13 tipp, hogy jobban szervezd a vállalkozásodat! – Lesd el a profik trükkjeit!

Olvasási idő 8 perc

Egy jól szervezett vállalkozás tud nagy léptekben fejlődni, ám még ebben az esetben is felbukkanhatnak olyan problémák, amelyek csökkenthetik a hatékonyságot. Ezeket gyakran a legegyszerűbb fejlesztésekkel is ki tudjuk küszöbölni, de fontos, hogy ne csak a munkavállalók, de a tulajdonosok is nyitottak legyenek az új megoldásokra. Sikeres vezetőket kérdeztünk, hogyan lehet a munkát jól beosztani és a vállalati kultúrával is a sikereket támogatni.  

  1. Külcsín helyett józanész 

Egyre több a fiatal, lelkes vállalkozó, akiket csupa izgalmas terv és cél hajt, de gyakran még a nagyobb eredmények előtt a külsőségekre koncentrálnak. 

„Úgy szoktam fogalmazni, hogy először azt kell látnunk, hogy kinek, mit fogunk eladni – mondja Szesztay Péter a BP Digital SEO ügynökség ügyvezetője. – Nem érdemes drága, belvárosi irodára, dizájnberendezésre költeni, amíg a cég nem hoz annyit, hogy ezt meg is engedhessék maguknak. Amíg a vállalkozás nem fordul nyereségessé, addig az alapítóknak kell finanszírozni a kiadásokat, és ez bizony egy drága hobbi.” 

  1. Add ki a feladatokat! 

„Nem kell mindenhez értenie a vezetőnek sem – mondja Horváth Domokos, a Greenformatics Solutions Kft. ügyvezetője, aki tavaly, év végén a Leader of the Year gálán elnyerte a legjobb fiatal vállalkozó díját. – Fontos, hogy tudjunk kitűzni olyan célokat, amelyekért együtt tud dolgozni a csapat. Ennek kapcsán a cég céljait meghatározhatjuk egy évre előre, de például a negyedéves tervek megvalósulásáért már felelhet egy-egy munkatárs vagy csapatvezető.” 

  1. Alkalmazkodj az új helyzetekhez! 

Egy folyamatosan fejlődő cég életében természetes a változás és az új kihívásokhoz való alkalmazkodás. A covid-járvány, az infláció vagy éppen a termékek beszerzésének nehézsége mellett más kihívásokat is tartogathat az élet

„Mivel évek óta ugyanazokkal dolgozunk együtt, az ő életük változása egyben a céget is érinti – mondja Erdei Péter, a MoonLabs Kft ügyvezetője. – Az egyiküknek gyermeke született, másikuk a párjával többezer kilométerre költözött. Nekünk pedig meg kellett találnunk azokat a lehetőségeket, amelyekkel ugyanolyan hatékonysággal és kedvvel tudnak dolgozni, mint eddig, ám már az új helyzetben. Ehhez pedig tőlük is vártuk a megoldást, hiszen ők látják, tapasztalják, hogy mi segítené a leginkább az eredményes munkavégzést.” 

  1. Online is személyre szólóan  

A covid-járvány megmutatta, hogy jó néhány üzletág úgy is képes remekül működni, ha a munkavállalók otthonról dolgoznak. Felmerül azonban a kérdés, hogy lehet-e úgy hatékonyan együtt dolgozó csapatot létrehozni, ha a munkatársak csupán a laptop képernyőjéről ismerik egymást.  

„Mi odafigyelünk arra, hogy havonta legalább egyszer személyesen is találkozzon a csapatunk – magyarázza Szesztay Péter. – Ilyenkor azonban nem a munka a téma; városnéző túrára megyünk, szabadulószobába, vagy akár élményfestésre. A közös ebédeket megoldjuk online; 2 hetente rendelünk valami kedvünkre valót, és amíg eszünk, a csapat együtt van, igaz, mindenki az otthonában.” 

„Az online térben is lehet jó közösséget építeni – erősíti meg Svéda Dóra, a Coachingcentrum alapítója. – Ugyanakkor be kell látni, hogy a személyes találkozást nehéz pótolni, kellenek az elmélyültebb beszélgetések, a humor, a kohézió. Ám az online alkalmakat is lehet jól csinálni; szoktam javasolni, hogy a vezető szakítson arra időt a megbeszélés elején, hogy a munkavállalók emocionálisan is tudjanak kapcsolódni, és ne azonnal térjen rá a feladatokra. Illetve – ha lehetséges – ragaszkodjunk a kamerás jelenléthez, hiszen a non-verbális jelek, a tekintet sokkal többet hozzátesz a megbeszéléshez és az összetartozás érzését is erősíti.” 

  1. A jól meghatározott ár fél siker 

Már a vállalkozás beindításakor érdemes felállítani egyfajta mérőrendszert, amely megmutatja, ha javítani kell a munka hatékonyságán. 

„Ez iparág szerint változó lehet, de az biztos, hogy az ügyfél elégedettsége jó pont – magyarázza Szesztay Péter. – Ugyanakkor, ha objektíven tekintünk a teljesítményre és azt látjuk, hogy a bevételek oldalán hiány mutatkozik, az hosszú távon nem lesz működőképes. Határozzuk meg úgy a szolgáltatásaink, termékeink árát, ami a megrendelőben is tudatosítja, hogy minőségi árut kap és a cégnek is megéri.  

  1. Digitális innováció 

„A digitális innovációs folyamat tanulható, mi is folyamatosan tanulunk és gyakran azokat a megoldásokat és fejlesztéseket használjuk a cégnél, amelyeket a partnereinknek is ajánljuk – mondja Horváth Domokos. – Az automatizálásnak köszönhetően a cégek jobb ügyfélélményt nyújthatnak, hatékonyabban és szervezettebben tudnak működni. Ez a folyamat pedig nem munkahelyeket szüntet meg, hanem a kollégák azt az időt, amit például az adatok rendszerbe történő felvételével töltenének, sokkal inkább minőségi, értékteremtő feladatoknak szentelhetik.” 

A digitális újítások bevezetésével pedig nem kell megvárni, míg a cég nagyobbra nő.  

„Ezeket már az első munkafolyamatoknál be lehet vezetni, hiszen, ha a csapattagok rálátnak egymás naptárjára, könnyebb a meetingek, találkozók megszervezése, az új kollégák pedig már ebben a rendszerben kezdenek dolgozni a cégnél – javasolja Svéda Dóra. – Lényeges, hogy a vezető is használja ezeket a lehetőségeket, hiszen, ha mindenki más a közös naptárba írja be a teendőket, ám a ő e-mailben és telefonon ad ki feladatokat, a káosz szinte elkerülhetetlen.”   

  1. Válassz jó kollégákat! 

Egy cég akkor fog igazán jól működni, ha az ott dolgozók és a vezetők ugyanazokat az értékeket tartják fontosnak.  

„A MoonLabsnál 7-8 éve dolgozunk ugyanazokkal a kollégákkal. Ez nagyon sok lehetőséget adott összecsiszolódni, és megismerni, megszeretni egymást az iroda falain kívül is – mondja Erdei Péter. – Ugyanakkor jó mintát szolgáltat arra is, hogy milyen embereket keresünk magunk közé. Fontos, hogy egy új csapattag kiválasztásánál a többiekkel közösen fektetünk be valakibe. Időt, tudást, türelmet, és csak a legvégül anyagiakat. Ezért a munkán felül az embert és a hozzáállást is legalább annyira keressük és a kézzelfogható, mérhető dolgok mellett elengedhetetlenül fontos, hogy ezekről házon belül is tudjunk objektíven, tabuk nélkül beszélgetni.” 

Többen is kiemelték, hogy mennyire fontos, hogy más a kiválasztás folyamatában derüljön ki, hogy a vezetők és a munkavállaló víziói, értékrendje hasonló, mivel egy-egy képesség fejleszthető, tanulható, de az alap beállítódás kevésbé formálható.  

  1. Találd meg azt a pontot, ami a legjobban fáj! 

Ha a cég fejlődése, hatékonysága szempontjából lényeges digitális megoldások bevezetése, nem kell mindent egyszerre megvásárolni. 

„Egy konkrét problémára érdemes fókuszálni, amelynek megoldása érezhetően megkönnyítené a vállalkozó és a munkatársak dolgát – javasolja Horváth Domokos. – Például, egy fodrász akár havi néhányezer forintért előfizethet egy időpontfoglaló rendszerre, amelyen a vendégei online is bejelentkezhetnek, így nem kell munka közben vagy után visszahívni azokat, akikkel napközben nem tudott időpontot egyeztetni.”  

Érdemes először ingyenes, vagy olcsóbb rendszereket választani, hogy kisebb befektetéssel fejlesszük a szolgáltatásunkat, majd két-három ilyen innováció bevezetése után újra átgondolni, hogy mi növelhetné még a hatékonyságot.  

  1. Tiszteld a saját és mások idejét! 

Svéda Dóra, a Coachingcentrum alapítója jó néhány sikeres céggel dolgozik együtt, és többnél is felfedezte, hogy a hatékonyság legnagyobb ellensége az idő nem megfelelő beosztásában rejlik. 

„Tisztelni kell a saját időnket és mások idejét is, ezért is nagyon hasznos, ha megtervezzük előre a napunkat, és a kitűzött időpontokhoz ragaszkodunk – emeli ki. – Így nem fog egy-egy megbeszélés fél órát csúszni, hogy aztán az egész napunk rohanással teljen. A pontos időbeosztás mellett igyekezzünk egyszerre csak egy feladatra koncentrálni és visszaszokni a lineáris munkavégzésre a mérgező multitasking helyett. Így valóban haladni fogunk a feladatainkkal, kevésbé leszünk stresszesek és a nap végén nem érezzük majd azt, hogy rengeteget dolgoztunk, de semmivel sem haladtunk igazán. Így tudjuk elérni, hogy ne csak tevékenyek legyünk, hanem eredményesek is.”  

„A BP Digitalnál mi már pénteken betervezzük a feladatainkat a következő hétre – veszi át a szót Szesztay Péter. – 80-90 állandó megbízónk van, így körülbelül 80 százalékban látjuk előre a feladatainkat. Azonban adódhatnak váratlan események, amelyekre mihamarabb választ kell adnunk.” 

  1.  Ne féltsd a tudásod! 

Az okos a más hibájából tanul – tartja a mondás, és nem csak egy induló vállalkozásnak, de a már befutott cégeknek és annak vezetőinek is nagy segítséget jelenthet, ha más cégvezetőktől kaphatnak tanácsot, illetve, ők is segíthetnek másoknak a tapasztalataikkal.  

„Ha másokhoz tudunk ily módon kapcsolódni, ha megismerjük a motivációjukat, a tapasztalataikat és ezáltal magunk is részesévé váltunk egy tudáshálónak, az a saját kérdéseinket, elakadásainkat is segít megoldani – mondja Erdei Péter. – Csak merni kell segítséget kérni.” 

  1.  Kezdj a teniszlabdával! 

A hatékony munkavégzés szempontjából igen fontos a feladatok priorizálása. Svéda Dóra azt javasolja, hogy nagyobb, lényeges, esetleg régóta halogatott feladatokkal indítsuk a munkanapot. 

„Azt szoktam kérni, hogy képzeljen el az ügyfél egy befőttesüveget, amelyet a munkafázisainkkal töltünk meg. A teniszlabdák a nagyobb, fontosabb lépések, a kavicsok a kisebb, de fontos apróságok, a homokszemcsék azok, amelyeket bármikor máskor is elvégezhetünk; például a levelek megválaszolása, vagy a céges hírek átfutása. Ne a homokszemekkel kezdjük a munkanapot, mert ebben az esetben már nem lesz helye a sokkal fontosabb teniszlabdáknak.” 

  1.  Legyen közös nyelvünk! 

Az új munkavállalókkal érdemes már az együttműködés elején megbeszélni, hogy mik az elvárások, illetve a fogalmakat is tisztázni.  

„Ki mit ért eredményességen? A profitot, az ügyfél elégedettségét vagy valamilyen más mérőszámot? Ezekről azért lényeges beszélni az új munkavállalókkal, mert ha jó előre lefektetjük a szabályokat, nem fordulhat elő, hogy félreértjük egymást és emiatt nem haladunk egy irányba” – javasolja Horváth Domokos.  

  1.  Merjünk visszajelezni! 

Bár a cégvezetők közül többen is rávilágítottak, hogy inkább a partneri és nem az alá-fölérendeltségi viszonyokban hisznek a munkahelyeken, mégis kiemelték a visszajelzés fontosságát.  

„Lényegesnek tartom, hogy minden félnek legyen lehetősége a visszajelzésre – mondja Erdei Péter. – És ez nem arról szól, hogy a másik mennyire szimpatikus, hanem hogy valamit esetleg másképp kellene csinálnia. Az a tapasztalatom, hogy ha ezek az alkalmak nem állnak rendelkezésre, a kibeszéletlen konfliktusok elmérgesedhetnek és nemcsak a munkatársi, de az emberi kapcsolatokat is tönkretehetik.” 

Cikkünk a Bizalmi kör együttműködésével valósult meg. 

Szerző:
Ványik Dóra – Telekom Hello Biznisz szertőség

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Átlag értékelés 5 / 5. Összes értékelés: 2

Legyél te az első, aki értékeli a cikket!

Oszd meg a cikket!

    Iratkozz fel hírlevelünkre!

    Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


    Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.

    Ha szeretnél ehhez hasonló tartalmakról értesítést kapni, akkor
    regisztrálj a hírlevelünkre!

      Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


      Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.