Az agyunkat nem arra tervezte az evolúció, hogy sok-sok gigabájtnyi információt raktározzon és hívjon elő. Ennek nehézségeivel minden vállalkozónak szembe kell nézni egyszer, viszont számos alkalmazás teszi számukra lehetővé a hatékony munkaszervezést, az információk és ötletek mentését. Inspiráló történeteken keresztül mutatjuk a legjobb appokat.
Microsoft Office Outlook
A Microsoft Office Outlook programmal a levelezésünk emellett egy rendszerben kezelhetjük névjegyeinket, a naptárunkat és a teendőinket is. Használhatjuk különálló alkalmazásként, de a Microsoft Exchange Serverrel összekapcsolva megosztott postafiókokat és naptárakat is létrehozhatunk. Elérhető ingyenes és prémium verzióban is mobilra és számítógépre is.
Monday.com
A Monday.com felhőalapú, személyre szabható platformon hatékonyan tudjuk menedzselni a munkafolyamatainkat. Az alkalmazás számos megoldásával teszi lehetővé az egyéni és a csapatszintű hatékonyságnövelést és a csoportos együttműködést. Felhasználási köre rendkívül széles, hiszen több mint félszáz alkalmazással integrálható és több mint száz automatizálási lehetőséget kínál. Az ingyenes verzió mellett a prémium csomagok több verziója is elérhető.
Notion
A Notion egy olyan együttműködési platform, ahol a személyre szabható egységes munkafelületeken egyénként és csapatszinten is lehetőségünk van a projektek hatékony és összehangolt futtatására kiterjedt dokumentum és fájlkezeléssel, ütemezéssekkel és emlékeztetőkkel. Integráltan kezelhetjük a feladatainkat, to-do listáinkat, az adatbázisainkat, kanban tábláinkat és tudástárainkat is. Az ingyenes és a többszintű prémium verzió elérhető Androidra, iOS-re és számítógépre is.
„Hatmillió dolgot kell észben tartanom” – és a megoldás
Noha kipróbált más alkalmazásokat is, Máthé Csilla vállalkozóként mégis maradt a számára jól bevált Microsoft Office Outlook mellett. „A multis hátterem miatt tizenöt éve használom és már eléggé jól ismerem a trükkjeit” – tudtuk meg a Mix Your Nature megálmodójától. „Ebben a rendszerben kezelem a szervezéssel és kapcsolatkezeléssel kapcsolatos valamennyi feladatomat” – mondta Máthé Csilla. A Microsoft Office Outlook egyfajta origót jelent a számára, hiszen a vállalkozása ügyei mellett a magánéletével kapcsolatos valamennyi teendőjét is ebben rendszerezi legyen szó emailekről, a feladatok szervezéséről és rendszerezéséről, valamint a határidőkről. „Ami nincs benne a naptárban, az nem is létezik, hiszen két kisgyerek mellett hatmillió dolgot kell észben tartanom a magánéletünkkel kapcsolatban is, ezért jó, hogy mindent egy helyen tudok kezelni több email cím és naptár hozzáadásával” – avatott be minket Máthé Csilla. Az emailekből kategorizálható és priorizálható feladatokat tud készíteni, amikhez a naptárban rendel határidőket. „Mindent egyben látok és egy helyen kezelek, ezzel pedig a napi rohanásban rengeteg időt és energiát takarítok meg – hozzá Máthé Csilla. Az egyszerű használata miatt mindenképpen ajánlja a vállalkozók számára.
Az applikációk svájci bicskája
„Azért vált be és azért szeretjük, mert könnyen használható, az egyénre és csapatra szabhatósága padig nagyon magas szintű” – tudtuk meg Pécsi Szabolcstól, a HighVibes szenior rendezvénymenedzserétől, hogy miért döntöttek a Monday használata mellett. A bevezetés első időszakában azon voltak, hogy az alkalmazás valamennyi funkcióját kiismerjék, majd ezt követően kísérletezzék ki, hogy mire van szükségük (és mire nincs) a hatékony működéshez. „A rendszer átlátható, könnyű megtanulni a használatát és valós időben frissül. Szóval, mondhatjuk, hogy velünk együtt pörög!” – tette hozzá a szenior szakember.
A HighVibes márka újraépítésének első pillanataiban látszott, hogy a közös munkavégzésre nem igazán alkalmas excel-t ki kell váltaniuk egy új rendszerrel. Azért esett a választásuk a Monday-re, mert abban átlátható módon van lehetőség a részfeladatok és azok részfeladatainak is az elkülönítésére. „Gyorsan ki tudjuk osztani a teendőket, mindenki tisztában van a határidőkkel, projektmenedzserként pedig látjuk, hogy mennyire vannak tele feladatokkal a kreatívok és ez alapján tudunk priorizálni” – avatott be minket a működés részleteibe Pécsi Szabolcs. Szerinte a Monday sokak számára lehet hatékony eszköz, hiszen a csapatvezetők és projektmenedzserek mellett egyéni vállalkozóként, de akár magánemberként is jelentős hatékonyságnövekedés érhető el vele.
A meetingek réme!
A Monday bevezetésével szinte azonnal megoldásokat találtak az előző rendszerük projektmenedzseri- és az időzítésekkel kapcsolatos gyermekbetegségeire. A váltás óta mindenki számára jól látható határidőkkel és ezért magasabb szintű tervezhetőséggel dolgoznak. Pécsi Szabolcs kiemelte: míg a chates feladatmenedzselés során jelentős az információvesztés és így a pontosításokra szánt időkeret is nagy, addig a Monday-en minden információ visszakereshető. „Miután nem kell a fájljainkat keresgélni és a korábbiaknál kevesebb egyeztetési körre van szükség, rengeteg időt takarítunk meg, így hatékonyabbak is vagyunk” – tette hozzá a szenior szakember. A HighVibes csapata már csak heti egyszer tart közös megbeszélést, további meetingekre csak indokolt esetekben van szükség.
„Minden projekthez létrehozunk egy-egy boardot, amihez hozzáadjuk az azokon dolgozó munkatársakat, minden feladathoz felelőst, határidőt és státuszt tudunk rendelni, valamint kommentelhetünk is” – avatott be minket a mindennapokba Pécsi Szabolcs. A csapat alaposan kihasználja a Monday My Work funkcióját is, hiszen itt a projektmenedzserek és a csapattagok egyetlen felületen átláthatják a projektjeiket és a feladataikat. „Az info boxes és a files funkció is szuper, nem kell keresgélni, hogy ki, mit, hova mentett le, mert minden ott van az adott feladatnál, egy helyen, letölthető formában. És persze van még számos soft funkció, ami színesebbé teszi a felületet, például lehet taggelni, illetve emojikat és gifeket küldeni!” – részletezte a szenior rendezvénymenedzser. Igyekeznek a rendszer lehetőségeit a lehető legszélesebb körben hasznosítani, így az Iroda nevű workspace-en a szabadságokat, a hosszú távú terveket és a még kialakulóban lévő projekteket vezetik. A cégnél a csapat igényeihez leginkább megfelelő prémium csomagot használják.
„Meg tudod oldani Notion-ben?”
A ScaleAgency branding ügynökség csapata minden egyes projekt kapcsán más és más kihívással találkozik, hiszen a ügyfeleik eltérő igényekkel és célokkal érkeznek, amikre egyedi válaszokat és megoldásokat kell adni. „S miután az adott projektek lefutása is változó erőforrásokat vesz igénybe, a Notion segítségével ezeket a folyamatokat helyezzük rendszerbe és tesszük átláthatóvá” – tudtuk meg Varga-Márfy Milántól, az ügynökség vezetőjétől. Mint mondja, „az agyunkat nem arra tervezte az evolúció, hogy ilyen jellegű adatokat, dátumokat raktározzunk s hogy ettől a nap végére teljesen lemerüljünk. Mindent, amit meg kellene jegyeznem, át kellene adnom a kollegáknak, azt a Notion-ben vezetem”.
A kreatív szakember egyik legfontosabb célja az volt, hogy szabad és független vállalkozóvá váljon. De olyan vállalkozóvá, akit lelkileg és mentálisan nem terhel túl a cég életével kapcsolatos folyamatosan bővülő adatmennyiség álmatlan éjszakákat okozva. „Amikor vállalkozást építünk, nem feledkezhetünk meg annak legfontosabb alkotóeleméről, méghozzá önmagunkról” – hívta föl a figyelmet. Ezért az agyi kapacitásunk védelme érdekében elengedhetetlen – mondta Varga-Márfy Milán – hogy a ránk zúduló információ tömeget egy megfelelő helyen rendszerezni és tárolni tudjuk.
Korábban más appokkal is kísérleteztek, viszont azokkal nem volt lehetőségük egyedi- vagy komplexebb munkafolyamatok leképzésére vagy éppen a külső partnerekkel való együttműködést nehezítették meg. A Notion viszont az összes korábbi problémára megadja a jó válaszokat és biztosítja a csapat számára azokat az építőköveket, amelyekből a saját igényeikhez mérten szabadon készíthetik el a munkafelületüket. „Emellett pedig az egyes részfolyamatokhoz hozzáadhatunk megannyi előre elkészített sablont, így a teljes működésünket le tudjuk fedni” – mondta Varga-Márfy Milán. „A projektmenedzsmentre egyedi kanban boardokat raktunk össze, de természetesen a sales folyamatok lekövetését és a meetinggel kapcsolatos információkat is itt vezetjük” – tette hozzá a kreatív szakember. Az ügynökség a „Meg tudod oldani Notion-ben?” elv szerint működik, így nagyságrendileg csökkentették a post-it hegyek, jegyzetek, emailek és slack üzenetek mennyiségét. A „A Noiton-nel pontot tettünk a korábban havi 30-50 órában is mérhető adminisztrációs káosz végére” – érzékeltette a hatékonyságnövekedés volumenét Varga-Márfy Milán. Szerinte ez az alkalmazás minden olyan, féltucatnyinál több projektet futtató vállalkozás számára hasznos lehet, amik számára fontos az átlátható rendszerben való munkavégzés, de még nem akarnak nagy elköteleződéssel automatizált rendszereket bevezetni. A ScaleAgency a szűk csapat számára az előfizetéses verziót használja, de a különböző projektekhez egyedi hozzáférést adhatnak külsősök számára is.
Szerző:
Lippai Roland – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
