Attól még nem lesz jó egy könyvelő, hogy digitális. A szakmai szempontokat tekintve az alábbi kritériumoknak mindenképp meg kell felelnie egy jó könyvelőnek:
- legyen tökéletesen tisztában a vállalkozásod szempontjából releváns szabályozási környezettel (engedélyek, jogszabályok – érvényesíthető kedvezmények, igényelhető támogatások) és időben tájékoztasson is a változásokról,
- nyújtsa be határidőre és hiba nélkül a bevallásokat, beszámolókat,
- tisztán dolgozzon: saját ügyfélkapuval, szerződéssel, számlával, titoktartással, no és persze legyen felelősségbiztosítása.
Azt talán nem is kell magyarázni, mit nyerhetünk azzal, ha ezek az állítások helytállóak a könyvelőnkre nézve. Sajnos nem kevés rémtörténetet hallani arról, hogy mi történhet akkor, ha ezek nem teljesülnek: bírság, késedelmi kamat, újrakönyvelés, adóhiány, hogy csak néhányat említsek.
Ha ezeknek a K.O. kritériumoknak megfelel a könyvelő, érdemes elgondolkodni azon is, hogy:
- minden olyan szolgáltatást nyújt-e, amire a vállalkozásodnak a következő pár évben szüksége lesz,
- vannak-e referenciái a Te vállalkozásod iparágából.
Ha olyan könyvelőt választasz, aki bérszámfejtést és nemzetközi adótanácsadást is vállal, nem kell 3 év múlva azon gondolkodni, hogy ki fogja bérszámfejteni az első munkavállalóidat, és azon sem, hogy milyen struktúrában, adózással érdemes elindulni a szolgáltatásoddal a külföldi piacokon. A könyvelő váltás nem egyszerű döntés, hálás leszel magadnak, ha erre nem kényszerülsz rá pusztán amiatt, mert a vállalkozásod “kinőtte” a könyvelődet.
Fontos az iparági tapasztalat is, hiszen nem mindegy, hogy a könyvelő vendéglátóhelyeket könyvelt, őstermelőket, vagy mondjuk webshopot. Ha bizonytalan vagy, kérj bátran referenciákat – vagy olvasd el a korábbi ügyfelek értékeléseit. Az ügyfél-értékelések jelentőségét egyre több könyvelő ismeri fel, ez nagyon felértékelődött a járványhelyzet miatti új világunkban – interneten pedig lassan épp olyan sokan keresnek szakembert, így könyvelőt is, mint ahányan az ismerőseiktől, családtagjaiktól kérnek ajánlást.
És mindezek után, miért jó, ha még digitális is?
Amennyiben a fentiek teljesülnek, érdemes megvizsgálni, hogy mennyire digitális a könyvelő. De pontosan mit is jelent az, hogy digitális?
Szűkebb értelemben véve a könyvelő által használt eszközöket, megoldásokat. Ha esetleg úgy is találtál rá interneten, hogy online könyveléssel hirdette magát, alighanem olyan megoldásokkal dolgozik, amikkel fel tudja dolgozni a digitális formában érkező adatokat, illetve az online kapcsolattartás sem okoz neki nehézséget (ez most különösen hasznos képesség).
Tágabb értelemben pedig a “digitális mindsetet”: a könyvelő törekvését arra, hogy az okos automatizmusok, digitális megoldások segítségével még magasabb szintű szolgáltatást nyújtson ügyfeleinek.
Ilyen lehet például rendszeres riportok készítése – és elküldése az ügyfélnek – a könyvelési anyagok alapján, de az is, ha a könyvelő képes kapcsolódni az ügyfele vállalatirányítási rendszeréhez, bizonyos adatokat onnan vesz át, így könnyítve meg mindkettőjük életét. Ha például online számlázót használsz – és egyre elterjedtebb ezek használata, főleg a NAV számla adatszolgáltatásának bevezetése óta -, nem kell elküldened emailben, esetleg feltöltened egy online tárhelyre a kiállított számláidat. Amennyiben jogosultságot adsz a könyvelődnek, könyvelői fiókkal hozzáfér a számlákhoz és pár kattintással átemeli a könyvelő programba.
Ma már a nagyobb online számlázók a NAV rendszeréből a bejövő számlákat (a belföldi partnerek által kiállítottakat) is képesek megjeleníteni, a sok okos digitális megoldás pedig egyszerűen képes számlaképet is párosítani ezen adatok mellé – a könyvelő így ezeket is megkapja, gyakorlatilag valós időben. Nincs több nejlonzacskóban átadott számla, nincs több elkeveredett számla. És mivel minden adat automikusan “beröppen” a könyvelő programba, nem szabad, hogy problémát jelentsen számára, hogy hónapról hónapra (vagy akár valós időben) nyomon követhesd a vállalkozásod pénzügyeinek (likviditás, kintlevőségek, stb.) és eredményének alakulását, elérhető a következő havi ÁFA összege. És mivel adatok alapján lehet igazán megalapozott döntéseket hozni, nem is kérdés, mennyire hasznos, ha ilyen könyvelőd van.
És hol találsz ilyen könyvelőket? Jellemzően interneten. Mert bár nem követelmény se a honlap, se a Facebook oldal, se bármiféle online jelenlét ahhoz, hogy egy szakmailag kifogástalan könyvelő még digitális is legyen, azonban azt gondolom, érezzük az ellentmondást.
Általánosságban elmondható, hogy minél több folyamatot képes automatizálni a könyvelő, annál kevesebb hibával, és annál gyorsabban könyvel – és sokkal több ideje marad tanácsadói szerepkörbe lépni. A vállalkozó, cégvezető mellett immár a könyvelő nem csak az adatrögzítésért, adminisztrációért lesz felelős, de szakértő tanácsokkal, proaktívan képes támogatni a vállalkozás működését és növekedését – a vállalkozó sikere részben a könyvelőé lesz, és persze vice versa.
Ha a vállalkozásod működésében igyekszel kihasználni a digitális megoldások adta lehetőségeket, miért ne várnád ezt el a könyvelődtől is?
Szerző:
Turay Dia – Könyvelő-Net
