A hatékony értekezlet fortélyai

Olvasási idő 3 perc

Az értekezlet nem a szükséges rossz a munkában, hanem előrevivő, informatív, kreativitást serkentő tevékenység – persze csak akkor, ha jól szervezik, vezetik és dokumentálják. Összegyűjtöttük a hatékony meetingelés fortélyait.

Értekezlet előtt

Vezetőként napi feladataink közé tartozik meghatározni, hogy

  • ki hivatalos egy-egy megbeszélésre,

  • mikor kezdődik és meddig tart az értekezlet,

  • mi az összejövetel célja, valamint

  • ki és hogyan dokumentálja, illetve kérje számon vagy ellenőrizze az ott elhangzottak teljesülését.

Néhány alapvető szabály betartásával saját magunk és kollégáink dolgát is megkönnyíthetjük.

  1. Értesítsük időben a megbeszélésre hivatalos személyeket. Egyrészt, hogy fel tudjanak készülni szakmailag, másrészt, hogy ne szervezzenek más elfoglaltságot a meghirdetett értekezlet idejére (ha pedig már szerveztek, akkor annak az időpontját legyen idejük módosítani).

  2. Adjuk meg pontosan, hogy miről lesz szó, mi a találkozó célja, hol lesz, és várhatóan meddig tart. Nem mindegy, hogy egy értekezlet brainstorming jellegű, azaz elsősorban ötletek gyűjtése a célja, vagy konkrét problémákra konkrét válaszokat keresünk, és a feladatok mellé felelőst, a teljesítés mellé határidőt teszünk. Nem mindegy az sem, hogy a kollégáknak egy félórájuk vagy az egész délelőttjük ugrik a meeting miatt.

  3. Vannak rendszeres időközönként – naponta, hetente, évente – ismétlődő meetingek, amelyeknek a menetét a kollégák jól ismerik, de adódhatnak kivételes helyzetek, amikor váratlan, nem szokványos lefolyású megbeszélésekre lehet szükség. Ezzel kapcsolatban is tájékoztassuk a meghívottakat.

  4. Ha van olyan háttéranyag, megszerzendő adat vagy más teendő a megbeszélés előtt, amellyel munkatársainknak dolguk lesz, erről is értesítsük őket időben. Ha például egy 600 oldalas jelentés részleteit, eredményeit akarjuk megvitatni az érintettekkel, azt ne az értekezlet előtti este küldjük át a kollégáknak, mert ez egyrészt jelentős stresszfaktor, másrészt felborítja a munkarendjüket, és megcsúszhatnak más, előre betervezett feladataikkal.

  5. Ha nem elkerülhetetlen, ne tűzzük ki az értekezletet túl korai időpontra, de túl későire sem. Természetesen ez cégtől és helyzettől függően változhat, de szakértők és gyakorló vezetők szerint megbeszélésekre a délelőtt 9 és 11 óra közötti időszak az ideális. Este már fáradtak az emberek, péntek délután pedig lélekben már a hétvégére készülnek.

  6. Gondoskodjunk a szükséges eszközökről – például flipchartról, projektorról, és ha szükséges, ételről, italról, frissítőről –, vagy jelezzük valakinek, hogy tegye ezt meg helyettünk.

Értekezlet alatt

  • Röviden foglaljuk össze, mi az összejövetel célja, melyek lesznek a napirendi pontok, és milyen formában születik majd meg a végső döntés.

  • Igyekezzünk betartani és betartatni az időkeretet, ne hagyjuk elkanyarodni a megbeszélést a tervezett témáktól, és avatkozzunk közbe, ha személyeskedő vagy a végtelenségig elnyúló, értelmetlen és fölösleges vita bontakozna ki.

  • Dokumentáljuk az elhangzottakat, különösen a megszülető döntéseket, célkitűzéseket, felelősöket, határidőket. Határozzuk meg már a megbeszélés elején, hogy ki és milyen formában teszi ezt (például a titkárnő a diktafonra rögzített beszélgetés alapján vagy mi magunk ún. memo, azaz emlékeztető leirat segítségével).

  • Rendszeres időközönként foglaljuk össze az addig elhangzottakat, hogy egyértelmű legyen: mindenki ugyanazt és ugyanúgy értette-e.

  • Ha a téma szükségessé teszi, használjunk segédeszközöket: például egy rövid prezentációt a feladat bemutatására, flipchartot a stratégia összeállításához, a folyamatok, rendszerek működésének elmagyarázásához vagy éppen projektort egy kisfilm, reklám levetítéséhez.

  • Zárjuk a megbeszélést azzal, hogy röviden összefoglaljuk, elértük-e a megbeszélés elején kitűzött célt, ki és milyen feladatot kapott, mi az elvégzésére kijelölt határidő, és hogyan, mikor folytatjuk az értekezleten elkezdett munkát.

Értekezlet után

Küldjük vagy küldessük el a résztvevőknek a megbeszélés összefoglalóját, és az abban meghatározott időpontokban ellenőrizzük, hogy a felelősök elvégezték-e a rájuk bízott feladatokat. Ha minél több fogást alkalmazol a fentebb leírtakból, a megbeszélések még jobban fogják növelni a céged teljesítményét.

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Írd le, mi meghallgatjuk!

Oszd meg a cikket!

Iratkozz fel hírlevelünkre!

Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!