A költségcsökkentés ma már sok cégnél nem a fejlődés vagy a nagyobb profit elérésének eszköze, hanem a túlélés záloga. Nem mindegy azonban, hogyan csináljuk: a „fűnyíró-elv” legfeljebb rövid távon jön be, de eláruljuk azt is, melyik terület karcsúsítása bosszulja meg magát a legjobban.
A téma mindig aktuális, különösen most, hiszen az elmúlt néhány évben nem volt olyan időszak, amikor ne lett volna életbevágó, hogy egy vállalkozás minél kedvezőbb költségszinten működjön. Míg régebben többnyire azok foglalkoztak tudatosan a költségcsökkentéssel, akiknek volt igénye, érzéke a tudatos cégvezetéshez, addig ma sok helyen a túlélés zálogává vált. Számos cégnél a költségcsökkentés eszköz volt a további fejlesztések megvalósításához, de ha nem lépte meg valaki, az sem veszélyeztette a cég működését, fennmaradását, mert „volt tartalék a rendszerben”. Ma már sok helyen nincs.
Viharban látszik, mennyi a ballaszt
“Drasztikus költségcsökkentésre jellemzően három helyzetben van szükség. Ha beszakad a bevétel külső okok, például iparági változások vagy egy teljes szektorokat padlóra küldő pandémia miatt; ha új kockázatok tűnnek fel a láthatáron, vagy ha elszállnak a költségek, mint legutóbb az energiaválság miatt” – magyarázza Orosz Adrián vállalkozásfejlesztési tanácsadó, a Karson Consulting ügyvezetője. Rögtön példát is hoz: a budapesti körúton sorra zárnak be a kis üzletek, mert megváltoztak a vásárlási szokások, előre tört az online vásárlás, ami meglepően rövid idő alatt vállalkozások tömegét érintette.
Komoly tényező az inflációs verseny is. A mindennapi szükségleteket kielégítő termékeket, például az élelmiszereket áruló szolgáltatók azt tapasztalták, hogy csökken a kosárérték és elindult az úgynevezett „lefelé vásárlás”, amikor az emberek mindennek az olcsóbb, például saját márkás verzióját keresik. A többiek pedig azt, hogy tömegek döntenek úgy, nem a jelenlegi bizonytalan helyzetben vesznek új autót vagy utaznak el nyaralni. „Amikor fújja a szél a vitorlát, könnyű elkényelmesedni, de ha jön a vihar, az megmutatja, mennyi ballaszt van a hajón. Vállalkozásokra lefordítva, a költségcsökkentés ilyenkor elkerülhetetlen” – mondja Orosz Adrián.
A fűnyíró-elv nem megoldás
De hogyan tegyük? Logikusnak tűnik, hogy ha zsugorodik egy vállalkozás működése, minden területhez nyúljunk hozzá és mindenhonnan vegyünk el egy kicsit (vagy sokat), ahogy a fűnyíró sem válogat, hanem minden négyzetméteren egyforma hosszúra vágja a füvet. Ez azt jelenti, hogy ha például a számok azt mutatják, hogy 10%-kal olcsóbban kell működni, akkor minden terület költségeit 10%-kal csökkentjük.
“A gond az, hogy ez a gyakorlat változatlanul hagyja a vállalkozás működését, nem alkalmazkodik a megváltozott körülményekhez. Azaz, ha átmeneti könnyebbséget is hoz, gyakorlatilag konzerválja a korábbi működést. Ha hosszú távú megoldást keresünk, elengedhetetlen a vállalkozásunk működésének átgondolása, mert nem a jelenlegi helyzet konzerválása lesz a nyerő stratégia” – mondja a szakember.
Sajnos sokan nem ilyen tudatosan működnek, hanem „érzésből” vezetik a céget és ad hoc döntéseket hoznak, ami vagy bejön, vagy nem. Orosz Adrián arra figyelmeztet, hogy azzal, amit a jelenben megspórolunk, általában jövőbeli lehetőségektől vágjuk el magunkat, vagy magas árat fizetünk érte a jövőben. Ilyen változtatás többek között, ha a berendezéseink, gépeink karbantartásán spórolunk, ilyenkor megugrik annak a kockázata, hogy a termelőeszközök meghibásodnak, ezáltal kiesnek a „munkából”. Jellemzően ilyen, hosszú távon drága költségcsökkentés az is, ha nem áldozunk a munkatársak fejlesztésére. A piac ugyanis nem áll meg, és ha a vállalkozásunkban lévő tudás amortizálódik, azzal komolyan csökken a versenyképességünk.
Sales és marketing: kézenfekvő, de megbosszulja magát
A marketing és a sales klasszikusan az a terület, ahol megbosszulja magát a drasztikus költségcsökkentés: azonnali, gyors tűzoltásnak megfelel, de hosszú távon sokat vesztünk vele. Pedig ez az, amihez a legtöbb cégvezető hozzányúl, ha költségcsökkentésre kerül a sor.
“Nem tabu ez sem, de alaposan mérlegelni kell, hogy hosszú távon milyen hatással lesz a cég működésére. Ha egy működő marketing-gépezetet lelövünk, ha befagyasztjuk a működő kommunikációs csatornákat, ahonnan az ügyfelek érkeznek, nagyon nehéz lesz később újraépíteni a rendszert. Ugyanez a helyzet, ha nem megyünk el a fontos szakkiállításokra: hamar kiesünk a köztudatból, a szakmai körforgásból…” – figyelmeztet Orosz Adrián.
Gyakori megoldás a HR-költségek azonnali csökkentése is: elmaradnak a csapatépítők, a céges rendezvények, megszűnik az ingyen kávé az irodában. A munkahelyi jóllét ilyen csökkentése ugyan átmeneti jelleggel elfogadható, de csak megfelelő belső kommunikáció mellett. Azt pedig tudni kell, hogy a hasonló intézkedések bizonytalan, feszült munkahelyi légkört teremtenek, aminek a következményeivel számolnunk kell.
És ha már HR: logikus lépésnek tűnik, hogy egy pénzügyileg nehéz helyzetben megváljunk azoktól a munkatársaktól, akik a legkisebb hozzáadott értéket képviselik a cégben. Csakhogy nem szabad elfelejtenünk, hogy egy bizonytalan, leépítéssel járó helyzetben a számunkra értékes emberek is könnyebben állnak fel és váltanak! Ha hozzányúlunk a jutalékokhoz, könnyen előfordulhat, hogy a legértékesebb sales-esünk áll fel, aki nyilván a konkurencia számára is értékes. Új munkaerőt találni, betanítani pedig drága mulatság, különösen annak fényében, hogy számos területen, mint az értékesítés, akár fél évbe is beletelhet, mire az új kolléga teljes értékű munkát képes végezni…
Keressük a csöpögő csapokat!
Mi a megoldás? Hogyan csökkentsük okosan a költségeket? A recept: kezeljük rendszerszinten a problémát! Legyünk „fókuszált fűnyírók”, mérjük fel, hogy egy-egy változtatásnak milyen hatása van rövid-, közép- és hosszú távon a cég működésére, köztük azt is, hogy veszélyezteti-e a versenyképességünket! Mindennek ára van. Mérlegelni kell, hogy megér-e egy azonnali 100 „fabatkás” költségcsökkentés egy későbbi 1000 fabatkás kiadást.
Járjunk nyitott szemmel, és keressük a „csöpögő csapokat”, ahol elfolyik a víz! A sok pici felesleges kiadás egyenként talán jelentéktelennek tűnik, összeadódva azonban szabad szemmel jól látható összeget tehetnek ki.
Vizsgáljuk felül, hogy amire költünk, azt valóban használjuk, kihasználjuk-e! Ahogy azt is, hogy a humánerőforrás-igényes munkafolyamatok kiválthatók-e szoftverrel vagy más módszertannal. Ahol például van ügyfélszolgálat, és az ott dolgozó munkatárs(ak) feladata nagyrészt az időpont-egyeztetés az ügyfelekkel, ott komoly megtakarítást jelenthet egy chatbot vagy időpontfoglaló rendszer bevezetése, így az ügyfelet csak akkor kell felhívni, ha az az ügyfélélmény szempontjából fontos. Érdemes felülvizsgálni azt is, hogy hány kézen megy keresztül egy piackutatás vagy döntéselőkészítési folyamat, sok esetben ezt is hatékonyabbá lehet tenni. „Csöpögő csapok” azok az előfizetések vagy szoftverek is, amelyeket nem használunk, vagy elég lenne az ingyenes változatuk is.
A tervezés a kulcs
Orosz Adrián szerint az optimális költségcsökkentés titka és feltétele a tervezés és az adatvezérelt működés.
“Jól változtatni az tud, aki tervezetten működik és az adatok szintjén követi a vállalkozása működését. Ezt ismét egy hajós példa szemlélteti a legjobban. Ha elindul egy kalandorcsapat a kincses szigethez, kényszeríthetik a körülmények arra, hogy irányt váltson, de erre csak akkor képes, ha ismeri az odavezető utakat és felmérte, hogy az irányváltás mivel jár. Például, hogy lesz-e elegendő élelem a hajón egy hosszabb útvonalhoz, vagy éppen egy másik kitérőt kell tennie, a kikötő felé. Sőt, a jó kapitány azt is felméri, hogy ha a rum fogy el, abból lázadás lehet… Kell, hogy a vállalkozásunknak is legyen egy 3-5 éves célja és tudnunk kell, hogy oda hogyan tudunk eljutni. Enélkül nem lehet átgondolt, tudatos lépéseket tenni, ha beüt egy váratlan helyzet.”
Szerző:
Pomaranski Luca – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
