Az év végén, vagy elején vállalkozóként egyre inkább érezzük a késztetést, hogy visszanézzünk az eltelt időszakra és egyben bátran a jövő felé tekintsünk. Ideje kitűzni új célokat, megtervezni a megvalósításukat szolgáló stratégiát. Vagy lehet, hogy máris késésben vagyunk mindezzel? Kell-e mindenkinek január 1-jére komplett célrendszer? Milyen egyáltalán a jó célmeghatározás? Erről kérdeztük szakértőinket, Dr. Karafiáth Balázs szervezet-fejlesztőt, coachot, és Klenovszki Jánost, az NRC Kft. ügyvezetőjét.
Dr. Karafiáth Balázsnak mondhatni az a munkája, hogy segít másoknak megfogalmazni, mi a legfőbb küldetésük. Transzformációs coach, szervezet-fejlesztő és purpose mentor, aki 1993-ban még a Sziget Fesztivál alapításában segédkezett. 2006-ban egy évet tölthetett a Yale Egyetemen, a World Fellows Leadership programban, majd 2012-től öt évig élt San Franciscóban. 2013 óta foglalkozik coachinggal és hipnoterápiával, szakterülete a purpose.
De mi is az a purpose? „Az értékteremtő küldetés feltárásával foglalkozom egyének és cégek életében. Ez a megalapozása az előre tervezésnek, ebből következik minden további terv” – magyarázza Balázs.
Márpedig tervekre és célokra minden vállalkozásnak szüksége van. Balázs szerint már csak azért is, mert vállalkozni alapvetően azért kezd az ember, mert valamilyen változást kíván hozni a világba, értéket akar teremteni mások számára, ami által maga is gyarapodhat. Az értékteremtéshez pedig célok kellenek.
A célok meghatározása elengedhetetlen a vállalkozói sikerhez – ezt már Klenovszki János mondja, az NRC Kft. ügyvezető igazgatója. A szektorban 24 éves tapasztalattal rendelkező piackutató mélyen hisz az adatvezérelt fejlesztés és vállalatvezetés erejében. Saját vállalkozásával elsősorban az ügyfélélmény-fókuszú szolgáltatásokra, termékekre és folyamatok fejlesztésére specializálódott: „Ez a megközelítés biztosítja, hogy mindig időszerű és releváns megoldásokat kínáljunk, miközben előre tervezünk. Az előre tervezés ugyanis nélkülözhetetlen az üzleti stabilitás és a fenntartható növekedés szempontjából, mert lehetővé teszi, hogy a piaci igényekhez igazodva a lehető legjobb döntéseket hozzuk.”
A nulladik lépés: tudnunk kell, miért csináljuk, amit csinálunk
„A valódi és fenntartható értékteremtés alapja a purpose” – mondja Balázs. – „A jó cél feltétele, hogy a vállalkozásnak legyen a puszta pénzszerzésen túlmutató, értékteremtő küldetése. Enélkül ugyanis könnyen szétforgácsolódnak az erőforrások, elveszik a fókusz, kiégnek a vezetők. Ideális esetben a céges purpose összhangban van a legfőbb vezető személyes purpose-ével, így folyamatosan táplálja a ’vállalkozói lángot’.”
Tehát a purpose alapjaiban határozza meg a vállalkozásunk működését, választ ad arra, hogy miért is vágtunk bele, mit szeretnénk elérni hosszútávon, milyen változásra törekszünk. Egy autószerelő-műhely tulajdonosának ugyanúgy látnia kell, hogy milyen hozzáadott értéket jelent a vállalkozása azon kívül, hogy számára bevételt termel, mint egy digitális alkalmazásokat készítő vállalkozás vezetőjének. Ha ezzel tisztában vagyunk, akkor lehet a cégünk számára további célokat tervezni.
Milyen a jó cél?
„A jó cél amellett, hogy hozzáadott értéket teremt, csökkenti a költségeket és egyszerűbbé teszi a kollégák munkafolyamatait” – foglalja össze János. A stratégiai és taktikai tervezés összehangolásából születnek a jó célok. A stratégiai célok akár több évet ölelnek fel és egy átfogó irányt adnak, a taktikai célok pedig a napi működést segítik, konkrét rövidtávú lépéseket határoznak meg a kollégák számára.
„A jó cél egyik legfontosabb jellemzője, hogy pozitív hatást gyakorol a vállalat életére, elősegítve ezzel a stabilitást és a fejlődést. Az is fontos, hogy a jó cél legyen mérhető és számokban kifejezhető, az eredményekről pedig a kollégák kapjanak visszacsatolást. Így láthatják a vállalati sikereket, és azt is, hogy nekik személy szerint milyen szerepük volt ebben” – húzza alá János.
Balázs is azt hangsúlyozza, hogy egy cél attól lesz igazán jó, hogy az értékteremtő küldetésnek a megvalósulását segíti elő. Mint purpose-mentor és coach kiemeli: „Minden más jellemző, például, hogy mennyire mérhető egy cél, vagy milyen időtávú, tulajdonképpen másodlagos. A lényeg sokkal inkább az, hogy a mindennapi célok és a nagyobb mérföldkövek is, az értékteremtő küldetés felé vezető útra legyenek illesztve.”
Mikor kell célok tervezésébe fogni?
Balázs azt tartja fontosnak, hogy az adott cég megtalálja a saját természetes ritmusát, összeálljon egy olyan rendszer számára, amiben összehangoltan történik a tervezés, a megvalósulás, az értékelés és a visszajelzés. Gyakori a negyedéves tervezési ütem, de egy projekt alapon működő cég ettől nyilván eltér.
János egy plasztikus példát hoz, miért nem lehet egy konkrét dátumot kijelölni a céltervezéshez, ami univerzálisan minden vállalkozásra vonatkoztatható: „Például, ha a vállalkozásom egy Balaton-parti lángosos, akkor nem januártól tervezem az évet, mivel a szezonig még sok minden változhat. Emelkedhet a liszt és az olaj ára, vagy akár a bérleti díj. A szezon előtt 1-2 hónappal érdemes elkészíteni az aktuális tervünket és meghatározni a célokat, akkor már több információnk van.”
Minden cég számára az lehet az irányadó, hogy az adott üzleti év kezdetére készen kell lennie a tervezéssel, a célok meghatározásával. Ehhez az is kell, hogy a vezetők az előző időszak tapasztalatait is figyelembe vegyék, mert így hozhatják a lehető legjobb döntéseket.
Jánoséknál januártól indul az év, ezért ők már a megelőző év harmadik negyedévének végén megkezdik a tervezést: „Októberben fogunk neki a folyamatnak, a vezetőimmel közösen. Minimum egy napra elvonulunk, hogy egy stratégiai tervezői napot tartsunk, ahol minden évben más nézőponton keresztül vizsgáljuk meg a piacunkat és a cégünket. Az egész folyamatot adatvezérelten végezzük. Fontos, hogy ezeken a tervezői napokon szülessenek döntések, amelyekhez aztán a következő évben mindannyian tartjuk magunkat.”
Balázs is azt javasolja, hogy azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknél januártól induló üzleti évben gondolkodnak, már október végén neki kell állni az éves tervezésnek: „November hónapban megtörténhetnek a konzultációk a szakmai vezetőkkel, decemberben zárható a tervezési ciklus, így január másodikán már mindenki úgy tud bemenni dolgozni, hogy egyértelműek számára a célok.”
Azt azért még hozzáteszi Balázs, hogy a jelenlegi volatilis (kockázatos) környezetben nem szokták javasolni, hogy valaki csak az éves tervezésre hagyatkozzon, hiszen nagyon sok tényező változhat év közben is, ami boríthatja az elképzeléseket.
Milyen eszközrendszert használjunk a célok meghatározásához?
János úgy gondolja, hogy a cég mérete és piaca határozhatja meg, hogy milyen tervezési eszköz válhat be leginkább – a legegyszerűbb kockás papírtól kezdve a service design módszereken át az adatvezérelt vállalatvezetési rendszerekig: „Ami kulcsfontosságú, hogy hogy egy világosan megfogalmazott stratégiai cél, vízió határozza meg az irányt, amerre a vállalat halad. Ez a vízió köti össze a különböző célokat és biztosítja, hogy minden lépés összhangban legyen a nagyobb képpel.”
„A legtöbb hazai vállalkozás már használ mérhető célkitűzéseket, egyre gyakoribb a SMART (specifikus, mérhető, elérhető, releváns, időhöz kötött) típusú célok használata. Ha azonban egy cég a teljes értékteremtési potenciáljához szeretne hozzáférni, akkor érdemes ennél koherensebb rendszerben gondolkodni. Ez lehet például az OKR – Objectives and Key Results. Ez egy egyszerű, mégis rettentő hatékony eszköz, amely nem is csak a prioritások megfogalmazásához, de a csapaton belüli kapcsolódás erősítéséhez, a felelősség nyomonkövetéséhez és az innováció elősegítéséhez is hozzájárul” – foglalja össze Balázs.
Az OKR módszer lényege, hogy a cég az adott időszak 3-5 legfontosabb célját tűzi ki, amelyek nem feltétlenül mérhetők önmagukban, majd ezekhez rendel hozzá mérhető, konkrét, kézzelfogható kulcseredményeket, leszállítandó feladatokat. Amikor egy ilyen feladatot teljesítettünk, az jelzi, hogy jó úton haladunk a magasztos cél elérése felé. Itt ráadásul konzultatív módon zajlik a tervezés, nem felülről lefelé, így a csapattagok is bevonhatók.
Aki valóban hatékony célrendszer felállítására törekszik, az először jobb, ha igénybe vesz külső segítséget, hiszen a megfelelő eszközrendszer kialakítása és bevezetése szakértelmet igényel. Később már elegendő lehet csak a nagyobb változások esetén szakértőt bevonni a tervezésbe.
Mi van akkor, ha elértünk egy kitűzött célt? Kellenek-e mindig újabb célok?
Mindkét szakértőnk arra hívja fel a figyelmet, hogy a tervezés nem egy egyszeri, vagy ad-hoc feladat, hanem sokkal inkább egy folyamat, amire jellemző a ciklikusság. Ezért például szükség van a lefektetett célok felülvizsgálatára év közben, amikor már látjuk, hogy milyen körülmények befolyásolhatják a megvalósulást.
„A purpose nem változik egy cél elérésével, hanem éveken átívelően ad energiát a cégnek” – hangsúlyozza Balázs. – „Az OKR rendszer pedig keretet ad a purpose célokká lebontásához, hiszen egy ciklus lezárulta után kezdődik a következő, ahol új lehetőségek nyílnak a fejlődésre, növekedésre. Fontos, hogy ezeket a ciklusokat kiértékelések zárják, hiszen ezzel lehet a megélt tanulságokat beépíteni a következő tervezési fázisba.”
János szerint egy-egy cél elérése után fontos, hogy legyenek újabb céljaink, de nem kell mindig nagyban gondolkodnunk: „Saját tapasztalatom az, hogy hatékonyabb, ha a kisebb célokra fókuszálunk, amelyek egymásra épülnek. Ez a fokozatos megközelítés a csapatoknak is segít abban, hogy motiváltak maradjanak, és lássák a folyamatos előrehaladást.”
2 x 3 tipp a célok hatékony megfogalmazásához:
Dr. Karafiáth Balázs, coach, szervezetfejlesztő, purpose mentor:
1. Kapcsolódj minél gyakrabban az értékteremtő küldetésedhez!
Ez azért is fontos, mert ez adja az igazán jó célokat. Ehhez használhatsz self-coaching kérdéseket: Hogyan generálhatok nagyobb változást a világban? Mi az az érték, amit csak én hozhatok létre? Mivel szolgálhatom most az üzletemet, csapatomat, ügyfelemet? De alkalmazhatsz purpose meditációt is.
2. Vond be a csapatodat a céges célok meghatározásába!
Sok értékes nézőpont és információ kerül így a rendszerbe.
3. Válasszátok ki a 3-5 legfontosabb célt!
Néha nehéz ennyire leszűkíteni a célkitűzéseket, de ez segít majd tartani a fókuszt.
Klenovszki János, az NRC Kft. ügyvezető igazgatója:
1. Tervezz adatvezérelten!
Az adatok segítségével objektív döntéseket hozhatunk, amelyek a valós piaci igényekre és lehetőségekre épülnek. Az adatvezérelt tervezés lehetővé teszi, hogy a vállalat reális célokat tűzzön ki, és a megfelelő stratégiát alakítsa ki azok elérésére.
2. Vond be a vezetőket a taktikai tervezésbe!
Ők ismerik legjobban a csapatukat és azokat a kihívásokat, amelyekkel a mindennapi munkájuk során szembesülnek. A taktikai tervezésbe való bevonásuk biztosítja, hogy a tervek reálisak, megvalósíthatók legyenek, és szorosan kapcsolódjanak a vállalat napi működéséhez és a stratégiai tervhez.
3. Az operatív tervezést bízd rá a vezetőkre!
Az operatív tervezés a vezetők feladata. A vezetőknek kell gondoskodniuk arról, hogy a csapatuk megértse és végrehajtsa a kitűzött feladatokat, valamint, hogy a folyamatos fejlődés érdekében szükséges visszajelzéseket és módosításokat eszközöljék.
Szerző:
Ganzler Orsolya – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
