Kommunikációs stratégia és megvalósítás: hogyan üzemeltesd a napi munka mellett a marketing gépezetet?

Egy vállalkozás sikere nemcsak a terméken vagy szolgáltatáson, és az azt megvalósító csapaton múlik, hanem bizony a híre is fontos tényező. Azaz inkább a hírverés, amit egy jól összerakott kommunikációs stratégiával lehet leginkább elérni. Persze minden egyéb feladat mellett még erre is figyelni, nem mindig egyszerű. Éppen emiatt raktam össze egy útmutatót, hogy mivel érdemes számolni a megvalósítás kapcsán.

A jó kommunikációs stratégia fontos szerepet játszik a vállalkozás sikerében, hiszen nemcsak a márka építést segíti, de a potenciális és a meglévő ügyfelekkel való kapcsolattartást is. Kialakítása és üzemeltetése komplex feladat, különösen, ha a napi munka mellett kell menedzselni. Itt van egy részletes keretrendszer, amely segíthet a kommunikációs stratégia megtervezésében és az erőforrások hatékony beosztásában.

Az általános keretek meghatározása lesz a kiinduló pont. Mint minden stratégia esetén, a kommunikációban is rövid és hosszú távra is tervezhetünk. A fontos, hogy utána mindent ehhez mérten állítsunk fel.

• Tehát az adott időtávra milyen konkrét, mérhető célokat szeretnél elérni a kommunikációs stratégiával? Például márkaismeret növelése, értékesítés növelése, vagy ügyfélmegtartás javítása.
• Tudd, hogy kiket szeretnél elérni? Ismerd meg a célcsoportot, elemezd demográfiai és pszichográfiai jellemzőiket. Írj fel belőle minél többet és alakíts ki úgynevezett personákat: tipikus vásárlóklat vagy éppen érdeklődőket.
• Ha ez tiszta, akkor számukra milyen kulcs üzenetet szeretnél közvetíteni? Gondolkodj arról, hogy ezek az üzenetek relevánsak és vonzóak legyenek a célcsoport egyes perszónái számára, és lehetőleg egy időszakban ne legyen több, mint 3 ilyen!
• A legnagyobb kihívás, hogy melyik kommunikációs csatornákon szeretnéd elérni a közönséged? Válassz csatornákat a célcsoport médiafogyasztási szokásai alapján, de erre még rátérek részletesebben.
• Stratégia lévén azt is meg kell tudnod határozni, hogy milyen erőforrásokra (emberi, pénzügyi, technológiai) van szükséged a stratégia végrehajtásához?
• Majd készíts részletes tervet, amely tartalmazza a tevékenységek ütemezését, a felelős személyeket, és az egyes feladatokhoz szükséges erőforrásokat.
• Illetve azt is, hogy hogyan fogod mérni a kommunikációs tevékenységek sikerességét? Határozz meg KPI-okat (kulcsszámokat), amelyekkel nyomon követheted stratégiád sikerét.

Mennyi idővel érdemes számolni?

A fenti elmek meghatározása után a következő lépés az időbeli keretek definiálása. Az időbeosztás kulcsfontosságú minden marketing és kommunikációs tevékenységben. A pontos időráfordítás attól függ, hogy milyen méretű a vállalkozás, milyen erőforrások állnak rendelkezésre, és milyen célokat tűztetek ki. Íme néhány általános irányelv, ami segíthet a hatékony időgazdálkodásban:

1. Stratégiai tervezés

• Havi tervezés: Tölts el néhány órát havonta a következő hónap stratégiájának megtervezésére. Ez magában foglalja a kampányok, tartalmak és események előkészítését.
• Negyedéves/éves tervezés: Legalább egy teljes munkanapot vagy többet szánj évente vagy negyedévente a nagyobb stratégiai célok és kampányok megtervezésére.

2. Napi tevékenységek

• Közösségi média menedzsment: Napi 1-2 órát érdemes fordítani a közösségi média fiókok kezelésére, beleértve a posztok ütemezését, interakciókat és visszajelzések kezelését.
• Tartalomgyártás (blogok, videók, stb.): A tartalom típustól függően heti 3-5 óra szükséges lehet a tartalmak írására, szerkesztésére és közzétételére is.
• E-mail marketing: Hetente 2-3 óra telhet el a hírlevelek tervezésével, létrehozásával és elemzésével.
• Hirdetéskezelés: Hirdetési fióktól és típustól függően, de minimum heti 3-4 órában érdemes végignézni a futó hirdetéseket és optimalizálni azokat.

3. Mérés és elemzés

• Hetente legalább 1-2 óra: Az adatok elemzésére és a kampányok teljesítményének mérésére. Ez segít azonosítani, mi működik jól és mi igényel változtatást.

4. Megbeszélések és egyeztetések

• Hetente 1-2 óra: Csapatmegbeszélések a projektek állapotának áttekintésére és az új ötletek megvitatására.

5. Képzés és fejlesztés

• Havonta 2-3 óra: A legújabb marketing eszközök és technikák tanulmányozása, online kurzusok vagy workshopok részvételével.

Ezek az ajánlott időkeretek természetesen változhatnak a szervezet specifikus igényeihez és a rendelkezésre álló erőforrásokhoz mérten. Fontos, hogy rugalmas maradj, és rendszeresen értékeld újra az időbeosztásodat. Főleg azért, mert nem mindegy, hogy külső vagy belső erőforrásból oldod-e meg a fenti tevékenységeket. A belső csapat és a külső szolgáltatók közötti feladatmegosztás megtervezése fontos része a hatékony marketing és kommunikációs stratégiának.

Milyen felállásban érdemes csinálni?

Először nézzük meg azt, hogy mekkora csapatban érdemes gondolkodnod a marketing tevékenységek kapcsán, mivel a marketingcsapat mérete nagymértékben függ a vállalkozás méretétől, iparágától, céljaitól, és a rendelkezésre álló erőforrásoktól. Itt van néhány általános szempont, amely segíthet meghatározni, hány ember szükséges a csapatodba:

1. Vállalat mérete alapján:

• Kisvállalkozások: Gyakran elegendő 1-3 fő, akik a legfontosabb marketing feladatokat látják el, mint például a közösségi média kezelése, tartalomgyártás és alapvető e-mail marketing.
• Középvállalkozások: Ebben a méretkategóriában már lehet, hogy 4-10 fős csapat szükséges, specializálódva különböző területekre, mint a digitális marketing, PR, események szervezése, vagy piackutatás.
• Nagyvállalatok: Nagyobb szervezeteknél a marketingcsapat mérete elérheti a tucatnyi vagy több munkatársat, akik között vannak menedzserek, stratégák, analitikusok, és különböző speciális szerepek, mint SEO szakértők, adat elemzők, és kreatív tervezők.

2. Célok és stratégia alapján:

• Milyen céljaid vannak? Ha a vállalat gyors növekedésre törekszik vagy komplex, többcsatornás kampányokat indít, akkor több szakemberre lehet szükség.
• Milyen stratégiát követsz? Egy digitális központú stratégia, például, több digitális marketing szakértőt igényelhet.

3. Piaci követelmények szerint:

• Verseny és iparág specifikációi: Néhány iparág, mint például a technológia vagy a fogyasztói elektronika, intenzívebb marketingtevékenységet igényelhet, így nagyobb csapatot is.
• Célcsoport: A célközönség eléréséhez és megtartásához szükséges erőfeszítések mértéke is befolyásolhatja a szükséges csapat méretét.

4. Költségvetés szempontjából:

• Mennyi a rendelkezésre álló költségvetés? A költségvetés korlátok is meghatározhatják, hogy hány embernyi összeget tudsz a marketingre fordítani. Gyakran a kezdeti szakaszban kevesebb emberrel dolgoznak, és ahogy növekszik a vállalat, úgy bővítik a csapatot.

Egy jól kiegyensúlyozott marketing csapat létrehozásához fontos meghatározni a vállalat egyedi igényeit és lehetőségeit, majd ennek megfelelően alakítani a csapatot. Ebben a folyamatban lehet hasznos egy HR szakértő vagy üzleti tanácsadó bevonása, hogy segítsen optimalizálni a csapat struktúrát a célok elérése érdekében.

Emellett érdemes lehet azon is gondolkodni, hogy milyen feladatokat lehet kiszervezni a vállalkozáson kívülre? Ha bizonyos tevékenységeket kiszervezel, akkor kevesebb belső erőforrásra lehet szükség. Az alábbi feladatokat érdemes lehet kiszervezni:

• Specializált szolgáltatások: Olyan speciális területek, mint a SEO, speciális online hirdetések, vagy a professzionális videógyártás, ahol a szükséges szakértelem vagy technológia nem áll rendelkezésre vagy drága lenne belsőleg.
• Nagy projektek: Időszakos nagyobb kampányok, rendezvények szervezése, ahol a belső erőforrások nem elegendőek vagy a projekt túl nagy terhet jelentene számukra.
• Piackutatás: Független és objektív piackutatás, amely új perspektívákat nyújthat a piaci pozíció és a fogyasztói magatartás megértésében.
• Grafikai és kreatív tervezés: Különösen, ha nem áll rendelkezésre belsőleg megfelelő készség vagy erőforrás az ilyen típusú munkákhoz.

Természetesen mindig mérlegeld, hogy melyik megoldás lenne költséghatékonyabb a vállalkozás számára. Fontos az is, hogy a kiszervezett tevékenységek esetében is megőrizd a kontrollt és a folyamatos kommunikációt a külső szolgáltatóval. Ezek mellett pedig bizonyosodj meg arról, hogy a külső szolgáltató képes lesz megfelelni a vállalat minőségi elvárásainak. Egy jól megtervezett külső-belső feladatmegosztás segíthet optimalizálni a teljesítményt, csökkenteni a költségeket, és javítani a hatékonyságot.

Milyen eszközök segíthetnek?

A kommunikációs és marketing stratégiák kivitelezéséhez számos eszköz áll rendelkezésre, amelyek segíthetnek az üzenetek hatékony terjesztésében, a közönség elérésében és az eredmények mérésében. Íme néhány kulcsfontosságú kategória és az azokban elérhető eszközök:

1. Tartalomkezelő rendszerek (CMS)

• WordPress, Joomla: Weboldalak és blogok tartalmának kezelésére, szerkesztésére és közzétételére használhatók.
• HubSpot CMS: Integrált marketing automatizálási funkciókkal, amelyek segítik a vezetők generálását és konverzióit.

2. Közösségi média kezelő eszközök

• Hootsuite, Buffer: Ezek az eszközök lehetővé teszik több közösségi média fiók egyidejű kezelését, ütemezést, és követői interakciók monitorozását.
• Sprout Social: Részletes elemzéseket és jelentéseket kínál, ami segíti a közösségi média stratégiák finomítását.

3. Hirdetéskezelő rendszerek

• Google Ads: a Google kereső és Display hálózatán, illetve a YouTube-on való hirdetéshez elengedhetetlen platform.
• Meta Business Suite: a Facebook, Instagram és Facebook Messenger hirdetések kezeléséhez szükséges felület.

4. E-mail Marketing platformok

• Mailchimp, Sendinblue: Felhasználóbarát platformok, amelyek lehetővé teszik e-mail kampányok tervezését, automatizálását és elemzését.
• Constant Contact: Különösen hasznos kisvállalkozások számára, integrált eszközökkel a marketing tevékenységek kezelésére.

5. SEO és kulcsszó kutatási eszközökök

• SEMrush, Ahrefs: Átfogó eszközök SEO elemzésre, kulcsszavak kutatására, versenytársak elemzésére és backlinkek építéséhez.
• Google Analytics: Létfontosságú a weboldal forgalmának elemzésére, felhasználói viselkedés megértésére és a konverziók nyomon követésére.

6. Grafikai és videó szerkesztő eszközök

• Canva, Adobe Creative Cloud: Képek, infografikák és marketing anyagok tervezésére. Canva egyszerűen használható, míg az Adobe eszközök professzionálisabbak.
• Final Cut Pro, Adobe Premiere: Videók szerkesztésére, amelyek kulcsfontosságúak lehetnek a dinamikus tartalom stratégiájában.

7. Projektmenedzsment és hatékony csapatmunka eszközök

• Asana, Trello: Projektek és feladatok szervezésére, határidők kezelésére és csapattagok közötti kommunikációra.
• Slack, Microsoft Teams: Kommunikációra és együttműködésre, integrálva különböző alkalmazásokkal a hatékony munkavégzés érdekében.

Ezek az eszközök segíthetnek optimalizálni a marketing és kommunikációs tevékenységeket, a hatékonyság növelését és az eredményesség mérését. Az egyes eszközök kiválasztása a vállalkozás igényeinek, költségvetésének és a csapat technikai kompetenciájának függvényében történhet.

Összefoglalva a stratégia kivitelezésében az első keret elem az idő, majd a csapat és végül a támogatásul szolgáló eszközök meghatározása és kiválasztása. Ha jól állítod össze ezen elemeket, akkor költség– és idő hatékonyan tudsz majd kommunikációs kampányokat futtatni. Ez pedig hosszú távon ismertség és bevétel növekedéshez vezet, ami tovább növelheti a marketing aktivitásod volumenét is. Ez egy soha véget nem érő kaland: fejlődés, fejlesztés és növekedés.

Szerző:
Szabó Edit Ditte – Telekom Hello Biznisz szakértő