Te is unod már a végtelen sok adminisztrációs papírmunkát? Úgy érzed, pont a lényegre, a kreatív tevékenységekre nem marad elég időd és energiád? Sokan vagyunk így ezzel! Ezt ismerte fel Mosolygó-Varga Bianka is, és indította el a RemoteAssistant.hu-t,hogy munkatársaival együtt levegyék a mindennapos terheket az ügyfeleik válláról, akik így sokkal inkább a vállalkozásuk jövőjére tudnak összpontosítani.
A pénzügyi végzettséggel rendelkező Bianka 15 évet dolgozott üzleti adminisztrációs és pénzügyi területen, nagyrészt vezető pozícióban. Nagyon sokat tanult a szakmáról és szerencsés helyzetben volt, hogy minden munkahelyén olyan felsővezetői voltak, akik a mentorai is lettek egyben és őt is biztatták a fejlődésre.
Amikor 2020-ban megszületett a kisfia, akkor kezdtek el komolyan gondolkodni a férjével, hogy milyen vállalkozást lehetne indítani, amit a kisbaba mellett rugalmasan végezhet, amiben megtalálja önmagát, és tudja hasznosítani a megszerzett tudást is. „Nyilván milliónyi világmegváltó ötletünk volt, aztán mindet szépen sorban el kellett engednünk, mert láttuk, hogy nem életképesek, vagy nem a mi területünk. Aztán teljesen váratlanul került elém ez a virtuális asszisztencia…” – mesél a kezdetekről Bianka, aki úgy érezte, hogy ez illik hozzá. Előtte csak annyit tudott róla ő is, hogy Nyugat-Európában már évtizedek óta bevált szolgáltatás és nagyon jó piaca van. Úgy érezte, hogy a meglévő szakmai tudásával könnyedén el tud indulni, ráadásul olyan szerencsés helyzetben volt, hogy már az elején – ajánláson keresztül – egyszerre két ügyféllel. „2022-ben kezdtem egyéni vállalkozóként és egy szűk fél év alatt gyakorlatilag eljutottam odáig, hogy a saját kapacitásaimat már teljesen lefedtem. „ – emlékszik vissza Bianka, aki így elkezdett gondolkodni a cég fejlesztésén. Ekkor talált rá a SkillyJobsra, akik megváltozott munkaképességű emberek munkaerőpiaci megerősítéséért dolgoznak. Őket megismerve alakult ki az az üzleti koncepciója, hogy fogyatékkal élő, de szakmailag eltökélt és profi emberekkel, valamint kismamákkal, kisgyermekes anyukákkal dolgozzon együtt.
A remoteassistant.hu célcsoportjának a mikro és kisvállalkozásokat lőtte be, ahol megjelennek olyan munkaterhelések, amiket a cégvezetők viselnek, de elveszi tőlük az időt és az energiát attól, hogy olyan dolgokkal foglalkozzanak, ami előre viszi a vállalkozásukat. Bianka cége nagyon széles területet fed le: pénzügyi adminisztráció, riporting, könyvelés előkészítés, szerződésmenedzsment, ajánlatírás, nyilvántartások vezetése, projektmenedzsment stb. Leginkább az olyan vállalkozások az ügyfelei, ahol még nem jelentkezik annyi adminisztratív feladat, ami már igényelne egy teljes munkaidős foglalkoztatást vagy ahol alapvetően projekt feladatok vannak és csak időnként van szükség asszisztenciára. Persze számukra az sem mellékes, hogy csak egyetlen költségelemmel kell számolniuk, nincsenek járulékok, nem kellenek tárgyi eszközök, se munkaállomás és a munkaerő-megtartással vagy a helyettesítéssel járó stresszel sem kell megküzdeniük.
„… nagyon jól működő folyamatok mentén tudnak nekünk toborozni, szűrni, és segítenek a kiválasztásban is. „
Amikor az ügyfeleknél új szolgáltatási igények merültek fel az elején, azokat folyamatosan beépítették a működésükbe. Úgy látja Bianka, hogy ez állandó tanulást igényel tőlük, ezért folyamatosan képzik magukat: megtanultak újabb platformokat, újabb szoftvereket, újabb eszközöket alkalmazni.
„Az jelentett igazán kihívást, hogy az egyre több ügyféllel együtt járó növekedési ugrásokat meg tudjuk-e lépni.” – magyarázza a fiatal szakember, aki elmondta, hogy most pont egy olyan helyzetben vannak, hogy hat új ügyféllel van egyszerre folyamatban tárgyalásuk, egyeztetésük, és most ezeket kell megoldaniuk. Ennek érdekében előre felmérik az új munkatársaiknál, hogy milyen munkamennyiséget tudnak vállalni, mennyi idejük van, milyen képességei, készségeik vannak. Ennek érdekében a Skilly Jobs-szal stratégiai partnerséget alakítottak ki, és ha szükségük van új munkavállalóra, akkor őket keresik meg. „Van egy jól felépített közösségük, és nagyon jól működő folyamatok mentén tudnak nekünk toborozni, szűrni és segítenek a kiválasztásban is.„ – részletezi Bianka, aki úgy látja, hogy egyre nagyobb igény van Magyarországon is a ’remote assistant’ szolgáltatásra, de azért még sokan nem hallottak róla és nem ismerik az előnyeit, és a benne rejlő lehetőségeket.
„Sem a Google-hirdetést, sem a Facebookot nem nagyon használom…”
A vállalkozás munkatársai nagyrészt otthonról dolgoznak, egymással online kommunikálnak, amire többféle csatornát használnak. Mivel folyamatosan bővülnek, most indítanak el egy CRM rendszert, hogy nyomon tudják követni az egyes feladatokat és a munkafázisokat. Már most használják a Slack-et, ill. a Google Drive-ot, ahol a dokumentumaikat tárolják. Sok esetben azonban az ügyfeleiknél lévő szoftvereket és eszközöket használják a közös kommunikációra.
Bianka nem különösebben figyeli a konkurenciát, de azt tapasztalta, hogy Magyarországon a hasonló tevékenységi körrel rendelkező, asszisztenciát kínáló vállalkozások általában specializálódnak valamilyen területre, és kevesebb az olyan szolgáltatás, mint ők, akik széleskörű tevékenységet tudnak lefedni.
Mindenképpen fontosnak tartja kihangsúlyozni, hogy ez egy bizalmi együttműködés, bizalmi szolgáltatás, ezért nem igazán jellemző, hogy ismeretlenül keresik meg őket. „Mivel nálunk az ajánlás a legjobb út arra, hogy új ügyfeleket tudjunk szerezni, én nem is hirdetem magunkat. Sem a Google-hirdetést, sem a Facebookot nem nagyon használom.” – magyarázza a szakember, aki inkább idén csatlakozott egy üzleti networking közösséghez, a BNI-hez. Azt mutatja számára az elmúlt szűk félév tapasztalata, hogy jól döntött, mert innen jöttek az újabb ügyfelek. Úgy érzi, hasznos volt, hogy az egy évre meghatározott marketing büdzsét inkább az üzleti klub éves tagdíjára költötték. Fontos számára az is, hogy itt rengeteget tanul, inspirálódik a közösségből és elmondása szerint sokkal tudatosabbá vált az üzleti gondolkodás – és szemléletmódja. „Nagyon jó döntés volt, hogy létrehoztam ezt a vállalkozást! Én imádom! Egyszerűen imádom, amit csinálok!” – lelkesedik Bianka. Kihívások persze azért az ő munkája során is felmerülnek: „Szerintem nem árulok el nagy titkot azzal, hogy egy kisgyerek mellett nagyon nehéz dolgozni. Nagyon sokat foglalkozok üzleti ügyekkel este vagy éjszaka, sokszor napi 10-12 órát töltök munkával. Viszont olyan szerencsés helyzetben vagyok, hogy a férjemre és a nagymamákra mindig számíthatok. Nélkülük ez a vállalkozás abszolút nem is tudna így működni!”- teszi hozzá Bianka , aki szerencsésnek érzi magát, mert az ügyfelei is értik őt, és tolerálják, ha pl. délután 4 órakor az óvodába kell mennie és addig nincs a gép előtt. „Lehet, hogy eltökéltséget és lemondásokat kíván jelenleg ez a helyzet, de örülök, hogy rugalmassá tudom tenni a saját vállalkozásommal az életünket, és ezzel tudom megteremteni azt a balanszot, amire szükségünk van most, amíg kicsi a gyerekünk.„ – magyarázza, majd hozzáteszi, hogy a következő évekre legfőbb terve, hogy folyamatosan növekedjen a cég, és a megváltozott munkaképességű embereket és mellette a szakmailag kiemelkedő kisgyerekes anyukákat alkalmazhassa minél nagyobb számban.
Tippek Biankától kezdő vállalkozóknak:
- Készíts piackutatást!
- Pontosan határozd meg, hogy mi az a tevékenység, amit szeretnél csinálni.
- Legyél nagyon tudatos! Tervezz, tervezz és tervezz!
- Ismerd meg a saját piacodat!
- Készíts pénzügyi és stratégiai tervet is! Pontosan lődd be a közép és hosszú távú céljaidat!
- Legyél elhivatott!
- Jól válaszd meg a számodra ideális cégformát! Ha jól döntesz, gazdaságosabban és profitábilisabban tudsz működni!
- Törekedj arra, hogy minél gyorsabban, pontosabban és hatékonyabban dolgozz! Többek között ez a hosszú távú együttműködések kulcsa!
Szerző:
Mekis Csilla – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
