Ha számlázásba kezdenél, akkor előtte fontos átnézni, hogy melyek a számlázás alapvető szabályai. A számla kötelező tartalmi elemeiről az ÁFA törvény pontosan rendelkezik, így hatékonyan ellenőrizheted a kibocsátott számlád adatait az alábbi útmutató alapján:
Első lépés: Azonosítsd a számlád!
A számla azonosításához szükséges a számla sorszámának megadása. A számla sorszámának kiosztása kihagyás nélkül, sorfolytonosan kell megtörténjen, ami azt jelenti, hogy egy számlatömbön belül a sorszámozás mindig egynél kezdődhet és kizárólag megszakítás nélkül, sorfolytonosan haladhat előre. A számlák sorszáma a kézi számlatömbben előre nyomtatásra kerülnek, számlázó programban pedig a rendszer automatikusan generálja azokat.
Második lépés: Mutasd a cégéred!
A számlán fel kell tüntetni a számlakiállító nevét, címét és adószámát. A számlakibocsátó minden esetben a céged, amellyel számlázni szeretnél. Remek lehetőség a cégnév és székhely mellett céged logóját elhelyezni, hiszen a jó bornak is kell cégér.
Harmadik lépés: Címezd meg a számlát!
Ugyanúgy, mint egy levélnél, a számla esetében is meg kell jelölni, kinek a részére kerül kiállításra a számla. A számlabefogadó adatai közül a számlán kötelező elem a vevő neve és címe. A számla befogadója lehet cég vagy magánszemély egyaránt.
Negyedik lépés: Vevő adószáma!
Bizonyos esetekben elvárt a vevő adószámának feltüntetése is a számlán. Sőt, érdemes megbizonyosodnunk róla, hogy partnerünk adószáma érvényes-e, nem került-e felfüggesztésre. Ennek különösen az áfa visszaigénylése esetén lehet fontos szerepe. Abban az esetben pedig, hogyha Közösségen belüli partnernek számlázunk, mindenképpen ellenőriznünk kell a vevő Közösségi adószámát, mert csak olyan ügyfél részére állíthatunk ki export számlát az EU-n belül, aki Közösségi adószámmal rendelkezik.
Ötödik lépés: Dátumozz!
A számla szintén kötelező tartalmi eleme a számla kiállításának dátuma. A számlára kizárólag aznapi dátum kerülhet, számlát visszadátumozni szigorúan tilos. Ha a számla kibocsátásának dátuma és a gazdasági esemény létrejöttének időpontja eltér egymástól, akkor a teljesítés időpontját is szerepeltetni kell a számlán.
Hatodik lépés: Miből mennyit!
A számlán szerepelnie kell az értékesített termék vagy szolgáltatás megnevezésének. Amennyiben több terméket adunk el, akkor tételsoronként kell felsorolni őket. Minden tételhez kötelezően meg kell adni a számlázásra kerülő mennyiséget. Azaz például ceruza termék esetében darabszámot adunk meg, szolgáltatás esetében lehet a mennyiség óra, hónap, alkalom.
Hetedik lépés: Nettó ár!
A számla kihagyhatatlan alap eleme a termék vagy szolgáltatás nettó egységára. Ebben az esetben a legkisebb mennyiségi egység alapárát kell megadnunk, amely az adó alapját fogja képezni. Ha eladunk öt darab gyűrűt, akkor a nettó egységárnál egy darab mennyiség árát kell leírnunk.
Nyolcadik lépés: ÁFA!
A nettó egységárra rá kell számolnunk az ÁFA-t, azaz az általános forgalmi adót. Az ÁFA törvénykönyve kimondja, hogy milyen adómértékek használhatók Magyarországon. A százalékban meghatározott adómértéket ÁFA kulcsoknak hívjuk. Ha a normál ÁFA kulcs alkalmazása alá tartozik a szolgáltatás, amelyet nyújtunk, akkor az adó alapját növelni kell a meghatározott ÁFA kulcs mértékének megfelelő ÁFA, azaz adó összegével.
Kilencedik lépés: Akciózz!
Ha a termék vagy szolgáltatás, amelyet árulsz kedvezményt tartalmaz, akkor azt a számlának mindenképpen tartalmaznia kell. Azaz, ha ügyfélszerzés érdekében akciózol, akkor ne felejtsd el a számlán szerepeltetni a kedvezmény mértékét!
Tizedik lépés: Adómentesség oka!
Az ÁFA törvény pontokba foglalva meghatározza, hogy mely esetekben mentes az adó alól egy termék értékesítése vagy szolgáltatás nyújtása. Azonban az adómentesség ÁFA kulcsának alkalmazása nem elég, az adómentesség okát minden esetben pontosan fel kell tüntetni a számlán, hogy az adóhatóság számára egyértelmű legyen annak alkalmazásának jogossága.
FONTOS: Az ördög mindig a részletekben rejlik!
Általánosságban egy számlán a felsorolt adatoknak mindig szerepelniük kell, de fontos tudnod, hogy ennél több adat is lehet kötelező eleme a számlának, hogyha az adott tevékenység, amit folytatsz vagy adott termék, amelyet értékesítesz, ezt megköveteli. Például PET palackozott karton ásványvíz eladása esetében biztosan szerepelnie kell a számlán termékdíj záradéknak. Ezért mindig nézz utána, hogy a tevékenységedhez kapcsolódóan vannak-e további elvárások a számla tartalmára vonatkozóan!
Nézzük át még egyszer…
Ha már kiállítottad az első számlád, akkor kibocsátás előtt gyorsan ellenőrizd le, hogy minden adatot szerepeltettél-e? Segítségképpen pontokba szedtük a tartalmi követelményeket, amelyekre figyelned kell:
- számla sorszáma;
- számla kiállító adatai (név, cím, adószám);
- számla befogadó adatai (név, cím);
- számla befogadó adószáma (ha szükséges);
- számla dátumok: kelt és teljesítés (a teljesítés időpontja, ha a számla kibocsátás dátuma ettől eltérő időpontban történt)
- a termék vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége;
- adó alapja és a termék adó nélküli egységára (nettó egységár);
- alkalmazott adó mértéke (áfa kulcs) és áthárított adó (Áfa) összege;
- árengedmény;
- adómentesség oka.
Kényelmes számlázás
Amennyiben a T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó felületet választod, akkor a felsorolt pontok ellenőrzését elvégzi helyetted a számlázó szoftver. Számlázó program használata esetében maga a rendszer nem enged olyan számlát kiállítani, amely az elvárt tartalmi elemeknek nem felel meg vagy hiányosan szerepelnek rajta.
Szerzőről:
Katona Andrea
A Billzone.eu termékfelelőse
Mondd el véleményedet a cikkről
