Home office, otthonról dolgozás, vagy más néven távmunka. Egy fogalom, aminek a jelentéstartalmával hirtelen kellett megismerkednie sok ezer magyar vállalkozásnak a COVID-19 vírus okozta járvány következtében. Kinek könnyebben, kinek nehezebben megy az átállás, de biztosan mindenkinek jól jön néhány extra tipp olyan vállalkozóktól, akik az alapműködésükben is gyakran élnek a távmunka lehetőségével.
A Be Social egy közösségi média megoldásokat kínáló ügynökség, alapító tulajdonosaik, Forgács Mariann és Joanelli Tamás azért tudnak különösen hasznos tanácsokkal szolgálni más cégek számára, mert maguk is kisvállalkozásként működnek, és mert a munkájuk is a digitális világhoz köti őket.
A Be Social már március 12-től felkínálta a munkatársaknak a folyamatos otthonról dolgozás lehetőségét, március 16-tól azonban kötelezően be is vezették a „home office-üzemmódot”, hogy ezzel is csökkentsék a napi személyes érintkezések számát.
„Nálunk szerencsére volt már tapasztalat az otthoni munkavégzéssel, alaphelyzetben is úgy működünk, hogy akinek nincs épp irodához kötött tennivalója, személyes megbeszélése, az dolgozhat otthonról, elegendő heti egy vagy két napot bejárnia. Sőt, vannak kollégáink, akik Székesfehérvárról vagy épp Debrecenből látják el a napi feladataikat, csak havonta egyszer találkozunk velük” – magyarázza Tamás, miért tudtak most gyorsan alkalmazkodni az új helyzethez. Hiszen ha eddig is mindenki számára megoldható volt az otthoni munkavégzés, akkor már legalább olyan akadályokkal nem kellett szembenézniük, mint a megfelelő eszközök, például laptopok beszerzése, vagy különböző kommunikációs csatornák kialakítása.
„Nálunk a kezdetek óta, azaz már 10 éve ez a kialakult gyakorlat, hogy van lehetőség a távmunkára, ezért a jelenlegi helyzet nem hozott óriási változást az életünkbe” – teszi hozzá Mariann. A Be Socialnél a heti csapatértekezletek is úgy zajlanak, hogy az irodában élőben nyomon követik az éppen jelenlévők, de az otthonról dolgozóknak egy élő videóközvetítést is biztosítanak, így ők is mindenről értesülhetnek. „Ez most annyiban változott, hogy mindenki az online közvetítés előtt ül, és kommentben jelzi, ha kérdése van.”
Az élő videóközvetítés talán furcsának hangzik azok számára, akik eddig egyáltalán nem használtak digitális csatornákat a céges belső kommunikációban. Érdemes azonban megbarátkozni ezekkel az eszközökkel, mert nagyban megkönnyítik a távmunkát a teljes csapat számára. Tamásék például a Facebook Workplace szolgáltatását használják alapból, és most is napi szinten támaszkodnak rá. Ez egy üzleti kommunikációra, cégeknek, vállalkozásoknak kialakított felület, ahol lehetőség van munkacsoportokat létrehozni, a közös üzenőfalon hirdetményeket eljuttatni a kollégákhoz, de használható egymás közti kommunikációra a chat és videóchat is, valamint itt is indítható élő videóközvetítés. A kialakult helyzetben szükségük lett egy olyan platformra is, ahol nagyobb létszámú résztvevőt lehet gond nélkül bevonni egy videókonferenciába, ehhez a Cisco WebEx szolgáltatását tesztelik most éppen.
„Aki nem akarna mégsem egy komplett közösségi platformot kialakítani a cégének, csak egyszerű megoldást keres a meetingek pótlására, annak a Skype, a Microsoft Teams, vagy a ZoomSphere csatornákkal érdemes próbálkoznia. Itt is lehet videótelefonálni, fájlokat átküldeni, akár több személynek egyszerre a videóchatben részt venni. Az ügyfelekkel való kapcsolattartásra mi a ZoomSphere-t használjuk” – javasolja Tamás.
A napi szintű egyeztetéseken túl fontos lehet a projektek, elvégzett feladatok online nyomon követése. A Be Social számára a Podio vált be, de választható más projektmenedzsmentet segítő alkalmazás is, mint például az Asana, a Wrike vagy a Teamwork.
Ha megszoktuk, hogy csak átkiabálunk az iroda túlsó végébe, hogy például megtudjuk, melyik nap is van a leadási határidő, akkor most kénytelenek vagyunk új módszerekhez alkalmazkodni. „A Google teljes eszköztára jól bevethető: lehet közös naptárt vezetni, hogy követni lehessen ki mikor nem ér rá, vagy minek mikorra kell elkészülnie; de folyamatos e-mailben küldözgetés helyett a Google Táblázatok vagy Dokumentumok használata is megkönnyíti a helyzetünket, ha azt szeretnénk, hogy többen is hozzáférjenek egy-egy dokumentumhoz, és még szerkeszteni is tudják” – mondja Mariann. – „Még a távmunkára átállásunk első napjaiban készítettünk egy kis összefoglalót azok számára, akiknek most ez az új helyzet nagyobb kihívást jelent, felsorolva benne általunk is használt megoldásokat, és egy másik posztot is közzétettünk, ami az otthonról dolgozáshoz ad hasznos tippeket.”
Mert az otthonról dolgozás nem jelenti azt, hogy fellazulnak a keretek. „Fontos, hogy a munkavállaló megértse, hogy az otthonról dolgozás nem azt jelenti, hogy munkaidőben mondjuk járhatja a plázákat, mert most úgy is kevesebben vannak ott és hamarabb zárnak. Érdemes ugyanolyan kereteket fenntartani, mint amilyeneket normál körülmények között is megszoktunk: legyenek értekezletek, legyen minden kolléga elérhető valamilyen csatornán, és mindenki alakítson ki magának egy megfelelő munkaállomást” – összegzi Tamás, mivel lehet közel olyan hatékonysági szintet elérni a távmunkával, mintha a megszokott módon dolgoznánk.
Nézzük a jó oldalát a jelenlegi helyzetnek! Otthonról dolgozva mindenki a saját időbeosztása szerint tudja végezni a feladatait, a neki megfelelő tempóban és módon, megspórolható az utazással töltött idő, és sokan jobban tudnak egy adott dologra koncentrálni, mintha egy zsúfolt irodában lennének. „Most akkor cselekszünk a legjobban, ha igyekszünk a korábbi tapasztalatainkra támaszkodni és a lehető legjobbat kihozni a helyzetből. Szerencsénk van, hogy a mi munkánk nem igényli feltétlenül a személyes jelenlétet, kapcsolattartást” – teszi hozzá Mariann.
A Be Social csapatának 3 tippje azok számára, akik még most tanulnak bele a home office üzemmódba:
1. Ragaszkodj az eredeti tervekhez és működéshez! Attól még, hogy otthoni munkavégzés van, betarthatók a korábban kialakított, bevált rutinok. Nem kell például elmaradnia egy csoportos értekezletnek, meg lehet tartani Facebook csoportban élő közvetítést indítva, vagy videókonferencián keresztül.
2. Legyen sűrűbb a vezetői kommunikáció a kollégák felé, mert az elszeparáltabb helyzetben kevésbé áramlanak az információk, viszont mindenkiben még inkább megnövekszik az információigény.
3. A kollégáknak az egyik legnagyobb kihívást az jelenti, hogy hirtelen nincs annyi ember körülöttük, nincs kivel kávézni, ebédelni. Erről sem kell lemondani: megoldható a közös kávézás vagy ebéd, csak épp videóchat segítségével.
