Nem félt váltani, új vállalkozásba kezdeni, csak hogy megvalósíthassa korábbi álmait – Kern Ági története sokak számára lehet inspiráló. A zenzero.hu webáruházat megálmodó és megvalósító Ági vállalkozása alapvetően az online jelenlétre épül, ezért viszonylag könnyen rászánta magát a digitális megoldások bevezetésére, mint amilyen az online számlázás. Ha valaki eddig kételkedett volna benne, hogy az online számlázásra megéri áttérni, most meggyőző érveket találhat a cikkben – Vida Ágnes szakértői tanácsaival kiegészítve.
Kern Ági mindig is rajongott a divatért, vágya volt, hogy a munkája is kapcsolódhasson ehhez a területhez. Ám pályakezdőként egész mással foglalkozott: adminisztrációs ügyekben segített más vállalkozásoknak – mára már nevet is kapott ez a munka, virtuális asszisztensként ismerhetjük. Később szabadúszó újságíróként és marketing szövegíróként is dolgozott, és bár ezek rugalmasan végezhető tevékenységek voltak, élvezte is a feladatokat, mégis kacsintgatott régi vágya megvalósítása felé. Ezzel az indíttatással hozta létre 8 évvel ezelőtt a zenzero.hu webáruházat, ahogy ő mondja, az ásványszerető, bohém csajok legnagyobb örömére.
„Mindenképpen bizsukkal szerettem volna foglalkozni, ez volt a divatnak az a területe, amely mindig is érdekelt. Végül az ásványokból készült kiegészítők lettek igazán hangsúlyosak a termékpalettán. Én főleg a szépségük miatt foglalkozom a kövekkel és csak kevésbé érintenek meg a nekik tulajdonított hatások, ezoterikus szempontok” – meséli Ági.
Ha egy üzlet beindul: a növekedés igényli a változást az üzletmenetben is
A webshop forgalma folyamatosan növekszik, így megérett a helyzet arra, hogy egy fizikai boltban is elérhetők legyenek a termékek – ennek nyitása október végére várható. A megnövekedett forgalom igényelte azt is, hogy a céges formát is megváltoztassa: a korábbi KATA adózású Bt. helyett immár egy Kft.-ben kezeli a vállalkozás ügyeit.
A vásárlók nagy részét a keresőoptimalizált tartalomnak és a jól beállított hirdetéseknek köszönheti. De Ági fontosnak tartja a közösségi médiában való jelenlétet is, ahogy fogalmaz, ez a kedvenc terepe: „A bizalomépítést remekül szolgálja a közösségi média-jelenlét, különösen, ha a vállalkozó meg tudja mutatni saját magát, vállalni tudja a számára fontos értékeket. Legújabb kísérleti terepem a Tiktok, de van Instagram és Facebook oldalam, és YouTube csatornám is.”
Webáruház-tulajdonosként a legnagyobb kihívás számára a logisztika koordinálása, különösen olyan helyzetben, ha túl sok rendelést kell egyszerre kezelni, de eddig mindig sikerült megoldást találni mindenre. A 2020-ban a pandémia következtében kialakult piaci változások miatt egy új problémával találta magát szemben Ági: gyakori a készlethiány. „Sokszor akár a slágertermékek is beszerezhetetlenné válnak, mert az ellátási láncok szétszakadnak, akadoznak.”
Cetlik és excel-táblázatok helyett átlátható rendszer
Van egy olyan terület, amire egyre kevésbé tekint kihívásként – ez pedig a számlázás. „Még akkor kezdtem a vállalkozást, amikor a számlákat számlatömbbe írogattuk, majd ajánlott levélben küldtük a vevőknek” – emlékszik vissza Ági a kezdeti nehézségekre. – „A banki átutalások is piros cetlin keresztül történtek, és a könyvelőhöz is minden hónap végén személyesen el kellett menni a bizonylatokkal. Számomra az volt a legnagyobb nehézség, hogy a papír alapú számlákat mindenképpen be kellett rögzíteni valamilyen rendszerbe, akár csak egy saját excel táblába, majd ott követni, hogy kiegyenlítették-e már az adott ellenértéket.”
Nem sokkal azután, hogy létrejött a zenzero.hu, már elérhetővé vált a nyílt online számlázás. Ági is úgy döntött, hogy kipróbálja. Akkor még egy ingyenes változatot vett igénybe, amit egyszerű volt használni, de idővel megmutatkoztak hátrányai is: a webáruház forgalmát követendő minden egyes adatot egyesével kellett átmásolni, és kimutatást sem lehetett vele készíteni.
Vida Ágnes, akit Gazdagmamiként igazi vállalkozói mentorként ismerhetünk, azt mondja, hogy az online számlázás főként azoknak tűnik ijesztőnek, akik személyesen értékesítenek és leginkább papír alapon számláztak korábban: „Ők nehézkesnek érezhetik eleinte, hogy elektronikusan kell megírniuk és elküldeniük a számlát. Ugyanakkor hamar rájönnek ők is, hogy mennyivel praktikusabb így számlázni, mint kézzel írogatni, nem kell számlatömböt venni, nem mosódik el, ha elírjuk, gyorsan kijavítható, nem kell újat kezdeni, nem ázik be a kiküldött számla a postaládában, a korábbi partnerek adatait gyorsan előhívhatjuk, ezzel gyorsabb az adatfelvitel.”
Egyszerűbb, pontosabb, megbízhatóbb, és még időt is spórol
Még mindig akadnak, akik ódzkodnak az online számlázástól, pedig belátható, hogy lényegesen egyszerűbbé teszi egy vállalkozás életét. Vida Ágnes így összegzi az előnyöket: „Az online számlázás nem csak a mindennapokban segít gyorsabban és pontosabban kiállítani a számlákat, hanem megkönnyíti az adminisztrációt, a könyvelés előkészítését is, hiszen nem kell papírokat őrizgetni, rendezgetni, a könyvelőnek is könnyebb dolga van, hiszen eleve elektronikusan kapja meg a számlákat, amiket aztán gyorsan feldolgozhat, csökken az elírásokból fakadó félreértések esélye is. A befizetéseket is gyorsítja az online számlázás, hiszen átutalásos fizetések esetén nem kell a postázásra várni.”
A zenzero.hu-nál is bevált az online számlázás, sőt, a forgalomnövekedés miatt muszáj volt szintet lépni: „Egy idő után áttértem egy olyan számlázóra, amely már készletezést is tartalmaz. Így a könyvelés egyszerűsítése mellett arra is lehetőségem van, hogy bármikor lekérdezhessek adatokat a forgalomról, a népszerű termékekről, akár több szempontból is” – mondja Ági. De volt még egy jelentősebb ugrás, amit igazi áttörésként élt meg: „Az jelentett különösen nagy változást, amikor az API-n keresztül összeköttetésbe került a webáruházam és a számlázó program. Így már csak ellenőrzöm, hogy megfelelőek-e az adatok, azaz pl. sikerült-e a bankkártyás fizetés, és mehet a számla nyomtatása.”
Ági azt állítja, hogy már napi 10 számla feldolgozásánál is érezhető az az időbeli nyereség, amit az automatikus adatátvitel jelent. Ennél nagyobb rendelésmennyiség pedig már kezelhetetlen lenne, ha egyesével kellene minden adatot bemásolni a rendszerbe. További előnye az online számlázó programnak, hogy a könyvelő és a vállalkozó egyaránt naprakész lehet az adatokkal kapcsolatban, folyamatosan lekérdezhető a kinnlevőség mértéke, követhető, hogyan alakul a készlet. Elérhetők olyan számlázó programok is, amelyekben a bejövő számlákat is nyilvántarthatjuk.
„Én tényleg csak jót tudok mondani az online számlázásról. Ha egyszer kipróbálja valaki, azonnal érezni fogja, hogy mennyi hasznos funkciója lehet egy ilyen programnak. Egy vállalkozó számára pedig az időbeli nyereség talán a legértékesebb, hiszen ezek a programok valóban azért készülnek, hogy meggyorsítsák a munkafolyamatokat, aztán a felszabadult időt valami hasznosabbal is el lehet tölteni” – összegzi tapasztalatait Ági.
Vida Ágnes tanácsai azoknak a vállalkozóknak, akik még fontolgatják az online számlázás bevezetését:
- A digitális eszközök használatával rengeteg időt és pénzt spórolhatunk – az online számlázással is. Akár egy egyszemélyes vállalkozó is képes lehet az adminisztrációjának jelentős részét automatizált eszközökkel kiszervezni, így sokkal több ideje marad a vállalkozása fejlesztésére és ügyfeleire.
- Aki elszánta magát, hogy online számlázásra vált, mielőtt számlázó programot választana, gyűjtse össze igényeit, mérje fel, hogy hány számlát kell kiállítania egy nap, mennyit egy hónapban, hogyan érkeznek a befizetések. Ezeknek az adatoknak a pontos ismerete alapján lehet megtalálni a legoptimálisabb megoldást.
- Érdemes azt is figyelembe venni a számlázó kiválasztásakor, hogy milyen egyéb rendszereket használunk – mint amilyen a CRM-rendszer, raktárkészlet-kezelő, vagy webáruház-rendszer. Elérhetők olyan számlázó programok, amelyek ezekkel a rendszerekkel könnyen integrálhatók, így megkönnyítik munkánkat.
Ha Te is szívesen váltanál online számlázásra mint Ági, hogy egyszerűsítsd az adminisztrációt és több időd maradjon vállalkozásod fejlesztésére, akkor keresd fel D tervünket, melyben végigvezetünk az ehhez szükséges lépéseken.
Szerző:
Ganzler Orsolya – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
