A távolról történő munkavégzés egyik legnehezebb feladata a csapatmunka kézbentartása. Home office-ban nehezebb egy teljes csapatot kontrollálni és megbizonyosodni arról, hogy mindenki a megfelelő hatékonysággal végzi munkáját. Most mutatunk néhány eszközt, melyek segítségével akkor is hatékonyan irányíthatod a csapatodat, ha hosszú ideig csak távolról tudjátok tartani a kapcsolatot.
1.A szabályok tisztázása
Az első és egyben legfontosabb dolog, hogy gondoljuk át, milyen szabályok mentén szeretnénk a távoli munkavégzést megvalósítani és ezeket tisztázzuk is a munkatársakkal. A home office ugyan rugalmasabb, mint az irodában történő munkavégzés, azonban ugyanolyan együttműködést és produktivitást igényel. Ennek érdekében a teljes projektet és a részfeladatokat illetően is szabjunk határidőket, és koncentráljunk arra, hogy ezeket mindenki be is tudja tartani. Ha a jelenlegi helyzetben is szeretnénk sikeresek maradni, fontos, hogy továbbra is rugalmas és segítőkész, ámde precíz és a pontosságot megkövetelő vezetőként dolgozzunk. Tartsunk naponta 15 perces státuszokat a csapattal, ahol mindenki be tud számolni az aktuális feladatairól, a határidőkről és az esetleges elakadásairól.
2. Folyamatos motiváció
Az alapvető szabályok és határidők lefektetése mellett fontos, hogy megfelelően motiváljuk is a csapattagokat. Itt persze nem feltétlenül extra anyagi juttatásra kell gondolni, sokkal inkább arra, hogy dolgozóink érezzék, fontosak nekünk és biztonságban vannak, még a gyorsan változó környezet ellenére is, valamint olyan munkaeszközök állnak a rendelkezésükre, amellyel gond nélkül, hatékonyan tudják elvégezni a feladataikat. Ne feledjük, a vállalkozás legértékesebb erőforrásai a munkavállalók, akik könnyen a távozás mellett dönthetnek, ha elégedetlenek a vezetőik menedzsment technikáival. Fontos tehát a csapatszellem erősítése, a munkamorál megfelelő mértékű fenntartása, amely a távoli munkavégzés során még nagyobb falatnak bizonyul Nem hagyatkozhatunk a korábban bevett gyakorlatokra, hiszen az online tér új eszközöket kíván. Alakítsunk ki új szabályokat, online eseményeket, ceremóniákat. Tartsunk online összejöveteleket, kávézásokat, hogy aktív, „élő” kapcsolat legyen a csapattagok között. Valamint biztosítsunk olyan eszközöket a munkatársaknak, amelyek támogatják a gördülékeny csapatmunkát.
3. Hatékony projektmenedzsment-eszközök
Míg korábban csak telefonhívásokra és e-mailek hosszú láncolatára hagyatkozhattunk távmunka esetén, mára szerencsére megváltozott a helyzet. Manapság ugyanis az online végzett munkát már erre fejlesztett applikációk teszik egyszerűbbé.
Rengeteg olyan projektmenedzsment-eszköz közül választhatunk, melyek kis- és középvállalkozások számára ingyenesen elérhetőek és teljes értékűen használhatóak. Ilyen például a Trello, az Asana, vagy épp a Basecamp is, csak hogy néhányat említsünk a lehetőségek közül.
Ezekben a programokban közös, hogy regisztráció után gyorsan és egyszerűen, számítógépről vagy okoseszközökről is böngészőből használhatjuk őket. Alkalmazásuk pedig szinte semmivel sem bonyolultabb, mint egy egyszerű e-mail-kliensé.
Ennek ellenére lényegesen felgyorsíthatják a munkafolyamatokat, hiszen a hatékony kommunikáció mellett teret biztosítanak a projektek szempontból fontos fájlok megosztására, szerkesztésére, véleményezésére is.
Mindezek mellett pedig a határidőket is hatékonyan adhatjuk meg segítségükkel, és az automatikus e-mail-értesítőknek hála biztosak lehetünk abban, hogy kollégáink semmilyen fontos update-ről vagy információról nem fognak lemaradni.
4. Konferenciahívások
Habár az online projektmenedzsment-eszközök lehetővé teszik a valós idejű csevegést, semmi sem helyettesítheti egy valódi meeting hangulatát és eredményességét.
Csapatunk számától függően ez a feladat azonban könnyedén megoldható az online videókonferencia lehetőségét kínáló applikációk segítségével.
A Microsoft Teams, a Google Hangouts, vagy a napjainkban egyre népszerű Zoom lehetővé teszik azt, hogy akár telefon-, akár videohívás formájában is több emberrel kommunikálhassunk egyszerre, hatékonyan. Ezeknek az appoknak a segítségével a felhasználók szöveget, videót, hangüzenetet és képeket küldhetnek egymásnak, valamint videokonferencia-beszélgetésekben vehetnek részt.
A legtöbb ráadásul bizonyos létszám alatt teljesen ingyen használható, így a kommunikáció megoldása annak ellenére sem kerül pénzbe, hogy rendkívül hasznos eszközt jelent, ha a csapatmunka távoli irányításáról van szó.
5. A közös célok és a megfelelő munkaeszközök mozdítják igazán előre a projektet
Összességében azt mondhatjuk, hogy a hatékony csapatmunka alapját a közös célok, a megfelelő motiváció jelentik. Ha a cégnél mindenki tisztában van azzal, hogy a határidők betartása és a hatékonyság az ő érdekét is képviseli, egészen biztosak lehetünk abban, hogy nem lesz nehéz dolog összetartani a részfeladatokat.
Ahhoz természetesen, hogy ez működőképes legyen, szükség van egy határozott vezetőre. Egy olyan agilis személyiségre, aki ha kell, segíti csapattársait, ha pedig szükséges, keményen betartatja a határidőket.
A munkához használt eszközök pedig legalább annyit számítanak, mint az emberi tényező. Ha home office idején kizárólag a telefonra és az e-mailekre hagyatkozunk, a részfeladatok megoldása elkerülhetetlenül akadályokba fog ütközni. Lassú, akadozó munkafolyamat mellett pedig nem lehet egy projekttel időben végezni.
Éppen ezért lényeges, hogy mind a projektmenedzsment, mind pedig a kommunikáció terén kihasználjuk az online tér által kínált egyszerű és nagyszerű lehetőségeket.
Mondd el véleményedet a cikkről
