Koletán Gergely, a Chiliyard alapítója és tulajdonosa az RTL Klubon futó Cápák Között című üzleti showműsorban vált országosan ismertté. De nemcsak az ismertséget hozta el számára a produkcióban való szereplés, mivel két díjat is nyert a Telekomtól: az adott adásban ő lett a Telekom Digitálisan Tettrekész díjasa, és ő kapta a Digitálisan Tettrekész fődíjat is. Díjazottként pedig különböző fejlesztésekhez jutott vállalkozása – egyik eredményként bevezethette a Microsoft 365 rendszerét, és szakértői segítséget is kapott a minél optimálisabb kihasználásához. Most megtudhatjuk, hogy miként teheti hatékonyabbá egy chilitermesztéssel és értékesítéssel foglalkozó vállalkozás működését a M365, és vajon hogyan aknázhatják ki a benne rejlő lehetőségeket más vállalkozások.
Gergő chilitermesztéssel foglalkozik, saját kreációkat alkot a chilipaprikákból. Néhány tucat palántával, és indukciós tűzhellyel kezdte, ma már egész nagy farmon gazdálkodik. Teszi mindezt úgy, hogy különösebb képzettsége nincs a növénytermesztéshez, kommunikációt tanult, rendezvényszervezéssel foglalkozott utolsó főállású munkahelyén. Egyszerűen szenvedélyévé vált a chili, külföldön eltöltött hét esztendeje alatt pedig kimondottan hozzászokott az erős ízekhez, ezért miután hazaköltözött, hamar megérezte ezek hiányát. Azt gondolta, hogy legegyszerűbb, ha maga megoldja a chilitermesztést – így kezdődött vállalkozásának története.
Hogy fér össze a chilitermesztés a digitalizációval? Remekül!
Ha meghalljuk, mi is a Chiliyard fő profilja, inkább jut eszünkbe kétkezi munka, termőföld, kérges kezek, mint az, hogy a digitalizáció virágoztathatja fel vállalkozást. Pedig a digitális eszközök ennek a vállalkozásnak is igencsak hasznára válnak. Gergő nem is gondolta volna korábban, hogy egy szoftveres megoldással nemcsak egyszerűbbé teheti a munkafolyamatokat, de időt is megspórolhat.
A vállalkozásában észlelt egyik megoldásra váró probléma az volt, hogy rendszerezni tudja a feladatokat, átláthassa őket egy helyen, ne kelljen különböző cetlikről összeszedni, kézírásból kibogozni, hogy mondjuk milyen feladat adódott egy beérkező telefonhívás után. „Egyszemélyes káoszbrigádként működtem, saját magamnak küldtem üzeneteket, vagy írtam fel fecnikre üzeneteket, hogy valahogy észben tartsam a teendőket. Be kellett látnom, hogy ez nem igazán volt hatékony. Ha érkezik egy megrendeléssel kapcsolatos hívás, és én az épp kezem ügyében lévő tárgyra jegyzetelem fel a részleteket, akkor könnyen előfordulhat, hogy később már nem tudom kibogozni, mit is akart a megrendelő – ez pedig kellemetlen.”
A Telekom szakértője, Katona Tamás is ezt érzékelte legfőbb problémaként: „Gergőnek nem volt egységes feladatrendszerezése. A megrendelések beestek a webshopból, de mivel segítőkkel is dolgozik, nem feltétlenül tudta követni őket. Nem volt átlátható mindenki számára, hogy egyes megrendelések feldolgozása, előkészítése, csomagolása, szállításra feladása hol tart. Előfordult, hogy valamit kétszer is megcsináltak, míg valami más meg esetleg kimaradt.”
A Microsoft 365 csomagban több eszköz is rendelkezésre állt, hogy Gergő átláthasson a káoszon. A Planner segít a rendszerezésben, közösen követhető feladatlisták hozhatók létre, a grafikonos nézetében pedig a feladatok státusza is könnyebben nyomon követhető. Gergő webshopjából érkező sablon e-mailekből a Power Automate eszköz készíti el automatikusan a feladatokat.
Egy vállalkozónak az új megoldásokra is nyitottnak kell lennie
A fejlesztés persze nem megy egyik napról a másikra, egy hosszabb folyamatot igényel, amire mindenképpen időt kell szánnia a vállalkozónak, ami a napi teendők mellett sokszor komoly kihívást jelent. „Gergőt elhalmozzák a rendelések, és mivel érthetően számára az ügyfelek kiszolgálása az elsődleges, nehéz időt szorítania minden másra. Halogatta, hogy belevágjunk” – meséli Tamás. Pedig ahogy kiemeli: a vállalkozók számára egyáltalán nem tanácsos, hogy szó szerint értelmezzék a „járt utat járatlanért el ne hagyj” közmondásunkat.
„A Microsoft 365 rendszerének köszönhetően sokkal szervezettebb lett a vállalkozásom. Nem kell cetliket és e-maileket bogarásznom, minden információt egy helyen találok, sőt, a munkatársak is hozzáférhetnek az adatokhoz. Nem fordulhat elő, hogy egy rendelés elkerüli a figyelmünket, minden sokkal flottabbul működik, és biztos vagyok benne, hogy ez hosszú távon elégedett vevőket eredményez majd” – összegzi Gergő, miért érte meg neki belevágni a fejlesztésbe.
Nem is gondolnánk, mennyi munkafolyamatunk automatizálható – időt spórolhatunk vele, és a hibázás esélye is kisebb
Nemcsak Gergő vállalkozása profitálhat abból, hogy ma már a digitalizációnak köszönhetően számos extra eszköz segítheti vállalkozásunkat. Bárkinek érdemes felülvizsgálnia, hogy vannak-e olyan munkafolyamatai, amiket esetleg automatizálással könnyebben és gyorsabban megoldhat. „Nézzük meg, hogy mikor dolgozunk úgy, mint egy egyszerű gép. Ha e-maileket továbbítunk újra és újra? Ismétlődően kattintjuk ugyanazt a számítógépen? Más-más embereknek, de mindig ugyanazt mantrázzuk el, ugyanazokkal a szavakkal? Amihez nem kell gondolkodni, ott nincs szükség emberi munkára sem. Az ember ráadásul gyakrabban hibázik, mint a gép” – mondja Tamás.
A Microsoft 365 kiváló megoldás lehet akkor, ha a levelezés, a feladatok kiosztása, a csapatmunka vagy a távmunka gyakori. A pandémiás időszak csak megerősítette ezt a felismerést, az otthoni munkavégzés felülírta a korábbi rutinokat, felülvizsgálatra késztetett minket. „Bár ezután többen kezdtek videomeetingen munkamegbeszéléseket intézni, de sokan még mindig verziózott csatolmányokat küldenek egymásnak, és nem közösen szerkesztenek. Sokan még mindig olvasott / olvasatlan levél jelöléssel követik a feladataikat, és aztán esetleg egy megbeszélésen egyeztetik, hogy mi hol tart – ahelyett, hogy közös felhő alapú feladat / felelős / határidő nyilvántartásuk lenne, és a megbeszéléseik gyorsabban és értelmesebben telnének” – sorolja Tamás, hogy mi mindenen változtathatnánk még.
Mielőtt legyintenénk, hogy a mi vállalkozásunk aztán egész másként működik, gondoljunk újra a példaként is emlegetett Chiliyardra: ott sem dokumentumok kezeléséről szólnak alapvetően a hétköznapok, hanem szószkészítésről, csomagolásról, szállításról. A szakértő kiemeli, hogy okostelefonja ma már szinte mindenkinek van, és ezzel a lehetősége is adottá válik, hogy a munkáját jobban szervezhesse: „Nem messenger üzenetekre és hívásokra gondolok, hanem arra, hogy raktárkezelési, kiskereskedelmi, rendelés-feldolgozási és még számos területen dolgozó, nem irodai ember munkáját is segítheti, átláthatóvá teheti egy olyan mobilapp, mint ami az M365-ben is elérhető.”
Úgy érzed a Te vállalkozásod belső folyamatain is lenne mit optimalizálni? Másold le Gergő D tervét és tegyél velünk együtt egy lépést vállalkozásod digitalizációja felé.
Szerző:
Ganzler Orsolya – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
