Egy kisvállalkozó rengeteg feladattal zsonglőrködik nap, mint nap: általában egy személyben egy komplett, sokfős menedzsment feladatköre nyomja a vállát. Ezeket a feladatokat kitalálni, észben tartani, rangsorolni, kezelni nem egyszerű. Szerencsére manapság már hatalmas választékban találunk olyan rendkívül hasznos, jól megtervezett appokat, amelyek támogató társként, 0-24 órában hűségesen mellettünk állnak, és megkönnyítik, meggyorsítják, egyszerűsítik a munkánkat. A legnépszerűbb alkalmazások között néztünk körül, valamint megkérdeztük Répássy Zsuzsit az ittaszezon.com-tól, és Kákonyi Árpádot a Cluedit-től, hogy mik a személyes tapasztalataik a saját, jól bevált üzleti applikációikkal kapcsolatban.
Nézzük sorban, miben igazán jók, mit tudnak nekünk nyújtani a következő applikációk?
RESCUETIME – Megmutatja, hogy mennyi hülyeségre megy el az időd!
A RescueTime egy kiváló, időgazdálkodást segítő app, amely világosan megmutatja, hogy mire megy el az időd. Pontosan méri mennyi időt töltünk bizonyos felületeken – telefonon, számítógépen – ezáltal segít, hogy tudatosabban szortírozzunk az időrabló tevékenységeink között. A RescueTime-al könnyebb megvalósítani, hogy valóban a lényeges feladatokra szánhassuk az értékes munkaidőnket.
TOGGL – Méri, hogy mennyi időt vesz igénybe a munkád.
A Toggl egy rendkívül egyszerűen használható applikáció, amely hasonlóan a RescueTime-hoz az időgazdálkodásban segít. Ez azonban a munkára fordított időt méri. Nagy segítség olyan munkafolyamatoknál, ahol pl. óradíj alapú az elszámolás, vagy ahol mi szeretnénk tudni, hogy mi mennyi időt vesz igénybe. Az ún. „pomodoro”* technikát is alkalmazhatjuk a segítségével, mivel ez is megtalálható a funkciói között.
( *kb. 25 perces, koncentrált munkát követően 10 perc pihenőidőt tartunk, majd újra 25 perc munka és újra 10 perc pihenő. Ilyen rövidebb etapokban hatékonyabb a munka, és az agyunk is jobban működik.)
TEAMDECK – Fogd össze a csapatot vele!
A Teamdeck segít a munkahelyi csapatunkat koordinálni és a kiosztott feladatokat kézben tartani. Egyszerűen elvégezhetjük vele a projekt erőforrás-kezelését és optimalizálását. Segít nyomon követni pl. a home office-ban, vagy akár külföldön dolgozó csapattagok napi elérhetőségét, ütemezni ezáltal a műszakokat és a szabadnapokat. Könnyedén átláthatóvá válik, hogy ki, mikor min dolgozik és mennyit, illetve ki mikor elérhető, és bevethető.
CLEAN EMAIL – Dobd a kukába, ami nem kell!
A Clean Email egy intelligens e-mailkezelő alkalmazás, amely lehetővé teszi a beérkező levelek egyszerű és gyors kezelését, szűrését, rendszerezését, ütemezett törlését, hogy ezáltal csökkentse a stresszt, és növelje a produktivitást. Lehetőségünk van kb. 1000 e-mail ingyenes megtisztítására, vagy, ha ennél többre van szükség, akkor elérhető a prémium csomag kb. 3600.-Ft-ért. Képes együttműködni bármely e-mailszolgáltatással, használható telefonon, táblagépen vagy számítógépen egyaránt.
STREAKS – Új, hasznos szokásokat alakíthatsz ki vele, hogy elérd a célod.
Ha van egy célod, úgy érheted el legkönnyebben, ha minden egyes nap teszel érte, azaz szokássá alakítod. Ezeknek az új és hasznos szokásoknak a kialakításában segít a Streaks! Azok számára a leghasznosabb ez az app, akikre kevésbé jellemző a fókuszáltság. A lényeg, hogy minden egyes nap elvégezd az emlékeztető által jelzett feladatot, hogy „ne szakadjon meg a lánc”! Öt szokás követése ingyenes és offline is működik.
SCORO – Projektmenedzsment sorvezető A-tól Z-ig.
A Scoro egy nagyon összetett, sok mindent magába foglaló munkamenedzsment szoftver és telefonos applikáció, egy rendkívül professzionális és kreatív eszköz. Remek segítség az időgazdálkodásban, a projektek nyomon követésében, ezáltal a vállalkozás produktivitásának növelésében. Szinte minden olyan funkciót tartalmaz, amelyet a projektmenedzsment igényel. Webes és telefonos felületen is használható.
FREEDCAMP – Szintén projektmenedzsment sorvezető és még sok minden más!
A Freedcamp ugyancsak egy korszerű projektmenedzsment alkalmazás. Azt ígéri, hogy minden olyan fontos funkcióval ellátja a tulajdonosát, ami egy sikeres projekt végrehajtásához szükséges. Segít végigkalauzolni az egyes munkafolyamatokon és követi a ráfordított időt. Egyedül vagy csapatban is jól használható. (Az alkalmazás használata közben meg lehet osztani a csapat között biztonságosan jelszavakat, Google naptárral szinkronizálható, számlázhatunk vele, tárolhatjuk az ügyfeleink névjegyeit, egyszóval nagyon sokrétű applikációnak tűnik.) A Freedcamp ingyenes, bár vannak fizetős szolgáltatásai. El lehet érni a web alapú alkalmazásukat is a freedcamp.com-on.
NOIZIO – Hangokkal hoz hangulatba a munkához, vagy a feltöltődéshez.
A Noizio környezeti háttérhangok segítségével segíti a fókuszálást a feladatokra vagy épp a munka utáni pihenésre. Találunk benne sok kellemes, környezeti hangot, és ezeket mi magunk is összeállíthatjuk különböző hangelemekből. Esti pihenésnél a romantikus esték hangulatát teremti meg, csökkentve ezzel a stresszt, biztosítva a pihenést. A hangok offline üzemmódban is lejátszhatók. Ingyenesen elérhető Android és iOS eszközökön egyaránt.
3C ÜZLETI NAPTÁR – Rendet tesz, ha sok a meló és nagy a káosz.
Kifejezetten üzletemberek számára tervezett, egyszerűen kezelhető naptáralkalmazás, amely minden eshetőségre kínál segítséget. Van benne: eseménytervező, feladatkezelő, születésnapok, meghívók készítése, értesítés esemény visszaszámlálóval, beépített időjárás jelentés stb. Szinkronizálható a Google naptárral is. Az üzleti naptár alapverziója ingyenes, de már ez is sok funkciót kínál.
DOODLE – Az esemény és buli szervezők megmentője!
A Doodle egy többfunkciós értekezlet és találkozó ütemező applikáció, amely segít csökkenteni a dátum és helyszín megbeszélésére szánt időt és energiát. A Doodle minden résztvevőt ugyanazon az oldalon tart, így nem kell foglalkozni azzal, hogy az embereket összekössük egymással emailben vagy telefonon. 14 napos ingyenes próbaverziót kínál, ezen felül már fizetős. A tavasz óta létező új verzióra ugyan sokan panaszkodnak, de az applikációt fejlesztik és nyilvánvalóan még jobban kezelhető lesz, mint eddig.
Répássy Zsuzsi saját vállalkozásában, az ittaszezon.com-ban igyekszik minden fronton helytállni, így ő is él az applikációk nyújtotta kényelemmel és segítséggel.
„Három gyermekes anyaként és vállalkozóként mindent használok, ami a mindennapos pörgésben megkönnyíti az életemet! A kedvenceim, amelyek sokat adnak hozzá a mindennapjaimhoz a Monday a Trello és a Canva.” Nézzük sorban mit tudnak ezek?
MONDAY.COM – „Ez egy remek kollaborációs szoftver, itt kezelem a munkafeladatokat a vállalkozásomban. Kb. egy éve használjuk a csapatommal. Nagyon szeretem, mert a holtidőkben, pl. dokira várva, vagy a fonódó villamoson ülve is átlátom a projektjeinket, tudok előrelökni a feladatokon, vagy azonosítani elakadásokat. Bevált, mert szó szerint úgy érezhetem, hogy kézben tudom tartani az – időnként meglehetősen szerteágazó – feladatokat.”
TRELLO – „Ez is kollaborációs applikáció. Nemcsak a vállalkozásban hasznos, de a férjemmel itt szervezzük a családi életet is: a filmgyűjteményektől és programötletektől, a karácsonyi nagycsaládi találkozók leszervezéséig vannak ’tábláink’. Vele nem kell fejben tartani semmit. Nagyon sok időt és energiát spórol, hogy nem elölről kell mindent újra átgondolnunk.”
CANVA – „Itt csodásan tudok posztokat, kreatívokat szerkeszteni. Egyszerű és látványos. Szuper jó app szerintem! A desktop verziót is használom, mindig lenyűgöz, hogy mennyire könnyű létrehozni jó designokat a segítségével. Nagyon szeretem, hogy ezt bármikor megtehetem, amikor jön egy jó ötlet!”
Kákonyi Árpád a Cluedit munkatársa. Kíváncsiak voltunk, szakértőként miket használ és mi a véleménye róluk.
„Használtam több ilyen applikációt az elmúlt évek során, és találtam olyanokat, amelyek nagyon jól használhatóak voltak számomra a maguk környezetében. Ezek nagytöbbségében ún. ’task management tool’-ok, vagyis feladatkezelő eszközök voltak, néhol kiegészülve ’time tracker’ azaz ’időkövető’ funkcióval. Amelyeket használtam és hasznosnak találtam a Rescue Time, a Focus Keeper, a Forest- Focus for Productivity és a Lucid Chart.”
RESCUE TIME – (Amit már mi is ajánlottunk.) „Ha nem az erősséged az időmenedzsment, nem tudod megmondani, hogy hova folyik el a hasznos időd nagy része, akkor érdemes vele kezdeni. Egy hétvégi riporttal könnyen megmondható, hogy milyen típusú tevékenységet mennyi ideig folytattál a héten.”
FOCUS KEEPER – „Érdekes applikáció a ’pomodoro’ technikára építve, mely egy időmenedzsment rendszert ad, hogy a rendelkezésre álló időt a céljaidnak megfelelően használd fel. Egyszerű, de sokat segíthet, mint kezdő zenészeknek a metronóm.”
FOREST- FOCUS FOR PRODUCTIVITY – „Hasonlít az előző applikációra, de játékosabb megoldással vesz rá a koncentrált munkára: minden tevékenységedhez ’ültethetsz egy fát’, melyet a fókuszált figyelmeddel ’öntözhetsz és nevelgethetsz’.
LUCID CHART - „Ezzel az eszközzel villámgyorsan építhetünk pl. folyamatábrákat, diagramokat, sok integrációs lehetőséggel kiegészítve. Kreatív és kaotikus észjárású embereknek kiemelkedően hasznos lehet egy ’gondolat térképező’ eszköz használata. Ez erre is tökéletesen alkalmas: rendszerezhetjük gondolatainkat, ötleteinket a jövőre vonatkozóan. Akár termékfejlesztésben is eredményes lehet.”
Árpád úgy véli ezek mind nagyon hasznosak, csakhogy többnyire egyetlen problémát tudnak végigvinni. „Számomra nagyon fontos, hogy legyen egy olyan felület, amin minden fontos feladat és határidő egyszerre látszik, ezért mi a Cluedit berkein belül saját fejlesztésű, a ’Salesforce’-hoz hasonló megoldást használunk. Itt egyszerre látom minden határidőmet és feladatomat.” Fontosnak tartja – amellett, hogy nagyon sok segítséget jelentenek – hogy ne az alkalmazásoktól várjuk a megváltást. „Nem attól lesz jó projekt managemented, hogy megvásároltál egy erős projekt management eszközt, inkább kutassunk és tanuljunk különböző metódusokat a problémáink megoldására és azokhoz keressük meg a megfelelő alkalmazásokat!”
Szerző:
Mekis Csilla – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
