A hatékony cégműködéshez talán pont egy CRM rendszerre van szükséged.
Előfordult már veled, hogy összezavart a sokféle nyilvántartás és Excel-tábla? Esetleg maradtál már le úgy megrendelésről, hogy nem hívtad időben az ajánlatkérő ügyfelet? És olyan megesett már veled, hogy bottal üthettétek bizonyos ügyféladatok nyomát, mert a korábbi kapcsolattartó távozott a cégedtől? Ha „igen” a válaszod a kérdésekre, akkor még biztos nem használsz CRM rendszert – de talán már eljutottál arra a pontra, hogy nem ártana mindent egy helyen tárolni, hatékonyabban kezelni a folyamatokat és keresni egy megfelelő ügyviteli rendszert. Kiváló megoldás lehet a problémádra a MiniCRM, amit épp kis- és középvállalkozásoknak fejlesztettek ki. 10 egyszerű lépésben megmutatjuk, hogyan juthatsz el a jól szervezett folyamatokig a CRM bevezetésével!
De mi is az a CRM? Amikor a CRM-ről hallunk, egy ügyviteli szoftverre kell gondolnunk, amely az ügyfél kapcsolatok kezelésében segít. A CRM (Customer Relationship Management) szoftver célja, hogy egy cég saját partnerei, ügyfelei felé irányuló folyamatait támogassa, illetve a jelenlegi és potenciális ügyfelekkel kapcsolatos információkat tárolja.
A CRM gyakorlatilag átláthatóvá teszi a cégedet, segít egy helyen kezelni mindent az érdeklődőkről, ügyfelekről, elveszett ügyfelekről.
Hogy mit ad hozzá egy ilyen rendszer a napi működéshez? Ahogy egy MiniCRM-et használó cég vezetője megfogalmazta:
„Sokkal összeszedettebbé váltunk, nem felejtünk el dolgokat. Rengeteg olyan eset volt korábban, amikor valakit nem hívtunk fel időben, és az üzletkötésben akár egy-két nap is számított. Előfordult, hogy ha két nappal később kerestem az ügyfelet, addigra már megvásárolta egy konkurens cégtől a terméket, sok esetben kedvezőtlenebb feltételekkel, mint amiket mi biztosítottunk volna számára.”
Egerszegi Krisztiánt, a MiniCRM Zrt. cégvezetőjét arra kértük, emeljen ki néhány olyan funkciót, amire talán nem is gondolnánk ügyfélkapcsolat-kezelés esetében. „A MiniCRM-ben akár azt is rögzíthetjük az ügyfelek adatai közé, a megbeszélt ígéreteinken túl, hogy tegező vagy magázó a viszonyunk a kapcsolattartónkkal, vagy hogy milyen sztorit mesélt legutóbb a gyerekeivel kapcsolatban. Nem lesznek kényelmetlen pillanatok, vagy ha legközelebb újra beszélnünk kell vele, könnyedén felvehetjük a fonalat a gyerekeiről való érdeklődéssel” – fedi fel a részleteket a szakértő.
„A magyar kis- és középvállalkozások 90%-ban azzal küzdenek, hogy nem látják át a tennivalókat. 10 ajánlatból 9-et elveszítenek, mert hiányzik az utánkövetés” – véli Egerszegi Krisztián. Ugyanakkor a MiniCRM erre is megoldást kínál: figyelmeztet a határidőkre, jelzi, ha valamilyen folyamattal újra teendőnk akad. – „Az Excel tábla nem kiabál, ha közeleg a határidő, azt magunknak kellene észben tartanunk. A MiniCRM viszont emlékeztet minket a teendőkre, olyan gyakorisággal, ahogyan beállítjuk.”
A MiniCRM nemcsak a figyelmeztető funkciók miatt nyújthat többet egy táblázatban rögzített adatbázisnál: tartalmazhat ügyfélszolgálati, HR, számlázó, rendezvényszervező modult is, de egyedi projektmodul is kialakítható benne. Ráadásul mindez egy helyen elérhető, nem kell külön rendszereket üzemeltetni hozzá, mint a nagyvállalatoknál. És bár a MiniCRM dobozos termék, 80%-ban testreszabható.
Ha eljutottál odáig, hogy a te cégednek is remek megoldás lehetne a mindennapi működésbe beépíteni egy CRM-rendszer használatát, akkor nincs nehéz dolgod. Fitnesztermektől az IT-cégekig rengetegen használnak már például MiniCRM-et. A közös a vállalkozásokban épp az, hogy ügyfeleik vannak, akikkel foglalkozniuk kell, miközben céljuk a hatékony működés és a profit növelése is. Egerszegi Krisztián segítségével sorra vesszük, mikre kell odafigyelned a CRM rendszer bevezetésénél.
Mi a 10 legfontosabb lépés, amelyen érdemes végigmenni a CRM rendszer bevezetésekor?
1. A cégvezető is értse a rendszer előnyeit.
Mint vezető, ő profitálhat a CRM használatából a legtöbbet, hiszen amellett, hogy javulhat a hatékonyság, és ilyen módon növekedhet a profit, áttekinthetőbbé válik, ki mivel dolgozik éppen, hol tart a cég aktuálisan.
2. Tűzd ki a célt, hogy mit szeretnél megvalósítani!
Nem árt, ha nem csak azért döntesz a CRM bevezetése mellett, mert trendi. Ha pontosan látod a célt, hogy mit szeretnél elérni a CRM használatával, könnyebb megtalálni a legmegfelelőbb megoldást. A legjobb, ha a vezető definiálja, hogy mit szeretne elérni. Lehet az is cél, hogy időt spóroljon a cég, és az is, hogy növelje az ügyfélélményt.
3. Vond be a csapatot a rendszer tervezésébe már a bevezetés előtt!
A munkatársaid fogják használni a rendszert, ezért fontos, hogy ne érezzék tehernek, átlássák azt, hogy miért könnyíti meg a munkájukat. Ha a csapat részéről nincs hajlandóság, vagy túl későn vonják be őket, az komoly hátráltató tényező lehet.
4. Vázold fel részletesen az ügyfélkapcsolat folyamatait!
Gondold át, hogy mi hogyan zajlik nálatok a cégnél. Mi történik, ha ajánlatkérés érkezik? Mennyi időn belül kell, hogy választ kapjon az ügyfél? Milyen módon? Mikor van szükség utánkövetésre? Ilyen, és ehhez hasonló kérdéseket kell megválaszolnod, hogy testre szabható rendszert alakíthass ki. A MiniCRM esetében nincs szükség egyedi fejlesztésre, egyszerű módosításokkal megoldható, hogy a cég igényeihez igazodjon a rendszer.
5. Szánj rá időt, hogy jól felépítsd a rendszert!
Szerencsére nem hónapokban, pláne nem években kell gondolkodnod. De a bevezetésnél elengedhetetlen, hogy legyen elég időd elsajátítani a működést, és a kollégák is megismerkedhessenek a rendszerrel.
6. Legyenek beépítve az elszámolási rendszerbe a CRM-ből nyerhető adatok!
Mivel a CRM lehetővé teszi, hogy folyamatosan riportokat, kimutatásokat készíts, könnyű objektíven nyomon követni a munkatársak teljesítményét is.
7. A főnök mutasson példát!
Úgy nehéz elérni a cégen belül a CRM konzekvens használatát, ha a főnök az asszisztensére bízza a rendszer kezelését. Ha viszont jó példával jár elől, akkor a munkatársaktól is egyszerűbb elvárni a CRM alkalmazását.
8. Ha elkezdted használni, mérj vissza!
Időnként nagyon hasznos lehet megtudni a rendszerből, hogy mit csinálnak a kollégák. Láthatod a teljesítményüket, cég szinten az eredményességet, ehhez lehet igazítani az esetleges módosításokat, változásokat bevezetni.
9. Hangolj folyamatosan!
Rendszeresen figyeld, mire lehet még szükség a rendszerben, mitől működhet a cég még hatékonyabban, kell-e valamit máshogy beállítani.
10. Dőlj hátra, és élvezd a gyümölcsét!
Például használd ki azt a lehetőséget, hogy el tudsz menni két hétre szabadságolni úgy, hogy a kollégák nem keresnek majd folyamatosan, mert nem találják az információkat. Egy jó CRM rendszeren belül ki tudod osztani a feladatokat és minden adat rendelkezésre állhat.
