A fájlmegosztó programok nemcsak a munkát könnyítik meg, hanem akár a céged fejlődését is elősegíthetik. Most bemutatjuk hogyan!
Előfordult már, hogy a távmunka miatt kevésbé ment gördülékenyen az együttműködés a munkatársakkal vagy az ügyfelekkel? Esetleg ütköztél már abba a problémába, hogy rövid időn belül nagy méretű fájlt kellett volna küldened a kollégáknak, de e-mail mellékletként erre nem volt lehetőséged?
A megoldás egyszerű, hiszen a fájlmegosztó programok az ehhez hasonló problémák megoldására születtek meg. Katona Tamás, a T-Systems felhőszolgáltatás-portfólió menedzserének segítségével összeszedtük azokat az információkat a fájlmegosztó szoftverek működésével kapcsolatban, amiket cégvezetőként mindenképp tudnod kell.
Miben segíthetnek a fájlmegosztó szolgáltatások a kkv-knak?
Minden vállalkozásnak a zökkenőmentes és hatékony munkavégzés a célja, amit a fájlmegosztó szolgáltatások jelentősen elősegítenek. Amellett, hogy adatokat továbbíthatsz általuk, archívumként és központi tárhelyként is funkcionálhatnak. Az ilyen megoldásoknak köszönhetően az adatok biztosan nem vesznek majd el, és folyamatosan elérhetőek maradnak minden munkatárs számára, akikkel megosztásra kerültek.
A következőkben támogathatja a cégedet a fájlmegosztás:
- Nagy méretű fájlok küldése: A dokumentációk, képek, hanganyagok vagy videófelvételek megosztása a méretük miatt komoly problémát okozhat, azonban a megfelelő fájlmegosztóval akár több gigányi adat is gond nélkül küldhető.
- Biztonságos adattovábbítás: A kiberbiztonság és az adatok védelme kulcsfontosságú a cégek életében. A fájlmegosztás a titkosítási megoldásoknak köszönhetően lehetővé teszi a maximálisan biztonságos adattovábbítást.
- A fájlok folyamatos követése: A fájllal kapcsolatos összes tevékenységet láthatod. Pontosan tudni fogod, mikor töltötték fel, mikor és kik látták, töltötték le, vagy éppen módosították az adott fájlt, például egy új verzió feltöltésével. A dokumentumok életciklusát te magad kezelheted: például egy fájlt megoszthatsz ideiglenesen csak megtekintésre, majd a későbbiekben ezt vissza is vonhatod.
- Gyorsabb csapatmunka: A felhő alapú szolgáltatásoknak köszönhetően a közös munkát is megkönnyíti a fájlmegosztás. Egy megosztott dokumentumon egyszerre többen is dolgozhatnak, és minden változtatás visszanézhető, visszaállítható. Ennek köszönhetően hatékonyabb és gyorsabb munkára számíthatsz.
- Kevesebb hibalehetőség: A fájlmegosztás által a konfliktusok és a félreértések száma is csökkenthető, ami végső soron jelentős költségmegtakarítást jelenthet egy vállalkozás számára. Például a valós időben megosztott dokumentumok esetében szinte azonnal kiszűrhetőek a hibák, és a fájltovábbítás is felgyorsítja a felek közti kommunikációt, így az ilyen megoldások hatékonyabb együttműködést tesznek lehetővé.
- Eszközfüggetlen munka: A mobil eszközök ma már munkaeszközzé váltak, éppen ezért nagyon fontos, hogy bármikor bármin megnézhessük a különböző fájlokat. A fájlmegosztó szolgáltatásokhoz kapcsolódó applikációk pedig lehetővé is teszik mindezt: az éppen nálad lévő eszközről (például a mobiltelefonodról vagy akár a tabletedről) nézheted és szerkesztheted a veled megosztott fájlokat. Mivel online szolgáltatásokról van szó, ezért webes felületen, böngészőből is könnyen kezelheted, és semmit nem kell telepítened a számítógépedre.
- Könnyebb cégfejlődés: A fájlmegosztás eszközei átalakítják a céges folyamatokat, ami akár versenyelőnyt is jelenthet és hosszú távon a cég növekedésének záloga lehet.
Hogyan érinti a kkv-kat a fájlmegosztás?
Katona Tamás szerint, mivel a vállalkozások munkatársai a magánéletükben már akár napi szinten is alkalmazzák a fájlmegosztás előnyeit, ezért az céges szinten sem okoz számukra problémát. “Azok a cégek, ahol vannak irodai dolgozók, többnyire tudnak felhőalapú fájlmegosztási szolgáltatásokat igénybe venni, hiszen a munkavállalók már használják ezeket a mobiltelefonjaikon, és ismerik az ingyenes lakossági megoldásokat. Még a nem irodai dolgozók és az idősebbek esetében is jelentősen fejlődik az informatikai készség, köszönhetően a mobiltelefonok elterjedésének, erre pedig lehet üzleti előnyöket és új munkamódszereket építeni.”
Azonban mindehhez egy komoly probléma is kapcsolódhat: “Információbiztonsági (és persze törvényi megfelelőségi) szempontból óriási elmaradás, hogy a kisebb cégek legtöbbször a fájlmegosztó programok lakossági, és nem céges változatait használják, leginkább azért, mert az üzleti előfizetések már pénzbe kerülnek.” – véli Katona Tamás.
Azonban az adatvédelmi problémákra van megoldás. “A céges szolgáltatások adatvédelmi szabályzatai és plusz funkciói segítenek megakadályozni az adatszivárgást, és hozzásegítenek, hogy mindig tudjuk, milyen céges adathoz ki férhet hozzá.” – mondja a szakértő.
A felhő alapú fájlmegosztás
Különféle megoldások léteznek fájlmegosztás terén. Régebben sokszor használták az FTP (File Transfer Protocol) fájlmegosztást, ami két számítógép közötti fájlcserét jelent: például egy távoli számítógépről a sajátunkra menthetjük le az adott fájlt. A felhő alapú szolgáltatások mégis kiemelkednek az egyéb lehetőségek közül, hiszen az adattovábbítás gyors és biztonságos módját garantálják.
A Tresorit kiváló példa a felhő alapú szolgáltatásokra, mivel a fájlmegosztás tekintetében teljesen biztonságos szolgáltatást nyújt. Végponti (end-to-end) titkosítás alapján működik, ami garantálja, hogy kizárólag a felhasználók férnek hozzá az adatokhoz, a szolgáltató – ez esetben a Tresorit – nem. Tehát bármilyen szenzitív céges adatot is továbbítanál az ügyfeleknek vagy a munkatársaknak, rajtad és a címzetten kívül senki más nem fér hozzá a küldött fájl tartalmához.
Emellett a könnyen kezelhető felhasználói felület lehetővé teszi, hogy egyszerűen töltsd fel és le a fájlokat. A Tresorit Business csomagot céges szinten fizetheted elő, azonban a havidíj a felhasználók számához kötődik: havi nettó 3990 forinttól vásárolhatod meg a licenceket.
A fájlmegosztás terén az ingyenes megoldások legtöbbször csak a lakossági változatokban érhetőek el, azonban mivel a céges adataid és titkaid forognak kockán, ebben a kérdésben nem érdemes spórolnod. A fizetős verziók már havi pár ezer forinttól biztonságot garantálnak a titkosításnak köszönhetően, így a szenzitív adataidhoz csakis te férhetsz hozzá.
