Kisvállalkozást vezetsz? Van-e külön embered, aki a HR-rel foglalkozik? Ha esetleg nemmel válaszolnál, abban nincs semmi meglepő – ez jellemző a magyar kkv-piacra. Viszont HR-szakember hiányában sok cégnél olyan dolgok is elmaradnak, amelyek javíthatnák a munkahelyi légkört, a hatékonyságot. Ilyen eszköz lehet a teljesítményértékelés is, amit optimális esetben egy HR szakember koordinál. Darmó Magdolnát, a Consilium Humán Erőforrás Kft. ügyvezetőjét arról kérdeztük, milyen tipikus HR-problémák merülnek fel a kkv-k háza táján, és milyen megoldásokat alkalmazhatnak a teljesítményértékelésre.
A humánerőforrás-menedzsment messze többet jelent annál, mint amit sokszor szinonimaként társítunk hozzá: nemcsak a munkaerő-toborzásról szól, ide tartozik például a céges kultúra kialakítása, a vezetők fejlesztése, vagy a munkatársak teljesítményéről adott visszajelzés is. Darmó Magdolna a Consilium Humán Erőforrás Kft. vezetőjeként csapatával a céges stratégia, a munkahelyi teljesítménymérés és a személyes fejlődés támogatása terén nyújt széleskörű szolgáltatásokat, céljuk, hogy a hozzájuk forduló vezetők olyan önjáró céget tudhassanak magukénak, amelyben nem ők dolgoznak a cégért, hanem a cég értük. „Arra törekszünk, hogy a magyar tulajdonban lévő kkv-k működését és vezetését támogassuk olyan céges működés és kultúra kialakításával, amely lehetővé teszi a hosszútávú, harmonikus munka-magánélet egyensúlyának visszaállítását a vezetők és a tulajdonosok számára is” – összegzi Magdolna.
Milyen HR-problémákkal néz szembe jellemzően egy kkv?
Ezzel a szolgáltatásportfólióval felvértezve Magdolnát joggal tarthatjuk a kkv-szektor szakértőjének. Ha arról kérdezzük, hogy hol látja jelenleg a legfőbb problémát, elakadást, több dolgot is sorol: „A problémák jellemzően az emberi működés köré koncentrálódnak – ilyen a generációk közötti együttműködés, a lojalitás, a megfelelő szakembergárda megtalálása és megtartása, az utánpótlás hiánya. A vezetők számára egyre komolyabb kihívást jelent a csapatuk összeállítása és megtartása. Ugyanígy problematikussá vált az is, hogy az elmúlt időszakban sok cég nagyon nagyot lépett előre, és a szervezet korábbi összehangolt működése mostanra vagy szétesett, vagy ad hoc jellegűvé vált. Míg a technológiai fejlesztésbe rengeteget öltek a cégek, addig a szervezet, a folyamatok, a vezetők nem tartották a lépést ezzel a fejlesztéssel, ezért nagyon sok a működési anomália, jellemző a kontroll hiánya, az emberek elvesztették motivációjukat, nehezen alkalmazkodnak a változásokhoz, és a korábban megszokott kifelé fókuszáló stratégiák mára már nem működőképesek.”
Az aktuális helyzethez kötődő nehézségeken túl szinte mindig problémaként üti fel a fejét az, hogy a vállalkozások nem rendelkeznek valódi stratégiával, így nehezen menedzselik a változásokat – amelyekből az elmúlt években akadt szép számmal. Márpedig ha hiányoznak ezek a képességek, akkor a cég a növekedést sem tudja kezelni, és a szervezet mélyítése, a különböző vezetői rétegek kezelése is gondot jelent. Állandó hiányosságként detektálható a folyamatok nem megfelelő működése, vagy akár azok nem megfelelő ismerete, és emellett az elvárások nem, vagy nem jól kommunikálása.
A jó hír az, hogy van megoldás, és a vezető kérhet segítséget. Sőt, Magdolna tanácsa épp az, hogy azok a cégvezetők járnak el a legjobban, akik nemcsak akkor fordulnak szakértőhöz, ha már ég a ház: „Tekintve, hogy a vezetői magány jelen van egy cégvezető életében akár tudomással bír arról, hogy gondok jelentkeztek, akár nem, azt mondanám, hogy folyamatosan érdemes külső szakértőt igénybe vennie. Ha már problémát kell megoldani, az jellemzően elég fájdalmas, ha viszont eleve tanácsadói segítséggel építkezik egy cég, akkor csak támogatásról beszélhetünk, és ezért hatékonyabb lehet az együttműködés – akár a költségeket tekintve is. Akkut problémákat sokkal nehezebb kezelni, több időt igényel a megoldásuk, és ez a folyamat általában veszteségekkel jár, amit egyetlen vezető sem kedvel.”
Miért érdemes egy kkv-nak teljesítményértékelő rendszert kialakítania?
Szakértőnk, Darmó Magdolna szerint a cégek gyakori problémája, hogy a munkavállalók nincsenek pontosan tisztában a velük szemben támasztott elvárásokkal. Egy alaposan kidolgozott teljesítményértékelő rendszer segítségével már sokat tehetünk azért, hogy ne találkozzunk ilyen kihívásokkal. A kkv-szektorra jellemző, hogy a vállalkozások korlátozott HR erőforrásokkal rendelkeznek, így nincs kapacitásuk arra, hogy megfelelően kommunikálják a munkatársak felé az elvárásokat, vagy hogy egy minden részletre kiterjedő teljesítményértékelő rendszert alakítsanak ki.
Pedig a teljesítményértékelés a kkv-k hatékonyságán is sokat lendíthet. Magdolna kiemeli, hogy számos érv szól amellett, hogy a cégvezetők megfontolják egy ilyen rendszer bevezetését. Első helyen azt emeli ki, hogy az egyéni célok támogatják a cég központi, stratégiai célját – feltéve, ha jól határozzuk meg az egyénekre lebontott célokat, amelyek egy ideálisan működő teljesítményértékelő rendszer alapjait képezik. A célok megfogalmazása segít abban, hogy a munkatársak tisztában legyenek az elvárásokkal és azzal, hogyan járulhatnak hozzá a szervezet sikeréhez. Ha mindenki számára világosak az elvárások és az egyéni hozzáadott értékek, az átláthatóságot teremt és irányt szab, ami elengedhetetlen a hatékony munkavégzéshez.
Magdolna hozzáteszi, hogy a rendszeres visszajelzés elősegíti a fejlődést – úgy az egyénit, mint a szervezetit: „Amikor a munkatársak rendszeresen kapnak visszajelzést a munkájukról és teljesítményükről, az lehetőséget ad a fejlesztendő területek azonosítására. Ez előmozdítja a személyes és szakmai fejlődést, növelve az összteljesítményt és erősítve a belső kapcsolatokat, valamint a lojalitást. A motivált munkatársak ráadásul jobb teljesítményre törekszenek, a pozitív és konstruktív visszajelzések növelik a munkavállalók motivációját és elkötelezettségét. Ha a munkatársak érzik, hogy munkájukat értékelik, és látják a karrierlehetőségeket és fejlődési pályákat, nagyobb valószínűséggel törekszenek magasabb teljesítményre. Emellett a motiváltság növeli a lojalitást is, így kisebb eséllyel nézelődnek más munkahely után, és számukra is a cég jövője válik fontossá.”
Végül, de nem utolsósorban a teljesítményértékelés javíthatja a vezetőség és a munkavállalók közötti kommunikációt. A rendszeres értékelések során felmerülő kérdések vagy konfliktusok kezelése nyílt kommunikációt igényel. Ha javul a megértés és együttműködés a munkavállalók és a menedzsment között, az javítja a munkahelyi légkört is. Márpedig ki ne szeretné, hogy egy stabilan jó hangulatú munkaközösségben teljenek hétköznapjai?
Hogyan segítheti külső szakértő a folyamatot?
Ha a teljesítményértékelést külső szakértőkre bízzuk, akkor az javítja az értékelő folyamat objektivitását és hatékonyságát, csökkenti a belső elfogultságot és konfliktusokat. Egy olyan tanácsadó cég, mint amilyen például a Magdolna által vezetett Consilium, már abban is sokat segíthet, hogy kialakítsuk egyáltalán az optimális teljesítményértékelési rendszert, ha pedig az változtatásra szorul, akkor hatékonyan támogathatják ezt a folyamatot.
Magdolna egy konkrét példával szemlélteti, milyen változást tudtak elérni az egyik megbízójuknál: „Az egyik legnagyobb sikert egy magántulajdonban lévő, de szinte multi rendszerben működő kkv-nál értük el, a műszaki beruházások üzletágnál. Első körben a cég tulajdonosaival meghatároztuk az éves stratégiai célkitűzést. Ezt a célt az üzletág igazgatójával lebontottuk a teljes emberállományra. Külön lehetőséget biztosítottunk mindenki számára, hogy a meghatározott célokban 100%-osan részt vegyen, magára formálhassa, magáénak érezhesse, képes legyen azonosulni vele, sőt, kapott mindenki egy olyan lehetőséget, hogy a meghatározott három, egy félévre vonatkozó céljából egyet teljesen önállóan határozzon meg. A vezetőt nemcsak a folyamat kidolgozása alatt, hanem a kommunikálás, a TÉR beszélgetések folyamata, valamint az eredmények értékelése alatt is támogattuk szakmailag. Ezzel a módszerrel gyökeresen megváltoztattuk a dolgozók motivációját, lelkesedését, hatékonyságát. Ami talán a legfontosabb, hogy olyan eszközt kaptak a kezükbe, amely a későbbiekben már segítségünk nélkül is tökéletesen használhatóvá vált.”
Milyen eszközöket alkalmazhatunk?
Ha nincs még teljesítményértékelő rendszere a vállalkozásunknak, de már megéreztük a hiányát, akkor nem elegendő, ha egyszerűen letöltünk egy sablont a Google-ról. Magdolna szerint – bár nincsenek mindenki számára egyformán működő univerzális megoldások, mivel eltérő lehet a cégméret, a tevékenységi terület vagy a vállalati kultúra – vannak bizonyos általános elvek és eszközök, amelyek rendszerint visszaköszönnek a különböző teljesítményértékelő rendszerekben.
Az egyik ilyen eszköz a 360 fokos visszajelzés. Ez az értékelési forma nemcsak a közvetlen vezető véleményét foglalja magában, hanem az alárendeltek, kollégák és akár külső partnerek visszajelzéseit is. „A 360 fokos visszajelzés sokrétű perspektívát biztosít, segítve egy teljesebb kép kialakítását és csökkentve az egyoldalú, elfogult értékelések kockázatát” – mondja Magdolna.
Egy másik fontos elem a KPI-ok, vagyis kulcsfontosságú teljesítménymutatók megállapítása. A KPI-ok konkrét, mérhető mutatók, amelyeket a vállalatok a legfontosabb üzleti célok elérésének mérésére használnak. „A KPI-ok megtervezésénél az a lényeg, hogy gyorsan és egyértelműen tükrözzék a teljesítményt az adott területen” – hangsúlyozza Magdolna. A teljesítményértékelés során kapott visszajelzések alapján érdemes egyéni fejlesztési terveket készíteni a munkavállalók számára. Ezek a tervek a képességek csiszolására, új készségek elsajátítására és a teljesítmény javítására összpontosítanak. Magdolna kiemeli: „Egy fejlesztési terv része lehet például egy nyelvtanfolyam vagy a prezentációs technikák tökéletesítése – a lényeg, hogy építő jellegű és jól hasznosítható legyen a munkavállaló számára.”
A rendszeres teljesítményértékelő beszélgetések is elengedhetetlenek. A hagyományos éves értékelések helyett egyre több cég alkalmaz negyedéves vagy akár havi teljesítményértékelő beszélgetéseket. „Ezek a rendszeres megbeszélések mankóként szolgálnak a folyamatos visszajelzéshez és a célkitűzések gyorsabb módosításához, reagálva a dinamikus üzleti környezetre” – magyarázza Magdolna.
Mi az, amit mindenképp tartsunk szem előtt?
Darmó Magdolna, a Consilium Kft. ügyvezetője 3 legfontosabb tanácsa kkv-vezetők számára:
- Nem attól vagyunk jó vezetők, hogy mindent egyedül oldunk meg
A spanyolviaszt is elég volt egyszer feltalálni. Egy jó vezető tisztában van az egyes ember – így önmaga – korlátaival, ezért egy-egy probléma megoldásánál nem érdemes egyedül küzdeni: használjon külső nézőpontot, meg fog döbbenni, mennyi minden van még a cégében, amire nem is gondolt.
- Tekintsünk úgy a szervezetre, mint egy emberre
A szervezet ugyanis folyamatos fejlődésben van, amely fejlődéssel lépést kell tartani nemcsak a technológia területén, hanem az emberek, a vezetés, a stratégia területén is. Elengedhetetlen tehát az, hogy fejlődjünk mi magunk is, hisz a szervezet működési hatékonyságát a vezető hatékonysága határozza meg.
- A tanácsadás nem varázspálca: egyetlen tanács nem tud mindent megváltoztatni
A változásra tekintsünk folyamatként, a tanácsadóra pedig partnerként, hisz a cél mindig a vezető és a cégének a látható, eredményekben mérhető fejlődése. A tanácsadó sikerének mutatója az ő fejlődése és előre haladása, így senki ne küzdjön a változással, hanem lovagolja meg a hullámokat. A tanácsadó megmutatja, hogyan.
Szerző:
Ganzler Orsolya – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
