Hatékony munkafolyamatok, az ismétlődő feladatok automatizálása, több idő az elmélyülésre – bármely vállalkozás számára ideálisan hangzó felállás. Hogyan érhető el ez a vágyott állapot? Digitalizációval! Hogy miért lehet hasznos egy cégnek a projektmenedzsmenthez alkalmazást igénybe venni, arról tapasztalt vállalkozókat kérdeztünk: Sajtos István nemcsak felhasználóként, hanem fejlesztőként is jól ismeri, milyen igények merülhetnek fel egy applikációval kapcsolatban, Juhász Benedek, a COMET ügyvezetője pedig ügynökségével együtt használja is azt az appot, aminek a létrehozásában közreműködött.
Amikor elindul egy vállalkozás, előbb-utóbb felmerülhet az igény, hogy a folyamatokat minél jobban lehessen koordinálni, elősegíteni a minél hatékonyabb működést. Tevékenységtől és a vállalkozó szakmai hátterétől függően eltérő lehet, hogy ki milyen megoldást választ: kockás füzetben vezeti a projektek alakulását, vagy inkább egy Excel-táblában, esetleg hajlik valamilyen digitális megoldás bevezetésére. Mielőtt elsőre azt gondolnánk, hogy a mi kis vállalkozásunknak nincs szüksége bonyolultnak tűnő applikációra, érdemes meghallgatni, mit mondanak azok a tapasztalt vállalkozók, akik már abszolút efféle eszközökre támaszkodnak, ha projektmenedzsmentről van szó.
Sajtos István pont ilyen vállalkozó: szakterülete az ügyfélközpontú agilis fejlesztés, ő maga fejlesztési területen aktív évek óta, nagy IT-projektekben működik közre. Társával, Hazai Andrással együtt pedig maga is részt vett egy projektmenedzselő applikáció fejlesztésében. Az Airnip névre hallgató alkalmazást elsősorban ügynökségek igényeire szabták.
De ha megvan az elszántság a digitalizációra, hogyan vágjunk neki?
“Induló vállalkozásként könnyű elveszni a kínálatban, rengeteg Software as a Service ígér megoldást egy-egy alfolyamat digitalizálására, érdemes azonban lépésről-lépésre haladni” – javasolja István. Hozzáteszi, hogy kezdetben az első igazi áttörés akkor jön el a vállalkozás életében, amikor már képes arra, hogy az összes ügyfele, vásárlója adatát a felhőben tárolja és emellett a főbb pénzügyi folyamataihoz is digitális megoldásokat használ. – “Ezen a ponton már szemmel látható idő megspórolható az adminisztráción, elkezdhetnek gyűlni az adatok a vállalkozás teljesítményéről, ritkulnak a papírmunkából adódó tévedések, és a partnerek is észreveszik, hogy egy egyre jobban szervezett céggel dolgoznak együtt. A jó hír az, hogy innen nincs visszaút, aki egyszer elmélyül a témában, mindig talál módot, hogy hogyan tudná a repetitív, adminisztratív jellegű munkafázisokat még inkább felgyorsítani digitális eszközökkel.”
Istvánék, miután már számos cégnek fejlesztettek alkalmazásokat, saját tapasztalataikra alapozva felismerték, hogy az ügynökségek sok esetben hasonló igényekkel rendelkeznek, ugyanazokra a problémákra keresnek megoldást. Így született meg saját fejlesztésű alkalmazásuk az Airnip, ami a használóit hozzásegíti a hatékonyabb munkavégzéshez, a gördülékenyebb projektmenedzsmenthez.
Miért érdemes az ügyfelek visszajelzéseire alapozni?
Ahogy István meséli, a beszélgetések, fejlesztések során felfedeztek egy mintát, amely alapján úgy tűnt, hogy ma a digitális ügynökségek hasonló problémákkal küzdenek: „Workshopra, interjúkra invitáltuk az ügynökségi munkatársakat és vezetőket, és közösen alakítottunk ki az Airnip koncepcióját: egy szoftvert, amely az ügynökségi munkafolyamatokra van szabva.”
A COMET stratégia-vezérelt digitális ügynökségként pontosan ismeri a napi ügynökségi munkában rejlő kihívásokat. Márkaépítéssel, üzlet- és szolgáltatásfejlesztéssel, kreatív designnal, digitális megoldásokkal foglalkoznak. Ahogy az ügyvezető igazgató és egyben egyik alapító, Juhász Benedek fogalmaz: „Partnereink digitális jelenlétének minden elemét képesek vagyunk összefogni. 2017-ben indultunk, 5mart Studio néven, azóta számos sikeres projektet tudhatunk magunk mögött, piacvezető vállalatokkal és startupokkal egyaránt volt lehetőségünk együttműködni. 2022-ben megújultunk, COMET néven folytattuk a megkezdett utat, immár teljes értékű digitális ügynökségként. Mára több mint 25 szakértő dolgozik nálunk, az árbevételünk szintje a tavalyi évben a 2020-ashoz képest megnyolcszorozódott.”
Épp az a cégméret, épp akkora csapat, ahol már könnyű elveszni a párhuzamosan futó projektekben. A gyors növekedés indukálta azt, hogy valamilyen digitális megoldásra támaszkodjanak a projektmenedzsmentben, árulja el Benedek: „Fejlődő, folyamatosan skálázódó digitális ügynökségként közvetlen tapasztalatunk volt a szervezési és projektmenedzsment kihívásokról, amelyekkel az ügynökségek, vállalkozások szembesülnek. Számos szoftvert kipróbáltunk felhasználóként a projektmenedzsment segítésére, jelenleg is több alkalmazást használunk a különböző folyamataink támogatására.”
Mi segítheti hatékonyabbá tenni a folyamatokat?
Ezek közül az egyik épp az Airnip, amellyel pont úgy ismerkedtek meg, hogy korábbi munkakapcsolatuk révén visszajelzéseikkel ők is segítették az új alkalmazás fejlesztését: „Eleinte csak az ötletelési fázisban vettünk részt, majd később minket kértek fel az Airnip arculatának megtervezésére, az alkalmazás UI/UX designjának megalkotására. Innentől magától értetődő volt, hogy a terméket mi is használni fogjuk.”
Az alkalmazás bevezetése a napi munkafolyamatokba nemcsak azért nem volt bonyolult, mert egészen kezdeti fázistól ismerhették az Airnipet, hanem mert az alapbeállításokon alig kellett változtatniuk, nem volt szükség arra, hogy személyre szabják a terméket. Az eszköz jól illeszkedett a már egyébként meglévő munkafolyamatokhoz.
„Az Airnip egy helyre csatornázza az ügynökségi folyamatokat, a briefinget, ajánlatkészítést, kapacitástervezést, projekttervezést és monitoringot. Egy olyan eszközt adunk az ügynökségek kezébe, amellyel átláthatják a munkafolyamatokat, a projektmenedzserek teljeskörűen elvégezhetik benne a munkaszervezési feladatokat. Átfogó képet rajzolhatunk a projektek állásáról és a szervezet általános állapotáról. Ez pedig segítheti az adatvezérelt stratégiai döntéshozatalt” – összegzi István, milyen előnyei vannak az általuk fejlesztett alkalmazásnak.
Sikeres fejlesztés magával hozza az ügyfél sikerét is?
A felhasználói oldalról Benedek máris hozzáteszi, hogy eddig abszolút pozitívak a tapasztalataik: „Jók az első benyomásaink, sikerült digitalizálnunk néhány olyan folyamatunkat is, amelyet korábban nem egy dedikáltan erre a célra készült megoldás segítségével menedzseltünk. A platform használatának legnagyobb előnyeit az ajánlatadási folyamatunk egyszerűsítésében, javításában találtuk meg. Látjuk azt is, hogy az Airnip előtt komoly lehetőségek vannak, ha a meglévő hasznos és jól átgondolt funkcionalitást bővíteni tudják.”
Istvánéknak pedig valóban nagy tervei vannak még az Airnippel: „A hazai piac szereplői főleg az ajánlatkészítő modulra és a projektmonitoring képességekre rezonálnak, így ezeken a területeken történtek eddig nagyobb fejlesztések. Például már lehet számlát generálni a felületen. Szeretnénk itthon megnyerni magunknak a lehető legtöbb ügynökséget ügyfélként, és a begyűjtött tapasztalatokkal tovább fejlődni, organikusan növekedni.”
Mivel az Airnip éppen a hatékonyságot segíti, átláthatóbbá téve a folyamatokat, az alkalmazást használó cégek is merhetnek nagyot álmodni – akárcsak a COMET. Benedek rövidtávú célként a szakértői közösségük további bővítését jelölte meg, de hosszabb távon a legfontosabb számukra az, hogy nemzetközi piacon is terjeszkedni tudjanak.
Sajtos István 3 legfontosabb tanácsa vállalkozóknak, mire érdemes ügyelni a folyamatok szervezésekor:
1. Próbáljuk meg automatizálni a személyes közreműködést nem igénylő feladatokat, hogy több energia maradjon a valóban fontos dolgokra
Minden vállalkozó tudja, hogy miben jó, miért őt keresik az ügyfelek és miért nem a konkurenciát. A fő cél, hogy erre a konkrét dologra a lehető legtöbb idő és energia maradjon és a vállalkozó ki tudjon teljesedni abban, ami a szenvedélye. Ehhez meg kell találnia azokat a munkafázisokat, amelyek: ismétlődőek, időigényesek és ahol nem a vállalkozó személyes közreműködése a hozzáadott érték.
2. Ne az érzéseinkre hallgassunk, támaszkodjunk adatokra!
A digitalizáció eszközt ad a vállalkozásoknak, hogy mérőszámokat kapjanak a folyamataikról. Ezek monitorozásával kézzelfogható visszajelzést kapunk a folyamatoptimalizálás eredményéről. Számok nélkül csak az érzéseinkre hallgathatunk, amely egy induló vállalkozásnak lehet, hogy elég, de a növekedéshez biztosan kevés lesz.
3. Tartsuk a fókuszt, ne aprózzuk el a figyelmünket!
Egyszerre csak egy dolgot csináljunk! Ha egynél több ponton beavatkozunk a belső folyamatokba, honnan lehetünk biztosak abban, hogy az elért eredmény melyiknek köszönhető? Haladjunk kicsi, de gyors lépésekben: minden iterációban gyűjtsünk adatot, elemezzük azokat és tanuljunk belőlük.
Szerző:
Ganzler Orsolya – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
