Nincs már abban semmi meglepő, ha azt mondjuk, hogy egy vállalkozás informatikai eszközök nélkül gyakorlatilag működésképtelen. A hatékony ügymenethez szükségesek ezek a berendezések, régen túlléptünk már azon, hogy egy számlatömb és egy kockás füzet elegendő lenne az adminisztrációra. Ma már mindenki okostelefont és számítógépet használ a kapcsolattartáshoz, a számlázáshoz, az ajánlatkészítéshez és az anyagbeszerzéshez is. Ugyanakkor viszont számos olyan kis és középvállalkozás létezik, ahol egyszerűen nincs idő és adott esetben hozzáértés sem: egy notebook beszerzése, beállítása, szervizelése, majd lecserélése is csak nyűg és kiesett idő.
Az eszközbeszerzés és annak könyvelése és elszámolása szintén feladat, amibe beletartozik az is, hogy ha kell még egy termék, akkor azt milyen forrásból lehet előteremteni, arról nem is beszélve, hogy már ott időigényessé válik a feladat, hogy egyáltalán el tudjuk dönteni, hogy milyen képességű és árkategóriájú notebookra van szükség. Egy KKV-tól nem várható el, hogy az összes technikai paramétert ismerve könnyedén döntést tudjanak hozni erről, ráadásul a felmérések szerint egy-egy vállalkozás több mint három évig is használ egy laptopot, magyarán egy most meghozott döntés következményei aztán sokáig elkísérik a céget. Nincs könnyű helyzetben az, aki bármilyen informatikai eszköz beszerzésén töpreng, hiszen a kínálat sokrétű, csak úgy repkednek az IT szakkifejezések a specifikációk átböngészése során, óriási szórást mutat az árazás, sokszor a kisvállalkozások megpróbálnak a választásban segítséget kérni, de nem biztos, hogy a szomszéd egyetemista fia lesz a leginkább kompetens ebben a témában, még akkor sem, ha éjjel-nappal valami játék előtt üldögél.
Az eszközbeszerzés alternatívája lehet a bérlés, itt azonban érdemes odafigyelni a részletekre. Noha adott esetben jól hangzik, hogy egyszerű és kiszámítható havi költséggel lehet kalkulálni, valamint az ezzel kapcsolatos költséget a működési költségből lehet elszámolni, mégis érdemes alaposan átnézni a kínált konstrukció minden pontját. Nem csak az számít ugyanis, hogy egy adott laptopnak mennyi a havidíja, sok esetben az ügyfél magára marad az informatikai és a karbantartási problémáival, amely további rejtett költségeket és extra időráfordítást eredményez.
Érdemes tehát olyan partnert választani, ahol nem pusztán abban merül ki az ajánlat, hogy a szerződés megkötése után a hónunk alá csaphatjuk a laptopot, aztán minden egyéb teendővel nekünk kell foglalkozni. Létezik már olyan konstrukció, amely teljesíti az alapvető feltételt (vagyis kapunk egy notebookot és fizetünk cserébe havidíjat), de ennél jóval komplexebb szolgáltatási csomagot kínál, így levéve az adminisztratív és informatikai terheket az ügyfél válláról. Egy ilyen szolgáltatás már ott kezdődik, hogy a szakképzett alkalmazottak teljeskörű támogatást adnak a választáshoz. Ehhez természetesen az ügyfélre is szükség lesz, hiszen tudatában kell lennünk a jó választás érdekében annak az információnak, hogy hol, mire, milyen gyakorisággal és milyen szoftvereket használva lesz munkában a laptop. A kínálat valóban széles, az egészen egyszerű, alapvetően irodai feladatokra szánt modellektől egészen a komolyabb grafikai munkákat is lehetővé tevő, erősebb gépekig tart. A választás során fontos megítélnünk, hogy mennyit kell külső áramforrás nélkül egyhuzamban működjön a laptop, szükségünk lesz a munka során mobilinternetes elérésre, ha kültéren történik az üzemeltetés, akkor mennyire magas a kijelző fénysűrűsége, ha pedig speciális szoftvert futtatunk, akkor elegendő-e a hardver ereje. Érdemes megvizsgálni, hogy a laptopot rá akarjuk-e majd kötni külső megjelenítőre, milyen adathordozókat tud olvasni és milyen csatlakozókra lesz szükségünk.
Ezeket a paramétereket egy hozzáértő aztán tudja súlyozni és értékelni, hogy le lehessen szűkíteni a célnak megfelelő termékek listáját, onnantól pedig már jó esetben csak ízlésbeli választásra van szükség, ha a havi költség megfelel az elvártaknak. Az első lépést ezzel kipipálhatjuk: megvan a laptop, ám most következik az üzemeltetés, amely jó esetben problémamentes éveken át, de érdemes felkészülni az esetleges malőrökre. Bármilyen informatikai termék meghibásodhat, összetörhet, elveszhet, vagy rossz esetben ellophatják, márpedig ha erre alapozzuk a munkavégzést, akkor egy ilyen kiesés forintosítható hátrányt is okozhat. Ha azonban olyan bérleti konstrukciót választunk, mint amit a Telekom Instant Laptop is kínál, akkor ezek a problémák gyorsan és költséghatékonyan orvosolhatók, itt ugyanis 10% önrész megfizetése után már kaphatunk is egy új laptopot. Erre évente egyszer nyílik lehetőség, de talán mondani sem kell, hogy mekkora anyagi előnyt jelent, hogy nem szükséges teljes áron venni egy új gépet.
Előbb-utóbb azonban minden laptop kiszolgálja az idejét. Néhány év alatt az akkumulátor veszít kapacitásából, a külső itt-ott karcos lesz, talán a gombsor sem működik már olyan vajpuhán, mint a kezdeti időszakban, a zsanér is elkezd kicsit lötyögni a sok nyitástól-csukástól, és persze az is előfodrulhat, hogy menet közben olyan szoftverek használata válik szükségszerűvé, amelyek túlságosan is megterhelik a hardvert. A Telekom Instant Laptop szolgáltatás három éves szerződéssel dolgozik, ennek letelte után a gép visszakerül a szolgáltatóhoz, a vállalkozás pedig az igényei alapján választhat egy vadonatúj masinát. A korábbi laptopon hitelesített adattörlést hajtanak végre, hogy semmi esetre se kerülhessenek érzékeny adatok harmadik félhez, a termék megfelelő és környezetbarát utóéletéről pedig gondoskodnak, így ez sem a vállalkozást terheli. Kaló Csaba, a Telekom szakértője szerint a hazai vállalkozások általában több mint három évig használnak egy laptopot, ezt különböző felmérésekből is tudni lehet, sokszor pedig pont a lecseréléssel járó nyűg és ügyintézési teendők miatt szolgál tovább az eszköz, mint ahogyan eredetileg tervezték. Ez a szolgáltatás egyébként pont Magyarországon indul el először, ezért a Telekom nagyon sok aspektusból körbejárta a kérdést.
Mindezek mellett természetesen érdemes mérlegre tenni, hogy mik szólnak a bérlés mellett és ellen. Tény, hogy a vállalkozás nem lesz tulajdonosa az eszköznek, azt továbbértékesíteni nem tudja. Ugyanakkor viszont kiszámítható költséggel tudja üzemeltetni a berendezést úgy, hogy a legnagyobb anyagi áldozatot kívánó esetleges problémákkal szemben védve van. Nincs dolga a szerződés végén az adattörléssel és a selejtezéssel, illetve szolgáltatást vesz igénybe, tehát a működési költség terhére tudja elszámolni az anyagi vonatkozásokat. És az már csak a jéghegy csúcsa, hogy a megfelelő laptop kiválasztásához szakértői segítséget nyújt a Telekom, figyelembe véve az ügyfél anyagi lehetőségeit és felhasználási igényeit.
Szerző:
Khell Bogdán – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
