Időgazdálkodás mesterfokon: 20 tipp, hogy hatékonyabb legyél!

Olvasási idő 6 perc

Összegyűjtöttünk 20 tippet, melyek segítségével hatékonyabban szervezheted a munkádat és az életedet, nem mellesleg pedig az időgazdálkodás sem lesz probléma ezentúl!

Bármit megadnál Hermione Granger időnyerőjéért? Sajnos a valóságban nem trükközhetsz az idővel, azonban számos időgazdálkodási módszert vethetsz be, melyek segítenek a hatékonyabb munkában! Első lépésként fontos magadban kialakítani azt, hogy mindig tudatosan legyél jelen ott, ahol éppen vagy. Felesleges az időhiányon görcsölni, inkább a feladatokra és az eredményekre koncentrálj! Összegyűjtöttünk 20 tippet, melyekkel az időgazdálkodás ezentúl gyerekjáték lesz.

1. Értsd meg a különbséget a fontos és a sürgős között!

A sürgős feladatok képesek elhomályosítani az ítélőképességedet: azt érezheted, azért mert sürgős, fontos is. Azonban ez nem minden esetben van így. A különbség a kettő között, hogy a sürgős azonnali figyelmet követel. A fontos dolgok is nélkülözhetetlen feladatok, és komoly következményük lehet, ha nem végezzük el őket, azonban nem kell rögtön megcsinálni őket. Az Eisenhower mátrix alapján való feladatszortírozás pontosan megmutatja, hogy mit kell azonnal megcsinálnod, mivel kell tervezned, miket delegálhatsz és mi az, amivel egyáltalán nem kell foglalkoznod.

2. Írd össze a feladataidat!

Fogj egy üres lapot és szedd össze az összes feladatodat. Csoportosítsd őket tematikusan, állíts fel fontossági sorrendet köztük és vedd előre a halaszthatatlan tennivalókat. Ha több oldalas feladatlistát állítasz össze, az sokszor csak frusztrációt okoz. Ilyenkor a következő lépés, hogy egy másik megközelítés szerint gondolkodsz: készíts listát azokról a dolgokról és feladatokról, amiket időpocsékolásnak tartasz és amelyek hátráltatnak a munkában. Ide mehet minden a felesleges meetingektől a cuki állatos videókig. Ezután láthatod, hogy miken kell változtatnod és milyen haszontalan tevékenységeket kell kiiktatnod a napjaidból.

3. Tanuld meg jól használni a naptárad!

Cal Newport időmenedzsment szakértő szerint a feladatlisták önmagukban nem oldják meg az időgazdálkodási problémáidat. Ezért Newport azt tanácsolja, hogy minden egyes feladatodat vezesd fel a naptáradba a becsült időszükséglettel együtt. Fontos, hogy mindig tartsd naprakészen a naptárad, ha valamit nem tudtál elvégezni az előre betervezett időpontban, akkor ütemezd át.

4. Használd a 2 perces szabályt!

Ha 1 másodperc mérlegelés alatt arra jutsz, hogy 2 percnél kevesebb ideig tart megcsinálni az adott feladatot, akkor csináld meg azonnal! Nem nagy dolgokra kell gondolni: például elintézni egy régóta halogatott gyors telefonhívást vagy ebéd után elmosni a tányért. Az apró feladatok elvégzése miatt rengeteg időt és frusztrációt spórolhatsz meg. A 2 perces szabályt David Allen időmenedzsment szakértőnek köszönhetjük.

5. Figyeld 7 napig az időhasználatodat!

Egy héten keresztül tudatosan figyeld és mérd azt, hogy mivel mennyi időt töltesz. Használhatsz hozzá időmenedzsment alkalmazást vagy egyszerűen csak írd fel azt, hogy mikor mit csináltál. A feljegyzéseid által könnyen észreveheted, mikor pocsékoltad el az idődet és min kell változtatnod.

6. Tervezd meg a napod!

Készíts minden nap egy feladatlistát: szedd össze milyen teendőid vannak aznap. A to do listádat elkészítheted előző nap este, de akár kezdheted ezzel a reggeledet is. Fél óra alatt gondold át a teljes napot és válaszd ki a sürgős és fontos feladataidat. Motiválhatod saját magad azzal, ahogyan leírod a teendőket: olyan szavakkal fogalmazd meg a feladatokat, mintha már elvégezted volna őket.

7. Gondold át a jövő heted minden vasárnap!

A tudatos életvitelhez és a hatékony időgazdálkodás mikéntjéhez hozzátartozik, hogy vasárnap este szánsz egy fél órát a következő heted megtervezésére. Szedd össze, hogy melyik nap mit fogsz csinálni, hova kell menned és kivel találkozol majd. Ezeknek a feladatoknak a naptárban a helye, ezért mindenképp vezesd fel őket, így átláthatóvá válik majd az egész jövő heted.

8. Készülj tudatosan a megbeszélésekre!

Minden megbeszélésednek tűzz ki konkrét célokat. Több időt spórolhattok meg a csapatoddal, ha az előre átgondolt témákat beszélitek át, és azokról hoztok döntést. Jason Fried egyik előadásában kifejtette, hogy a megbeszélések az egyik legnagyobb hátráltató erői a hatékony munkának. A rengeteg beiktatott meeting miatt az ember nem tud elmélyedni a feladataiban. Érdemes mérlegelni, hogy tényleg szükségetek van-e arra a megbeszélésre, vagy esetleg emailen keresztül is meg tudjátok beszélni a teendőket.

9. A 4 miért technikája: kérdőjelezd meg a feladataid!

Amikor új feladatba kezdesz bele, néhány kérdést tisztáznod kell magadban. A lényeg, hogy kérdőjelezd meg, hogy miért az adott feladattal foglalkozol éppen, miért te végzed azt el, miért most csinálod és miért azon a helyszínen. Ha végiggondolod ezeket a kérdéseket, rögtön átláthatod, hogy a megfelelő feladaton dolgozol-e.

10. Mozogj rendszeresen!

A sport segít, hogy a mindennapi stresszt jobban kezeld, így pedig nem úszol majd el az időddel. Érdemes kétnaponta egy gyors edzést beiktatni a napirendedbe, hogy kiegyensúlyozott maradj! Van egy másik tényező is: mozgás alatt a legaktívabb az agyunk. Pontosabban 2.9 km/óra sebességgel való gyaloglás során. Nem meglepő, hogy Steve Jobs is szeretett séta közben tárgyalni.

11. Aludj legalább 8 órát!

A szellemi képességeid maximális kihasználásához naponta legalább 8-9 órát kell aludnod. Fáradtan nehezebben tudsz koncentrálni, többet halogatsz és nem a saját képességeidnek megfelelően fogsz teljesíteni. A kutatások szerint, aki két héten át napi csak 6 órát alszik, hasonlóan teljesít, mint aki 24 órán keresztül nem aludt.

12. Használd ki a délelőtti frissességet!

A délelőtti időszak az egyik legértékesebb szellemi szempontból: ekkor tudsz a leghatékonyabban dolgozni. Az ébredést követő második órától kezdve két és fél órán át tudsz a legjobban teljesíteni. Tehát a legnehezebb és a legfontosabb elintéznivalókat érdemes ezekre az órákra hagyni.

13. Kevesebb emailezés napközben!

Tervezz a napodba olyan időszakokat, amikor megnézed és megválaszolod az emailjeidet. A munka során zárd be az email fiókodat és kapcsold ki az értesítéseket is, nem kell minden üzenetet azonnal elolvasnod. Ha valami nagyon sürgős, más módon biztosan el fognak érni téged.

14. A projektmenedzsment alkalmazások lesznek a legjobb barátaid!

Rengeteg olyan alkalmazást találhatsz ma már, melyek segítenek rendszerezni a feladataidat. A projektmenedzsment eszközök nem csak akkor tudnak segíteni, ha csapatban dolgoztok, hanem a személyes feladataidhoz is tökéletesek. Próbáld ki a Trellót: az egyes táblákon keresztül könnyedén áttekintheted, hogy milyen feladatokkal kell éppen foglalkoznod, mi vár még rád a héten és miket csináltál már meg.

15. Felejtsd el a multitaskingot!

A multitasking rengeteg energiát és időt elvesz tőled anélkül, hogy észrevennéd. Folyamatosan másra kell fókuszálnod, ez pedig az agyadnak jelentős átállási időt jelent. Sokkal hatékonyabb lehetsz, ha egyik feladat után csinálod a másikat. Sőt! Érdemes a hasonló teendőket egymás után végezni.

16. Iktass be szünetet a feladatok közé!

Az emberi agy egyhuzamban csak 90 percen keresztül tud koncentrálni. A hatékonyság érdekében rendszeresen tarts egy kis szünetet, így elkerülheted, hogy nagyon elfáradj mentálisan és fizikálisan.

17. Használd ki a holtidőket!

A kihasználatlan időszakokat könnyen hasznossá és élvezetessé teheted, ha tudatosan odafigyelsz rájuk. Például a buszon olvashatsz könyvet, tanulhatsz, de akár az emailjeidet is átnézheted, így a napi ingázás nem kidobott idő lesz, hanem értékes időtöltéssé válik.

18. Lépj túl a részleteken!

Fókuszálj a nagy egészre és ne a részletekre, így nem az apróságokon fogsz fennakadni és nem csúszol meg az időddel. Ha ezt betartod, akkor hatékonyabb leszel, időt spórolsz és a feladatok is elkészülnek határidőre.

19. Tanulj meg nemet mondani!

Az időd nagyon értékes, épp ezért ne fecséreld olyan emberekre és projektekre, melyek nem visznek előre. Ahelyett, hogy mindig mindenre rögtön igent mondasz, használd a “Megnézem a naptáramat és visszaszólok, ha megfelel” mondatot. Ezután átgondolhatod, hogy valóban belefér-e az idődbe.

20. Kapcsold ki az értesítéseket!

A közösségi média alkalmazások és az üzenetküldő applikációk értesítései nagyon könnyen megzavarhatják a koncentrációdat. Kizökkentenek a munkából, ami után újra időre van szüksége az agyadnak, hogy visszaálljon a korábbi gondolatmenetre. Éppen ezért amikor dolgozol valamin, kapcsold ki a Facebook, a Messenger, az Instagram és a társainak az értesítéseit. Meglátod sokkal gyorsabban haladsz majd a feladatokkal!

 Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Írd le, mi meghallgatjuk!

Oszd meg a cikket!

Iratkozz fel hírlevelünkre!

Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!