Szeretnél eredményesebb munkát elérni, ehhez pedig néhány időmenedzsment tippre van szükséged? Bemutatunk néhány alkalmazást, melyekkel növelheted a céged hatékonyságát. Próbáld ki őket!
A csapatmunka során a hatékony munkavégzést és a zökkenőmentes kommunikációt több tényező is megnehezítheti. Nagyon fontos, hogy mindenkihez eljusson minden információ, mert mindez a munka és az ügyfél rovására mehet. Rengeteg időt spórolhatsz meg, ha rendszerezve és tudatosan a technika adta lehetőségeket kihasználva dolgozol. Összegyűjtöttünk néhány alkalmazást, melyek segítségével az időmenedzsment és a hatékonyság garantált.
Slack: a saját online kommunikációs csatorna!
Ismerős az a szituáció, amikor muszáj online kérdezned valamit a kollégádtól, de nincs meg erre a megfelelő platform, így a Facebookra kényszerülsz? Ez sok szempontból sem szerencsés, hiszen amellett, hogy belekényszeríted a munkatársadat abba, hogy az ismerősöd legyen a közösségi oldalon, könnyen elveszhetsz a Facebook böngészésében munka közben.
Ezt a problémát küszöböli ki a Slack. Az ingyenes alkalmazás lényegében egy munkahelyi chat szolgáltatás, amelyen keresztül a cégből bárkivel beszélhetsz, így nem kell megzavarnotok egymást a munkában. A legszuperebb benne, hogy egyes projekteknek külön csatornát hozhatsz létre: így a különböző feladatokat, ügyfeleket érintő ügyeket egymástól elszeparáltan kezelhetitek, nem veszik el semmilyen információ. Emellett persze az irodai ügyek megbeszélésre vagy csak a random vicces videók megosztására is létrehozhatsz egy külön channelt. Mindezek mellett akár telefonálhatsz is Slacken keresztül a munkatársakkal, sőt akár emlékeztetőt is beállíthatsz az egyes üzenetekre. Az értesítéseket ki-be lehet kapcsolni, tehát az elmélyedt munka vagy egy megbeszélés során sem zavarnak majd.
Indíts egy közös naptárat!
Az időmenedzsment egyik alapszabálya, hogy mindig naprakészen vezesd a naptárban a teendőidet. És ha a személyes dolgaidhoz beválik ez a módszer, miért ne vihetnéd be céges környezetbe? Hozz létre egy Google Naptárat, melyben a közös programokat, megbeszéléseket, információkat vezetitek. Sokat segít a gördülékeny munkában, ha tudod ki van éppen szabadságon vagy egy megbeszélésen.
Szedd rendbe a teendőket: listázás egyszerűen
David Allen a Getting Things Done (Intézz el mindent) módszer nagymesterének segítségével sosem vesznek majd el a kitűzött rövid és hosszú távú céljaid. Ennek az időmenedzsment technikának a lényege, hogy öt lépésben rögzíted és listázod a feladataidat. Először mindent egy közös helyen rögzítesz, majd a 2 perc alatt elvégezhető feladatokat azonnal elvégzed, a többit pedig kiszervezed vagy egy listába sorolod. Ha ez megvan, rendszerezed a feladatokat aszerint, hogy mi mennyi időt igényel és milyen teendőről van szó. Az egyik titka a módszernek, hogy hetente kétszer átnézed a hosszabb távú projektjeidet, és olyan apró feladatokat rendelsz hozzájuk, melyeket az adott héten el tudsz végezni, ez kevés időbe telik, viszont egy lépést tehetsz a cél felé. A másik fontos pont: csak az éppen kiválasztott feladattal foglalkozz, minden mást tegyél félre.
Vezesd be a projektmenedzsment eszközöket!
Habár a Wunderlist már önmagában használható projektmenedzsment eszközként, akadnak még a piacon hozzá hasonló kiváló alkalmazások. A projektmenedzsment eszközök által egyértelműen láthatod, melyik projekt hogy áll, kinek, mikor és milyen kisebb és nagyobb feladatai vannak.
Az Asana az egyik legjobb ezen a területen: letisztult design, több platformon is elérhető, 15 főig pedig ingyenesen használható. Projekteket kezelhetsz, melyekbe feladatokat és alfeladatokat vehetsz fel, ezekhez határidőt és felelőst is rendelhetsz. Minta projekteket készíthetsz, melyeket bármikor másolhatsz. Egy helyen rendszerezve láthatod az összes projekted és az összes hozzád tartozó feladatot időrendben felsorolva. Sőt akár még emaileket is küldhetsz Asanán keresztül!
Mérd a munkaidőt!
Az időmenedzsment szempontjából fontos tudni, hogy mivel mennyi időt töltesz. Először is, ha tudatosan használod az idődet és tisztában vagy vele, hogy a munkád során melyik feladat körülbelül mennyi idővel jár, akkor könnyen tudsz majd tervezni a feladatokkal. Másodszor egy óradíjas projektnél jó látni, hogy mennyit foglalkozik valósan a csapat a feladatokkal.
A Toggl egy igen népszerű időmérő alkalmazás. Könnyen használható, egyszerűen összeköthető más projektmenedzsment eszközökkel (pl. az Asanával), asztali és mobil verzió is létezik belőle, illetve projektek szerint, tagoltan mérhetjük a munkaidőt vele. Napi, heti és havi kimutatásokat is találsz benne. A Toggl által a teljes csapat időhasználatát láthatatod, tehát egyszerűen megnézheted, hogy az adott projekttel a csapat különböző tagjai együttesen mennyit foglalkoztak.
Tudásmegosztás gyorsan és könnyedén!
Sokszor előfordul, hogy a neten szörfölve egy igazán érdekes és izgalmas szakmai cikket találunk, amit nincs időnk éppen akkor elolvasni. A Pocket app segítségével egy kattintással elmentheted az online tartalmakat. Lényegében úgy működik, mint egy könyvjelző, csak átláthatóbb és megosztható mással is. Sőt a későbbiekben offline módban is elolvashatod az elmentett cikkeket. Egy helyen, felcímkézve tárolhatod a szakmai tartalmakat, melyeket mindenkinek érdemes átnézni a csapatból. A Pocket segítségével nem veszik el egy megosztott cikk sem, és a visszakereshetőséggel sincs probléma, ami egy üzenetben megosztott hivatkozásnál előfordulhatna.
Jegyzetelj!
A to do listák mellett az ember folyamatosan készít apró jegyzeteket, megjegyzéseket a feladatokkal vagy akár a megbeszélésekkel kapcsolatban. Ezeket érdemes egy helyen tárolni a felhőben, hogy bármikor bárhonnan hozzáférhess. Temérdek jegyzetelős alkalmazás van a piacon, de talán az egyik legjobb az Evernote. Az összes jegyzeted, hosszabb irományodat és az ehhez tartozó táblázatokat, képeket, csatolt fájlokat, hangjegyzeteket egy helyen tárolhatod. Mindezeket pedig csoportosítva, külön listákban rendszerezheted. Akár csoportosan is szerkeszthettek jegyzeteket, és közvetlen chatelhettek egymással az ötletelés közben. Az Evernote ingyenes verzióját sajnos csak két eszközön használhatod és mindenképp internetre van szükséged hozzá. A prémium modell viszont az egyik legkiemelkedőbb jegyzetelős alkalmazásnak, ezért érdemes kipróbálni, ha még nem találtad meg a tökéletes appot.
Segíts a fókuszált figyelem fenntartásában!
Francesco Cirillo a ‘80-as években dolgozta ki a Pomodoro technikát, amivel a munkavégzés hatékonyabbá válhat. Cirillo módszerének a lényege, hogy a feladatokat 25 perces szakaszokra kell felosztanod, melyeket 5 perces pihenők szakítanak meg. Ez idő alatt nem szabad semmi mással foglalkozni csak a kitűzött feladattal. Tehát nincs közben emailezés, Facebookozás, telefonálás, csak az adott feladat. Négy “Pomodoro”, azaz négy 25 perces etap után egy hosszabb 20-30 perces szünet következik, ezalatt az agyad pihenhet és regenerálódhat. A technika segít abban, hogy átlásd mi fér bele egy napba, milyen feladattal mennyi időt töltesz el. A rendszeres szünetek segítik a koncentrációs képesség növelését, sőt kevésbé leszel fáradt estére. Fontos, hogy saját magadnak kell kikísérletezned, hogy az eredeti 25 perces szakaszokra van szükséged, esetleg ennél rövidebb vagy hosszabb időközök alatt teljesítesz jobban, mert ennek megfelelően kell beállítanod majd a Pomodorokat.
A Pomodoro technikán számos alkalmazás alapul, ilyen például a Forest, amely a fókuszált figyelmet jutalmazza játékos módon. Az appal virtuális fákat nevelhetsz úgy, hogy a beállított időszakban nem nyúlsz a telefonodhoz, nem lépsz ki az alkalmazásból. Ha mégis megszakítod idő előtt a folyamatot, akkor meghal a nevelt fád. A Forest okostelefonon vagy számítógépen is használható, így a koncentrált munka mellett a mobilfüggőség és a céltalan böngészés, lényegében az időpocsékolás ellen is kiváló eszköz. Mutasd meg a kollégáidnak a technikát és próbáljátok ki!
A fenti időmenedzsment alkalmazások mind segíthetnek a hatékony csapatmunka kialakításában. A lényeg, hogy tudj a lehetőségeidről, próbálj ki többfélét és találd meg a számodra és a vállalkozásod részére leginkább megfelelő appokat!
