Krisztián egy budaörsi étterem tulajdonosa, üzletvezetője, séfje és marketingese egy személyben. Sikereit kitartása mellett annak köszönheti, hogy okostelefonja segítségével nagyon hatékony a dokumentumkezelésben. Mai válogatásunkban megmutatjuk, hogy milyen megoldásokat használ Krisztián, illetve mik azok a dokumentumkezelő alkalmazások, amelyek sikerre vihetnek egy vállalkozást.
Egy vállalkozás sikerességét rengeteg paraméter mentén lehet mérni. Ezek közül többet is ki lehet mutatni számszerűsítve, de ma már tudjuk, hogy egy jó vállalkozás nem pusztán az árbevételről és a nyereségről szól, az elégedett ügyfelek, a fenntarthatóság vagy épp a saját és kollégáink életében is egyensúlyban lévő munka és magánélet egyaránt fontos a fenntartható működés szempontjából. Az utóbbiban az okostelefonoknak kiemelt szerepük van: ha rosszul használjuk őket, az könnyedén felboríthatja a magánéletünket és még adatbiztonsági kockázatot is jelenthet, ha viszont okosan nyúlunk hozzájuk, rengeteg időt megspórolhatunk és nem kell, hogy hazavigyük a munkát. Ráadásul az egyéni vállalkozók és a kisvállalkozások abban a szerencsés helyzetben vannak, hogy maguk választhatják ki a számukra leghasznosabb megoldásokat, alkalmazásokat, hiszen nem kötik őket a multinacionális cégek szabályai. Most öt olyan megoldást mutatunk be, amelyeknek köszönhetően a szinte mindenhol megkerülhetetlen dokumentumkezelés gyerekjátékká válik!
Google Dokumentumok (Android / iOS)
Manapság már csak a nagyvállalatoknál kérdés, hogy a dokumentumokat felhőben vagy lokálisan kell tárolni, az egyéni és kisvállalkozók többségénél a döntés már megszületett. A felhőben megvalósított dokumentumkezelésnek szinte csak pozitívumai vannak, hiszen a szükséges fájlokat minden eszközön el lehet érni, pár másodperc alatt be lehet állítani a megosztást és a jogosultsági szinteket, a változáskövetés pedig a csomag része. Az egyik legjobb platformot pedig a Google kínálja, a Google Docs és a Google Drive ugyanis minden operációs rendszeren elérhető, illetve az adatokhoz böngészőn keresztül is hozzá lehet férni. A dokumentumok, táblázatok és diák mellett űrlapokat, rajzokat is lehet készíteni, illetve igény esetén külsős alkalmazásokat is be lehet csatornázni. Ráadásul minden Google Drive felhasználó kap 15 GB ingyen tárhelyet a felhőben, ami nagyon sok dologra elég, de igény esetén a tárhely bővíthető 100 GB-ra (690 forint / hó vagy 6900 forint / év), 200 GB-ra (1090 forint / hónap vagy 10 900 forint / év) és 2 TB-ra (3590 forint / hónap vagy 35 990 forint / év) is. A Microsoft Office-ban készített dokumentumok viszont nem mindig jelennek meg tökéletesen, illetve a használat során mindenképp időt kell szánni a megfelelő jogosultsági szintek beállítására, de ezek apróságok ahhoz képest, hogy a platform összességében mennyire meg tudja könnyíteni az életünket.
Microsoft Office (Android / iOS)
A dokumentumkezelés sokaknál egyet jelent a Microsoft Office-szal. Bár ma már léteznek más megoldások is, szerencsére a patinás szoftvercsomag fejlesztése sem állt le, így az Office elérhető a modern okostelefonokon is. A használatával egy helyen érhető el a Word, az Excel és a PowerPoint, az elmúlt évtizedekben számítógépeken megszokott funkciók pedig kiegészültek olyan beépített műveletekkel, amelyek kimondottan az utazás során történő munkavégzést segítik: ilyen például a PDF-ek aláírásának lehetősége és a cetlik használata. A felhős támogatás pedig a Microsoft OneDrive-nak köszönhetően szintén adott, erről pedig nagyjából ugyanazt lehet elmondani, mint a konkurens Google megoldásról, bár egy kicsit azért gyengébb az ajánlat: ingyenesen is elérhető, de csak 5 GB a fájlméret és az Office-appok nincsenek a csomagban. Ezeket a Microsoft 365 szolgáltatással fizetős módon lehet használni, amelynek költsége havi 2499 vagy évi 24 999 forint, viszont így már 1 TB tárhely áll rendelkezésre, illetve elérhetővé válik az Outlook és a Skype is.
Egy családi étterem üzemeltetésekor elengedhetetlen, hogy a munkafolyamatokat optimalizáljuk, minél egyszerűbbé tegyük. Mivel én egy személyben vagyok a tulajdonos, a séf és az üzletvezető, több területen is keresem az innovatív megoldásokat. A minőségi alapanyagok és a megalkotott ételek nyilván a legfontosabbak, ezeket pedig meg kell ismertetni a vendégekkel is. Ebben az okostelefonom az egyik legnagyobb segítségem, mert ma már nem csak a social media jelenlétet, hanem a grafikai utómunkát is el tudom végezni anélkül, hogy kinyitnám a notebookom. A házhozszállítás sem lenne lehetséges okostelefonok nélkül, a kiszállítást a Foodpandán és a Wolton is tudom követni. A számlákat a NAV – Online számla alkalmazásban készítem és emailben küldöm el a vendégeknek, ami környezettudatossági szempontból is így jó választás. A takarítási- és hűtőnaplókat a Google Drive-on tároljuk, amivel szó szerint helyet tudunk spórolni, de a Google szolgáltatásait amúgy is szeretjük, mert a vendégek véleményei könnyedén eljutnak hozzánk és gyorsan tudok rájuk reagálni. A partneri szerződéseket általában a DocuSignban írom alá, hitelesítve, ami elképesztően egyszerű és gyors, még emailezgetni sem kell.
Nagy Krisztián, tulajdonos & séf, Szaft. Bisztró – Budaörs
Evernote (Android / iOS)
Bár a jegyzetelésről sokan azt gondolják, hogy egy egyszerű feladat, és ebből adódóan mindegyik dokumentumkezelő alkalmazás megoldja a feladatot, az Evernote már évekkel ezelőtt bebizonyította, hogy egy direkt erre a feladatra készült megoldás rengeteg időt spórolhat a felhasználóknak. A kiváló kezelőfelület, a platformfüggetlen formázási lehetőség, a markdown támogatás, a PDF fájlok szerkesztésének és a bennük történő keresés lehetősége, a hangfelvételek integrálása mind ilyen szolgáltatás, ráadásul a rendszert össze is lehet kötni a Google Drive-val, ami még egyszerűbbé teszi a használatot. Az ingyenes csomag két eszköz szinkronizálását engedélyezi, havonta pedig legfeljebb 60 MB-nyi adatot lehet feltölteni, ami sokaknak kevés. Ők tehát kénytelenek lesznek a 6,99 eurós havidíjtól induló, fizetős konstrukciókra váltani.
Genius Scan (Android / iOS)
Egy vállalkozásnak nem csak digitális dokumentumokat kell készítenie, fontos feladat a már meglévő, papíralapú iratok digitalizálása is. Épp ezért rengeteg megoldás érhető el okostelefonokra az alkalmazásboltokban, amelyek közül a Genius Scan az egyik legnépszerűbb, nem véletlenül: Androidra és iOS-re is letölthető és rendkívül könnyedén használható. Segítségével a papíralapú iratokból pár másodperc alatt lehet fotót, PDF-et vagy akár szerkeszthető fájlt is készíteni, amelyeket utána pár érintéssel meg lehet osztani vagy el lehet tárolni a megfelelő helyen, akár valamelyik felhős szolgáltatásban is. Az alapfunkciók ingyenesen elérhetők, a szövegfelismerő funkció viszont fizetős.
A mi szakmánk nagyon kreatív, gyakran előfordul, hogy olyan időpontban és helyen jönnek a gondolatok, amikor épp nem vagyunk számítógép előtt. Ilyenkor leírhatatlanul hasznos, hogy a telefonomon is tudok később is jól használható jegyzeteket létrehozni, amikben akár hangjegyzeteket is el tudok helyezni, és ezeket aztán könnyen meg is oszthatom a kollégákkal. Mi egyébként a Microsoft környezetét használjuk, így eszköztől függetlenül tudunk médiaterveket vagy akár szerződéseket is készíteni, amiket aztán elektronikusan is alá tudunk írni.
Gáspár József, Head of marketing, TWR Media (www.warroom.hu)
DocuSign (Android / iOS)
A különféle szerződések aláírása cégmérettől függetlenül egy időigényes feladat, ám amíg egy nagyvállalati vezetőt adott esetben több kolléga is segít ennek gyorsításában, az egyéni vállalkozóknak az ilyesmit maguknak kell intézniük, és a KKV szektorban sem feltétlenül jellemző, hogy egy külön csapat foglalkozzon ezzel. Többek között ezt a munkát veszi le a vállunkról az elektronikus aláírás, illetve a DocuSign alkalmazás is, amelynek köszönhetően pár érintéssel szignózhatunk egy iratot az okostelefonunkon, illetve a partnerek aláírását is kérhetjük a rendszer segítségével. Fontos azonban tudni, hogy a DocuSign ingyenes változata csak egy egyszerű formáját nyújtja az elektronikus aláírásnak, amelynek nem minden esetben elfogadott a használata. Összetett ügyletek lebonyolításához ugyanis fokozott biztonságú elektronikus aláírás (Advanced e-Signature, azaz AES) szükséges, amely tartalmazza a megfelelő certifikációt is. A DocuSign más rendszerekhez hasonlóan nyújt AES-opciót is, ezt azonban már fizetős szolgáltatásként teszi, amelynek havidíja normál áron 14 990 forint. Az egyszerű szerződéseket és egyéb dokumentumokat viszont az ingyenes verzióban is alá lehet írni.
Az itt felsoroltakon túl persze számtalan más alkalmazás is elérhető az Apple Store és a Play Áruház kínálatában, amelyek egészen speciális igényekre is megoldást jelenthetnek. A céges adminisztráció során elengedhetetlen feladatokat viszont már az itt szereplő szoftverekkel is könnyen, egyszerűen és biztonságosan el tudjuk intézni, de a szoftverek önmagukban azért még nem oldanak meg minden problémát, a szemléletünkön is változtatnunk kell a sikeres digitalizációhoz. Aki még papír alapon dolgozik, annak azt ajánljuk, hogy mindenképp tegyen egy próbát: a rengeteg megtakarított idő mellett az egyszerűség, a rendezettség és visszakereshetőség is előnyök, amelyek hatékonyabbá tehetik a működésünket.
Szerző:
Bodnár Csaba – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
