Hatékony kommunikáció? Projektek kézbentartása? Ügyfélkezelés? Csoportmunka? Egészen biztosan találunk olyan egyszerre webes és mobil alkalmazást, amely egyszerű és legfőképpen olcsó megoldást kínál vállalkozásunk munkaszervezési gondjaira.
A tipikus kisvállalkozás tipikus vezetője kismillió feladattal kénytelen foglalkozni nap mint nap. Nem elég, hogy üzletet kell szereznie, többnyire ráhárulnak a cég napi működtetésével kapcsolatos ügyek is. Utalni a számlákat, jóváhagyni a kollégák szabadságát, marketingtervet írni, megtervezni a következő social media kampányt, kezelni az ügyfélpanaszokat, feladni a soron következő megrendelést a beszállítónak, áttekinteni a cash-flow helyzetet – és a feladatok sorát a végtelenségig lehetne sorolni.
Ismerős a helyzet? Akkor épp itt az ideje, hogy használatba vegyél néhány olyan üzleti alkalmazást, amelyek automatizálhatják, egyszerűsíthetik, megkönnyíthetik és felgyorsíthatják ezen feladatok elvégzését.
Az alábbiakban olyan népszerű, a legkülönbözőbb célokra fejlesztett online – és a számítógép böngészője mellett mobileszközről is elérhető – alkalmazásokat mutatunk be, amelyek már vállalkozások ezreinél, tízezreinél váltak a mindennapi munka részévé. A lista nem teljes, nem is lehet az, inkább csak a lehetőségeket kívánja felvillantani – a kommentekben szívesen látjuk az egyéb javaslatokat, különösen, ha saját tapasztalatokon alapulnak.
Néhány dolgot érdemes az alkalmazásokkal kapcsolatban előre tisztázni. Azért, mert sokan használják őket, még nem biztos, hogy neked és a vállalkozásodnak is bejönnek. Érdemes többet is kipróbálni közülük, hogy kiderüljön, melyik fekszik leginkább a te és céged munkastílusához, működéséhez. Kísérletezz bátran, próbáld ki a program kínálta funkciókat, keresd az új alkalmazásokat a neten vagy az alkalmazásboltokban!
A kipróbálást megkönnyíti, hogy a legtöbbnek van ingyenesen is használható változata – persze általában korlátozott funkcionalitással. Ha megtetszett a szoftver, havi pár dollár fejében számos új funkcióhoz és további felhasználói licencekhez juthatsz hozzá.
És akkor következzenek a tippjeink, kategóriák szerint rendezve.
Irodai alkalmazások
Microsoft 365
Az asztali gépekre telepíthető változata egykor uralta az irodákat, és most webes változata is igen jól teljesít. A Microsoft 365 számtalan különféle verzióban és csomagban elérhető, közte kizárólagosan a felhőben futtatva is. Megkapjuk a csomagban a jól ismert Word-Excel-PowerPoint hármast, a OneDrive-ot a fájlok tárolásához, az Outlook webes változatát a levelezéshez, a Sharepointot a fájlszerver kiváltásához és csomagtól függően más számos egyéb csoportmunka és kommunikációs alkalmazást. Éppen a lehetőségek szinte végtelen változatossága miatt érdemes lehet szakértő segítségét igénybe venni a pontos konfiguráció és csomag kiválasztásához – különösen, hogy ennek pont nincs ingyenes változata.
Google Workspace
Jóval több rejtőzik a mindenki által ismert Gmail mögött, mint sejtenénk. A Google Workspace-ben a levelezőrendszeren túl teljes irodai programcsomag (szövegszerkesztő, táblázatkezelő, bemutató- és weboldalkészítő), a Drive háttértár, chat és webkonferencia lehetőség is várja a felhasználókat. Különösen hasznos lehet az egyszerűen létrehozható megosztott naptár, amelyben minden kolléga elfoglaltságai könnyedén áttekinthetőek. Némi díj ellenében még céges email-címet is kapunk.
Együttműködés, kommunikáció
Microsoft Teams
Része az Microsoft365-nek, de a Teams önállóan is elérhető. Egyetlen felületben integrálja a különféle együttműködési és kommunikációs megoldásokat, így ugyanabból a böngészőablakból chatelhetünk, oszthatunk meg és szerkeszthetünk közösen dokumentumokat, de alkalmas hang- és videohívások kezelésére is.
Slack
Az egyik legnépszerűbb online kommunikációs megoldás, nem hiányozhat egyetlen összeállításból sem. A Slack alapvetően chatre készült, de azt számtalan funkcióval egészíti ki. Különféle csoportokat lehet létrehozni, amelyek külön csatornán kommunikálhatnak egymással, a fájlok számtalan forrásból (például a Dropboxból és a Google Drive-ból) közvetlenül behúzhatók a chatbe, több száz online alkalmazással lett integrálva, a képernyőt meg lehet osztani és videóhívásokat is kezel az alkalmazás, amely persze mobilról is elérhető. Hátrányaként egyedül azt szokták említeni, hogy kicsit nehéz megtanulni a használatát.
Jegyzetelés, tartalomkezelés
Evernote
Egy másik örök klasszikus. A különféle platformok között szabad átjárást biztosító Evernote révén egyetlen gondolat sem vész el, minden jegyzet, feljegyzés, ötlet rendszerezetten tárolható. Könnyedén kezelhető benne a tennivalók listája, az emlékeztetők, feljegyzések. Hangfelvételek, fotók vagy videók szintúgy lehetnek jegyzetek, vagy csatolhatók a meglévő bejegyezésekhez. Az összes feljegyzés kereshető és megosztható másokkal.
Microsoft OneNote
Ez is része az Microsoft 365-nek, de külön is elérhető, természetesen szintén minden mobil és asztali platformra. Funkcióiban nagyjából azt hozza a OneNote, mint az Evernote: számtalan formában készíthetünk jegyzeteket, amelyeket a legkülönfélébb módokon rendszerezhetünk. Természetesen kereshető és támogatja a kézi adatbevitelt is: a táblagép képernyőjére firkált kézírásból jól olvasható és kereshető szöveget varázsol.
Szűkebb tudású, de egyszerűbben használható, mint a fentiek. A böngészőkbe beépülő Pocket segítségével könnyedén elmenthetjük mindazokat a webes cikkeket, videókat és egyéb tartalmakat, amelyeket érdekesnek találunk, de éppen nem érünk rá elolvasni/megnézni. Az elmentett tartalmak témakörök szerint rendezhetők és a későbbiekben akár internetkapcsolat nélkül is megtekinthetők.
Projektmenedzsment
Asana
Ha a feladatkezelőnk már csordultig van saját és másoknak kiosztandó feladatokkal, határidőkkel, tervekkel, ha már nem tudjuk, kire mit bíztunk, és ő hogy áll vele, itt az ideje, hogy vessünk egy pillantást az Asanára. Az online projektmenedzsment eszközök piacának egyik éllovasa lehetővé teszi számunkra, hogy egyetlen jól áttekinthető felületen lássuk a projekteket. Könnyen kioszthatók benne a feladatok, határidőkkel, értesítésekkel, a szükséges fájlokkal, nyomon követhető a projekt előrehaladása, vagy akár a munkatársak leterheltsége. Az Asana integrálható számtalan online alkalmazással, mint a Slack, a Google Drive, a Dropbox vagy éppen az Evernote.
Trello
Egy másik kiválóan használható eszköz akár nagyszámú projekt egyidejű kezelésére. A Trello intuitív felülete táblákat és azon belül kártyákat használ a projektek és az azokon belüli részfeladatok kezelésére, így könnyedén áttekinthető a nagy kép és a legkisebb részlet egyaránt. A projektekhez és az egyes feladatokat tartalmazó kártyákhoz könnyen hozzárendelhetők a tagok, a határidők, beilleszthetők a szükséges dokumentumok, felvihetők listák és határidők. A feladatokat tartalmazó kártyákon közvetlenül lehet chatelni is. Ez is integrálható számos más alkalmazással, az Evernote-tól kezdve a Slack-en át a Google Drive-ig és a OneDrive-ig. Nem utolsósorban magyarul is elérhető.
Basecamp
Az egyik legkönnyebben használható feladatkezelő eszköznek tartják a Basecampet. A jól kialakított felületen egyszerű meghívni a projekttagokat, chatelni velük, állományokat csatolni vagy ellenőrző listákat létrehozni. A projektek előrehaladását mindenki számára látható naptárban lehet nyomon követni, amelyben látható minden, dátumhoz kötött tennivaló és esemény, így senki nem marad le semmiről. Különlegessége, hogy az árazása nem felhasználóhoz, hanem projektekhez kötött.
Egyéb eszközök
Nimble
A Nimble egy érdekes CRM-alkalmazás, amely az Microsoft 365-be vagy a Google Workspace-be beépülve magától keresi és egységes adatbázisban gyűjti az ügyfelek nyilvánosan elérhető online információit, hogy az ügyfélprofilok és kontaktinformációk mindig automatikusan naprakészek legyenek, és minél több hasznos adatot tartalmazzanak. A kontaktokat különféle szempontok szerint rendezhetjük, szegmentálhatjuk, hogy az egyszerű közösségi ismeretségekből hasznos üzleti kapcsolatok legyenek.
Rescue Time
Mindig mindenre kevés az időd? A RescueTime automatikusan méri az időt, amit az egyes alkalmazásokban és weboldalakon töltöttél, majd ebből részletes jelentést készít, hogy lásd, mire ment el a napod. Még jelzéseket is beállíthatsz, hogy szóljon, ha már túl sokat időztél a híreket olvasgatva vagy éppen a Facebookon.
Mailchimp
A GDPR bevezetése óta nem olyan egyszerű email-kampányokat folytatni, de ha adatkezelés szempontjából rendben vagyunk, a többit elintézi nekünk a MailChimp. A szoftver nem csak a címlistákat kezeli, de segítséget kínál az egyedi, a céges dizájnt tükröző hírlevelek elkészítéséhez és kiküldéséhez is. Vissza lehet ellenőrizni a kampányok, az egyes hírlevelek hatékonyságát, és integrálható számos népszerű e-kereskedelmi platformba, mint a Shopify, a WooCommerce vagy a Magento.
Hootsuite
Nincs cég, amelyik megengedhetné magának, hogy kimaradjon a közösségi médiafelületekről, ám a különféle megjelenések menedzselése nem egyszerű. A Hootsuite révén automatizáltan kezelhetjük és előre ütemezett időpontokban posztolhatjuk az új tartalmakat. Az alkalmazásban szabályozható a jóváhagyási munkafolyamat, mérhetők a különféle metrikák, amelyekből részletes jelentések készíthetők, de a szoftver integrálható a népszerű analitikai appokkal is.
Olvasd el Wolf Gábor 10 kedvenc marketing appját is!
Mondd el véleményedet a cikkről
