Az email folyamatok automatizálása a vállalkozások egy Jolly Jokere, ugyanis a rendszer bevezetése növeli a személyes és a céges hatékonyságot, csökkenti a költségeket és a hibalehetőségeket. Az automatizálás folyamatairól és a vállalkozások számára egyszerűen elérhető lehetőségekről Damjanovich Nebojsát, a Resend Agency ügyvezetőjét kérdeztük.
Nem túlzás azt állítani, hogy a rendelkezésünkre álló idő hatékony felhasználása az egyik legfontosabb készségünk az életünk valamennyi területén. A magánéletünkben a különböző szokások és rutinok, míg a munkánkban, a vállalkozásunkban az automatizáció adta lehetőségek jelentik a megoldást az egészséges hatékonyságra és a stressz csökkentésére, illetve az üzletileg is értelmezhető sikerre.
Egy vállalkozásban számos folyamat – például a pénzügyek, a marketing és sales, az ügyfélszolgálat, a HR-feladatok és email folyamatok – automatizálható. „Minden olyan vállalkozás esetén érdemes elgondolkodni az email automatizáció bevezetéséről, ahol már működik valamilyen hírlevélküldő rendszer” – válaszolta kérdésünkre Damjanovich Nebojsa, a Resend Agency ügyvezetője. A több mint két évtizedes szakmai tapasztalattal bíró szakember szerint különösen a B2B cégek esetében jelent ez fontos lépést függetlenül attól, hogy egyszemélyes mikro- vagy több kollégát is foglalkoztató vállalkozásról van szó.
Az automatizáció, mint tuning
Az erőforrások – különösen egy kisvállalkozás, vagy KKV esetén – gyakran szűkösen állnak rendelkezésre. Az emailek és az ezekkel összefüggő feladatok automatizálása ugyanakkor egy rendkívül hatékony erőforrás-kímélő megoldást, tuningot jelent. Egy ilyen rendszer bevezetése jelentős időmegtakarítást eredményezhet, amit a cégek vezetői és a kollégák átcsatornázhatnak például a stratégiai vagy kreatív feladatokra. Az email automatizáció nem elhanyagolható előnyét jelenti a költséghatékonyság, ami sok vállalkozás számára top 3-as szempontként jelenik meg; egy jól optimalizált és karban tartott rendszer csökkenti a költséges emberi erőforrások szükségességét, ami által a cég nem csupán a kiadásait csökkenti, hanem ezzel a megoldással a munkatársak számára lehetővé teszik a más területeken való kibontakozást. Mindezek mellett a hibalehetőségek mérséklése, a következetesség, a személyre szabott kommunikáció, a pontos analitika és így a valódi adatokon való elemzés és döntéshozatal lehetőségei mind az email automatizáció mellett szólnak.
Damjanovich Nebojsa szerint nagyot kockáztatnak azok a vállalkozások, amelyek piaca nagyobb 5-10 potenciális ügyfélnél. „A vállalkozások ennél általában sokkal nagyobb ügyfélkört szolgálnak ki és aki nem fektet hangsúlyt az email automatizációra – a folyamat bevezetésére és folyamatos optimalizálásra – azzal a kockázattal kell szembenézzen, hogy nem fog tudni minden érdeklődőnek megfelelő módon válaszolni, ezért problémái lesznek többek között az ügyfélszerzés terén” – hozott egy életszerű példát a szakember.
Persze az automatizált email folyamatok felépítése – például a marketing stratégiához vagy értékesítési folyamathoz hasonlóan – is precíz tervezést igényel. Most mutatjuk a tervezés legfontosabb lépéseit:
- Határozzuk meg a céljainkat, ami lehet például lead generálás, az értékesítés növelése vagy a meglévő ügyfelek megtartása.
- Azonosítsuk be a célközönségünket, végezzünk szegmentációt különböző szempontok – demográfiai jellemzők, viselkedés – alapján.
- Hozzunk létre automatizált munkafolyamatokat, amelyek részét jelenthetik az üdvözlő-, eseményemlékeztető-, születésnapi emailek vagy elhagyottkosár-értesítések.
- Hozzunk létre a vállalkozásunk arculatához, brandjéhez és üzeneteihez illeszkedő email-sablonokat.
- Folyamatosan teszteljük és optimalizáljuk az automatizált folyamatainkat a visszajelzések és a rendelkezésre álló rendszeranalitikai adatok alapján.
- Folyamatosan kövessük és elemezzük az emailek teljesítményét és szükség esetén finomítsuk a stratégiánkat.
„A cégek 90 százalékban azt a rendszert automatizálják, amivel korábban elkezdték a hírlevelezést” – osztotta meg tapasztalatait Damjanovich Nebojsa. A szakember szavaiból kiderül, hogy akik az email folyamataik automatizálása révén is szeretnék hatékony tuninggal megtámogatni a vállalkozásukat, elképesztően sok rendszer közül választhatnak. A Resend Agency ügyvezetője szerint jelenleg több mint 400 marketing szoftver érhető el a vállalkozások számára. Megemlített egy olyan weboldalt is, ahol a számunkra fontos szempontok alapján beállított szűrők segítségével megtalálhatjuk az ideális email automatizációs megoldásunkat.
A népszerű szoftverek közé tartozik többek között a MailerLite, a, Webgalamb, a Mailchimp, a Listamester és a HubSpot, valamint a GetResponse, a Sendinblue és a SalesAutopilot is. „A különböző rendszereket illetően elérhetők ingyenes és alacsony költségigényű, egyszerűen működtethető megoldások is” – hívta fel a figyelmünket Damjanovich Nebojsa. Ugyanakkor megemlített egy olyan külföldi, ingyenesen elérhető automatizációs rendszert is, amely komplexitása miatt a szolgáltató cég immár fizetős szakmai támogatását igényli. „Az elősre ingyenesnek tűnő megoldás így viszont már jelentős költségekkel járhat” – tette hozzá.
A választás alapszempontjai
Mivel a vállalkozások számára valóban sokféle lehetőség áll rendelkezésre, olykor talán nem is olyan egyszerű a megfelelő szoftver kiválasztása és az „ideális” megoldás megtalálása. Ugyanakkor a választáskor érdemes bizonyos alapszempontokra nagyon odafigyelni. Eszerint az ideális rendszer felhasználó barát kezelőfelülettel bír, lehetővé teszi a más üzleti rendszerekkel való integrációt, a szegmentálás és a személyre szabott célzást. Mindemellett támogatja az automatizált munkafolyamatokat, részteles és pontos analitikai eszközöket tartalmaz és a skálázhatósága révén képes a növekvő cég igényeinek a kiszolgálására is. „Sokféle rendszer létezik, ezek különbözőségét illetően már csak nüanszokról beszélgetünk” – fogalmazott Damjanovich Nebojsa.
A top 3-as tényező
A szakember ugyanakkor megjegyezte, hogy a kisebb cégek esetében erős befolyásoló tényezőt jelent az adott szoftver ára és a hatékony működtetés elsajátítására szánt idő és energia. „Hiába olcsó egy megoldás, mert ha a rendszer megtanulásához és kezeléséhez »PhD-fokozat« szükséges, akkor nem vásárolják meg” – hozott be egy fontos szempontot a cégvezető. „Viszont gyakran végeztem olyan auditot is kisebb cégeknél, ahol a szakmai javaslatainkat illetően az ár volt a meghatározó tényező és a cégvezető az alacsonyabb költségek mellett döntve inkább vállalta, hogy nem így nem tudja az előzetes tervei alapján százszázalékosan megvalósítani az automatizációs folyamatait” – hozott az árérzékenységre egy példát Damjanovich Nebojsa.
Szerinte a kisebb vállalkozások, cégek számára az email folyamatok automatizálása során az kell legyen a legfontosabb szempont, hogy mennyire könnyen és gyorsan sajátítható el az adott rendszer hatékony működtetése. Ugyanilyen fontos választ adni azokra a kérdésekre is, hogy ha bizonyos funkciókat nem tud egy vállalkozás kihasználni az elkövetkező 1-2 évben, akkor érdemes-e azokért fizetni, vagy hasonló időtávon mégis növekedés várható, akkor a vállalkozás bele tud-e nőni az adott rendszerbe, s képesek-e együttesen skálázódni jelentős hibák és elakadások nélkül.
Összefoglalva
- Az automatizált email folyamatok növelik a vállalkozás hatékonyságát.
- Az automatizált email folyamatok csökkentik a vállalkozás kiadásait.
- A vállalkozások számos ingyenes és fizetős szoftver közül választhatnak.
Szerző:
Lippai Roland – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
