Rendezvények újragondolva: Nem engedték, hogy a járvány ajtókat zárjon be előttük – a Kompánia csapatának sztorija

Van egy cég a rendezvény szektorban, amely megalakulása küszöbén kapta nyakába a koronavírus-járványt. Jóformán el sem indultak, máris „bezárt a piac”. Túl lehet ezt élni úgy, hogy mindennek, amit zászlajukra tűztek, alapja a személyes találkozás? Mire képes az online tér? Mit adhat egy ilyen helyzet a rendezvény iparágnak?

Előadó keresés és felkészítés, beszélgetésvezetés, rendezvény programtervezés és tartalom kialakítás, nagy rendezvényeken a kétoldalú kommunikáció kialakítása, networking, tréningek, klubok létrehozása és működtetése. Ezekkel a célkitűzésekkel indult a Kompánia 2020 év elején és ezeket a terveket moshatta volna el a covid és az, hogy a járvány terjedése miatt lényegében nem lehet offline rendezvényeket tartani. Sághy Krisztina és társa, Végvári Imre azonban mégis sikeres és mozgalmas évet tud maga mögött.

Sághy Krisztina tíz éve szervezi a Kompánia Klubot, pusztán azért, hogy legyen egy hely, ahol az arra nyitott emberek eszmét cserélhetnek, előadásokat hallgathatnak meg, illetve elmondhatják saját véleményüket. Mert szerinte ez, a vélemény-nyilvánítás és mások meghallgatása nagyon fontos az élet minden területén.

A Kompánia Klub egy zárt közösség, ahol olyan témákat veszünk elő, ami minket érdekel. Ilyenek például a hatalom, a példaképek vagy a kiégés. Ez az én szerelemprojektem, nem üzleti célzattal működtetem. Aztán önkéntesen vállaltam facilitátori és vezetői szerepet a TEDxConversation programban. Itt kerültem közelebbi munkakapcsolatba Imrével, akivel azt éreztük, hogy nagyon jól összecsiszolódtunk a munkát illetően és akivel egy a missziónk: azt szeretnénk, hogy fejlődjön a párbeszéd kultúra, érdekes beszélgetések legyenek a világban – idézte fel kérésemre Krisztina a Kompánia vállalkozás előtti időszakot, ugyanis a cég csak ezután született meg.

Ő és társa, Végvári Imre, aki a TEDxDanubia alapítója, valamint a korábbi TEDx-es önkéntes beszélgetésvezetőkből álló csapatuk a beszélgetést nagyon komolyan veszik. Az a céljuk ezeken az alkalmakon, hogy bevonjanak mindenkit a társalgásba, tanuljanak meg jól beszélni az adott témáról.

Egy irányított beszélgetést vezetni teljesen más, mint azt általában elképzelik. Egy ilyen alkalmon maximum húsz embert lehet összefogni, máskülönben négyen fogják egyszerre mondani a mondandójukat. Nagyon sokat dolgoztunk, kísérleteztünk azon, hogy ez jól működjön a mi vezetésünkkel. Tapasztalatunk is van: három év alatt 600 beszélgetést csináltunk a TEDx-es időkben, sok ezer ember részvételével – avatott be, majd arra a kérdésemre, hogy a februári vállalkozásindításra milyen hatással volt a covid19 megjelenése, így felelt:

Szeretem a kihívásokat, mert olyankor lehet fejlődni. Hamar felismertük, hogy az online konferenciákról pont az hiányzik, amihez mi értünk. A kétoldalú kommunikáció. Több szervezővel sikerült együttműködnünk és több online konferencián megjelentünk. Programpontunkban mindig olyan stílusú beszélgetést csináltunk, amilyet a szervezők körülírtak.

Az első konferencia, amelyre felkérték őket 2020-ban, a Virtual Agile Community of Practice elnevezésű agilitás témájú konferencia volt. Az Service Design Day-en pedig már olyan sokan jelentkeztek a Kompánia programjára, hogy hetven főben maximalizálniuk kellett a létszámot. A Metropolitan egyetemmel rendezett TEDxMETU-n több mint harminc előadó megtalálásában és felkészítésében vettek részt és beszélgetéseket szerveztek mellé. Sokan bejelentkeztek az eseményre vidéki otthonukból is. Tapasztalataik szerint kinyílt a világ az online lehetőségek tárházának bővítésével, ami a covid nélkül talán nem lenne így. 

Az emberekrendezvényszervezők, előadók és az érdeklődő közönség isa korábbinál sokkal komfortosabban érzik magukat a videótelefonálások virtuális világában. Rákényszerültünk és megszoktuk ezt mostanra – mondja Krisztina, s kiemeli azt is, hogy céges klubokat is szerveztek az online térben. Különlegesség volt számukra az elmúlt esztendőben, hogy a csapat nemzetközi vizeken is megállta a helyét. A világ minden tájáról „érkeztek” résztvevők egy online konferenciára, ahol ők gondoskodtak az interaktivitásról és angol nyelvű beszélgetéseket szerveztek az adott szakterület képviselői számára.

Online tartjuk életben a Kompánia Klubot is. Sőt bővültünk, mert megnyitottuk mindenki előtt, nyilvánossá tettük. Volt olyan programunk, amelyen százhúszan vettek részt és nagyon sokan hálásak voltak azért, hogy Budapesten kívülről is be tudtak kapcsolódni. Korábban kimaradtak ebből az áramlásból, most nagyon örültek, hogy van ez a lehetőség. Ez arra biztat engem, hogy a vírus elmúltával is meg kell tartsuk a klub bizonyos részeit online – hangsúlyozza Krisztina.

A Kompánia szemlélete hozzásegíti a virtuális térbe kényszerűségből áthelyezett eseményeket ahhoz, hogy ne csak egyirányúak, hanem interaktívak, ezáltal érdekesebbek és sikeresebbek legyenek. Sághy Krisztina szerint az emberek vágynak az információkra, a „karanténidőszak” alatt is akarnak kommunikálni a hozzájuk hasonló gondolkodásúakkal. Vannak cégek, amelyek ebben az időszakban sem mondanak le a csapatépítésről és felkérik a Kompániát, hogy szervezzenek klubot, interaktív előadást vagy beszélgetést azért, hogy a kollégák ne csak a munka kapcsán találkozzanak. Ilyet „hibrid” verzióban is csináltak már: a csapat egyik fele otthonából kapcsolódott be, míg a másik fele személyesen volt jelen. A jövőben egy tematikus kiállítás létrehozásában is közreműködők lesznek, amelyen háromdimenziós standokon nézelődhetnek majd az online térbe belépők. Mintha csak a Hungexpon járnának…

Van jövője, hogy ezekből a jó gyakorlatokból hosszú távon megtartsunk dolgokat – hangsúlyozza Krisztina és kifejti: – Mivel a járvány miatt most megszoktuk a digitális lehetőségek alkalmazását, sokkal inkább elfogadott lesz a normál helyszínen zajló konferenciákon például, hogy online tartson előadást egy külföldi szaktekintély. Leszűkül az a kör, akiket nem tudunk meghívni előadónak, mert ha máshogy nem, online sikerülhet. Sőt, elképzelhetőnek tartom azt is, hogy a korábbinál több rendezvény lesz körbejárható online, így eltűnnek a távolságok, amelyek miatt korábban sokan nem tudtak részt venni mondjuk egy szakmai kiállításon.

Sághy Krisztina úgy gondolja, hogy nekik azért sikerült jól ez a rendkívüli év, mert amikor megérkezett a járvány, gyorsan váltottak. Szerinte azon kár mérgelődni, amit nem tudunk befolyásolni, s ilyen a vírushelyzet is.

Engem inspirál, ha valami történik, mert akkor arra reagálni kell. Imádom az újításokat, amelyekbe gyorsan bele lehet ugrani és lehet valami újat tanulni. Ez az év ilyen volt. Azt javaslom mindenkinek, akinek a vállalkozását érintette a világjárvány, hogy egy percig ne gondolkodjon azon, hogy mit veszített el. Minél hamarabb el kell fogadni, hogy ez van, aztán pedig azonnal elkezdeni keresni az új utakat.  

Végvári Imre marketingszakember szerint a rendezvények tartalmának alakulása terén az online platform sok újdonságot jelentett. Így fogalmaz:

Talán az egyik legérdekesebb irány az volt, ahogy az online előadások folyamatosan „felértékelődtek”. A pandémia előtt és annak elején egy online előadás sokkal kevésbé volt hangsúlyos. Ahogy azonban teltek-múltak a hetek, hónapok, mindenki elkezdett rádöbbenni, hogy egy online előadáson is múlhat sok minden, lehet érte díjazást is kérni. Vagyis érdemes rá alaposan felkészülni, csakúgy, mint egy személyesen megtartott előadásra.

Arról pedig, hogy mi a sikeres online események szervezésének titka, kifejtette, hogy fontos, hogy ne csak a “nettó tartalomra” koncentráljon a szervező.

Elsőre olybá tűnhet, hogy ha az offline rendezvény előadóteremben zajló történéseit online modellezzükelőadó előadó után leadja saját mondandóját -, akkor meg is vagyunk. Kiderült, hogy ez nem így van. A személyes konferencia-részvétel az előadások mellett sok-sok kiegészítő élményből áll össze. Párat említve, ilyenek a beszélgetések, a véletlenszerű találkozások, vagy akár a networking. Ezekkel is lehet, sőt, egy sikeres online rendezvény esetében kell is gondolni – hangsúlyozza az interaktív marketing egyik legnevesebb hazai szakértője és hozzáteszi: A rendezvények terepén az offline-online viszonylat egyik úttörője a TED konferenciasorozat volt. Ők a világon elsőként vállalták be, hogy az interneten szisztematikusan elérhetővé teszik azokat az előadásokat, amelyek az eseményeiken hangoznak el. S a márka pont ezután vált nemzetközileg széles körben ismertté, konferenciáikra innentől kezdve keltek el egy nap alattegy évre előrea többezer dolláros jegyek. A gyakorlat és a covid ideje alatt szerzett tapasztalataink szerintem egyértelműen azt mutatják, hogy nem sérül egy rendezvény attól, ha a szakmai tartalomhoz online hozzáférést is biztosítsőt, akár nagyságrendekkel ismertebbé is válhat ettől – vallja Végvári Imre.

Tanácsok az online térben való sikeres rendezvényekhez:

1. Fogadd el, hogy az online előadások mostanra felértékelődtek.

2. Ne legyél rest új platformokat megismerni! Alkalmazkodj!

3. Érdemes részt venni színvonalas online rendezvényeken, az információra, a szakmai eszmecserékre a korlátozások idején is szükségünk van.

4. A kihívásokra reagálj gyorsan, keresd az új utakat!

5. Ha online rendezvényt szervezel, a nettó tartalmat extrákkal, interaktív lehetőségekkel egészítsd ki!

Szerző:
Lakatos Katalin – Hello Biznisz szerkesztőség

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Írd le, mi meghallgatjuk!

Oszd meg a cikket!

    Iratkozz fel hírlevelünkre!

    Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


    Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.

    Ha szeretnél ehhez hasonló tartalmakról értesítést kapni, akkor
    regisztrálj a hírlevelünkre!

      Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


      Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.