Előzetes online foglalás egy pékségnél? Igen, ilyen is van! Kovács Anita, az Ide Süss Manufaktúra megálmodója pedig azt tapasztalja, hogy még ha macerásnak is tűnik az átállás a digitális rendszerre, sokkal átláthatóbb, kiszámíthatóbb munkafolyamatokat eredményez, na és még időt is megtakaríthat vele. Nem beszélve arról, hogy a vevői is boldogabbak, ha mindennapi kedvenc kenyerüket garantáltan megtalálják a pékségben. Anita sztoriján keresztül megismerhetjük, miért érdemes az online időpontfoglalásra, előrendelésre átállni, Katona Tamás, a Telekom szakértője pedig konkrét tanácsokat ad a bevezetéshez.
Anita nem pékként kezdte a karrierjét, egészen más területről váltott erre a szakmára. 12 évig a Magyar Hospice Alapítvány programigazgatója volt, de foglalkozott a Budapesti Sportiroda PR kommunikációjával is. 2018-ban úgy érezte, hogy kis pihenőre van szüksége, mert már nem tud ugyanolyan lelkesedéssel nekilátni a napi munkának, mint korábban. Miután megkóstolta egy ismerőse házilag készített kovászos kenyerét, meg is találta a megfelelő projektet, ami kitölthette az eredetileg egy évesre tervezett szünetet: Anita is meg akarta tanulni a kovászos kenyér készítésének rejtelmeit.
A Norma pékség álláshirdetése épp kapóra jött számára, merthogy akár teljesen kezdőket is vártak csapatukba. Ott profiktól elsajátította a fortélyokat, és már gondolatban tervezgetett egy saját pékséget. Első lépésként azonban inkább még csak kicsiben próbálkozott, a saját baráti, ismerősi körét látta el kovászos pékáruval. És már nem feltétlen akart a korábbi munkájához visszatérni.
Egy éven keresztül sütögetett műhelyében lelkesen barátoknak, ismerősöknek – egy héten kétszer, ami a kovászos kenyér esetében négy munkanapot jelent. Egy Facebook csoportban közzétette a kínálatot, aki kenyeret szeretetett volna, ott leadhatta a rendelést, Anita pedig az igények felmérése alapján állt neki a sütésnek. „Ez remekül működött, csakhogy az utcáról egyre gyakrabban benyitottak hozzám a műhelybe a kérdéssel, hogy vehetnek-e kenyeret, vagy hogy mikor nyit meg itt a pékség. Ez adta meg a lökést, hogy talán mégis csak szélesebb közönségben kellene gondolkodnom” – meséli Anita.
Egy igazi pékség indítása azonban bonyolult procedúra, hatósági előírásoknak kell megfelelni, feleslegesnek tűnő adminisztrációt intézni – nem csoda, hogy volt olyan pillanat, amikor Anita is majdnem elengedte a saját pékség gondolatát: „Hiába használok én csak biolisztet, a legjobb minőséget, csak bemondásra nem győzöm meg a hatósági ellenőröket. Ennek ellenére úgy gondoltam, hogy ha már belevágtam, végigcsinálom.”
Amikor egy szerelemprojektből vállalkozás lesz
A pékség eleinte csak kedden és pénteken volt nyitva, 11-től 18 óráig – ahogy Anita mondja, nem egy klasszikus nyitvatartási idő. A környék lakói azonban egyre inkább hozzászoktak, hogy kovászos kenyeret kaphatnak itt hetente kétszer, és egyre nőtt a forgalom. Anita pedig kezdte érzékelni, hogy nem lesz elég, ha csak heti két nap nyit ki a pékség: „Két nap nem tud annyi bevételt hozni, ami négy napi munkát kompenzál. Mivel eddigre több volt már ez számomra, mint egy hobbi, sokkal inkább vállalkozás lett, ahol felelős döntéseket kell hozni, változtatnom kellett.”
Bár korábban sokszor az ösztöneire hallgatott, most tudta, hogy ide üzleti szemlélet is kell. Az egyik gyermeke vendéglátós tapasztalatára támaszkodhattak, ő át is vállalta az üzletvezetést, így Anita a szakmai munkára koncentrálhatott. A hosszabb nyitvatartás mellett pedig azt sem bírta sokáig egyedül, szükség volt még egy pékre, akivel megoszthatták a munkát. Szerencsére Anita korábbi mestere, Papp Tamás elvállalta ezt a feladatot, miután megismerkedett az Ide Süss Manufaktúrával, mert annyira megtetszett neki a közeg. Most jön el lassan annak is az ideje, hogy az üzletvezetésben is kapacitásmegosztásra, így plusz munkatársra lesz szükség.
A növekedés a vevők kiszolgálása terén is kihívás elé állítja Anitát: „Mi egy kis pékség vagyunk, nem tudunk hatalmasra nőni, már csak kis mértékben tudjuk növelni a kapacitásainkat. Előfordul, hogy 15:00 óra után már nem elérhető minden termék, és a vevő, aki mondjuk akkor kenyeret szeretne, csalódottan távozik. Ezt a helyzetet tudjuk megváltoztatni a foglalási, előrendelési rendszerünkkel: ha előzetesen ismerjük a vásárlói igényeket, akkor garantálni tudjuk, hogy az adott pékáruból lesz számukra fenntartott a pékségben.”
Anita már akkor is alkalmazta az előrendelést, amikor még csak szűkebb kör számára, stúdió-jelleggel sütötte a kenyereket: akkor kezdetlegesebb módon, táblázatokban összesítve követte, hogy ki mit szeretne. Most egy ügyviteli szoftver végzi el ezt a feladatot, így neki több ideje marad a pékség körüli teendőkre. A húsvéti időszakban is leegyszerűsítette a megrendelések kezelését és a vásárlók kiszolgálását a foglalási rendszer. A megfelelő szoftver megtalálását alaposabb tesztelés előzte meg. Hozzávetőleg egy hónapot vett igénybe, míg kitanulták a rendszert és minden zökkenőmentesen működött – de mindenképpen megérte az újítás.
Merni kell belevágni a változtatásba
Kisvállalkozások gyakori félelme, hogy nem mernek váltani például egy online előfoglalási rendszerre, mert tartanak tőle, hogy nagyon átszabná működésüket: „A változáshoz mindig erőfeszítést kell tenni, tény, hogy egyszerűbb megmaradni a kockás füzetnél, de akkor nem fejlődünk, és nem hárítjuk el azokat a problémákat, amikkel a napi működés során szembesülünk” – mondja Katona Tamás, a Magyar Telekom szakértője. Szerinte a kulcs az, hogy standardizálni kell a folyamatokat, egy fodrásznál például a lehető legpontosabban meghatározni az elérhető szolgáltatásokat – hajvágáson belül is lehet férfi vagy női, hosszú vagy rövid haj például. Ezekhez a lebontott munkafolyamatokhoz kell rendelni az optimális időigényt, és ez alapján elindítani a foglalási rendszert. – „A bevezetés egy folyamat-átalakítást igényel, ami elsőre bonyolultnak tűnik, de hosszútávon rengeteg előnnyel jár. A fodrásznál például nem fordulhat elő, hogy egy vendég azért várjon, mert ő épp egy másikkal egyeztet telefonon időpontot.”
Anita is úgy véli, hogy hosszabb távon mindenképpen előnyös az online foglalásra való átállás: „Nem vagyok gazdasági szakember, már csak ezért is biztonságot ad nekem, hogy van egy olyan szoftveres hátterem, amire támaszkodhatok. Amit én elvárok magamtól szakmai oldalon, azt a színvonalat szeretném nyújtani a többi területen is. Ez lassabb megtérülést hoz, de mindenképpen stabilabb és hitelesebb vállalkozást eredményez.”
A hitelességet pedig mi más alapozhatná meg jobban, mint a vásárlók elégedettsége, pozitív véleménye? Ha Anitát arról kérdezzük, mire a legbüszkébb, akkor az elégedett vevőktől idéz fel történeteket: „A napokban egy néni megkérdezte tőlem, hogy mondja már kedveske, mit tesz maga a kenyerekbe, kalácsokba, mert nekem fáj az epém, de amióta ezeket eszem, nincs semmi bajom. Azt tudtam rá mondani, hogy nem az a kérdés, hogy mit teszek bele, hanem épp az, hogy mit nem. És persze nagyon örültem, hogy ilyen jó hatással van rá az, amit én készítek.”
Kiszámíthatóság, átláthatóság, időmegtakarítás
Anitának abszolút bevált a foglalási rendszer, több előnyt is fel tud sorolni, amit ennek köszönhetően érzékel: „Nem termelünk felesleget, fenntarhatóbban működik így a pékség. A vevők pedig elégedettek maradnak, mert nem éri őket csalódás, hogy valamit nem kapnak már meg, mert elfogy, mire ők betérnek hozzánk. Így mindenkihez eljut az, amit szeretne. Ami szintén nagyon fontos a vállalkozás szempontjából, hogy a rendszer rengeteg időt spórol nekünk, így más hasznos feladatokra fordíthatjuk az értékes munkaórákat.”
Tamásnak van egy tippje, mi lehet egyszerű és gyors megoldás a vállalkozások számára, ha online foglalási rendszert szeretnének bevezetni: a Microsoft Bookings. „A Microsoft Bookings az M365 vállalati csomag része, szervesen integrált az Outlook naptárral. Havi előfizetési díjjal elérhető, amihez levelezés és plusz szoftverek is tartoznak. Összekapcsolható akár egy céges Facebook oldallal is, átláthatóságot, rugalmasságot ad. Ha például van az Outlook naptárban egy foglalt időpont, ami hetente ismétlődik, akkor azt fel lehet vinni a rendszerbe, és így az az adott időpont nem lesz foglalható mások számára” – foglalja össze Tamás a főbb tudnivalókat.
És hogy kiknek lehet különösen előnyös a Microsoft Bookings rendszere? Bármelyik vállalkozásnak, ahol időpontfoglalás, online foglalás része lehet a napi működésnek. „A kisvállalkozók számára az idő jelenti a legfontosabb erőforrást. Az időpont-egyeztetésért nem tudnak pénzt elkérni, de elviszi az időt. Aki standardizálni tudja a szolgáltatásait, meg tudja őket jelentetni egy foglalási rendszerben, az csak nyerhet a Microsoft Bookings-szal. Legyen szó pszichológusról, gyógytornászról, kozmetikusról vagy épp biztosítási alkuszról” – állítja a szakértő.
A szolgáltatásnak elérhető egy díjmentes próbaverziója, amit érdemes kipróbálni, és meggyőződni róla, hogy a vélt kockázatok valósak-e – például, hogy valóban sok vendég hibásan ítéli-e meg, hogy hosszú vagy félhosszú a haja, és ez valóban kavarodást okoz-e a működésben.
Tamás szerint azt kell felmérnie a vállalkozásoknak, hogy eléggé elkötelezettek-e a változás mellett – mert ha nem, akkor az átállás is nehezebben fog menni: „Ha van időpont-nyilvántartó, de mégis felvesszük a telefont és beírjuk a kockás füzetbe az igénylést, akkor nincs következetesség, nincs változás, lassabb a fejlődés.”
2 x 3 érv az online foglalási rendszer mellett:
Kovács Anita, Ide Süss Manufaktúra alapítója:
- Ha van lehetőség előrendelésre, időpont-foglalásra, kevesebb a stressz.
Nem csak nekem, a napi munkamenetben, de a vevőimnek is, akik bízhatnak benne, hogy hozzájutnak a megszokott kenyerükhöz. - Nem kell fejben tartani az információkat.
Az online rendszerben minden sokkal átláthatóbb, egyszerűen kezelhetőbb. - A rendszer időt spórol nekünk.
Mindazt az időt, amit korábban a foglalások összesítésével töltöttem, most valami másra fordíthatom.
Katona Tamás, a Telekom Hello Biznisz szakértője:
- Pici eszköz, amely mégis nagy változásokat hozhat.
Ha következetesen átáll egy vállalkozás az online időpontfoglalásra, nem csak az ezt érintő munkafolyamatok változhatnak meg, hanem például az ügyfélkör összetételére, sőt, a vállalkozás egészére is hatással lehet. - Széleskörű az alkalmazási területe.
Minden szakember az idejét értékesíti. A magánegészségügyben, szépségszalonokban, pszichológusoknál már egész megszokottá vált az online időpontfoglalás – de akár még szabadulószobába is foglalhatunk ilyen módon időpontot. - Az ügyféloldalon is pozitívabb, ha átlátható a rendszer.
Ha az ügyfél nem tudja, hogy pontosan hogy is néz ki az előfoglalási naptár, akkor előfeltételez: például lehet, hogy már csak azért sem mer bejelentkezni, mert azt hiszi, telítettség van. Vagy fordítva: a vágyott időpont előtt túl kevéssel emeli fel a telefont. Az online foglalásnál ezek a fajta félreértések megszűnnek, az ügyfelek egyértelműen elégedettebbek lesznek. És az is lehet, hogy néha szívesebben kattintanak, mint beszélnek.
Szerző:
Ganzler Orsolya – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
