Ha tudni akarjuk merre hajózunk, kell egy útiterv a cégünknek is. Az üzleti év megtervezése nem csak a multik és a nagyvállalatok terepe, elkészítése nem is olyan nagy ördöngösség, segítségével viszont világosan láthatjuk, hogy hova akarunk eljutni, és az odavezető út legfontosabb állomásaira is időben fel tudunk készülni. A Hello Biznisz által megkérdezett szakértők elmondják, mire kell figyelnünk.
Most, hogy nemrég egy új évbe léptünk, nagyon sokan megfogadtunk ezt-azt. Személyes életünkben elsősorban a fogyás, az egészségesebb életmód és testmozgás a legnépszerűbb fogadalom, üzleti életünkben pedig a sikerről álmodunk ilyenkor. Sajnos az üzleti álmok sem tartanak sok esetben tovább az újévi fogadalmaknál. Ahogy január végén már nem kell várni az edzőteremben a futópadra, úgy az üzleti elképzelések is elszállnak a levegőbe.
Már pár oldal is elég
Triviálisnak tűnhet, de ha egy kis időt rászánunk, meglátjuk, mennyire hasznos és gondolatébresztő egy akár pár oldalas üzleti terv. Legfőképp azért, mert le van írva, nem csak csillámpor, amit elfúj a szél, hanem kézzelfogható anyag. Világos célokkal, egyértelmű tennivalókkal, felelősökkel, amelyet aztán szétoszthatunk vezetőink között, és amelyet követve haladhatunk az új évben.
1. Az üzleti terv első lépése sajátos, de érthető módon a visszatekintés – véli Mándó Milán üzleti modell szakértő.
Ennek érdekében a jövőbeni tervezést érdemes úgy kezdeni, hogy írásos formában is visszatekintünk az elmúlt évre. „Mindannyiunknak van a fejében egy kép arról, hogy hogyan telt az elmúlt év, de sokat segít, ha tisztán és világosan rögzítjük írásban is, hogy melyek voltak a legjobb és legrosszabb dolgok a mögöttünk álló esztendőben.” Egy rövid, de velős és átlátható anyagban érdemes ezért rögzíteni olyan dolgokat, amelyek alapvetően befolyásolták a vállalkozásunk életét. „Milyen eredményeket értünk el? Hol voltak problémák, milyen nem várt költségek merültek fel? Mely tervünk jött be, és melyik nem? Hogyan változtak az alkalmazottak?” – teszi fel a kérdéseket Mándó Milán, aki szerint bár triviálisnak tűnhet egy ilyen összefoglaló, jó rálátást nyújthat nekünk és a kollégáknak. Ráadásul számtalan új ötlet fakadhat egy ilyen összeállításból, hiszen ha megjelöljük, mi volt a jó, máris megkaptuk a jövőbeni terveink sarokpontjait. Egy ilyen, az elmúlt évet összegző értékelés tehát jó alapot jelent az új év üzleti tervének megalkotásakor.”
2. A sikerek, az ígéretes pontok alapján rajzoljuk fel, hogy merre megyünk tovább.
Kitűzhetünk magunk elé egy adott célt, amelyet számszerűsíthetünk, például, hogy a következő évben egy adott százalékot növekszik a forgalmunk. Az elmúlt év tapasztalataiból kiindulva ehhez aztán feladatokat rendelünk, és azokat időben is elhelyezzük.
3. „Meg kell fogalmazni, hogy a cél eléréséhez mit kell tenni a következő hónapokban, mit kell tennünk majd nyáron, és így tovább.
Ha a tavalyi évet értékeljük, az is kiderül, hogy az elmúlt évben mit csináltunk rosszul, mit kell változtatnunk” – mondta el Mándó Milán. A szakértő példát is hozott: „2019 értékelésekor például egy webáruház leszűrheti azt a tanulságot, hogy a Black Friday kiemelkedő érdeklődést hozott, hiszen nagyon komoly ütemben terjed az online vásárlás gyakorlata. Erre építve ugyanakkor azt is kitűzhetjük magunk elé, hogy idén nagyobb erőforrásokat allokálunk erre az időszakra. Jó következtetés tehát, ha előbb szeretnénk elkezdeni a felkészülést a Black Fridayre, előbb kezdenénk magát az akciót is, és gondoskodnánk arról, hogy bírjuk a rohamot, akár árukészletről, akár logisztikáról vagy emberi erőforrásról van szó. Ha erre időben készülünk, akkor nem novemberben kapunk majd észbe, hogy elkéstünk.”
4. Honnan lesznek erőforrások?
Mándó Milán úgy véli, érdemes olyan kérdésekre is kitérnünk az üzleti tervben, amely az erőforrások megteremtését célozza. Megvizsgálhatjuk, hogy mit tudunk automatizálni, és ezzel szemben mi az, amelyre élő munkaerőt kell bevonnunk, és ki fogja az új feladatokat betanítani.
5. Nézzük meg, mit csinál a konkurencia!
Az is fontos lenne, hogy legalább olyan szinten figyeljük a konkurenciát, hogy szemlézzük a weboldalát, a Facebook-oldalát, és ebből próbálunk meg következtetéseket levonni arra nézve, hogy az új évben merre kíván elindulni a versenytárs. A szakértő szerint ennél kicsit tovább is mehetünk: lehet például ügyfélként telefonálni, egy-egy munkatársat faggatni, egészen egyszerű módon nyomozni, hiszen ebből is sok információ kiderülhet.
Mándó Milán egyébként úgy véli, hogy bár az alapszintű éves üzleti terv elkészítése nem bonyolult feladat, a hazai kis- és középvállalkozások nagyon kis része, talán 1-2 százaléka veszi a fáradtságot, hogy írásos formában is elkészítse ezt az összeállítást.
6. Hova szeretnénk eljutni?
A legfontosabb, amiről egy éves üzleti tervnek szólnia kellene, az az, hogy a vállalkozás hova szeretne eljutni az időszak végére. Fontos, hogy a cégvezető fejében legyen erről egy kép – vélekedik a kérdésről Gangel Péter. A Bizalmi Kör Kft. alapító tulajdonosa hozzátette: „fontos, hogy itt még nem arról van szó, hogy hogyan jutunk el odáig, hanem elsősorban arról, hogy hova szeretnénk eljutni. Ennek érdekében tisztán meg kell fogalmazni a célt, és ezt számszerűsítenünk is kell. Például a mi számszerű célunk több éves, 2025-re 2500 klubtagot szeretnénk a Bizalmi Körben tudni.”
7. A távlati célhoz kell igazítanunk aztán az éves célt is, ehhez kell rendelnünk az eszközöket.
Ennek megfelelően azt is felrajzoljuk, hogy milyen eszközökkel érhetők el a céljaink, a nagy célokhoz rendelt eszközök pedig már az operációs szintet jelentik. A haladás értékeléséhez mérőszámokat kell használnunk, amelyeket a kitűzött céljainkban is meg kell fogalmaznunk. „Nincs olyan terület egy vállalkozás életében, amelyhez ne lehetne jó mérőszámokat rendelni. A sales esetében az értékesítés, a termelés esetében a darabszám, a hirdetés esetében a közönség elérése és így tovább. Mindenhol számszerűsítenünk kell a teljesítményt” – szögezte le Gangel Péter. Ez folytonos önvizsgálatra késztet bennünket, rendszeresen tükörbe kell néznünk, és meg kell vizsgálnunk, hogy a kitűzött cél felé haladunk-e.
Ne ijedjünk meg az elején!
Gangel Péter szerint nem szabad megrettennünk attól, ha nem látjuk az egész utat. „Egyetlen útra sem úgy indulunk el, hogy az összes kanyart ismerjük. Az a fontos, hogy az első néhány lépést tudjuk. Olyan ez, mint a vitorlázás: tudjuk, hogy hova szeretnénk eljutni, de soha nem egyenes vonalban haladunk, mindig valamilyen szöget zárunk be, és a széljáráshoz igazodunk. Végül pedig mégis célba érünk.” Éppen ez a korrekciós képesség az, amely sikerre vezeti a céget, vagyis az, hogy ha látjuk, hogy kezdünk elsodródni a céltól, akkor korrigálunk, amit nem kudarcként, hanem a kormányzás természetes velejárójaként élünk meg.
A kulcspontok:
- Értékeljük az elmúlt évet (pozitívumok, negatívumok, váratlan helyzetek)
- Jelöljük meg, mely pontokon szeretnénk tovább fejlődni
- Világosan, számszerűsítve fogalmazzuk meg, hova szeretnénk eljutni
- Időszakokra lebontva határozzuk meg az erőforrásigényeket
- Területekre lebontva jelöljük ki a feladatokat és a felelősöket
