Elérkeztünk egy olyan növekedési pontra és olyan problémákkal találtuk magunkat szembe szervezeti szinten, amikor úgy éreztük, hogy hasznos lehet külső nézőpontot bevonni – többek között erről beszélt nekünk Gyimesi Bernadett, A Matematika Összeköt Egyesület főtitkára. A szervezet és a benne dolgozók nagy kihívás előtt állnak, hiszen a Hello Biznisz és Neosys szervezetfejlesztési tanácsadó műhely közös pályázatának egyik nyerteseként részt vesznek, egy 20 órás ingyenes coaching- és szervezetfejlesztési programban.
Mivel foglalkoztok és miért gondoltátok úgy, hogy szükségetek van egy profi szervezetfejlesztésre?
A Medve Matek rendezvényeket egy nonprofit egyesület formájában működő szakmai szervezet hívja életre, így szervezünk gyerekek részére 1500-5000 fős szabadtéri matekversenyeket és 100-200 fős táborokat. A járvány okán viszont belevágtunk egy online logikai kalandjátékba is. Részben a covid-helyzet, részben pedig egyéb belső folyamatok optimalizálása miatt kezdünk el egy belső szervezetfejlesztést és indítottunk el egy racionalizálási folyamatot. Ehhez a feladathoz járul majd hozzá a pályázati segítség, mivel úgy gondoltuk, hogy hasznos lenne egy olyan külső szemlélő ebben az időszakban, aki segít a megfelelő célok és megfelelő működési struktúra kialakításában.
Egy ilyen folyamat minden esetben a helyzet átvilágításával, problémafeltárással és visszajelzésekkel kezdődik, ami azért tud fájni szervezeti- és egyéni szinten is. Erre felkészültetek?
A legtöbb problémát, akadályt eddig sikeresen leküzdöttük az egyesületen belül. Minden ilyen szituációból igyekeztünk tanulni és erősödni és most nagyon kíváncsiak vagyunk arra, hogy a fejlesztési folyamat során mi kerül a felszínre. Mindannyiunknak célja, hogy az egyesület és az általa szervezett rendezvények sikeresek legyenek, ez pedig a folyamathoz és a változtatáshoz való hozzáállásunkban is meglátszik. Nyitottak vagyunk a feltárt információkra és szeretnénk azt hinni, hogy szinte mindenre fel vagyunk készülve.
Jelenleg milyen struktúrában dolgoztok, s mely területekhez kell hozzányúlni, fejleszteni?
Az egyesület vezetése egy 4 fős csapat kezében van, mely részben átfed a Medve Matek rendezvényeket koordináló rendezvényszervezői csapattal. Úgy gondoljuk, hogy hatékonyabban tudna dolgozni mindenki, ha a szervezet életében egyféle szerepet töltene csak be, valamint mivel egy többségében egyetemista és fiatal felnőttekből álló szervezetről beszélünk, fontosnak tartjuk a fiatalos lendületet, melyet szeretnénk a vezetőségben is viszontlátni. Többnyire ezen indokok mellett kezdtük el egy éve a vezetőségi utánpótlás programunkat, melyben a fiatal, rátermett és érdeklődő tagoknak adunk lehetőséget a menedzsment szinten történő döntésekbe való bepillantásba. Tehát a szervezetfejlesztési folyamattal összességben az a célunk, hogy egy megfelelő struktúra kialakítása során hatékonyan elosszuk a tevékenységeinket az érintettek között és mindenki elégedett legyen az eredményekkel.
Jól sejtem, hogy olyan nagy volt a növekedés viszonylag rövid idő alatt, amit a szervezet nem bírt el?
Ezt azért nem mondanám, de valóban volt 1-2 év, amikor nagyobbat nőttünk, mint az várható volt és nehezebb volt az erőforrásokat biztosítani. Amikor 2014-ben egyesületté váltunk, évi négy-öt rendezvényünk volt összesen 1000-2000 résztvevővel és negyven egyesületi taggal, akik az emberi erőforrást biztosították. Innen jutottunk el addig, hogy immár évente kb. tizenöt rendezvényt szervezünk összesen húszezer résztvevővel, emellett a tagságunk is százhúsz fősre duzzadt s még egy ötszáz fős önkéntesi bázissal is számolhatunk. Tehát a rendezvényeken résztvevők számának megugrásával az a csapat is növekedett, fejlődött, ami az események kivitelezhetőségét és sikerességét biztosította. Az egyesület az elmúlt hat évben valóban nagy gyarapodáson van túl és ugyan konszolidált formában, de jelenleg is növekedési fázisban van.
A konszolidált növekedés tudatos döntés volt, vagy a külső körülmények, mint mondjuk a járvány, befolyásolták?
Tudatos döntésről volt szó, mert noha pár évig robbanásszerűen nőtt a rendezvények és a tagság száma, éreztük, hogy szervezetileg nem tudunk lépést tartani ezzel a tempóval és a folyamatokkal sem. Egyszerűen nem volt meg a kellő emberi erőforrásunk arra, hogy minden szervezetirányítási és rendezvényszervezési igényt és kötelezettséget megfelelően ki tudjunk elégíteni. Vagyis tudatosan visszavettünk a tempóból. És persze a koronavírus-járvány is közbeszólt, mint külső tényező; bizonyos rendezvényeink elmaradtak, illetve a törvényi kötelezettségeknek eleget téve kiemelten figyeltünk a résztvevői létszámra is.
Miben kell erősnek lennie, milyen készségekkel kell bírnia az ideális munkatársnak?
Az egyesület vezetése emberközpontú gondolkodást és projektszemléletet igényel. Alapvetően az egyesületi önkéntesek munkacsoportokban dolgoznak, ez pedig komoly koordinációt igényel csak úgy, mint a százhúsz fős egyesületi tagság összefogása és menedzselése is. A rendezvények szervezéséhez pedig a legfontosabb a rugalmasság és a gyors reakció képesség.
Akkor ezeken a területeken nektek, egyénileg is szintet kell lépnetek?
Mostanra eljutottunk oda, hogy úgy érezzük, a jelenlegi formátumra felvérteztük magunkat a megfelelő tudással és tapasztalattal, azonban minden bizonnyal van mit optimalizálni a folyamatokon, feladatkiosztáson. Amikor a jelenlegi vezetés átvette a rendezvények koordinálását 2012-ben, még egyetemisták voltunk és nem tanultunk sem szervezetirányítást- vagy fejlesztést, de menedzsmentet sem. Mindent útközben tanultunk meg és tapasztalataink alapján működtünk. Minden szervezeti kérdésre és problémára saját kútfőből – természetesen utánaolvasás és esetleges ismerősök megkérdezése után, alkalmankénti egyes területeken nyújtott pályázati támogatások, tanácsadások útján – adtunk válaszokat és most nagyon szeretnénk látni egy külső, komplex megfigyelő által is, hogy hová jutottunk és mit lehetne jobban, immár nagyobb szakmaisággal csinálni.
Tényleg minden esetben kell egy külső rátekintés? Azért kérdeztem, mert a szerveztek-vállalkozások egy része az interneten keresi a megoldásokat és házon belül barkácsolja a rendszert ilyen-olyan eredményekkel…
Sok terület kapcsán mi is így működtünk, hiszen gyorsabb és költséghatékonyabb házon belül megoldani a felmerülő feladatokat, problémákat. Nonprofit egyesületként ennek kiemelt fontossága is van, ezért is működünk munkacsoporti rendszerben, az önkéntesek a szabadidejükben sokat tesznek hozzá a sikerességhez. Viszont úgy látom, hogy egyes személyi kérdések, személyek közötti témák vagy nehézségek megjelenése kapcsán célravezetőbb, ha megjelenik egy független, külső szem, ami nem csupán képes megvilágítani a problémákat, de azokra hatékony megoldásokat is be tud hozni.
Tehát egyéni coaching is szóba kerülhet?
Igen, gondolkozunk ezen is az utánpótlás programunkban résztvevők számára. Hozzánk hasonlóan ők is fiatalok és ugyanabban a cipőben járnak, mint évekkel korábban mi is. A helyzetük viszont annyiban más, hogy most már nagyobb és komplexebb szervezetet vesznek majd át tőlünk, ellenben ők már ebbe nőttek bele, így talán otthonosabban mozognak benne.
Neked személy szerint melyik területen válhat a hasznodra a coaching vagy a szervezetfejlesztés?
Számos döntést kell az egyesület felé kommunikálnunk és teljesen természetes, hogy egy adott döntéssel vagy helyzettel nem tud minden tagunk egyetérteni és megesik, hogy adott dolgot eltérően látunk és ítélünk meg. Azt hiszem, hogy személyesen abban kellene fejlődnöm – mivel az ilyen helyzetekben kevésbé érzem magam komfortosnak – hogyan kommunikáljak megfelelően kényes témákat illetően.
Szerinted mit kockáztat az a szervezet, ami nem kötelezi el magát egy ilyen – legyen szó szervezeti vagy egyéni – fejlődési út mellett?
Éppen, hogy nem kockáztat, hanem megmarad abban, amiben eddig volt. Tehát nemet mond a fejlődésre, a feladatok, folyamatok jobb elvégzésére és a fenntarthatóságra.
Szerző:
Lippai Roland -Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
