Nem is olyan régen közzétettünk egy listát a kisvállalkozások számára nélkülözhetetlen alkalmazásokról. Most továbbmegyünk, és megoldásokat mutatunk be, amelyekkel megkönnyíthető és felgyorsítható a menedzserek egyik legjobban utált feladata: a kötelező céges adminisztráció.
Ha már saját cége van, az ember szeretne eladni/szolgáltatni, értéket teremteni (és igen: pénzt keresni), nem pedig papírokat töltögetni, nyilvántartásokat készíteni, bizonylatokat írni. Ezek azonban sajnos ugyanúgy hozzátartoznak a vállalkozói mindennapokhoz, mint a marketingstratégia kidolgozása vagy az ügyfelekkel való tárgyalás. Ha úgy érzed, hogy sok időt töltesz ezekkel a feladatokkal, olvasd végig az alábbi listát – biztosan találsz benne olyan alkalmazást, amellyel te is megkönnyítheted a saját munkádat.
1. Számlázás
Talán az egyik legörömtelibb feladat (hiszen végre pénz áll a házhoz!), de ettől még a számlák kiállítása, nyilvántartása, nyomon követésen még nem egyszerű dolog. Kézzel számlát írni nem csak kényelmetlen, hanem némiképp ciki is – de szerencsére vannak bárhol, bármikor elérhető online számlázóprogramok.
A hazai piac két éllovasa a Számlázz.hu és az OTP eBiz. A korlátozott funkcionalitású (de a legkisebbek számára tökéletesen elegendő) alapverziók ingyenesek, de a legtöbbet tudó változatokért is csak havi néhány ezer forintot kell fizetni. Természetesen megfelelnek a NAV adatszolgáltatási kötelezettségeinek, lehetőség van elektronikus vagy tömeges számla kiállítására, a partnertörzs kezelésére, számos különféle kimutatás készítésére. A Számlázz.hu több nyelvet és devizát kezel, az eBiz előnye pedig akkor jelentkezik, ha vállalkozásod az OTP-nél vezeti számláját, mert a számlázóprogram integrált az online banki felülettel.
2. Gépjármű- és útnyilvántartás
Ha egy helyen akarod látni a céges autóval (autókkal) kapcsolatos költségeket, a Drivvo-t neked találták ki. Az egyszerűen kezelhető, magyar nyelvű mobilapp több autót is kezel, külön felvihetők a tankolások, a javítások és az egyéb költségek (új költségtípusok szabadon létrehozhatók), az adatokból pedig sokféle kimutatást készít a program. Alkalmas az útvonalak rögzítésére, a fizetős Pro verzióból pedig Excelbe menthetők az adatok. Külön bónusz, hogy a járművel kapcsolatos esetleges jövedelmek is rögzíthetők.
3. Költségkezelés
Ha nem csak a járművek, hanem minden egyéb költséget is szeretnél elektronikusan tárolni, az Expensify az egyik legjobb választás. Csak le kell fotózni a számlákat és a blokkokat, az alkalmazás pedig rendszerezi az adatokat, megkímélve a dolgozót a kézi adatbeviteltől. Ha összekapcsolod a céges bankkártyával, automatikusan képes követni a költségeket. Az app révén könnyedén figyelemmel kísérhetők a költségek és jelentősen egyszerűsödik a költségelszámolások készítése.
4. Beosztáskezelés
Már néhány alkalmazott esetén sem egyszerű zsonglőrködni a műszakokkal – ki mennyit dolgozott, mikorra kért szabadnapot, kit lehetne behívni helyettesíteni. Ezt teszi szó szerint látványosan egyszerűvé a ZoomShift. Áttekinthető felületen tervezhető meg és követhető minden egyes alkalmazott beosztása, az újratervezés egyszerű egérműveletekkel megoldható, az átláthatóságot színkódok segítik. A műszakokról és a változásokról az alkalmazottak mobilappon kaphatnak értesítést. Az online program nyilvántartja a ledolgozott órákat és az azok után járó fizetést is. A kezelőfelület angol nyelvű, de elérhető próbaverzió is.
5. Utazástervezés
Egy hosszabb, több helyszínt érintő üzleti út meglehetősen stresszes dolog tud lenni. A TripIt mobilapp használatával a stressz egy jó része eltüntethető. A repülőjegy-, hotel- vagy egyéb foglalások jóváhagyó emailjeit egyszerűen elküldjük egy email-címre és az adatokból automatikusan előáll a mindig és mindenütt rendelkezésre álló útiterv. Az időpontok exportálhatók a naptárba, a részletek pedig megoszthatók a családtagokkal, kollégákkal. A fizetős Pro verzió értesít a járatkésésekről és egyéb fontos információkról is.
6. Névjegykártya-olvasó
A műfaj koronázott királya a CamCard. Csak be kell fotózni a telefonnal a megkapott névjegyet, és az adatokat máris hozzáadja a kontaktlistánkhoz (az app támogatja a magyar nyelvet is). Két CamCard felhasználó elektronikusan is tud névjegyet cserélni, így soha nem fogyunk ki a saját névjegyeinkből, miközben attól sem kell félni, hogy elkeverjük a kapott névjegyeket. A bevitt adatok más eszközön is elérhetők, könnyen kiegészíthetők jegyzetekkel, emlékeztetőkkel. Ha egy partnerünk adataiban változás áll be, arról automatikusan értesítést kapunk.
+1. Céginformáció azonnal
Nem is alkalmazás, hanem inkább szolgáltatás a Messenger Céginfó. A magyar fejlesztésű megoldás a cégadatokat teszi villámgyorsan lekérdezhetővé telefonon. A Messenger keresőjébe csak be kell írni, hogy „Cégjelző céginformációs rendszer”, elindítani a keresést, majd alul rányomni az „Indítás” gombra. Ezek után csak be kell írni egy tetszőleges céget, és máris megkaptuk a legfrissebb cégadatokat. Az alapadatok ingyenesen elérhetőek, a teljesebb körű adatok előfizetéses rendszerben nyerhetők ki.
Mondd el véleményedet a cikkről
