Manapság az okostelefonok korában sok vállalkozó akkor is a felhőben tartja az adatait, ha ennek nincs is tudatában, és majdnem mindenre van már egy – vagy több – app. Miért pont a kézi számlakiállításhoz ragaszkodunk ennyire mikor a jó öreg számlatömbnél vannak már sokkal kényelmesebb és gyorsabb megoldások?
Azt leszámítva, hogy azt a szép nagy Z betűt nem lehet rárajzolni, az e-számla mindenben jobb, mint a papírtömb.
„Amiért mindenekelőtt megéri a papírtömbről átállni a digitális számlázásra, az a kényelem, hogy nem kézzel kell írogatni a számlákat, hanem a szoftver segítségével állítjuk elő azokat. Ez sokkal gyorsabb folyamat” – mondta el Katona Andrea. A T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu online számlázó termékfelelőse hozzátette: „a számlázószoftverben automatikusan megjelenik az eladó, vagyis maga a számlát kibocsátó vállalkozás. Ezen felül a Billzone-ban rögzíteni lehet az egyes partnereket, és a tételeket, termékeket vagy szolgáltatásokat is. Ezzel egy számla kiállítása rendkívül gyorsan történik, hiszen egy, már korábban rögzített partner esetében alig egy perc egy számla összeállítása.”
Ezzel lényegesen gyorsabbá válik az ügyintézés, és nem utolsósorban a hibázás esélye is kisebb.
A kiállított számlát Magyarországon még gyakorta ki kell ugyan nyomtatni, hiszen nem minden partner tud e-számlát befogadni, de már az is nagy előny, hogy nem kell kéziszámlát kiállítani. Ráadásul ez is gyorsan változik, hiszen az e-számlát befogadó cégek aránya töretlenül nő.
Az elektronikus számla befogadása ráadásul gyorsabb folyamat, így egy nagyon fontos szempont is érvényesül:
az e-számlát kibocsátó vállalkozót rendszerint gyorsabban fizetik ki.
Összességében elmondható, hogy e-számlával mind a számla kiadása, mind pedig annak befogadása gyorsul, az itt jelentkező adminisztratív terhek pedig csökkennek – mondta el Katona Andrea.
Na de milyet?
Adódik a kérdés, hogy a piacon található számlázószoftverek közül melyik lehet a megfelelő számunkra. Ez a munkánk jellegétől is függ. Ha egész nap egy gép előtt ülünk, akkor a telepíthető szoftverek megfelelőek lehetnek ugyan, ezek egyes változatait PC-re, másokat Android vagy iOS alapú tabletre is telepíthetjük. Ha ugyanakkor valaki gyakran van mozgásban, adott esetben helyszínen, vagy például autóban állít ki számlát, akkor egy netkapcsolat segítségével az online számlázó jobb megoldás lehet számára.
Ezek platformfüggetlen megoldások, vagyis nem kell a telepített gépet magunkkal vinnünk.
Mivel nincs telepítés, az éppen nálunk lévő eszköz böngészőjéből elérhetjük a számlázót. Nincs igazán komoly adatforgalom, ezért nem is kell ezekhez nagyon komoly internetelőfizetés, egy alapszintű netkapcsolattal könnyedén elboldogul a szoftver. Katona Andrea hozzátette: a Billzone-ba épp olyan könnyen regisztrálhatunk, mint bármelyik regisztrációt igénylő oldalon és ugyanolyan biztonságos azonosítással léphetünk be, mint a webes bankok oldalán.
Akár a strandról is
Az online számlázószoftverek sajátja, hogy egy alapszintű netkapcsolat segítségével lényegében bárhonnan elérhetők, így akár munkahelyről, autóból, parkból, kávézóból, vagy szabadságon a nyaralóból is számlázhat a vállalkozó. Nincs akadálya annak sem, hogy külföldre, vagy szokatlan időben, például munkaszüneti napokon vagy éjfélkor számlázzunk, úgy, hogy azt rögtön elektronikusan továbbíthatjuk is. Ezek mind olyan előnyök, amelyek a nehezen tervezhető időbeosztásban segítik a gyakorta zaklatott életet élő vállalkozókat, akik – valljuk be – a munka és a magánélet között lavírozva igyekeznek az adminisztrációt egyszerűsíteni. A mobilitást és a többfelé mozgást segíti az is, hogy a számlázókban többnyelvű számlasablon állítható be, így például a német partnernek német nyelvű e-számla állítható ki. A számlázás pedig történhet különféle számítógépeken, laptopokon, sőt, tableten is.
Nem megy rá a költségvetésünk
A legtöbb számlázószoftver többféle csomagot kínál, és ezek közül az alapcsomag szinte minden esetben ingyenes. Fontos azonban, hogy míg a Billzone.eu esetében korlátlan e-számla állítható ki, más szolgáltatóknál limitált a mennyiség. Már az alapcsomagban benne vannak azok az funkciók, amelyek egy kezdő, induláskor még nem túl bonyolult vállalkozás kiszolgálásához kellenek. Az extra funkciókért ugyan fizetni kell, de ez általában nem nagy összeg, havi ezer forintért már közepes csomagok, és legfeljebb néhány ezerért fullos, sok extrával járó ajánlatok is vannak.
Figyel helyettünk is
Az egyik legfontosabb funkció, amelyet a számlázók tudnak, az a jogszabályok követése. Ezzel sokaknak nagy kő eshet le a szívéről, hiszen a felkészült könyvelők mellett is okozhat néhány álmatlan éjszakát a tapasztalatlan vállalkozónak egy-egy számlázási hiba vagy hanyagság.
A szoftverek mindig a legfrissebb szabályoknak megfelelően működnek.
Az aktuális rendelkezéseket tehát figyelembe veszik, amely megnyugtató lehet a jogszabályok erdejében eltévedni hajlamos kisvállalkozásoknak. Az elektronikus számla tehát egészen biztosan megfelel minden előírásnak.
Ennek megfelelően az egyik legfontosabb funkció, amelyet a számlázók tudnak, az az adóhatóság, vagyis a NAV felé történő adatszolgáltatás. Ha az adott számla áfatartalma ugyanis 100 ezer forint feletti, akkor azt le kell jelenteni az adóhatóságnak. Ez kézi számlázás esetében plusz kört jelent az adminisztrációban, számlázószoftver esetében ugyanakkor mindez automatikusan történik, vagyis a számla kiállítása a szokásos, ezen felül pedig egyszerűen nem kell tenni semmit.
A számlázószoftvereknek tehát világos előnyei vannak:
- lehetővé teszik az automatikus adatrögzítést
- az adatokat a felhőben tárolják, vagyis a laptop, tablet meghibásodása esetén sem veszik el semmi
- a belépés, és általában minden művelet biztonságos csatornákon keresztül zajlik
- nincs karbantartási költség, a szoftver mindig a legfrissebb és minden esetben az aktuális jogszabályokhoz igazodik
- sok extra kérhető, például webshop integráció is lehetséges
