Gergő története:
Nézd meg, hogyan tudod fejleszteni belső folyamataidat digitális eszközökkel!
Első lépés:
Feladatok kategorizálása
Mik a rendszeres tevékenységek? Egy lépéssel hátrébb lépve, és megszemlélve látható olyan, ami sablonszerű, ismétlődő, és lényegében ész nélkül végezhető? Ha vannak benne digitális vagy digitalizálható részek, akkor ezt lehet automatizálni. Már az is növeli a hatékonyságot, ha fő jellemzők szerint kategorizálunk, és egységesen kezeljük a feladatokat. Ez segít az áttekinthetőségben és az időbeosztásban is.
Második lépés:
Felelősök kijelölése
Nem mindenki jó ugyanabban, és van, amikor csak egy emberen múlik, hogy időben elvégezzen valamit. Ha már látjuk, hogy milyen feladatokból állnak a munkanapok, nézzük meg, hogy ebből ki mennyit végezhet. Ha valaki ugyanolyan típusú feladatokat csinál, egyre gyorsabb lesz benne (specializáció). Ha mindenki tudja, ki szokott bizonyos dolgokat végezni, akkor bármikor gyorsan megtalálható az illetékes. Felelősségérzet is társítható, jelöljük ki!
Harmadik lépés:
Automatizálás
A Chiliyard webshopból érkező megrendelések alapján mindig ugyanazokat a feladattípusokat kell elvégezni valójában. Gergőék a Power Automate eszköz segítségével sablon feladatokat készítenek automatikusan a Microsoft Planner feladatkezelő rendszerbe. Egy megrendelés tehát szétoszlik több feladatra, amelyek állapotát követni lehet online felületen.
Negyedik lépés:
Rendszeres feladatkezelés
Korábban mindenki az emailt nézte, és telefonon egyeztettek. Sajnos volt olyan, amit ketten is elkezdtek, miközben valami véletlenül kimaradt. Most viszont már egyértelműen látszik, ha valaminek nincs felelőse, és nem kezdődött még el. Csak egy helyen, a Plannerben kell megnézni, hogy mik a feladatok és mindenki tudhatja, mi az ő dolga. Lehet jelölni, hogy ki intézi, folyamatban van, vagy esetleg már lezárult az adott feladat.
Ötödik lépés:
Rendszeres ellenőrzés
A feladatkezelő rendszernek hála a Microsoft Plannerben a tevékenységek átláthatóvá váltak. A Gergőt segítő kollégák így már pontosan tudják, melyek az ő feladataik, és azt is tudják jelölni, hogy hol tartanak vele. Online felületről Gergő gyorsan képet kaphat a feladatok állapotáról, láthatja hol kell közbelépnie. Helyettesítés esetén át tudja osztani a feladatot másik kollégára.
Töltsd ki a sablont, és máris
egy lépéssel közelebb kerülsz
a vállalkozásod digitalizálásához!
Automatizálási segédlet
Ne állj meg itt: még több fontos és érdekes infóval várunk
a vállalkozások digitalizációjáról!
Az oldalon található D tervek tájékoztatásul szolgálnak, a bennük szereplő lépéseket és sablonokat az adott vállalkozás sajátosságaira szükséges szabni.
