Az újévi céges naptárnak nagy jelentősége lehet a kis- és középvállalkozások életében, hiszen ez remek módja annak, hogy a következő év terveit, teendőit rendszerezze és tárolja a cég számára: tehát alapvető szervezési felszerelésnek kéne lennie. Másfelől nézve ez az éves üzleti terv akciókban történő megvalósítása. Nyugodtan kijelenhetjük, hogy a naptár kiállta az idők próbáját, sok más hatékonyságnövelő alkalmazás között egyetlen eszköz sem bizonyult népszerűbbnek nála. Az éves naptárhoz azonban kell egy fejlettségi szint, mert ha a cég életében folyamatos elcsúszás és kapkodás van, akkor nem érdemes újévi naptárat „üzemeltetnie”.
Az újévi céges naptár az éves üzleti terv akciókban történő megvalósítása
„Az újévi naptár egy nagyon kézzelfogható eszköz a kis- és középvállalkozások életében, hiszen lehetőséget biztosít a feladatok rendszerezésére, és ehhez az időszakok és a hozzájuk köthető teendők áttekintésére – szögezte le Kálmán Edina vezető üzlet-, szervezet- és hálózatfejlesztő, a Formáció csoport vezetője. – A cégek nagy része benne van a napi „darálóban”, ezért kulcsfontosságú, hogy ebből egy kicsit kiemelkedve legyen valami, például egy naptár, amely megszabja a következő év teendőit. Gyakorlatilag ez az éves üzleti terv akciókban történő megvalósítása – ebbe beletartoznak az elérendő pénzügyi eredményekhez szükséges ügyfelekkel szervezendő találkozók, megbeszélések, aztán a belső tanácskozások, a konferenciákon való megjelenések, illetve a távolabbi utazások. A naptár biztosítja, hogy a meetingek ne maradjanak el, illetve a különböző megbeszélések ne legyenek kétszer, vagy akár többször lefoglalva. Ha jól megtervezik a kalendáriumot, akkor átláthatóvá válik, hogy várhatóan mely időszak lesz az előttünk álló esztendőben leterhelt és melyik szakasz a „nyugisabb”. Húzósabb időszak lehet például a május 31-i üzleti évzárás, vagy egyes kampányok időszaka, de ha például a január hónap könnyebb, akkor könnyebben lehet konferenciára, vagy szakmai találkozóra elmenni, vagy például szakmai blogot írni. Az éves naptárt böngészve látja a vezetőség, hogy ha például egy fontos konferencia van soron, akkor oda már jó előre erőforrást, vagyis kollégát „allokál”, így nem kell később a megfelelő ember kiválasztásával kapkodni.”
Kálmán Edina szerint természetesen fontos, hogy a cégek lehetőség szerint tartsák magukat az éves naptárban szereplő kulcsdátumokhoz. Minden hónap után meg lehet nézni, hogy mi valósult meg a naptárban kitűzött célokból, és ha elmaradt valami, akkor a cél eléréséhez szükséges dolgokat hogyan, miként, mikor lehet pótolni. Szakértőnk úgy véli, az viszont sajnálatos tapasztalat, hogy hiába van jól működő naptár, a vállalkozások egy része a „nyugisabb” időszakot nem tölti ki megfelelően olyan dolgokkal, amelyek a működést előreviszik, nem használja ki az üres napokat az éves naptárban, így nagy potenciállal, fejlődési lehetőséggel járó időtávokat hagynak veszni.
Előre kell gondolkodni a naptártervezésben!
Logikus a kérdés, hogy az újévi naptárt mikor a legérdemesebb megcsinálni – vajon még az óév végén, az esztendő utolsó heteiben, vagy közvetlenül újév napja után, vagy esetleg még később?
„Sok cégnél december végén már nem fér bele a következő évi naptár elkészítése, akkora a hajtás olyankor – mondta Edina. – Általánosságban véve, miután lemegy a karácsonyi dömping, érdemes megcsinálni január elején a naptárat, főleg, ha már látható, hogy milyen stratégia mentén halad az újévben a vállalkozás. Ettől függetlenül iparágtól függő, hogy mikor optimális a naptár elkészítése, hiszen vannak olyan szektorok, ahol a karácsonyi szünet után csak néhány hét elteltével indul be újra az élet, ezért akár még a február eleje sem számít későinek a naptár elkészítése szempontjából. Ennél későbbre rakni, ezáltal kifutni az időből viszont semmiképpen nem jó dolog, hiszen – főleg bővülő, új piacokat kereső vállalkozások esetében – a régi ügyfelekkel való kapcsolattartás mellett az új ügyfelek bevonzásának időszakát is meg kell tervezni. A lényeg, hogy előre kell gondolkodni a naptártervezésben is.”
Sok vállalkozás az Outlook nevű levelezőrendszerben hozza létre az újévi naptárat, de a gmail-es közös naptár használata is népszerű. Emellett azonban ma már számos naptáralkalmazás, illetve applikáció létezik, amelyek egyre közkedveltebbek. Az is elképzelhető, hogy nemcsak az adott cég munkavállalói látják a naptárat, hanem mások, mégpedig olyan vállalkozások is, amelyek partnerként viszonyulnak egymáshoz.
„Stratégiai partnerségben lévő vállalkozások esetében lehetséges, hogy a szervezetek között is transzparens és nyitott a naptár – ezáltal látható, hogy ki mikor foglalt, s ki mikor szabad. Ha szoros az együttműködés, heti, vagy akár napi szinten közösen dolgoznak valamin, például közös szolgáltatás-fejlesztés van, akkor mindenképpen hasznos a megosztás – ehhez persze szükségeltetik a felek között a bizalom is. A vezetők között pedig azért jó, ha átlátható a naptár, mert így egyszerűbben lehet megbeszélésekre szabad időpontot találni.”
A naptárnak egy adott esztendő lezárásában is fontos szerepe van, hiszen az eredmények tudatában lehet eredményesen elkészíteni a következő évi kalendáriumot.
„Nem szabad elfelejteni, hogy az éves naptárnak nemcsak kezdete, hanem vége is van, és ennek megfelelően érdemes valamilyen módon decemberben tisztességesen lezárni az évet – – folytatta Kálmán Edina. –. A naptár alapján ajánlatos megnézni, hogy mit ért el a vállalkozás, milyen számok és eredmények valósultak meg, illetve mik a hiányosságok. Csak ezek tudatában lehet a következő évi naptárat célszerűen megtervezni. A jól működő vállalkozásoknál karácsonyi koccintás vagy vacsora során értékelik az évet, ahol a vezető beszédet mond, közli az eredményeket, dicsér, az évben felmerülő nehézségekre, vagy akadályokra mutat rá, illetve a következő évi célokat megfogalmazza. Összességében mindez egy nagy löketet is ad a jövő évre vonatkozóan.”
Szakértőnk szerint az sem mindegy, ki készíti el a céges naptárat. Ha a cégvezetés magára veszi ezt a feladatot, akkor könnyen elképzelhető, hogy végtelenített gondolkodásba megy át a tervezés, s ezt nem követi a konkrét akcióterv és cselekvés sem. Az is elképzelhető, hogy egy külsős tanácsadó készíti el a cégnek a kalendáriumot, aki külső szemlélőként elfogulatlanabbul látja az adott vállalkozás prioritásait és folyamatait – így jobb időbeosztás, s ezáltal jobb eredmény születhet a vállalkozás előtt álló esztendőben.
Az éves naptárhoz mindenképpen kell egy fejlettségi szint!
Kálmán Edina tapasztalatai szerint léteznek olyan esetek, amikor egy vállalkozás nem érett meg arra, hogy újévi naptárt készítsen, illetve akkor is nehéz volna a naptárnak megfelelni, ha a vezető mindenért egy személyben akar felelni.
„Ma is létező jelenség, hogy egy cégvezető egy emberként akarja irányítani a vállalkozást, mégsem képes egyedül kézben tartani – mutatott rá szakértőnk. – Ha nincs idő semmire, ha kapkodás zajlik és állandóan elcsúsznak a dolgok, akkor ott mélyebb problémák vannak – lehet például, hogy gyorsabban növekedtek a vártnál és a szervezeti struktúrájukat kinőtték, vagy a folyamataik nincsenek kellőképp átgondolva. Ha a cégvezető mikromenedzser, akkor mindenki rá vár, mégsem képes ellátni a feladatait, mivel olyan sok van belőle. Ha tehát az alapok nincsenek rendben, amire a kalendárium épül, akkor kár ezzel bajlódni. Továbbá akkor is felesleges a használata, ha a vállalkozásnál senki nem kéri számon a célok elérését, csak sodródás tapasztalható. Az éves naptárhoz tehát mindenképpen kell egy fejlettségi szint a stratégiai tervezés és megvalósítás gyakorlatában!”
Összefoglalva:
- A naptár szerepe kulcsfontosságú, mert megszabja a következő év teendőit és igazodási pontot nyújt
- Az éves újévi naptárhoz azonban mindenképpen kell egy fejlettségi szint!
- A naptárnak egy adott esztendő lezárásában is fontos szerepe van
- Fontos, hogy ki és mikor készíti el a következő évi céges naptárat
Szerző:
Füzesi Bálint – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
