyük maximális biztonságunkat, hogy semmiképp se lophassák el a jelszavakat, vagy a felhasználók által használt adatokat.

Image 15

Ehhez a többtényezős hitelesítést érdemes beállítanunk. A Multi-Factor Authentication gombra kattintva a rendszer átvisz bennünket egy másik kezelőfelületre, amelyen semmi más dolgunk nincs, mint az összes felhasználót kijelölni, és engedélyezni a többtényezős hitelesítést.

Image 16

A felhasználóknak szintén érdemes használni a Microsoft Authenticator Appot, amely díjmentesen letölthető az iOS és az Android telefonokra is (ez Gmail, Facebook, és más helyek esetében is hasznos).

A szakértő arra is felhívja a figyelmet, hogy a kezdőlapon további tippeket és útmutatókat lehet találni, a Telekom ügyfelei pedig a +36-80-202-500-as telefonszámon munkaidőben mindig kaphatnak segítséget a legfontosabb beállításokkal kapcsolatban.

Image 17
5+1 tipp arra, hogyan boldogulhatunk az alapvető felhőszolgáltatások beállításával
  • Cégünk alapvető digitális működéséhez, hiteles e-mail fiókjához és más hasznos kommunikációs eszközökhöz használjuk a felhőszolgáltatásokat!
  • A Telekomnál egy hónapig érvényes, 25 licencet tartalmazó M365 próbaverziós előfizetést igényelhetünk, mellyel létrehozhatjuk céges fiókunkat, és elintézhetjük a végleges beállításokat. A próbaidő lejártakor új, érvényes licenccel minden beállítás megmarad.
  • Fiókunkhoz vásároljunk saját cégneves tartományt is, majd állítsuk be. Céges e-mailjeinkkel jóval hitelesebbek lehetünk!
  • Készítsünk közös használatú postafiókokat, melyek segítségével könnyebben, pontosabban kommunikálhatunk kollégáinkkal és ügyfeleinkkel!
  • Megfelelő beállítások mellett nem kell félnünk attól, hogy jelszavaink, cégünk adatai illetéktelen kezekbe kerülnek! A többtényezős hitelesítéssel, a biztonsági applikációk használatával tönkrement merevlemez, emberi hiba, vagy egy esetleges kibertámadás esetén sincsenek veszélyben dokumentumaink.

+1: A Telekomos ügyfelek számára a legfontosabb beállításokhoz munkaidőben díjmentes telefonos segítség kérhető a +36 80 202 500 telefonszámon, így 30 nap alatt még otthonosabban lehet „mozogni” vállalkozásunk új digitális platformján.

Szerző
Melczer Zsolt – Hello Biznisz szerkesztőség

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Írd le, mi meghallgatjuk!

Termékajánló

Oszd meg a cikket!

    Iratkozz fel hírlevelünkre!

    Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


    Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.

    Ha szeretnél ehhez hasonló tartalmakról értesítést kapni, akkor
    regisztrálj a hírlevelünkre!

      Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


      Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.