A KKV-k működésében rendszeresen találkozhatunk olyan problémákkal, amit az Office 365 alkalmazásaival orvosolni lehet.
Állandóan válaszolunk az e-mailekre, javaslatokra várunk, a sokadik dokumentum-verziót szerkesztjük át, hogy végre elkészüljön prezentációnk, új projektünk, vagy beadandó pályázatunk. Egy irodai számítógépen tárolt fontos dokumentum miatt újra mehetünk be a munkahelyünkre, pedig az utazással töltött időt munkára vagy akár egy ügyfél megbeszélésre is fordíthatnánk. A KKV-k működésében rendszeresen találkozhatunk ezekkel a problémákkal, az Office 365 alkalmazásai azonban több területen is megkönnyíthetik napi munkánkat.
A jól megszokott „csatolgatás” helyett…
Idehaza is régen beidegződött munkafolyamat, hogy készítünk a Wordben, PPT-ben vagy Excelben egy dokumentumot, csatoljuk, majd elküldjük levélben. Erre reagálnak a munkatársak, újabb verziók születnek, újabb csatolásokkal. Ennek az egyik hátránya az, hogy amíg valaki a második verziónál tart, addig más már megcsinálta a harmadikat, és így tovább. Mivel a változtatásokat nem mindenki látja egyszerre, így jóval több időráfordítással, jóval később születhet meg a végleges verzió. Ráadásul, az oda-vissza küldözgetés alatt, le is maradhatnak páran a címzettek listájáról, így nem biztos, hogy mindenkihez eljutnak az állandóan megerősítésre, vagy éppen módosításra váró információk.
„A már említett hátrányok kiküszöbölése mellett az emailforgalom is jelentősen csökkenthető, ha egy csoport élőben, közösen szerkeszti a dokumentumot, és közben beszélik meg, hogy ki miért és hogyan írná át azt. Chat alapon meg tudom osztani a dokumentumot, és akár mobiltelefonról, vagy bármilyen más böngészőből tudom szerkeszteni. A videokonferencia gomb megnyomásával azonnal beszélgethetünk is a szerkesztésről, a munkafolyamatról”.– így vélekedik az Office 365-ben használható Microsoft Teams alkalmazás egyik legfontosabb funkciójáról Katona Tamás, a Telekom digitális transzformációs szakértője.
Pár évvel ezelőtt a hazai vállalatok napi működéséhez elég volt a megfelelő levelező, szövegszerkesztő, táblázatkezelő-program, vagy a PowerPoint egyre modernebb verziója. Ma ezzel szemben már olyan „átfogó csomagra” van szükségünk, amely helytől és időtől független, állandó kommunikációra, videokonferenciára, közös, egyidejű dokumentum-szerkesztésre és a lehető legbiztonságosabb fájl- és dokumentumtárolásra is alkalmas. Ezt biztosítja az Office 365 termékcsalád, a Microsoft felhőalapú platformja.
Miért hasznos számunkra az Office 365?
- Az Office 365-nek köszönhetően nem vagyunk egy irodához és számítógéphez kötve! Az interneten keresztül helytől függetlenül, bármilyen típusú (tablet, PC, telefon) és rendszerű (IOS, Android, Windows) eszközről kezelhetjük a leggyakrabban használt alkalmazásokat, a levelezőprogramot, a naptárat, a Word-, az Excel-, vagy a PowerPoint-fájlokat.
- Egyszerűbb, hatékonyabb lehet a kapcsolattartás, az együttműködés az ügyfelekkel, a partnerekkel, a munkatársakkal. Mindez az Office 365 Teams felületén az új kommunikációs és csoportmunka eszközökkel (videokonferencia funkció, időpontegyeztetés-felületet, naptár, projektkezelés, feladatkezelés) valósítható meg.
- Jelentősen csökkenthetjük költségeinket, hiszen adataink, dokumentumaink tárolásához nem kell szerverszobát kialakítanunk és fenntartanunk. Egy ilyen helység megtervezése, megfelelő kialakítása, valamint a használatához szükséges állandó hűtés, az azzal járó magas áramköltségek, jelentős anyagi ráfordítást igénylenek.
Akár napi 10 munkaórát is nyerhetünk!
A Microsoft Teams felületet használók sokkal gördülékenyebben, hatékonyabban végezhetik napi feladataikat, a vállalat ezzel időt és pénzt takarít meg!
„A sok kis pár perc, amit a megszokott módszerekkel veszítünk, például a csatolt dokumentumok változtatásának lassú folyamatával, vagy egy új kolléga projektbe való bevonásával, összeadódik. Egy húszfős csapatban, ha mindenkinek csak fél órával javult a napi teljesítménye azért, mert Microsoft Team felületet használt, összeadva heti 4 munkaórát nyerhetünk!”– teszi hozzá szakértőnk.
A Microsoft Teams eszközei által biztosított online csapatmunka valóban idő és költségkímélő lehetőségeket nyithat meg a vállalkozások előtt.
Könnyű átmenet
A felület használata rendkívül egyszerű ezért gyorsan bevezethető kisebb és nagyobb csapat esetén is.
„Az átállás informatikai része egyáltalán nem nehéz, nem kell félni attól, hogy akkor most hová kell kattintani. Azok számára, akik használnak okos-telefont, az átállás körülbelül olyan nehéz, mint egy új applikációt letölteni telefonon. A nehézség inkább abban rejlik, hogy a szokásainkat megváltoztassuk.”– véli a szakértő.
Márpedig a technológia gyors fejlődésével muszáj lépést tartanunk!
Egy másik, szintén Office 365 által biztosított funkció is lehetőséget ad nekünk erre! A Prémium csomagban található Microsoft Bookings alkalmazás az időpontfoglalás hagyományos módszereit modernizálja. A szolgáltatással az ügyfelek egyszerűen, néhány kattintással foglalhatnak időpontot a vállalkozás személyre szabott foglalási felületén. Nemcsak a foglalásokkal, de a módosításokkal járó időt is meg lehet spórolni!
A szakértő szerint ez új lehetőségeket nyit meg a vállalkozóknak, akár a korábban megszokott üzleti modellen is változtathat:
„Egy fodrásznak például változhat az ügyfélköre. Ha egyre többen látogatják olyanok, akik interneten keresztül foglalnak nála időpontot, akkor változhat az üzleti modellje is, hiszen ha betelik a naptára, akkor nem vállalhat egy üzletébe éppen „betoppanó” vendéget, mert felborul a kialakult napirend. Az online időpont foglalással megszűnik a vendégek várakoztatása is.”
Az egyik legfontosabb kérdés, hogy megfizethető-e?
Pár parkolási díj, vagy néhány liter üzemanyag árából már komplex Office 365 havi szolgáltatást vásárolhatunk, amely lehetővé teszi, hogy az asztali gépeken megszokott Office-alkalmazásokat (Word, Excel, Outlook, Powerpoint), illetve az új alkalmazásokat (Teams, Bookings) bármilyen webes felületről, és bármilyen eszközről (okos-telefon, tablet) elérjük és kezeljük. A vásárlás előtt érdemes átgondolni, hogy elég-e vállalatunknak a legegyszerűbb Office-csomag, vagy ki tudjuk-e használni az Office 365 által nyújtott lehetőségeket. Azzal, hogy bárhonnan használhatjuk az irodai alkalmazásokat, hogy például otthonról is végezhetjük teendőinket, utazási költséget takaríthatunk meg, a Microsoft Teams által biztosított csoportos online munkával pedig jelentősen csökkenthetjük adatforgalmunkat.
Mindez biztonságos? Igen!
Egy új programmal szemben jogos elvárás, sőt alapkövetelmény, hogy megfelelően biztonságos legyen. Ha a Microsoft felhőben tároljuk vállalkozásunk adatait, dokumentumait, akkor azok maximális biztonságban lesznek: tönkrement merevlemez, emberi hiba vagy egy esetleges kibertámadás esetén sincsenek veszélyben a dokumentumok, ráadásul nem csak üzembiztos, de praktikus, költséghatékony, és környezetkímélő megoldás is!
Okosítsd fel a vállalkozásodat!
Mondd el véleményedet a cikkről
