Távmunka saját tapasztalatból és a hatékony virtuális megbeszélés 10 szabálya

Tavmunka

A COVID-19 koronavírus és az ezt kezelő intézkedések számtalan céget, vállalkozást és vállalkozót hoztak nehéz helyzetbe. Az új kihívások egyben lehetőségek is, mert a szükség kikényszeríti a különböző érdekelt felek együttműködését. A szerző, Csaba Zoltán írásának a célja, hogy saját tapasztalatát átadva segítsen a vállalkozásoknak a túlélésben.

Elérhető online eszközök

Szerencsére számos ingyenes, vagy nagyon olcsó megoldás érhető el, melyek akár kisvállalkozók számára is a túlélést jelenthetik. Legyen szó a Google ingyenes csevegő programjáról, vagy a Zoom videó konferencia megoldásáról.

Saját példánk – Microsoft Teams

A szerző a vállalkozásánál Microsoft Teams eszközt használ. Ha most ismerkedsz a megoldással, érdemes elolvasnod a korábbi cikket arról, hogyan vágj bele a Teams használatába.

Mi azért ezt a platformot használjuk, mert
1.Könnyedén tudunk videótelefonálni egymással és az ügyfeleinkkel. Ahogy a képen is látszik, az Outlook meghívóban elég a Teams meeting ikonra kattintani, és a címzett számára láthatóvá válik egy kattintható link a meghívóban. Ez azért remek megoldás, mert nem csak a szervezetünk tagjai, hanem bárki csatlakozhat az online konferenciához, aki rendelkezik a hivatkozással

2. Ki tudjuk homályosítani a hátteret. Ez nagyon hasznos, ha nem távmunka veteránok vagyunk és nincs erre a célra kialakított rendszeres dolgozószobánk. Még a BBC szakértőjével is előfordult élő adásban, hogy megzavarták a gyermekei.

3. Hívásokat rögzíteni tudjuk. A vírus miatt a korábban élőben tartott képzéseinket most online valósítjuk meg. Ügyfeleink rögzíthetik a Teams segítségével, így azok újranézhetőek, automatikusan feliratozhatóak.

4. Könnyen meg tudjuk osztani egymással a képernyőnket. Ezt a funkcionalitást minden nap használjuk. A legjobb benne az, hogy a tableten megszokott pinch-to-zoom módszerrel a saját gépünkön bele tudunk nagyítani a megosztott képbe, anélkül, hogy megzavarnánk az előadót.

5. Sőt, még távoli hozzáférést is tudunk adni azoknak, akikkel egy hívásban vagyunk. Legyen szó akár a kollégákról, vagy ügyfeleinkről, akik vendégként csatlakoznak. Ez azt jelenti, hogy a saját gépünkön nyitva lévő fájlban is el tud végezni egy apróbb módosítást a beszélgetőtársunk.

6. Könnyen kezelhetőek a jogosultságok, nyomon követhető, hogy kinek milyen fájlokhoz adtunk hozzáférést. Ez elengedhetetlen azoknak, akik több ügyféllel, vagy szervezeti egységgel dolgoznak párhuzamosan.

7. Egyszerűbb feladat követésre van integrált megoldása (Planner). Mi jellemzően komplexebb projekteken dolgozunk, ahol inkább Jira, vagy Redmine, esetleg YouTrack segíti a munkát, de például egy online meetup megszervezéséhez bőven elég a beépített feladatkezelő megoldás.

8. Office programok integráltak, párhuzamosan tudunk szerkeszteni egyetlen dokumentumot. Például közösen tudunk dolgozni egy ajánlati anyagon, vagy egy üzleti Powerpoint prezentáció elkészítésén.

Nekünk miben segített a Teams a Koronovírus alatt?

Előnyből indultunk, mert gyakorlatilag az indulása óta rendszeresen használtuk a Teams-t, mint a közös munka platformját, ezért gyakorlottan tudtuk a partnereinkkel is használatba venni.

Elsőre hihetetlennek tűnik, de távolról agilis coach-ként tudjuk támogatni akár a scrum masterek munkáját, vezetői workshopot tudunk facilitálni, virtuális képzést tudunk tartani. Természetesen még jobb lenne személyesen jelen lenni, de a technikának hála nem állt meg az üzletünk.

Mit tehetünk?

Számos online eszköz van, mely lehetőséget teremt a hatékony távoli, akár csoportos munkavégzésre. Van, ami a közös fejlesztést támogatja, más a projektmenedzsmentet.

Ezek azonban csak eszközök, melyek mindenki számára elérhetőek és egy középkategóriás mobilon is futnak. Ahhoz hogy hatékonyan tudjunk dolgozni, saját magunknak, a munkatársainknak, a vezetőinknek és az ügyfeleinknek is együtt kell működniük és megfogadni néhány szabályt.

A hatékony online megbeszélések 10 szabálya

  1. Legyen előre meghatározott tematikája (agenda) az online megbeszéléseknek is, hogy mindenki értse, neki miért érdemes jelen lenni és odafigyelni
  2. Csak azokat hívjuk meg, akikre feltétlenül szükség van
  3. Érkezzünk időben, a megbeszélés előtt 5 perccel, hogy ellenőrizni tudjuk, hogy be tudunk-e jelentkezni
  4. Keressünk egy csöndes helyet, ahonnan nem/minimális zaj hallatszik be
  5. Némítsd le a mikrofonodat, amikor nem nálad van a szó, hogy a háttérzajok ne szűrődjenek be. Lehetőség szerint használjunk fülest, ha lehet a jobb hangminőség érdekében
  6. Kapcsoljuk be a kameránkat, hogy a többiek lássák az arcunkat
  7. Igyekezzünk minden résztvevőt szóra bírni
  8. Tudatosítsuk magunkban, hogy nem látjuk / részben látjuk a résztvevőket (ők se minket), ezért érdemes lassabban beszélni és gyakran visszakérdezni, hogy tudnak-e minket követni. Ha lemaradtunk, nem értünk valamit, jelezzük a moderátornak
  9. Legyél jelen! Nagyon könnyű elbújni az online megbeszélések során és erős a kísértés, hogy átfussuk a hírportálokat a legfrissebb információk után. Gyakoroljunk önuralmat és ne internetezzünk miközben hívásban vagyunk
  10. Érdemes a végén visszaellenőrizni, hogy kinek, mi a megértése, és közzétenni a megbeszélés memóját

Ha ezeket sikerül megfogadni, akkor jó eséllyel olyan munkát is tudunk az otthoni irodánkból is végezni, melyről korábban azt hittük, hogy csak személyes jelenléttel tudunk megvalósítani. Ez pedig akár az életbenmaradást is jelentheti kisvállalkozásunknak. Hiszen van aki csődöt jelent, más pedig ovis jóga órát indít online platformon.

Összefoglalva, a rendszeresség, a folyamatos emberi interakciók (akár virtuálisan), a gyakori visszacsatolások és humor segítenek abban, hogy alkalmazkodni tudjunk a kialakult nehéz helyzethez. A Teams egy olyan platform, ami kisvállalkozások számára is elérhető módón teszi ezt lehetővé.

Szerzőről:

Csaba Zoltán, TAL Consulting, innovációs tanácsadó, agile coach

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Írd le, mi meghallgatjuk!

Oszd meg a cikket!

Iratkozz fel hírlevelünkre!

Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!