Mi lett az egyik alapvető problémája sok kisvállalkozásnak az utóbbi két évben? Hogy mennyire éri meg irodahelyiséget fenntartaniuk. Hol azért, mert nagyobb részt átálltak az otthoni munkavégzésre, és a közös iroda többnyire kihasználatlan – de ugyanúgy fizetni kell a fenntartását. Hol pedig azért, mert drasztikusan megnövekedtek a költségek, akár a bérleti díjakat, akár a rezsiköltséget tekintve. Akár megtartottuk a saját irodánkat, akár lemondtunk róla, költséghatékony megoldást kínálhat nekünk egy új felület. Hogy hogyan? Kiderül a cikkünkben vázolt példából.
A 15 éve működő Faraone Kft. két fő tevékenysége a társasházkezelés és a mobiltelefonflotta-kezelés, Budapesten kb. 3000 lakás tartozik hozzájuk. A társásházkezelés területén ritkaságnak számít a már több mint egy évtizedes múlttal rendelkező cég, ráadásul ők kimondattan nagyméretű, 150-200 lakásos társasházakra specializálódtak.
Baráz Tamás a Faraone egyik tulajdonosa, a cég első éveiben nem vett részt aktívan az operatív működtetésben, egy korábbi ügyvezető halála után érezte úgy, hogy az új szakaszban rá is szükség van.
„Csapatunk öt fős, dinamikusan fejlődünk, felívelő pályán vagyunk. Nemrég befektettünk egy ingatlanba, a Marina-parton vásároltunk irodát, elsősorban azért, mert úgy gondoltuk, bővülni fogunk” – meséli Tamás. – „Az irodát jelenleg is használjuk, de nem 100%-os a kihasználtsága. Ezért is gondoltunk rá, hogy az egyik tárgyalóhelyiségünket bérbe adhatnánk.”
A gondolat abszolút nem volt elhibázott, mert a másik oldalon bizony akadnak olyan vállalkozások, akik alkalomszerűen kiadó tárgyalóhelyiségeket keresnek – mint a Star Ferry Tanácsadó Kft. A rendszerintegrációval, egyedi szoftverfejlesztéssel, Big Datával és adattárházzal foglalkozó cég 2020-ban alakult, nagyvállalati és kormányzati ügyfeleknek kínál komplex megoldásokat. A mostanra több mint 20 fős csapat négy üzletágon belül dolgozik együtt, számos sikeres projektet maguk mögött tudva.
„A covid-járvány lényeges változást hozott az életünkbe, mert megszűntek a személyes találkozásaink, a közös meetingelés. A home office, az otthonról dolgozás eleinte kényszerpálya volt, kihívást jelentett, de idővel ez lett a standard: mostanra már csak a legfontosabb megbeszéléseket intézzük személyesen” – foglalja össze Pintér Patrik projektmenedzser, hogyan bolygatta fel a Star Ferry Kft. életét a pandémia. Még inkább digitalizálta őket az új helyzet, bevezették a digitális aláírást, saját online folyamatokat alakítottak ki a dokumentumkezelésre, szerződések tárolására, számlázásra, így egyre kevesebb olyan feladat maradt, ami valóban igényelte a személyes jelenlétet. Azokra az alkalmakra, amikor élőben találkoznak a csapattagok, tárgyalót bérelnek – például a Faraone Kft. irodájában lévőt.
De hogy talált egymásra bérbeadó és bérlő?
A válasz egyszerű: egy olyan digitális felületen, amely összeköti a keresleti és kínálati oldalt. A meety.hu ugyanis egy teremközvetítő portál, amely két irányban működik – ha valakinek van kihasználatlan, vagy nem megfelelő mértékben kihasznált tárgyalója, rendezvényterme, itt bérbe adhatja rövid távra; ha pedig valaki épp megfelelő helyszínt keres üzleti egyeztetéshez, céges eseményhez, vagy akár elmélyült munkához, akkor megtalálhatja a számára ideálisat.
„A Meety ötlete személyes tapasztalatból táplálkozik” – meséli Bakos Gábor, alapító. – „Nekem sokszor mondták azt korábban tárgyalópartnerek, hogy üljünk be egy kávézóba, én viszont ezt nem éreztem komfortosnak, mert a tárgyaláshoz nyugodtabb, hivatalosabb környezetet igényelek. Innen jutott eszembe, hogy mások is járhatnak hasonló cipőben, hogy alkalomszerűen szükségük lehet egy tárgyalóhelyiségre. Ugyanakkor a kiadói oldalon is érzékeltem azt az igényt, hogy jó lenne a kiadatlan, kihasználatlan irodahelyiségeket legalább rövidtávra bérbe adni.”
Gábor évekig dédelgette magában az ötletet, míg egy évvel ezelőtt vállalkozásában meg is valósította – akkor indult el a Meety. Nem volt idegen számára a digitális fejlesztést igénylő terület, mert az informatika világából érkezett, korábban telekommunikációval foglalkozó céget vezetett. Az elképzelése az volt, hogy a nemzetközileg ismertté vált foglalórendszerekhez hasonlóan minél inkább automatizált folyamatokra építve működjenek – ezt egyre inkább sikerül megvalósítani.
Nincsenek felesleges körök – ezt bérbeadó és bérlő egyaránt díjazza
„A Meety-nek pont az a legnagyobb előnye, hogy digitálisan hozzáférhető, egyszerűen kezelhető. Nincs szükség hosszas levelezésre vagy telefonálgatásra, két-három kattintással lefoglalható a kívánt tárgyaló a szükséges időtartamra, és előre látszik az is, hogy milyen időintervallumban nem elérhető. Ha mégis valamilyen kérdésünk, problémánk van, az ügyfélszolgálat gyorsan és hatékonyan segítségünkre siet” – vázolja Patrik, hogy néz ki az ő szemszögükből a tárgyalófoglalás menete.
A bérbeadói oldalon Tamás számára egy részletes regisztrációval kezdődött a kapcsolat az oldallal, ahol minden fontos paramétert fel kell tüntetni, és természetesen fotókat is fel kell tölteni a bérbe adni kívánt helyiségről. De ezt csak egyszer kell megtenni, utána pedig csak akkor van dolguk, ha foglalási igény érkezik: „Kapunk egy e-mailt arról, hogy tárgyalófoglalás érkezett, amire piros vagy zöld gombbal reagálhatunk. Esetenként érkezik plusz kérdés – például arról, hogy behozhatnak-e a bérlők pizzát a tárgyalóba – akkor külön reagálunk. De minél részletesebb és alaposabb a regisztrációnál feltöltött bemutatkozás, annál valószínűbb, hogy a bérlő is pontosan megérti, mire számíthat majd, ha hozzánk jön. Ha lezárult a folyamat, a végén kapunk egy értesítést, hogy számlázhatunk. Ennyire egyszerű.”
Tamás a Magyar Vállatvezetők Üzleti Közösségének (MVÜK) egyik rendezvényén találkozott Gáborral, aki mesélt a Meety-ről. Tamásban addigra már egyébként is megvolt a nyitottság, hogy valamilyen módon növelje a tárgyalóhelyiségük kihasználtságát, így épp kapóra jött neki a Gábor által felkínált lehetőség. Tamásék egyáltalán nem bánták meg, hogy regisztráltak a rendszerbe, mert nem igényel extra energiákat, abszolút működőképes, és kitermeli a cég rezsiköltségét.
Patrikék pedig a Google keresőjében találtak rá a Meety-re, miután már a sokadik szolgáltatóval próbáltak telefonon egyeztetni az igényeikről egy tárgyalóbérlés kapcsán – sikertelenül. A Meety viszont pont azt nyújtotta nekik, amit igazából kerestek: egy egyszerű, rugalmas, könnyen kezelhető felületet, ahol nincs szükség felesleges körök lefutására ahhoz, hogy megtalálják a számukra megfelelő tárgyalót.
Túlnőni Budapest határain
Az látszik, hogy a Meety be tudott tölteni egy űrt, ami az irodahelyiségek, tárgyalók rövidtávú bérbeadását illeti, napi szinten érkeznek foglalások a rendszerben, de nincs itt megállás, Gábornak további tervei vannak: „Mostanra egészen jól állunk Budapest lefedésével, de szeretném, ha még tovább is terjeszkednénk, a hiányzó budapesti kerületek mellett az autópályákhoz közeli helyszínek és a vidéki nagyvárosok felé. Jó lenne minél több olyan helyszínt tudni az adatbázisunkban, amelyek esetében a tulajdonos nem üzletszerűen foglalkozik bérbeadással, de egy plusz lehetőséget lát benne. A talán triviálisabb szállodák és coworking irodák mellett vannak most is ilyenek szép számmal: informatikai oktatóközpont, rendezvényközpont, könyvelőcég, vagy épp coaching központ. Ugyanígy szeretném, ha egyenletesen alakulna a lefedettség a különböző adottságú termek viszonylatában, és persze a bérbeadók és bérlők viszonylatában is egy folyamatos egyensúly fenntartására törekszünk. Célom, hogy öt év múlva a foglalások száma a mostani százszorosára növekedjen. Nem tartom kizártnak a külföldi piacra lépést sem.” Gábor a tervei megvalósításához közösségi finanszírozási kampány indítását tervezi.
Ez a bérleti konstrukció azért is vonzó mindkét érintett oldal számára, mert nincsenek rejtett költségek: a kiadóktól csak a megvalósult foglalások után kér jutalékot a Meety, egyéb költségük nem jelentkezik, a bérlők pedig csak a bérleti díjat fizetik, nekik sem kell más kiadással számolniuk.
„Miért ne élne valaki egy ilyen lehetőséggel, ha van egy szabad terme?” – teszi fel a kérdést Tamás, és hozzáteszi: „A Dire Straits slágerét tudnám idézni: Money for nothing. Különösebb erőfeszítés nélkül tehetünk szert bevételre. Ha jól fektetjük le a szabályokat, akkor valóban nem okoz különösebb gondot a rövidtávú bérbeadás. Nálunk például szerepel a hirdetésben, hogy nem lehet ebédelni a tárgyalóban – így nem fordulhat elő, hogy ételmaradékokat kellene eltávolítani a szőnyegről, ha távozott a társaság. Nem is találkoztunk még olyanokkal, akik bármilyen szempontból problémásak lettek volna. Az elején átbeszéljük a használati utasítást, a szabályokat, és mindenki tartja magát ezekhez.”
Patrik úgy véli, egyre több olyan kkv lesz a piacon, amelyik hozzájuk hasonlóan nem tart fenn saját irodát, már csak azért sem, mert a jelenlegi gazdasági helyzetben egy irodabérlet költségei nem térülnek meg, inkább felesleges kiadásként jelentkeznek. „Ha mégis szükség van a személyes egyeztetésre, találkozásra, akkor kiváló megoldás lehet a bérelt tárgyaló – ebben tud segítséget nyújtani a Meety, ahol elég sok jó helyszín közül választhatunk akár három, akár ötven fő részére megfelelő tárgyalóhelyiséget. Én mindenkit biztatnék arra, hogy próbálja ki ezt a megoldást és élvezze a kényelmet, sallangmentességet, profi háttérmunkát.”
És hogy mit tanácsol Gábor azoknak, akik hozzá hasonlóan egy rég dédelgetett digitális ötletet valósítanának meg saját vállalkozásukban?
1. Kell egy üzleti terv
Nem is csak a vállalkozás indításához, a folyamatos működéshez is szükséges a rendszeres tervezés és annak felülvizsgálata, hogy hol tartunk, mit értünk el, kell-e bármit újratervezni.
2. A sikerek ne tévesszenek meg
Amikor nálunk beérkeztek az első foglalások, hátra is dőlhettünk volna, hogy már sínen van a dolog – de nem ezt tettük. Folyamatosan rá kell néznünk az eredményeinkre objektív szemmel, megvizsgálni, hogy amit elértünk, pénzügyi értelemben mit jelent.
3. Segít a Lean módszertan
Haladjunk kisebb lépésekkel, először álljunk elő olyan termékkel, ami már értékesíthető, és ha elindultak a vásárlások, azokból is lehet tanulni, hogy mit lehet még finomhangolni, meg lehet tervezni a következő fejlesztés lépéseit.
Szerző:
Ganzler Orsolya – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
fotó: (C) Gimesi András Gime – @x3DGime @Gimephoto #x3DGime #Gimephoto
Mondd el véleményedet a cikkről
