A koronavírus-járvány számos ponton avatkozott be az emberek életébe és a céges ügymenetbe, ugyanakkor felgyorsította azokat a folyamatokat is, amelyek lehetővé tették a hatékony távmunkavégzést akár krízis idején, akár ha a nyári szabadság alatt kell olykor ránéznünk a vállalkozásunkra. Mindennek persze vannak alapfeltételei is: az online eszközök ismerete, a magas vezetői bizalmi szint és ha nyaralunk, egy megfelelő szálláshely sem árt.
A koronavírus teljesen felülírta a korábbi munkavégzési módszereket, elmaradtak a személyes találkozások és a cégek többsége – amelyek olyan területeken vannak jelen, ahol ez megoldható – szinte pillanatok alatt álltak át a távmunkára. Ugyanakkor a technológia adta lehetőségeket nem csupán egy krízis során érdemes kihasználni. Valószínűleg nem kevesen annak azok, akik az elmúlt hónapok kihívásai után – amit a karanténhelyzet, a rapid módon bevezetett home office jelentett – örömmel élnek a nyári szabadság adta kikapcsolódás lehetőségeivel is.
A Covid tanulságai és az új képességek
Noha a járvány számos ponton megnehezítette az életet, a munka világában kifejezetten katalizálta az addig csak lassú sodrású változásokat. Vezetők és munkavállalók ezrei tanultak bele az otthoni munkába, sajátították el a távoli munkavégzés fortélyait és tanulták meg használni az ezt segítő online eszközöket. A távmunka új távlatokat nyitott meg a vállalkozások előtt, hiszen nemcsak otthonról, de akár a tópart vagy tengerpart mellől is elvégezhetjük a feladatainkat. Ha úgy döntenénk, hogy dolgozunk nyaralás közben is, kettő szempontot célszerű figyelembe venni a szállás választásnál: legyen stabil internetkapcsolat és gyors, valamint biztonságos wifi. Az sem árt, ha rendelkezésre áll egy külön helyiség az esetleges online meetinghez vagy gyors tárgyaláshoz, hiszen ilyesmit kockázatos az erkélyen lebonyolítani.
Távmunkát támogató online eszközök
A távmunkát segítő eszközök sora gyakorlatilag végeláthatatlan, gyakran csak több, egymáshoz hasonló alkalmazás kipróbálása után derül ki, hogy az adott vállalkozás és csapat számára melyik a leginkább testhezálló. Egy nagyvállalat megengedheti magának, hogy saját platformot fejleszt és egyedi megoldásokat integrál a működésébe, ám a kisebb vállalkozások és KKV-k más megoldások után kell nézzenek. A dokumentumkezelésre kiválóan alkalmas a Google Docs, s noha a Google sok mindenre kínál megoldást, érdemes alaposabban körülnézni, hogy ezen felül milyen lehetőségek állnak rendelkezésre.
Egy, a távmunkában működő vállalkozás számára a biztonságos működéshez az alábbi pilléreket kell digitális eszközökkel megtámogatnia:
- kommunikáció
- videóhívások és -konferenciák
- dokumentumkezelés
- projektmenedzsment
Az a jó hírünk van, hogy a lehetőségek tárháza végtelen, ebből az eszközuniverzumból mutatunk be röviden néhányat és adunk további tippeket.
Smartsheet
A felhőalapú Smartsheet egyetlen munkakörnyezetben kínál számos lehetőséget a hatékony munkavégzésre. Használatával az egymástól távol lévő kollégák egyéni és csapatszinten is megtervezhetik a projekteket, menedzselhetik, rögzíthetik és nyomon is követhetik a részfeladatokat. A Smartsheet természetesen naptár- és dokumentumkezelés-funkcióval is bír. Hasonló lehetőségeket kínál még a WorkZone és a Microsoft Project is.
Slack
A kommunikációt megkönnyítő Slack küldetése nem is lehetne más, mint a kisebb cégek és vállalkozások életének megkönnyítése. Gyakorlatilag egy munkahelyi chat- és email szolgáltatásról van szó dokumentum- és fotómegosztási lehetőséggel. Az átláthatóságot segítve a projektek hashtagekkel különíthetők el egymástól. Az alkalmazás ingyenesen használható iOS -en és Andoridon, illetve asztali gépeken. A Telegram chat alkalmazás, illetve a Basecamp platform szintén a munkahelyi kommunikációt támogató eszközök.
Trello
A Trello egy nagyon könnyen átlátható és szerethető projektmenedzsment alkalmazás. A különböző projektekhez táblákat hozhatunk létre, amelyeken belül oszlopok segítségével (például: „napi teendők”, „folyamatban” …) kártyás rendszerben dolgozhatunk. A kártyákat Drag & drop segítségével mozgathatjuk, s természetesen tudunk címkézni, időzíteni és megosztani is. Az alapverzió ingyenes. Projektmenedzsmentre ajánljuk még a Basecamp és a Monday.com felületeket is.
Due Time Tracking
Be kell ismernünk, hogy az idő múlása és annak pontos nyomon követése nem mindig a legegyszerűbb feladat, noha ez mégis döntő fontosságú egy kolléga esetében és így a vállalkozás számára is. Az ingyenes Due Time Tracking egy könnyen használható időmérő alkalmazás, ahol nem csupán az összes munkamenetre szánt idő, de a tétlen-idő mérése is megoldható. Olyan profi appról van szó, ami segít a számlázásban is: összeveti a munkával töltött időt az előre megadott óradíjakkal és elkészíti a kalkulációt. Jól kezeli a különböző devizákat, illetve az ügyféladatokat is. Ugyan az időt nem tudjuk uralni, de hatékony kihasználáshoz ajánljuk még a TopTracker és a Harvest alkalmazásokat.
Calendar
A Calendar a naptáralkalmazások egyik legújabb generációja, egyfajta virtuális asszisztensként is tekinthetünk rá. Az iOS-en és Androidon is futó applikáció lehetővé teszi azt is, hogy több más digitális naptárt szinkronizáljunk és megosszunk, elkerülve a párhuzamosságokat. Segíti a feladatok és a meetingek ütemezését, felderíti a fehér foltokat, így növelve a szervezet hatékonyságát. Az alapverzió ingyenes, de a plusz funkciókért fizetni kell. Amit még ajánlunk: Google Calendar és a Microsoft naptárfunkciója.
Toggl
A Toggl a hatékonyságnövelés és a folyamatok nyomon követésének királya. Az alkalmazás valós időben méri a munkafolyamatokat – akár még a telefonnal eltöltött időt is – és a Trellohoz hasonlóan bármennyi munkaasztalt létrehozható benne. Lehetőség van arra is, hogy az ügyfél valós időben kövesse le az adott munkafolyamatot, amiről könnyen készíthető és exportálható riportokat kaphatnak. Az alapverzió ingyenes, magánszemélyek és cégek részére az árazás eltérő. A RescueTime és a WorkZone szintén az időmenedzsment hatékonyabbá tételében segít.
A bizalom, mint kulcstényező
A szervezeti és vezetői bizalom kulcsfontosságú tényező egy cég jó működéséhez, de válságos időkben egyenesen életmentő, míg a vezető távolléte esetén – például a nyári szabadság alatt – a normál ügymenet biztosítását szolgálja. A jó vezető – akár egy krízis közepén távmunkában, akár a nyaralása idején – képes a feladatok delegálására és a felelősség megosztására, s nem akar minden pillanatban jelen lenni, illetve minden projektet és folyamatot a kontrollja alatt tartani.
Mondd el véleményedet a cikkről
