Ismerd meg az MS Office sablonjait, amiket a céged az üzleti tervezés során felhasználhat: az üzleti terv mintától egészen a költségvetés sablonokig a legfontosabbak.
A tudatos üzleti tervezés minden cég számára elengedhetetlen a siker és a profit érdekében. A visszakövethetőség és az átláthatóság miatt pedig mindenképp rögzíteni kell a céget érintő döntéseket, terveket: egyszóval dokumentálnod kell mindent. Nem könnyű a nulláról felépíteni bármit, de szerencsére nem is kell. Online már számos sablon áll rendelkezésedre, melyekre építve semmiről nem fogsz megfeledkezni egy üzleti terv, egy projektütemterv vagy akár egy marketing stratégia elkészítése közben.
Sokféle és igen hasznos sablonokat találsz az MS Office kínálatában: a tervezési folyamatokat lerövidítheted, keretet tudsz nekik adni és kedvedre való formában láthatnak napvilágot az üzleti papírjaid. A cikkben megnézzük, hogyan tudod felhasználni az MS Office lehetőségeit az üzleti tervezésed során és sorra vesszük a legfontosabb sablonokat, melyeket érdemes kipróbálnod.
Hogyan segít az MS Office az üzleti tervezésben?
A sablonokat tekintve teljeskörű portfólióval rendelkezik az Office. A munkafolyamatok és az üzleti tevékenységek szinte minden területéhez kapcsolódóan találsz egy alapos mintát. A sablonok nem csak egy keretet biztosítanak, hanem magyarázatokat és tanácsokat is tartalmaznak. Ennek köszönhetően jól átláthatod, melyik területhez milyen feladat kapcsolódik: lényegében segítséget kapsz ahhoz, hogy dolgozz. Például egy üzleti terv ellenőrzőlista sablonjában megtalálod, hogy egy SWOT analízis keretein belül miket kell megvizsgálnod a cégeddel kapcsolatban.
Különböző témákban találsz ábrákat, kérdőíveket, kitöltendő terveket, timeline-okat, prezentációkat, pénzügyi táblázatokat. Ezeket pedig nagyon könnyen személyre szabhatod és a saját céged képére alakíthatod.
Milyen sablonokat tudsz alkalmazni a céged működéséhez?
A sablonokat érdemes rendszerezned egy mappában. Ez segít a hirtelen helyzetek megoldásában: ha gyorsan van szükséged egy jegyzőkönyv mintára vagy egy projektütemtervre, akkor tudd, hova kell nyúlnod és ne húzd az időt a keresgéléssel. Nézzük, hogy milyen terveket érdemes talonban tartanod!
Kommunikációs vagy marketingterv
Akármilyen céget is vezetsz, egy biztos: marketinggel, kommunikációval és PR-ral foglalkoznod kell majd. Szükséged lesz a vállalkozásod hirdetésére, hogy megismerjenek a piacon és folyamatosan legyenek új ügyfeleid. Ehhez pedig tudatosan össze kell állítanod egy marketingtervet. A kommunikációs üzeneteket, a marketingeszközöket és csatornákat, a felelősöket, az ütemezést, illetve az ezekhez kapcsolódó költségeket mindenképp sorra kell venned. A kommunikációs vagy marketing tervben tűzz ki magadnak konkrét és mérhető célokat, amik legyenek reálisak és teljesíthetőek.
Költségvetés
Az üzleti tervezés során mindig szükséged van egy költségvetésre. Hatalmas előny, ha nem fejből kell mindent összeállítanod, hanem előre látod, milyen tételekkel dolgoznak mások, például egy rendezvény lebonyolítása, egy marketing stratégia vagy akár egy üzleti út esetében. Az Office sablonjai között mindre találsz alternatívát. Amit viszont nagyon észben kell tartanod, hogy ezt is személyre kell szabnod. Lehet, hogy egy induló cég révén még irodai költségeid nincsenek, viszont a csapatépítésre már az elején is szeretnél elkülöníteni egy bizonyos keretet. Fokozott figyelemmel mérd fel, hogy egy bizonyos időtávra nézve mennyi kiadásod és bevételed lesz. Majd ennek megfelelően állítsd össze a pénzügyi tervet: mire mennyit tudsz és szeretnél fordítani.
Eredménykimutatás
Nagyon fontos, hogy tudd prezentálni a céged által elért eredményeket saját magadnak, de akár egy harmadik félnek is. Ez azt jelenti, hogy látnod kell árbevétel tekintetében milyen nyereségeid és veszteségeid voltak az adott évben. Tételszerűen megvizsgálhatod, mire mennyit költöttél: mennyi volt az adó, a bevétel, mennyi ment el marketingre vagy éppen kutatásra. Az éves eredményeid alapján könnyen elkezdheted tervezni a következő év költségvetését.
Ütemterv és teendőlista
Mindig érdemes azzal számolnod, hogy a projekt csúszhat valamilyen rajtad kívülálló okból kifolyólag. Ezért a határidőket lazábban szabd meg: a csúszást mindenképp kalkuláld bele a végleges ütemtervbe. A sablonoknak köszönhetően többféle ütemterv mintát is kipróbálhatsz, majd végül a számodra leginkább praktikus módszert válaszd. Lehet ez egy Gant-diagram, de egy jól átlátható teendőlista is akár. A lényeg, hogy mindig jól lásd a feladatokat és a hozzájuk kapcsolódó határidőket.
Jegyzőkönyv
A hatékony értekezletek, csapatmegbeszélések és az ügyfél meetingek után is jól jön egy rövid, de tartalmas jegyzőkönyv, melyben a megbeszélés legfontosabb információit bárki megtalálhatja. Nem mindegy azonban, hogy ez milyen formában történik. Tartalmi és formai szinten is vannak “követelmények” a jegyzőkönyvekkel kapcsolatban. Egy jó memónak a következőket legalább tartalmaznia kell: résztvevők, napirendi pontok, eredmények, jövőbeli teendők és fennmaradó kérdések. Átláthatónak és letisztulnak kell lennie a jegyzőkönyvnek, hogy mindenki számára jól érthető legyen. Nem az a lényeg, hogy a teljes megbeszélést szóról szóra visszaadja, hanem hogy a kulcspontokat kiemelje. Különféle jegyzőkönyv mintákat találsz az Office sablonjai között, nézd át őket és válaszd ki a számodra leghatékonyabbat!
Ajánlat
Egy kisvállalat legtöbbször az elfogadott ajánlatokból él, melynek a jó ár mellett meggyőzőnek kell lennie. Nem könnyű feladat kitalálni, hogy az árak mellett milyen részleteknek kell szerepelni a végső dokumentumban. A sablonok közt különböző árajánlat mintákat találsz: például különféle szolgáltatásokhoz kapcsolódó ajánlatok közül választhatsz. Fontos, hogy amikor ajánlatot küldesz valakinek, nagyon alapos legyél. Részletes képet kell adnod a céged szolgáltatásairól, az ügyfél problémáiról és a megoldási javaslataidról. Mindezt igényes és pontos formában: légy jobb, mint a versenytársak, mutasd meg azt, te miben tudsz többet vagy mást nyújtani, miért te vagy a legjobb választás.
Prezentáció
Bármivel foglalkozol bármilyen szektorban, a céges arculatot megjelenítő prezentációs sablon elengedhetetlen. Ehhez felhasználhatsz már meglévő mintákat és a saját vállalkozásodra szabhatod őket. A legnagyobb előnye a sablonoknak: a felépítésük. Ha üzleti tervet, marketing ütemezést vagy az elmúlt hónapok eredményeit szeretnéd prezentálni, akkor nagy segítség lehet számodra egy meglévő struktúra. Így biztosan nem felejtesz ki semmit a bemutatóból.
Az üzleti terv minta a tervezés alapköve
Egy sikeres vállalat átgondolt, részletesen kidolgozott üzleti tervvel vág neki minden évnek. Sőt minden egyes projekttervezés során elengedhetetlen egy projektösszefoglaló vagy üzleti terv készítése – attól függően kinek szól és miről is van szó. Épp ezért kell erről a sablonról külön beszélni.
Az átfogó stratégiádban a vállalkozás bemutatásának, a célkitűzéseknek, a működési tervnek, az adott ágazat elemzésének, kidolgozott marketingtervnek, konkrét kockázatelemzésnek és átgondolt költségvetésnek kell helyet kapnia. Lényegében minden belekerül, ami egy új projekt vagy üzlet tervezéséhez szükséges.
Az üzleti terv elkészítése során meg kell fogalmaznod a vállalkozásod céljait és irányelveit. Látnod kell, hova szeretnél eljutni, mennyi idő alatt és hogyan. Konkrétumokkal kell dolgoznod, hogy visszakövethető és mérhető legyen a tervezésed. A lényeg, hogy ne egy méterrel a föld felett járj, amikor üzleti tervezésbe fogsz: reális talajon mozogj, lásd a lehetőségeidet, de a korlátaidat is! Amit mindenképp észben kell tartanod, hogy félévente vagy évente felül kell vizsgálnod az üzleti terv részeit: mi az, ami már megvalósult és mi az, ami még előtted van, illetve milyen új célokat tűzhetsz ki céged elé.
Az MS Office sablonok megkönnyítik a munkádat: jól kidolgozott, kész mintákat használhatsz fel különböző folyamatokhoz. Nézd át a lehetőségeket és válaszd ki a számodra leghatékonyabb sablonokat, alakítsd át őket a saját vállalkozásodnak megfelelően, rendszerezd őket és tedd elérhetővé mindenki számára a cégedben! Az előre elkészített sablonokkal gyorsíthatod és egyszerűsítheted mindenki dolgát, sőt ezekkel erősítheted az egységes és profi vállalkozás képét az ügyfelekben.
