Hatékonyabb működést hozott a Bagázs Egyesület életébe a tudatos adatelemzés – te is tanulhatsz belőle!

Ha azt gondolnánk, hogy az adatelemzés a nagyvállalatok dolga, és a mi kisvállalkozásunk remekül megvan enélkül, vegyünk példát a Bagázs Egyesületről: nem profitorientált szervezetként is úgy döntöttek, hogy a munkájukat megkönnyíti, ha foglalkoznak az adatok értelmezésével, elemzésével. Ha a Bagázsnak bevált az adatelemzés, miért ne jöhetne jól bármilyen kis- és középvállalkozásnak? Pláne, ha a célja a hatékony működés, az ügyfélelégedettség megőrzése és a folyamatos növekedés. Kis Andrea a Bagázs operatív vezetője elmeséli, hogyan segítik munkájukat az adatok, Mester Tomi adatelemző szakértő pedig tovább árnyalja a képet, hogy minden vállalkozó ráérezzen: megéri adatokra támaszkodni.  

Egy olyan elfogadó társadalomért dolgozik a Bagázs, amelyben a romatelepen élőknek is lehet esélye a céljaik elérésére – így foglalható össze a 2011-ben alapított egyesület működése röviden. Történetük ott kezdődött, hogy az alapító, dr. Both Emőke Bag térségében volt pártfogó felügyelő. Tapasztalta, hogy nem elég az a helyieknek, amit a rendszer nyújtani tud, ezért gyerekeknek szervezett nyári tábort 2010-ben Bagon. Ebből a kezdeményezésből nőtte ki magát az egyesület.  

Jelenleg két településen, Bagon és Dányban van jelen a Bagázs Egyesület. Több mint 170 önkéntessel dolgoznak, amit azért is tartanak fontosnak, mert felfogásuk szerint a munkájuknak az is nagyon lényeges része, hogy a többségi társadalom érzékenyítésében részt tudjanak venni. Mostanra csaknem 20 munkavállalója is van az egyesületnek, programjaik óvodás kortól az idősekig széles korcsoportot lefednek: ilyen például a gyermekmentor program, ahol a cél az, hogy egy integrált környezetben tudjanak a bagi és dányi romatelepeken élő gyerekek valamilyen tevékenységet végezni – ki korcsolyázik, ki kézműveskedik.  

Non-profit egyesületként is szükséges a vállalkozói szemlélet 

„Nem egy profitorientált szervezet vagyunk, de alapvetően sok mindenben hasonlít a működésünk egy kkv-ra” – mondja Kis Andrea, a Bagázs Egyesület operatív vezetője – „Rájöttünk, hogy nem elég, ha sok lelkes önkéntes foglalkozik a programokkal, fizetett munkavállalókra is szükség van. Ez pedig csak akkor oldható meg ha vannak bevételeink – rendszeres magánadományozóinktól, pályázati forrásokból, eseti adományokból. A támogatóink felé pedig szeretnénk bizonyítani, hogy a forrásokkal jól gazdálkodunk, ehhez pedig adatokra van szükségünk.”

Így mindjárt jobban érthető, miként szolgálhat jó példával egy társadalmi célért dolgozó egyesület egy kisvállalkozás számára. Adatok ugyanis mindenütt vannak, de nem mindenhol egyformán jól használják ki a bennük rejlő lehetőséget. Mester Tomi adatelemző szakértő, a Data36 alapítója szerint, már az is sokat jelenthet, ha havonta 20 percet rászánunk az adatok értelmezésére: „Érdemes ránézni a weboldal forgalmára, a Facebook oldal statisztikájára, megnézni a bevételek és kiadások listáját, ha van, akkor az előjegyzési naptárat. Ezekből az adatokból máris levonhatók következtetések: vajon miért pont akkor látogatták többen a weboldalt? Miért az a Facebook poszt ért el több embert, mint a többi? Van-e értelme nyitva tartani, ha péntek délutánra rendszerint alig jelentkezik be valaki? Ahogy nő a vállalkozás, úgy tud felskálázódni az adatokra fordított idő, és később akár komolyabb eszközöket is be lehet vetni.” 

A Bagázs is kicsiben kezdte, általános adatokat dolgozott fel: Melyik programban hány ember vett részt? Hány önkéntesre volt szükség? Ki hány órát foglalkozott az adott projekttel? Ahogy egyre több adat keletkezett, és egyre nagyobb volt a rálátásuk az adatokra, úgy tágultak a lehetőségek: „Hosszabb távú összehasonlításokat is készíthetünk, ehhez olyan adatokat gyűjtünk, hogy például milyen tartozásai vannak egy adott háztartásnak, 5-10 éves összehasonlításban ez nőtt vagy csökkent, vagy hogy egy támogatottunk rendszerint hogyan teljesít az állásinterjúkon” – magyarázza Andrea.  

A Google megoldásaival kezdték, ma komolyabb rendszerre támaszkodnak

Nem a semmiből jött, hogy egyszer csak ráállt az egyesület az adatok elemzésére. Korábbi működésüknek is része volt, hogy a folyamataikat dokumentálták, leginkább a Google megoldásait vetették be ehhez. Belső igényként merült fel, egy önkéntes javaslatára, hogy érdemes lenne ennél még előremutatóbb módszert választani, ami több mindenre adna lehetőséget. Így amikor bevezettek a Bagázsnál egy CRM-rendszert, olyat választottak, amely az adatok elemzésében is segíti őket.

Nem kell megijedni, komolyabb ügyviteli rendszerek nélkül is remek eredményeket érhetünk el az adatok elemzésében. Mester Tomi ezeket a könnyen hozzáférhető megoldásokat javasolja: „Ha van weboldala a vállalkozásnak, akkor mindenképpen legyen az összekapcsolva a Google Analytics-szel, hogy nyomon követhető legyen a forgalom. Még eggyel tovább lépve készíthetünk a weboldalról hőtérképes elemzést, ami azt jelenti, hogy egy követőkód segítségével szűrni lehet, hogy kattintanak inkább a felhasználók. A Hotjar nevű programnál elérhető ingyenes verzió is, ami egy kisvállalkozásnak pont megfelelő megoldás lehet. Ingyenesen hozzáférhető a Google Data Studio is, a Microsoft Power Business Intelligence szoftverért már fizetni kell, de hamar beláthatjuk, hogy megéri rá áldozni.”

Gyorsabb és átláthatóbb folyamatok, hatékonyabb működés

És hogy hogyan észlelhető a változás, amit az adatok rendszeres monitorozása eredményez? Andrea azt mondja, náluk a Bagázsnál interaktívabbá vált a kommunikáció az önkénteseikkel: „Felgyorsult a folyamat, nem kell heteket várni egy-egy eset feldolgozására. Szervezetileg is könnyebb átlátni a munkaterhelést, fókuszáltabban lehet tervezni a munkát. Könnyebbé vált a támogatóinknak készített beszámolók írása is. Egy független szolgáltató készít nálunk évről-évre egy társadalmi hatásmérést, ami sokkal pontosabb lett, mióta adatokat tudunk szolgáltatni hozzá.”

Mester Tomi további érveket is sorol, miért lehet hasznos az adatelemzés: „Sokkal magabiztosabbak lesznek a döntések a vállalkozásnál, ha adatokra támaszkodhatunk. Ha egy új folyamatba, például egy kampányba kezdünk, amihez már van tapasztalatunk az előzőből, akkor tudjuk, mire számíthatunk. Fontos az is, hogy a költségek tervezhetőbbé válnak, a múltbéli adatokból akár a jövőbeli bevételek is megtippelhetők. És ami szintén nem elhanyagolható szempont: az ügyfelek is elégedettebbek lesznek, ha a mért adatok alapján fejlesztjük a terméket, szolgáltatást. Lehet, hogy a mérés alapján meglépett változtatás csak annyi, hogy a webshopban máshova kerül a menüsor, mégis akár 10%-os forgalomnövekedést, nagyobb ügyfélelégedettséget hozhat.”

Tomi szerint a Bagázs remekül kihasználja az adatokban rejlő lehetőségeket, nem akar belőle többet kihozni, mint ami szükséges: „Egyszerű és fontos dolgokat látnak, amikről észlelték, hogy erre van igény. Nem is lenne értelme sokkal több szálon figyelniük az adatokat.”

Ugyanakkor előállhat az a helyzet, amikor egy vállalkozás úgy érzi, hogy belső erőforrásból számára ez a feladat nem megoldható, nem boldogul az adatelemzéssel. A szakértő azt mondja, hogy azért nem elegendő csak a megérzésre hagyatkozni, és az alapján dönteni mondjuk egy termék vagy szolgáltatás kivezetéséről, mert hajlamosak vagyunk tendenciának érzékelni azt, ami most aktuálisan történik. Ha egy fodrásznál az elmúlt két hétben többen kértek vörös hajfestést, mint bármi mást, attól még nem biztos, hogy ez az egész évre kivetítve is igaz. Ezért jó, ha adatelemzést végzünk. Ha nem megy saját erőből, akkor akár fizetős szoftverre támaszkodva, vagy külön szakértőt megbízva. De ha hosszú távon gondolkodunk, belekalkulálva a vállalkozás dinamikus növekedését is, akkor az is megtérülhet akár, ha egy munkatárs vértezi fel magát adatelemzési ismeretekkel egy speciális kurzuson.

„Általában 50 fős létszámnál keletkezik egy cégnél annyi adat, hogy már szükség van egy belső munkatársra, aki ezek elemzésével foglalkozik. Több száz fős vállalatoknál akár 4-5 fős csapatok is létrejöhetnek erre a célra” – árulja el a szakértő. Mester Tomi azt tartja igazán meghatározónak, hogy egy vállalkozáson belül mindenki értse, miért van szükség az adatokra, hogy biztosan a megfelelő adatokhoz férhessünk hozzá és semmi se vesszen el, ami hasznunkra lehet. Szerinte érdemes bevezetni a céges gondolkodásba az „adatos kultúrát”, akár azzal, hogy mindenki számára hozzáférhetők bizonyos kimutatások, mindenki érti, mi miért történik.

2 x 3 tipp, miért és miként támaszkodhatunk az adatokra:

Kis Andrea, Bagázs Egyesület:

  1. Átlátható folyamatok
    Ha egy vállalkozás azzal küzd, hogy nem elég transzparensek a munkafolyamatai, akkor az adatelemzés sokat segíthet, hogy minden átlátható legyen.
  1. Hatékonyabb kommunikáció
    Ha szeretnénk például visszaigazolni a támogatóink felé, hogy a befektetés megtérült, akkor ez adatokkal remekül alátámasztható, így egyszerűbbé válik a kommunikáció.
  1. Minden egy helyen
    Ha komolyabb rendszert használunk az adatok elemzésére, akkor azt az előnyt is érzékelhetjük, hogy minden egy helyre csatornázódik be, az információkat aszerint lehet csoportosítani, ahogy épp szükség van rájuk.

Mester Tomi, adatelemző szakértő:

  1. Már kis időráfordítás is sokat jelenthet
    A legnagyobb különbség aközött van, hogy semmit nem csinálunk, vagy legalább valamit csinálunk. Minimum havi fél órát érdemes eltölteni az adatok értelmezésével, és hamar meglátjuk, hogy mekkora haszna van mindennek.
  1. Nem szabad átesni a ló túlsó oldalára
    Nem kell mindent az apró részletekig elemezni, csak azokat az adatokat, amelyek a leginkább hatást gyakorolnak az üzletünkre.
  1. Kicsiben elkezdeni, lépésről-lépésre haladni
    Nem kell rögtön vállalatirányítási rendszerbe fektetni, első lépésként megteszik az ingyenesen elérhető megoldások, akár a felhőben tárolt táblázatok. 

Fejlesztenéd vállalkozásod a rendelkezésedre álló adatok alapján? Andrea digitalizációs tervében megmutatjuk az első lépéseket.

Szerző:
Ganzler Orsolya – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Átlag értékelés / 5. Összes értékelés:

Oszd meg a cikket!

    Iratkozz fel hírlevelünkre!

    Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


    Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.

    Ha szeretnél ehhez hasonló tartalmakról értesítést kapni, akkor
    regisztrálj a hírlevelünkre!

      Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


      Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.