Az agilis szemlélet és működés nem csak a nagyobb vállalatok számára lehet hasznos, és a válsághelyzet egyenesen szükségszerűvé teszi alkalmazását azoknak a kkv-knak, amelyek nem csak túlélni akarják a nehéz időket, de megerősödve szeretnének kikerülni belőlük – mondja Csaba Zoltán, a TAL Consulting ügyvezető partnere, egyben a Budapesti Metropolitan Egyetem Agilis Projekmenedzsment Kutatóközpontjának és az első magyar felsőfokú agilis képzésnek (Transformative Agile Leadership MBA) az alapítója.
Hogyan fogalmazná meg az agilitás lényegét egy olyan kkv-vezetőnek, aki még nem hallott róla?
A sportból hoznék hasonlatot, mert azt mindenki érti. Abban általános az egyetértés, hogy Messi vagy Ronaldo agilis játékosok. És mi teszi őket azzá? Nem csak gyorsak és robbanékonyak, de innovatív cseleket alkalmaznak, képesek gyorsan irányt és tempót váltani, valamint váratlan húzásokkal zavarba ejteni az ellenfelet. Ilyen az agilis vállalat is: gyorsan képes reagálni a külső változásokra. Egy agilis vállalkozás váratlan helyzetben – amikor például egy globális vírusjárvány miatt beüt a gazdasági recesszió – nem a kéziféket húzza be, hanem jövőorientált: átszervezi a munkáját, üzletfejlesztésen gondolkodik, észreveszi és kihasználja a kínálkozó lehetőségeket. Így aztán túléli a válságot, sőt, megerősödve kerül ki belőle.
Az utóbbi néhány évben Magyarországon is egyre népszerűbb az agilis szemlélet, de jellemzően nem a kisvállalatok fedezték fel maguknak. Alkalmas lehet a kkv-k munkájának támogatására is?
A legteljesebb mértékben. Az agilitás legszélesebb körben alkalmazott keretrendszere, a scrum, kifejezetten a kisebb keresztfunkcionális csapatok hatékony működésére fogalmaz meg ajánlásokat. Ez pedig remekül leírja egy kkv működését is, hiszen a tipikus kisvállalkozásnál egyetlen értékteremtési folyamat van, és annak mentén dolgozik együtt az egész csapat. Az sem véletlen, hogy az agilis szemlélet elsősorban a Szilícium-völgy technológiai startupjai körében hódított, a nagyvállalatok pedig az elmúlt években ismerkednek a megközelítéssel, és többségük erősen szenved azzal, hogy az agilis kultúrát a magukévá tegyék. A kkv-k számára természetesebb az agilis munkaszervezés, hiszen eleve rugalmasabb cégekről van szó.
A mostani válságos időszak mennyire kedvez az agilitás elsajátításának, az új módszertan bevezetésének? Jó néhány cég a puszta túlélésért küzd…
Annál inkább változtatni kell. Említettem, hogy az agilis szemléletet elsőként a tech startupok alkalmazták, akik mára a világ vezető nagyvállalatai lettek (Google, Amazon). A mostani válsághelyzet a régebb óta működő kkv-kat is olyan innovációs kényszerbe hozza, mint ami a startupokra jellemző. Az eddigi termékek és szolgáltatások piaca beszűkült vagy éppen teljesen eltűnt, a meglévő értékesítési csatornák nem működnek, az ügyfelek is új problémákkal néznek szembe. Az üzlet nem mehet úgy, mint eddig – ha pedig mást kell csinálnunk, akkor csináljuk másképp is.
Ilyen helyzetben azok a cégek járnak jól, amelyek előre terveznek. De nem egy nagyon konkrét célt tűznek ki maguk elé, mert pont a válság miatt sok a bizonytalanság, bármikor változhatnak a körülmények. Az előrelátó vállalat ezért nem egy szűk célra optimalizál, hanem inkább a rugalmas reagálási képességeit fejleszti. Így bármerre is mozdul a piac, gyorsan tud reagálni, és képes lesz kezelni a bizonytalanságokat.
Hadd hozzak megint egy sportpéldát. Ha a focicsapat arra készül fel, hogy az ellenfél 4-4-2 felállásban fog játszani, akkor két eset lehetséges. Az egyik, hogy tényleg úgy játszanak, és akkor jó esély van a győzelemre. De ha az ellenfél újít, akkor ott állnak tanácstalanul, és nem tudják, merre fussanak. Akkor lesz igazán nyerő csapatunk, ha a játékosaink tudják olvasni az ellenfél játékát, képesek bármilyen játékmodorhoz alkalmazkodni, és egy-egy focista több poszton is megállja a helyét.
Hogyan működhet az agilitás a gyakorlatban egy kisvállalkozásnál, ahol bizonyos funkcionális területek ki lettek szervezve, és esetleg nincs is több csoportra, squadra elegendő ember?
Az agilitás voltaképpen arról szól, hogy az üzlet és technológia kéz a kézben együttműködve, rövid fejlesztési ciklusokban hoz létre új értéket, különösen, ha nagy komplexitású, innovatív feladaton dolgoznak. Ezt pedig kis méretben is meg lehet oldani. Egy kkv működésére már az pozitív hatással lehet, ha az agilis szemléletmódot a magukévá teszik, tudatosítják és első lépésben csak bizonyos jógyakorlatokat alkalmaznak. Mire gondolok? Fókuszáljunk, ne száz dologgal foglalkozzunk egyszerre, hanem válasszunk ki néhány területet. Tűzzünk ki rövid távú, mindenki számára világos célokat. Két-három hét után nézzük meg, sikerült-e elérnünk a célt, majd fogalmazzunk meg új, kihívást jelentő, de mégis elérhető célokat. A csapattagok tegyék egymás számára transzparenssé a feladataikat, használjanak például Plannert, Trello-t, vagy Jira-t amiben látszik mindenkinek a feladata és a hozzá tartozó határidő.
Vagy ott van az úgynevezett daily standup, az a 15 perces megbeszélés, amin mindenki elmondja, mit csinált előző nap, ma mit fog csinálni, és kell-e neki segítség. Ezt mindenképpen érdemes megtartani, függetlenül attól, mennyire alkalmazzák az egyéb scrum mintákat. Óriási lendületet adhat a vállalkozásnak, megnehezíti a lazsálást és ritmust ad. A karantén idején különösen fontos, hogy a kollégák tudjanak rendszeresen egymással beszélni.
Jól érzem, hogy az agilis transzformációban óriási szerepe van a vállalkozás első számú vezetőjének?
Igen, a vezetőnek van a legfontosabb szerepe. Az agilis kultúra és munkaszervezési megközelítés alapvetően egy szolgáló típusú vezetőt vár. Akkor hatékony, ha a vezető nem parancsokat osztogat, hanem inspirál, ha nem ráerőlteti az akaratát a munkatársakra, hanem bevonja, felhatalmazza őket. A dolgozók ne azt érezzék, hogy követ faragnak, hanem azt, hogy katedrálist építenek, vagyis lássák a nagy képet, legyen egy inspiráló cél, amiért érdemes dolgozni.
A jó agilis vezető igyekszik felszínre hozni a szervezet operatív szintjein megbúvó kreativitást és tudást. Ehhez kell egyfajta nyitottság, alázat, fel kell ismernie, hogy a cégben mindenkinek lehet jó ötlete. Hadd mondjak egy példát. Egy magánklinikán probléma volt, hogy nagyon sokáig tartott a műtők takarítása. A menedzsment évekig próbálkozott különféle ötletekkel, de egyik sem vált be. Végül megkérték a takarítókat, hogy ők is gondolkodjanak el. Ők bevonták a közös gondolkodásba a műtő vezetőjét és néhány orvost is. Két hét alatt aztán előálltak egy olyan megoldással, amivel egyharmadával tudták csökkenteni a takarításoz szükséges időt. Így több műtétet tudtak végezni, aminek köszönhetően közel megduplázták a műtétekből származó bevételt.
Hol tud egy kkv vezetője megalapozott ismereteket szerezni az agilis szemléletről, módszertanokról?
Rendkívül bőséges szakirodalom érhető el angol nyelven, amiből meg lehet ismerni az alapokat. Számos tanácsadó cég is foglalkozik a témával, velük konzultálva el tudja dönteni a vezető, hogy az ő vállalkozása számára konkrétan milyen előnyöket kínálhat az agilitás. És persze ott vannak a rendezvények is, mint a május 15-én sorra kerülő VIRTUAL AGILE COMMUNITY OF PRACTICE – Az agilis vezetők hazai fóruma című, online megtartott konferencia. Neves hazai és külföldi előadók beszélnek majd, és kimondottan ajánlom a kkv-knak és vezetőiknek, mert a szekciók többsége számukra is hasznos témákkal foglalkozik. Startupok mesélnek arról, hogyan segítette őket az agilis szemlélet; szóba kerül, hogyan fejlődhet a vezető, hogy vállalkozását is fejleszteni tudja; vagy mi a szerepe a csapatnak, hogyan tudják saját magukat folyamatosan fejleszteni.
Mondd el véleményedet a cikkről
