Egy kkv eredményességét is nagyban befolyásolja, hogy jó vagy rossz a kommunikáció a vezetőség és a munkatársak között és ezáltal a hangulat az egész cégen belül. A folyamatos párbeszéd különösen krízishelyzetben fontos, de szerencsére tanulható is.
Belső vállalati kommunikáció? Minek kellene azzal nekem foglalkoznom? Kis cégem van, nyolcan ülünk egy irodában (na jó, most többnyire home office-ban), mindenkit jól ismerek személyesen, naponta beszélünk, kell ennél több? – teheti (és teszi) fel a kérdést sok kkv vezetője.
Kell bizony – feleli erre Breuer Anna, a Neosys szervezetfejlesztési tanácsadója. Attól, hogy egy légtérben tartózkodunk (már amikor), és futtában odavetünk egy „jól vagy?”-ot, a választ már meg sem hallgatva, még nem sokat tettünk a vállalati belső kommunikációért, legalábbis a tudatos, tervezett, őszinte, direkt és a transzparenciát előtérbe helyező – azaz hatékony – kommunikációért. „Sokszor adottságnak vesszük, hogy minden nap találkozunk és beszélünk, amúgy is mindent tudunk egymásról. Ez viszont még nem egyenlő azzal, hogy a fontos kérdések megvitatásába bevonjuk a kollégákat, tájékoztatjuk őket a céget érintő eseményekről és nyíltan átbeszéljük a felmerülő és a csapatot vagy a céget érintő problémákat”, mondja Anna.
Különösen fontos a tudatos kommunikáció a mostani járványhoz hasonló válsághelyzetek idején. A vállalkozások élete fenekestül felfordul, a cégvezető tűzoltó üzemmódba kapcsol, a kommunikáció alapvetően kifelé, a partnerek és ügyfelek felé irányul. Ilyenkor sokszor sem energia, sem idő nem jut arra, hogy a vezető megérdeklődje, hogyan vannak a munkatársai, vagy tájékoztassa őket az aktuális helyzetről, elvárásokról. Pedig Breuer Anna szerint a krízismenedzsment vagy a változáskezelés során a kommunikáció jelentőségét nem lehet túlbecsülni. Tapasztalatai szerint ilyen esetekben a kommunikáció mennyisége és minősége alapvetően meghatározza a folyamat kimenetelét.
Mindent meg lehet beszélni
A kommunikáció mennyiségét illetően Breuer Anna azon a véleményen van, hogy minél több releváns információ kerül a nyílt, közös térbe, annál erősebb lesz a bizalom és az elköteleződés a dolgozókban, az erősebb bevonódás pedig pozitívan hat a motivációra is. „A nemzetközi színtéren évek óta léteznek olyan vállalatok, amelyek minden adatot hozzáférhetővé tesznek, még a fizetéseket is. Nincsenek titkok, mert a titkok csak a bizonytalanságot és a bizalmatlanságot növelik. Ráadásul a titok a pletyka táptalaja is, a találgatás pedig sokkal többet árthat, mint a bármennyire is fájdalmas igazság”, mondja Breuer Anna.
A „mit mondjunk el?” után a következő fontos kérdés a „kinek mondjuk el?”. A Neosys szakértője ezen a téren is az egyenes megközelítés híve. Szerinte minél közvetlenebb a kommunikáció a vezetőség és a dolgozók között, minél kevesebb a közvetítő réteg, annál jobb. Azt tanácsolja, hogy legalább havonta egyszer legyen egy teljes céget érintő megbeszélés (ha úgy tetszik, all-staff meeting), ahol mindenkit első kézből lehet tájékoztatni a legújabb fejleményekről, tervekről. Természetesen van az a vállalatméret és struktúra, ahol ez nehezen lenne kivitelezhető, és az egyes részterületek vezetőinek kell közvetíteniük a döntéseket a dolgozók felé, de akkor is érdemes minél kevesebb láncszemet beiktatni a folyamatba. A kisebb csapatok közvetlen vezetői ennél gyakrabban, akár hetente is gyűjtsék össze az embereket, és beszéljék át az őket közvetlenül érintő témákat.
Járvány és home office idején ez persze sokkal nehezebb, de ettől még nem megkerülhető. 10-15 főig működhet az online találkozó, afölött pedig érdemes legalább írásban rendszeresen tájékoztatni az összes dolgozót. Breuer Anna is elismeri, hogy a távmunka egészen más eszközrendszert igényel a vezetőktől, sokkal több időt és energiát kell a kommunikációra fordítani ahhoz, hogy fenntartsák a korábban elért motivációs és bizalmi szintet – és ezzel sajnos nem érdemes spórolni. Mivel a mostani helyzetben leginkább a spontán, informális beszélgetések hiányoznak, fontos szempont a személyesség valamely formájának a megteremtése is. Az online értekezletek a legtöbbször csak a munkáról szólnak – hasznos és fontos dedikált időt szánni az személyes kapcsolódásokra, hogy legyen tér és idő arról is beszélgetni, hogy kit hogy érint ez a helyzet, ki hogy érzi magát, mi az, ami nehéz vagy adott esetben mi az, ami feldobja a hétköznapjait. A közvetlen vezetőnek feladata az is, hogy képben legyen a munkatársai éppen aktuális lelki/mentális vagy akár fizikai állapotával kapcsolatban, ezért szoktuk javasolni, hogy rendszeresen érdemes akár egy telefonhívás, akár egy videós egyeztetés erejéig alkalmat teremteni arra is, hogy kötetlenül beszélgessen egyesével a csapat tagjaival.
Csak oda-vissza működik
A kommunikáció feltételezi a kölcsönösséget – az még nem valódi kommunikáció, hogy a vezető időnként kinyilatkoztat a dolgozóknak, de arra nem kíváncsi, amit ők mondanának. Az információáramlásnak kétirányúvá kell válnia, de ezt nem mindig könnyű megvalósítani. Nagyon sok függ ugyanis a vezető személyiségétől: képes-e nyitott, személyes légkört teremteni, ahol a beosztottak szívesen megosztják véleményeiket, javaslataikat, ahol nem kell félni a reakcióktól, ahol senkit nem ér retorzió, ha mást gondol, mint a főnök.
A céget, a munkát érintő véleményeket kiválóan be lehet gyűjteni a csoportos értekezleteken. Természetesen nem kell mindent megfogadni, amit a kollégák javasolnak, de a cég fejlődését és versenyképességét is nagy mértékben elősegíti, ha minél több forrásból érkeznek az ötletek. Bárkinek lehet olyan meglátása, ami előre viszi az üzletet vagy segít egy probléma elhárításában.
A kollégák visszajelzései azonban nem csak a cég ügyeiben fontosak, hanem a vezető értékelésében is. Az megszokott, hogy a főnök értékeli a beosztottjai munkáját – de a jó vállalati kommunikációba annak is bele kell férnie, hogy a beosztottak adnak visszajelzést a főnök teljesítményéről, hangsúlyozza Breuer Anna. Ha ilyenek nem érkeznek, honnan tudja a vezető, hogy jól végzi-e a dolgát?
A nyitottság tanulható
Sok esetben a vezető személye az akadálya a jó kommunikációnak. Többnyire a határozott, uralkodó típusú személyiségekből lesznek vezetők, és nekik nem feltétlenül megy egyszerűen, hogy adjanak mások (ez esetben a beosztottak) véleményére, pláne saját teljesítményükkel kapcsolatban és elismerjék a kritikák jogosságát. „Ez vezetői és érzelmi érettség kérdése, és bizony sokan soha nem jutnak el erre a szintre”, mondja Breuer Anna.
Ám ha valaki változtatni akar a vezetői stílusán és kommunikációján, akkor az fejleszthető. Először azt kell belátnia, hogy nem tévedhetetlen – másnak is lehet igaza, mástól is jöhetnek jó ötletek. Ezek után már könnyebben megy annak belátása, hogy a cég is jobban teljesít, ha több oldalról jönnek ötletek és a munkatársak is jobban teljesítenek, ha megoszthatják aggályaikat, ha szabadon elmondhatják véleményüket. Ahogy a Neosys szakértője fogalmaz: fel kell ismerni, hogy csak őszinte, nyitott légkörben tudunk hatékonyan együttműködni.
Breuer Anna szerint kellő alázattal mindez tanulható. Ha a jelek szerint a vállalkozásban nem adottak a feltételek az őszinte, nyitott párbeszédre, nem szégyen külső tanácsadó segítségét igénybe venni. Ő meg tudja teremteni azt a közeget és teret, amiben meg tudnak nyílni az emberek. Ha ez még egyéni vezetői coachinggal is társul, a vezető is reálisabb képet kap arról, hogy miben és hogyan lenne érdemes változnia és ebben a változásban támogatja őt a professzionális és kívülálló segítő. Onnantól kezdve megindulhat a tudatos építkezés és tanulás, amelynek során bárki elsajátíthatja a hatékony kommunikáció mikéntjét.
Tippek a belső kommunikációval kapcsolatban
- Különleges helyzetben is szánd rá az időt a törődésre és a kommunikációra!
- Minden kollégával folytass őszinte, négyszemközti beszélgetéseket!
- Találd meg az alkalmat arra, hogy kötetlenül is beszélgess a munkatársakkal, akár csoportosan, akár egyénileg!
- Legalább havonta egyszer hívd össze és tájékoztasd az egész csapatot!
- Az élő szó mindig hatékonyabb kommunikációs forma, mint az írás!
- Ne felejts el rendszeresen visszajelzéseket adni a kollégák teljesítményével kapcsolatban!
- Hallgasd meg kollégáid véleményét a cégről és magadról is!
- Ne habozz szakértő segítségét igénybe venni!
A jó kommunikáció:
- bizalmon alapuló vállalati kultúrát hoz létre
- lojálissá teszi a munkatársakat
- együttműködést és nem versengést teremt a kollégák között
- segít a dolgozóknak a változásokhoz való alkalmazkodásban
- módot ad a problémák időben történő megbeszélésére.
A rossz kommunikáció:
- passzívvá, motiválatlanná és frusztrálttá teszi a munkatársakat
- növeli a fluktuációt
- rossz döntési folyamatokat alakít ki
- végső soron pedig rontja a versenyképességet.
Szerző:
Schopp Attila – Hello Biznisz szerkesztőség
